新媒體時代的檔案管理工作

張韜

新媒體技術的發展給檔案管理工作帶來了深刻的影響，在提高檔案管理效率，擴大服務范圍的同時，也面臨著信息安全風險增大、法規制度建設滯后以及檔案管理人員素質有待提升等挑戰。通過采取加強檔案信息安全建設、推動法規制度與時俱進、提高工作人員素質以及創新服務模式等策略，可以確保檔案信息安全，實現檔案資源的有效管理和利用，滿足現代社會的發展需求。

隨著信息技術的快速發展，新媒體已經成為當今社會信息傳播的重要載體，對各行各業產生了深遠影響，檔案管理工作也不例外。在此背景下，檔案管理工作在面臨新的發展機遇的同時，也面臨著一系列挑戰。如何在新媒體時代創新開展檔案管理工作，以更好地滿足新時代的檔案管理需求，是當前亟待解決的問題。

新媒體時代下檔案管理面臨的機遇

信息傳播效率的提高

新媒體時代的核心特征之一即信息傳播效率大幅提高。傳統的檔案管理受到物理空間的限制，檔案查詢、調閱需要耗費大量人力物力，而在新媒體時代下，檔案信息的獲取和傳播速度得到了大幅提高。一方面，基于互聯網技術的在線檢索系統使得用戶可以隨時隨地查閱檔案資料，打破了時間與空間的限制，極大地提高了檔案利用率；另一方面，新媒體時代下，智能推薦算法可以根據用戶行為和需求進行精確匹配，快速定位其所需的檔案信息，極大地提高了檔案管理效率。

檔案資源的數字化管理

新媒體時代為檔案資源的數字化管理創造了廣闊的空間。隨著數字技術的發展，檔案的收集、整理、存儲和利用均可以實現數字化和智能化。通過掃描、OCR識別、數據抓取等方式，大量的紙質檔案得以轉化為可機讀的電子檔案，不僅能長久保存，而且便于檢索、統計和分析。同時，依托云計算、大數據等先進技術，檔案管理人員可以構建大規模、高效率的檔案管理系統，實現檔案資源的集中存儲、統一管理和實時更新。

檔案服務模式的創新

新媒體時代也為創新檔案服務模式提供了新的可能。傳統的檔案服務模式以實體館室查閱為主，服務對象相對有限，服務形式較為單一。但在新媒體時代，檔案服務突破了時間和空間的限制，逐步朝著多元化、個性化的方向發展。檔案管理部門可以通過官方網站、社交媒體、移動應用等多種渠道為用戶提供服務，既可以提供基礎的檔案檢索服務，也可以開發特色檔案服務，如在線展覽、虛擬漫游、多媒體解讀等，有效豐富檔案服務的形式和內涵。

新媒體時代下檔案管理面臨的挑戰

檔案信息安全風險加大

首先，從外部環境角度看，新媒體時代下的檔案信息安全風險增大。網絡空間中的黑客攻擊手段多樣且復雜，包括但不限于SQL注入、拒絕服務攻擊（DoS/DDoS）、釣魚郵件、惡意軟件植入等，檔案管理系統面臨的挑戰日益嚴峻。一旦系統防護失效，寶貴的檔案數據就可能會被非法獲取、篡改或刪除，嚴重損害檔案的真實性和完整性。尤其對于涉及國家秘密、商業機密和個人隱私的敏感檔案，其泄露造成的后果不堪設想。

其次，檔案信息在網絡中的傳播加大了數據泄露的風險。云存儲技術的普遍應用雖然為檔案的大規模存儲和遠程訪問提供了便利，但同時也使檔案信息處于一種“虛擬化”的狀態，容易受到云端服務商安全防護水平的影響。如果服務商的安全防護體系存在疏漏或未及時升級，或者內部管理制度不健全，那么檔案信息安全就無法得到充分保障。此外，在使用移動設備訪問和處理檔案信息的過程中，移動設備丟失也可能會導致檔案數據的意外泄露。

最后，新媒體時代還催生了檔案數據的新形態，如社交媒體記錄、電子郵件往來、實時通訊記錄、多媒體文件等非結構化數據，這些新型檔案數據的產生、采集和儲存過程往往伴隨著更高的安全風險。這些數據具有生成速度快、數量多、格式各異等特點，傳統的檔案管理模式很難有效覆蓋，因此需要更為先進的技術和更為精細的管理策略來確保其安全性。

管理法規制度建設滯后

一方面，現行檔案管理法規制度無法滿足新媒體時代下的檔案管理需求。傳統的檔案管理法規主要對紙質檔案的收集、整理、儲存和利用等方面進行了規范，而對電子檔案的生命周期管理、元數據標準、長期保存技術、數字簽名認證、電子證據效力等的規定則相對薄弱。這導致電子檔案的法律地位模糊不清，影響了電子檔案的完整性和有效性。

另一方面，當前的法規制度在應對新媒體時代下的檔案信息安全、隱私保護和知識產權等問題時顯得力不從心。例如，隨著大數據、云計算等技術的廣泛應用，檔案數據可以實現跨平臺流動，如何確保檔案數據流動符合各國的法律法規要求，避免出現數據濫用和侵權行為等問題，成為亟待解決的難題。

此外，技術的發展帶來了非結構化數據的爆炸式增長，針對社交媒體記錄、即時通信消息、音視頻文件等新形態的檔案數據尚未建立有效的法律制度。如何界定此類檔案的性質，如何對其進行科學合理的分類、鑒定、歸檔和銷毀，以及在此過程中如何平衡公共利益與個人權益之間的關系，都需要立法層面的不斷跟進和完善。

檔案管理人員素質有待提高

首先，部分檔案管理人員專業知識和技能的缺失是亟待解決的重要問題。新媒體時代下，檔案管理工作逐漸朝著數字化、網絡化、智能化的方向發展。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉傳統的檔案管理理論和方法，還要掌握計算機技術、數據庫管理技術、信息安全技術等一系列現代信息技術。然而，目前許多檔案管理人員對新興技術的理解和應用能力不足，無法高效開展電子檔案的采集、整理、儲存和利用工作，也難以應對網絡安全威脅和數據泄露風險，影響了檔案信息的安全性和管理效率。

其次，部分檔案管理人員的法律素養和合規意識相對薄弱。新媒體時代下，檔案管理涉及的法律問題更為復雜，而部分檔案管理人員對相關法律法規的了解并不深入，無法在日常工作中做到依法依規管理檔案，特別是在處理電子檔案和涉及知識產權的檔案時，可能會因為法律意識淡薄而引發不必要的法律糾紛。

最后，部分檔案管理人員服務理念亟待更新。新媒體時代下，用戶對檔案的需求呈現出多元化、個性化的特征，他們希望檔案信息服務更加便捷、高效和人性化。然而，部分檔案管理人員仍然固守傳統的服務模式，無法滿足新媒體時代下用戶的多樣化需求，缺乏主動服務意識和創新思維，無法充分利用新媒體技術為用戶提供優質、個性化的檔案信息服務。

新媒體時代下檔案管理的創新路徑

加強檔案信息安全保護

加強檔案信息安全保護是新媒體時代下檔案管理工作的重要內容，不僅關乎檔案信息的保真性、完整性和可用性，也關乎檔案管理服務效能的提升。

首先，建立健全檔案信息安全防護體系是加強檔案信息安全保護的基礎。這意味著要從硬件設施、軟件系統、網絡環境和管理體系四個層面入手，全方位構筑檔案信息安全保護屏障。在硬件設施方面，選用符合安全標準的服務器、存儲設備和網絡設備，確保檔案信息存儲和傳輸的物理安全。在軟件系統方面，部署防火墻、入侵檢測系統、反病毒軟件等，對檔案信息系統進行全面保護，預防非法入侵和惡意攻擊。在網絡環境方面，嚴格控制訪問權限，降低信息泄露風險。在管理體系方面，建立嚴格的信息安全管理制度，規范數據采集、處理、存儲、傳輸、銷毀等環節的操作規程，確保檔案信息在整個生命周期內安全可控。

其次，強化加密技術在檔案信息管理中的應用至關重要。新媒體時代下，不論是傳輸過程中的數據包，還是存儲狀態下的檔案文件，都應采用先進的加密算法進行加密處理，確保即使發生數據泄露，也能保證信息的不可讀性。同時，借助電子簽名、數字證書等技術手段，確認電子檔案的身份合法性、內容完整性，保障電子檔案的法律效力。

最后，定期進行安全風險評估和應急演練。檔案管理部門應定期進行安全漏洞掃描、安全性能測試，及時發現系統安全隱患，修復系統漏洞。同時，制定詳細的應急預案，對可能出現的網絡安全問題進行模擬演練，如數據泄露、系統癱瘓等，以便在突發事件中快速啟動應急響應機制，最大程度地減少損失。

完善檔案管理法規制度

首先，建立健全檔案管理法規體系。隨著科技的發展，檔案數據形態日趨多元，傳統的檔案管理法規制度已無法滿足新媒體時代下的檔案管理需求。因此，相關部門應建立健全檔案管理法規體系，細化相關規定，確保所有類型的檔案都能得到有效管理。

其次，加強對涉密檔案信息的保護和管理。新媒體時代下，檔案信息傳播速度加快，涉密檔案信息面臨的安全風險也隨之增大。對此，相關部門應在法律法規中加強對涉密檔案信息的等級劃分、流轉審批、存儲保管等環節的管控，嚴厲打擊非法獲取、泄露、出售涉密檔案信息的行為。

再次，規范新媒體時代下檔案的開放利用和知識產權保護。新媒體時代使得檔案信息的獲取和傳播更加便捷，也引發了檔案開放與隱私保護之間的沖突。通過完善法規制度，明確檔案開放的范圍、程序、責任，以及加強對知識產權的保護，可以實現檔案資源的合理利用和社會效益的最大化。

最后，構建跨區域、跨國界的檔案法規協調機制。全球化背景下，檔案信息的跨境流動愈發頻繁，因此，推動檔案管理法規制度的國際化對接與協調，建立統一的國際檔案管理標準，不僅有助于促進檔案信息的交流與共享，還能避免出現檔案信息非法跨境轉移的問題。

提高檔案管理人員素質

首先，加強對檔案管理人員專業知識與技能的培養。新媒體時代下，檔案管理人員除了要掌握傳統的檔案學理論知識和實務技能外，還需要具備在電子檔案的生成、存儲、管理、利用等環節的實際操作能力。這要求檔案管理人員應不斷學習并熟練掌握檔案數字化管理技術、網絡信息安全技術、數據庫管理技術等現代信息技術，確保檔案管理工作的科學、規范、安全。

其次，提高檔案管理人員的新媒體技術應用能力。新媒體時代下的檔案管理工作離不開檔案管理人員對新媒體技術和平臺的熟練運用，如自動化辦公系統、社交媒體平臺、大數據分析工具等。檔案管理人員需要及時掌握新媒體技術的應用技能，提高檔案信息的采集、儲存、整理效率，創新檔案管理模式，滿足用戶多樣化的需求。

再次，提高檔案管理人員的法律意識和職業素養。新媒體時代下，檔案信息傳播的速度快、范圍廣，對檔案管理人員的職業素養提出了更高的要求。他們需要熟知與檔案管理有關的法律法規，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國信息安全法》等，確保檔案信息管理合法合規。同時，重視檔案管理人員職業素養的提升，提高檔案管理工作的質量和效率。

最后，培養檔案管理人員的創新思維和終身學習能力。新媒體時代下，檔案管理工作的內容和形式發生了巨大的變化。這就要求檔案管理人員具備創新思維，敢于打破傳統桎梏，積極探索新的檔案管理模式。同時，倡導終身學習，鼓勵檔案管理人員不斷提升自我，緊跟時代發展步伐，持續更新知識結構，提高業務水平。

創新檔案管理服務模式

首先，優化線上服務平臺。基于移動互聯網技術，構建統一、開放、兼容的檔案服務門戶網站，提供集在線查詢、預約借閱、遠程下載等多種功能為一體的一站式服務，使用戶可以隨時隨地獲取所需的檔案信息。同時，借助移動App、微信公眾號等多渠道服務端口，充分發揮新媒體平臺和技術的優勢，推廣檔案文化，普及檔案知識，提高公眾對檔案資源的認知度和利用率。

其次，實施智能服務策略。借助大數據分析技術和人工智能算法，深入挖掘檔案信息的價值，為用戶提供個性化、定制化的信息服務。例如，通過大數據技術，可以對用戶的搜索歷史、行為習慣等進行分析，進而為其推薦所需的檔案信息；通過語義分析技術，可以幫助用戶快速定位所需的檔案資料。這種以用戶為中心的服務模式極大地增強了檔案服務的實效性。

最后，加強跨界合作。檔案部門應積極與其他部門、機構甚至行業開展深度合作。例如，可以與教育、科研、企事業單位等聯合開發項目，共同建立行業專題檔案數據庫，提供專業領域的檔案增值服務；還可以通過舉辦線上線下相結合的文化活動，將檔案資源與文化創意產業相結合，促進檔案文化的傳承與發展。

綜上所述，新媒體時代下，檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰。只有堅持創新驅動，才能有效破解現實難題，充分發揮新媒體技術對檔案管理工作的作用，從而推動我國檔案管理工作邁向更高水平，更好地服務于公眾、服務于社會。

（作者單位：齊魯醫藥學院）