統籌推進地勘事業檔案三合一制度編制工作

摘 要：隨著我國地勘事業的快速發展，地勘檔案管理的重要性日益凸顯。但長期以來，地勘事業檔案管理存在檔案分割管理、重復建設、信息共享不足等問題，管理效率較低。為適應地勘事業發展的需要，統籌推進地勘事業檔案管理三合一制度建設刻不容緩。基于此，文章從檔案三合一制度的內涵入手，簡要分析在地勘事業視野下推進三合一制度的重要意義，并有針對性地提出制定統一的編制標準與規范、建立健全檔案管理組織體系、強化檔案信息化建設、加強跨部門協作與信息共享以及落實監督檢查與評估機制等實踐策略，以期為地勘事業檔案管理三合一制度建設提供借鑒和參考。

關鍵詞：地勘事業；檔案管理；三合一制度；對策建議

黨的十九大報告提出，要“建設現代化經濟體系”，并強調“實施國土空間開發保護等國家戰略”，為地質勘查事業高質量發展提供了政策基礎。2021年，自然資源部印發了《“十四五”國土空間規劃綱要》，對加快建設國土空間規劃體系提出了明確要求。地質勘查作為國土空間開發的重要基礎性工作，其檔案管理直接關系到國土空間信息資源的整合應用。因此，統籌推進地勘事業檔案管理三合一制度建設，實現政府、企業、事業單位檔案信息資源的有效銜接，對于促進地勘事業高質量發展具有重要意義。

一、檔案三合一制度的內涵和特點

檔案三合一制度是在中國特色社會主義條件下，實現企業、事業單位、政府等各類組織形成的檔案有機統一和資源共享，建立統一規范、協調高效的現代檔案管理體系。其內涵主要體現在：（1）統一檔案管理制度，形成統一的檔案編研修編報等工作規范。（2）統一檔案管理機構，健全垂直管理和橫向協作的組織網絡。（3）統一檔案分類編碼體系，形成統一的分類編碼標準。（4）實現檔案信息資源共建共享，打破信息孤島。三合一制度的主要特點有：1.系統性，能夠將不同來源的檔案整合為有機統一的管理體系；2.協同性，需要企業、事業單位、政府等多方通力合作參與檔案管理；3.動態性，三合一制度建設是一個不斷完善和發展的動態過程；4.開放性，要樹立檔案信息資源開放共享的理念，通過加強部門間信息互通，運用信息技術實現檔案社會共享，主動公開更多政府和事業單位檔案信息資源，完善檔案信息獲取共享機制，構建開放的檔案信息平臺等途徑，不斷促進檔案信息資源開放共享。綜合而言，檔案三合一制度的實施，對于構建統一規范、協調高效、開放共享的現代檔案管理體系具有重要意義。

二、推進地勘事業檔案管理三合一制度的必要性

1.促進信息資源共享，提高資源利用效率

在地勘事業檔案長期分散管理的背景下，不同部門和單位之間的檔案信息互不聯通，存量檔案信息資源無法有效整合利用。實行檔案管理三合一制度，可以打破各部門之間的信息壁壘，建立統一的信息共享平臺，實現檔案信息資源的橫向聯通。檔案管理網絡化可以使企業、事業單位、政府等用戶更便捷地查詢、獲取相關檔案信息資源，有效提高檔案資源的利用效率。同時，檔案信息資源的整合也為用戶提供了更豐富、多角度的信息支持，助力組織和公民科學決策。

2.完善檔案管理功能，保障地勘事業決策

在地勘事業發展過程中形成和積累的大量檔案是開展地勘工作的重要依據。這些檔案記錄了地勘工作的歷史過程，包含了大量寶貴的第一手資料。但是，這些檔案長期分散在不同的部門和單位，很難整合共享，極大地降低了檔案的利用效率，也難以充分發揮檔案在支持決策中的重要作用。為此，有必要實行檔案管理三合一制度，建立統一的檔案管理機構，將分散的檔案整合，構建系統完備的檔案信息資源庫。通過整合碎片化的檔案資源，可以增強檔案的完整性，使檔案信息資源可以被全面、高效地利用，可以為地勘事業的決策提供更為完整、準確的歷史依據和數據支撐。

例如，在評估新勘探區域的地質情況時，可以查閱過去不同年代和區域的地質調查報告，了解地層結構和構造運動的歷史演化情況，為勘探設計提供參考。在制訂勘探計劃時，可以檢索過去勘探活動的檔案，分析歷史數據，評估不同勘探方法的適用性和效率，制定切實可行的勘探方案。統一的檔案信息庫可以極大地提高檔案數據的獲取效率。

3.適應地勘事業發展需要，助推轉型升級

當前，我國地勘事業正在加快推進智能化和數字化轉型。既帶來了新的發展機遇，又對地勘事業的各項管理能力提出了更高要求，其中就包括檔案管理。與過去簡單的紙質檔案管理相比，現代智能檔案管理需要充分運用信息技術手段，推動檔案管理向智能化、精細化、服務化方向轉型。構建統一的智慧檔案管理平臺，引入人工智能、云計算、大數據分析等前沿技術，可以大幅提高檔案的采集、整理、存儲和應用的智能化水平。例如，利用文字識別、圖像識別等技術，可以實現檔案的智能掃描整理；利用知識圖譜、語義理解等人工智能技術可以深度分析檔案內容，支持更加智能、高效的檔案檢索。構建云端的統一數字檔案庫，利用云計算實現海量檔案的存儲和調用。利用大數據分析技術，可以從海量檔案中挖掘價值信息，生成各類決策支持報告。智慧檔案管理平臺的應用，可以極大降低檔案管理的人力成本，提供更加高效和便捷的檔案管理服務，推動檔案管理向精細化、專業化方向發展，不僅大幅提升檔案的應用價值，還可以有效降低地勘事業的運營成本，提高工作效率，助推地勘事業的數字化轉型與升級。

三、統籌推進地勘事業檔案三合一制度編制工作策略

1.制定統一的編制標準與規范

為實現地勘事業檔案的標準化和規范化管理，應制定統一的檔案管理規章制度，建立規范的檔案分類編碼方案，明確檔案編研的標準流程，形成科學、規范的檔案管理制度體系。首先，檔案管理規章制度的制定應遵循完整、科學、可操作的原則，研究制定《地勘事業檔案管理條例》，從總體要求、基本原則、主要內容等方面明確檔案管理工作的基本規范和操作守則。在條例的制定過程中，要充分考慮地勘業發展現狀和未來發展方向，結合國家檔案管理相關政策法規，廣泛聽取地勘企業、事業單位、政府檔案管理部門以及檔案管理專家的意見，確保條例的全面系統和有針對性。其次，檔案分類編碼標準還應針對地勘業務特點設計，形成科學、合理的檔案分類體系。設置地質勘察項目歸檔、勘察數據歸檔、勘察成果歸檔等功能類別，并細分地質、地球物理、地球化學、鉆探等業務類別，同時兼顧地域和時間分類，建立多維度的檔案分類編碼方案。標準制定過程中要充分論證，確保編碼科學規范、便于操作使用，并規范檔案收集、整理、存檔的標準化流程，保證檔案質量。應重點規定檔案編目、裝卷、裝箱、編制卷內目錄等技術環節，明確各項工作的基本方法、要求和操作規程。同時，制定檔案編研修編報工作手冊，具體指導檔案處理流程，并建立質量管控和評估機制，督促各單位落實操作標準。此外，建立統一的檔案查閱利用辦法，依法保障各使用者高效查閱檔案，并明確查閱申請、審批、復制等環節的流程和要求，做好查閱檔案的保密工作。最后，建立統一的檔案統計報表制度，全面、準確地反映檔案管理工作情況。設置年度檔案工作總體統計表、檔案收集統計表、檔案整理統計表和檔案利用統計表等，定期統計分析，檢驗檔案管理效果。只有形成科學規范、操作性強的統一制度體系，才能為檔案三合一工作的規范有序開展提供基礎保障。

2.建立健全檔案管理組織體系

首先，地勘事業單位應積極建立健全檔案管理組織體系，組建專門的地勘事業檔案管理機構，作為檔案三合一工作的主導部門，負責制定規劃、統籌協調、組織實施以及督促檢查等工作。機構應具有相對獨立的管理職能，能夠代表國家檔案管理部門對地勘業檔案實施垂直管理，機構設置要凸顯職能定位，配備足夠的人員編制。其次，建立自上而下的檔案管理組織網絡，將國家檔案管理機構、行業檔案管理機構和地方基層檔案管理機構有機銜接，形成自上而下的管理體系。擴充基層檔案管理機構力量，建立基層檔案管理所（站點），加強流動管理。再次，設立專門的檔案管理培訓中心，通過培訓提高檔案管理人員的業務能力和素質。并建立常態化培訓機制，設置檔案管理專業教研部門，配備高水平的師資隊伍。注重理論學習與實操訓練相結合，強化崗位技能。同時，建立政企檔案管理部門交流學習機制，開展工作經驗交流、業務技術培訓、信息共享等，促進協同創新。可以建立定期交流制度，舉辦專題學術活動，圍繞共性難點問題展開研討，還可編撰檔案管理典型案例，推廣優秀做法。最后，應加強檔案管理部門與相關職能部門的橫向聯系，建立工作協作機制，形成合力。可以簽訂協作協議，明確各方職責分工。在檔案開發利用、數字化建設、監督考核等方面加強協同配合。只有構建權責明晰、運轉高效的組織體系，才能為三合一制度實施提供人力和管理保障。

3.加強檔案信息化建設

地勘事業單位應充分利用信息技術手段，大力推進檔案信息化建設。檔案信息化建設應貫穿數字化采集、智能處理、安全存儲、資源共享和輔助決策等全過程，為檔案三合一工作提供技術支撐。一要建設統一的地勘業電子檔案存儲系統，實現檔案的數字化采集和全生命周期管理。系統要具備數字化輸入、自動識別以及智能提取等功能，支持多格式檔案的歸集整理，實現檔案電子化、數字化。系統還要構建完善的權限控制機制，保障檔案數據安全。二要建設檔案資源共享平臺，實現多方高效、便捷地獲取檔案信息。平臺應具備檔案目錄導航、精準檢索、在線瀏覽等功能，實現政企檔案信息資源的整合，為用戶提供一站式服務。還要完善統計分析工具，支持檔案利用情況統計。三要構建智能檔案管理和服務系統，使用文字識別、人工智能等技術實現檔案智能處理、智能檢索等。系統能自動完成檔案的分類編碼、質量檢查、信息提取等工作，大幅提高檔案處理效率。四要運用區塊鏈、數據標記等新技術，進一步提升檔案數據安全性和可追溯性。區塊鏈技術可防止檔案數據被篡改或偽造。數據標記技術可以在檔案生命周期內持續追蹤。五要建立檔案數據分析系統，開展多維度分析，支持決策、預測等工作。系統可以對檔案關聯分析、趨勢預測，并能生成數據報表，為用戶提供精準的決策依據。只有推進檔案管理的全面信息化，才能實現檔案資源共享，提高工作效率，賦能檔案三合一制度建設。

4.加強跨部門協作與信息共享

地勘事業單位應采取靈活多樣的方式加強檔案管理部門之間以及政企檔案管理部門之間的交流協作，打破各自為政的局面，實現資源共享和管理協同。跨部門協作與信息共享對推動檔案三合一工作具有重要作用。首先，建立定期的檔案信息通報制度，實現政企檔案管理部門之間的資訊互通和資源共享。可以設立專門的溝通渠道，定期通報各自的重要檔案信息資源目錄，并可以申請獲取對方提供的數字檔案副本展開利用。其次，召開聯席會議，就檔案編研修編報、檔案利用保密、檔案法規執行等共性難點和熱點問題展開研討交流，形成工作合力。可以輪流在不同部門舉辦聯席會議，圍繞專題深入探討。同時，建立檔案管理部門聯絡員制度，指定專人展開工作聯系和協調，保證各部門之間信息暢通。聯絡員既要了解本部門動態，也要及時掌握其他部門信息，推動各方交流合作。此外，開展跨部門的檔案業務培訓，實現經驗共享。可以由具備優勢的部門舉辦培訓，向其他部門介紹先進的管理模式與技術手段，在培訓后要總結提煉經驗，促進協同創新。最后，共同建設檔案資源共享平臺，打通獲取渠道，實現資源整合共享利用。平臺應開放獲取接口，方便不同部門系統對接，提供統一、高效的檔案信息服務。構建良好的跨部門協作態勢，對推動檔案資源整合、管理經驗互鑒、提高資源利用效率具有重要意義。

5.落實監督檢查與評估機制

建立科學、嚴格的監督檢查與評估機制是推動三合一制度各項工作措施落到實處的關鍵舉措。建立檔案管理監測預警機制，跟蹤監測檔案管理過程中的各項工作開展情況以及存在的問題等，及時發出預警信號，早發現、早預警、早處置問題。開展定期和不定期的三合一制度建設情況檢查，檢查工作方法要嚴謹、科學，檢查內容要全面系統，確保掌握建設進展和存在的問題。檢查發現問題要及時反饋，推動整改落實。建立考核評估制度，將三合一制度落實情況納入檔案管理部門和負責人的業績考核內容，形成工作落實的內在動力。注重考核定量指標和定性評價相結合，全面客觀評判工作成效。對違規行為要嚴肅處理、加大處罰力度，形成震懾力。建立健全相關責任追究制度，嚴厲問責失職瀆職行為，促進各項制度嚴格執行。建立政企檔案管理部門聯席會議制度，集體研判三合一制度建設效果。聯席會議由行業檔案管理機構主導，針對工作中存在的困難和問題展開深入討論，達成共識并制定解決方案。定期發布三合一制度建設情況白皮書，匯報工作進展，接受社會監督。白皮書內容要客觀全面，對工作中不足之處也要給予公開。完善的監督考核機制是保障三合一制度順利實施的關鍵所在，需要地勘企業、事業單位和政府檔案管理部門通力配合，做到制度化、規范化，確保各項工作落到實處。

四、結束語

綜上所述，通過建立統一規范的制度體系、健全的組織網絡、先進的信息平臺以及完善的監管機制，可以有效統籌地勘企業、事業單位和政府部門三類檔案，形成統一高效的現代檔案管理體系。未來，應進一步完善檔案管理法規，建立健全政企檔案管理協作新機制，推進檔案管理標準化建設，并大力運用新技術提高檔案智能化水平。定期總結三合一制度建設成效與問題，及時修訂完善相關制度規范。同時，強化過程監督考核，嚴格落實各項工作措施，確保三合一制度落地見效，確保地勘事業檔案管理走在現代化管理前列，讓檔案成為支撐地勘事業科學決策、促進經濟社會發展的重要戰略資源。

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作者單位：湖南省地球物理地球化學調查所

作者簡介：蔣麗蘭（1982—），女，漢族，湖南耒陽人，本科，館員，研究方向：地勘事業單位地質檔案、文書檔案和人事檔案等。