信息化背景下應用型本科高校提升檔案管理效率路徑研究

摘要：黨的二十大報告提出，要完善網格化管理、精細化服務、信息化支撐的基層治理平臺，為信息化技術建設數字檔案平臺提供了方向。在國家大力發展信息化產業的大背景下，地方應用型本科高校檔案管理效率面臨新的挑戰，檔案管理模式必將發生一場大的變革。在分析地方應用型本科高校檔案管理效率存在問題的基礎上，提出完善對于檔案結構和原始檔案的保護、運用現代化提升檔案信息化和數字化管理水平、制訂并完善檔案管理信息化軟件系統的技術標準、加強專業人才培訓等提升檔案管理效率的路徑。

關鍵詞：信息化應用型本科高校檔案管理效率

ResearchonthePathofImprovingArchiveManagementEfficiencyinAppliedUndergraduateUniversitiesUndertheBackgroundofInformatization

ZHANGHuiWUYuanyuanFUHeLIUYueWUYanzhuang

HengshuiUniversity，Hengshui，HebeiProvince，053000China

Abstract：Thereporttothe20thCPCNationalCongressproposedtoimprovethegrassrootsgovernanceplatformwithgridmanagement，refinedservicesandinformatizationsupport，whichprovidesadirectionfortheconstructionofdigitalarchiveplatformswithinformationtechnology.AgainstthebackdropofthevigorousdevelopmentoftheinformationindustryinChina，localappliedundergraduateuniversitiesarefacingnewchallengesintheirarchivemanagementefficiency，andthearchivemanagementmodelisboundtoundergoamajorchange.Onthebasisofanalyzingtheproblemsofarchivemanagementefficiencyinlocalappliedundergraduateuniversities，thispaperproposespathstoimprovearchivemanagementefficiency，suchasimprovingtheprotectionofarchivestructuresandoriginalarchives，usingmodernizationtoenhancetheinformationanddigitalmanagementlevelofarchive，formulatingandimprovingtechnicalstandardsfortheinformationsoftwaresystemofarchivemanagement，andstrengtheningprofessionaltalenttraining.

KeyWords：Informatization;Appliedundergraduateuniversity;Archivemanagement;Efficiency

檔案是人物、事件、時間、歷史、文化及過程有效見證的載體和寶貴的財富，是現實的投影和歷史的影像，是一個國家、單位、個人、發展的一面鏡子，可以供當代人學習借鑒，作為工作中解決問題的憑據和決策的參考。高校檔案是高校人事、教學、科研與學生管理等工作產生大量數據信息的記載，由于高校檔案來源多、數量大、數據形成快，如何在短時間內獲取、統計并利用有價值數據信息，關系到高校檔案管理的效率[1]。黨的二十大確定未來一個時期的中心工作是推進中國式的信息化和現代化建設，提高行政效率和公信力[2]，中國式信息化和現代化包括經濟、科技、教育、文化等的現代化。其中，檔案工作是文化事業的重要組成部分，因此，推進檔案事業信息化和現代化發展，提升檔案管理效率是檔案部門全面貫徹落實黨的二十大精神和重大決策部署的需要。

1提升檔案管理效率的意義

檔案作為高校重要的信息資源，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級，提高檔案治理能力和水平，加快檔案開放，擴大檔案利用，提升檔案管理工作效率，為全校師生提供優質高效服務，及時為學校的發展提供準確的依據，以利于制定科學健康的發展策略，因此提升檔案管理效率是助力學校實現轉型跨越式發展的一項重要工作。作為檔案管理的重要組成部分，高校檔案管理的研究可以對社會各行各業的檔案管理起到啟發作用。本文通過對地方本科高校提升檔案管理效率路徑的研究，以期為地方經濟其他行業的檔案管理工作提供參考和借鑒。

2地方本科院校檔案管理效率存在的問題

2.1檔案管理意識不足

高校檔案管理工作涉及大量內容，工作程序復雜，由于缺乏專業的檔案管理人員，專職人員少，兼職人員多且不固定，導致檔案管理工作受到影響，整體水平不高，不利于學校各項工作的順利開展。由于實行誰立卷、誰整理的工作方式，收集過程不完整，留存檔案資料不規范，較為粗糙。各二級單位或科室部門檔案人員多以兼職為主，容易出現頻繁和隨意性，檔案管理工作培訓系統化和及時性存在滯后，有些新涉及檔案的工作人員還不太了解檔案工作就匆匆投入工作中，不能分清主次，不確定檔案歸檔的規范性，常本著“寧濫勿缺”工作方式，造成整理過程的混亂和文件的冗繁，直接影響了學校檔案管理工作效率的提升。

2.2信息化所需的軟硬件配置相對滯后

檔案管理所需的軟硬件環境要求高，技術門檻高，需要較大投入費用，軟硬件配置滯后制約了信息化檔案管理技術的普及和使用。由于設備條件限制，檔案數字化程度不高，材料載體形式單一，大部分為紙質材料，以硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像形式歸檔的材料很少。檔案管理未完成信息化建設，軟硬件設施不夠完善，多數文件資料仍舊采用傳統的紙質保存方式，檔案數字化率還有待提高，如檔案管理系統不能識別掃描件文件尺寸，不能進行全文檢索，有的檔案在翻閱過程中出現了破損的現象，沒有及時運用專業技術進行修復。此外，檔案信息管理系統主要為搜索查找功能，缺乏統計分析、數據挖掘等功能。這不利于對現有數據進行宏觀分析和決策，不能通過數據挖掘發現檔案隱含的信息和規律，影響檔案有效保護和利用效率。

2.3檔案整理分類保存制度不完善

檔案管理制度相對落后，與高校發展形勢脫節。原有的檔案管理制度運行未及時更新完善，對于新問題、新情況缺少制度依據，導致檔案管理工作缺乏章法可依，對所保存的大量檔案信息資源，存在“重管理、輕開發”現象，不能充分挖掘檔案信息價值。對部分短期檔案沒有及時鑒定銷毀，變成了“永遠”保存。檔案資料多以文書檔案、會計檔案較完整，科技檔案、基建檔案較少，有些專業性較強的部門檔案產生量較少，并未細化分類，就直接歸入了文書檔案，導致在后續工作中一直處于混亂管理狀態查找困難費時。

2.4檔案工作的創新與改革不足

檔案工作重心集中在存檔、歸檔、查檔，檔案保存形式多以文字性檔案為主，非文字性檔案的歸檔數量較少，歸檔依靠大量的人工輸入、收集、處理的方式進行，工作量大。檔案管理工作人員對于利用信息化技術進行檔案管理的認識程度不足，將檔案管理信息化建設流于表面，只關注形式上的變化以及建設，缺乏深入探究。檔案信息資源整合利用不夠，各部門信息化各自為政，采用的軟件系統不一致，數據標準不統一，缺乏統一的信息資源管理平臺，資源無法共享，也增加了檔案數據兼容、對接和歸檔的難度和成本。

可以看出，傳統的檔案管理模式耗費大量人力、物力，程序復雜，隨著數字化、信息化校園建設，利用現代信息化手段改進傳統檔案管理模式，提升檔案管理效率勢在必行。

3提升檔案管理效率的路徑

高校檔案管理首先是規范化、標準化管理工作，提升檔案管理效率要在規范化、標準化的指導原則下，快捷、準確、完整地實現檔案的收集、整理、保存和利用。

3.1進一步完善對檔案結構和原始檔案的保護

優化檔案結構，推動檔案資源數字轉型，既要防止分類過細產生冗繁，又要避免分類過粗，使應歸檔文件實現應歸盡歸的原則。專門出臺相關歸檔制度，強化專兼職檔案管理人員的責任，加強檔案知識系統化培訓，明確文件的歸檔范圍，避免出現少歸檔、不歸檔以及重復歸檔。成立檔案銷毀鑒定小組，對于原始檔案的鑒定銷毀工作開展細化流程。在對原始檔案的保護方面，設置專項的資金，購買相應的防護物品，對破損的檔案資料進行專業性修復[3]。明確規定檔案資料的存放、歸納工作要求，確保檔案資料結構的完整性。

3.2運用現代化，提升檔案信息化管理水平

隨著信息化辦公自動化的發展，傳統檔案在利用服務效率上的不足明顯反映出來，傳統老舊檔案多被閑置，對原始檔案的現場翻閱特別是時代久遠的檔案，不僅費時還易造成檔案的污損，不利于檔案再利用。提升檔案管理工作效率，應當積極引入現代化設備，以衡水學院檔案館為例，通過安裝單獨的檔案服務器及相應軟件，將全部文書檔案實現數字化為載體的方式，通過線上進行檔案存儲、記錄，使檔案整理、保存、利用實現無時間差銜接，檔案管理擴展到網絡化，極大拓展了檔案保存的方式和空間，提升檔案管理利用效率，全面優化管理模式，以信息化手段做到了即時、及時查閱和方便利用。

3.3完善檔案管理信息化軟件系統的技術標準

加強和檔案管理系統相關技術公司的聯系，及時對檔案管理系統進行升級改造，實現全文檢索、尺寸識別、數據統計與分析、數據挖掘等功能[4]。進一步完善音頻、視頻等動態檔案運用到檔案管理系統中。對共享檔案進行充分鑒定，杜絕在有檔案管理系統的設備上隨意上網瀏覽和發送各種郵件，在確保數據安全的基礎上實現檔案信息共享。提升檔案專兼職管理人員信息安全素質，具備信息化安全的意識和能力。逐漸形成一套完善、科學合理的檔案管理運作機制以及管理組織，將其中的科學管理形成文件制度，使高校檔案管理走向正規化、制度化[5]。

3.4加強專業人才培訓，提升專業水平

檔案管理人員是檔案管理工作及提高檔案管理效率的核心，要深刻理解工作的職責范圍和專業要求，實現復合型發展以及檔案管理信息化實踐應用。積極引進檔案專業人才，提升檔案管理水平和效率。加強對檔案工作人員的系統性培訓，有組織有計劃地集中開展學習，避免出現因人員變動造成斷檔情況發生進而影響檔案工作的開展[6]。此外，聘請專業檔案管理教師對學校兼職檔案管理人員進行專業化、系統化培訓，促使檔案管理人員全面認識自我，更加關注提升自身能力。學校出臺相關切實可行的考核文件、辦法，在職稱評定和考yfF5QZFMozocVBzy8nrd8eadMz2hEJiXT13mG/8Eqa8=核評優等工作中予以充分考慮，不斷調動和激發檔案專兼職人員的工作熱情和積極性。

4結語

新形勢下，很多地方高校進入轉型發展的全新時期，加強高校檔案管理能有效增強高校高質量發展的動力，提升檔案管理效率。各高校要對檔案管理工作效率提高予以足夠的重視，加強檔案管理制度體系的完善，加強檔案管理人才的培養，創新工作模式，搭建完善的檔案管理信息系統，緊跟信息化發展，及時解決工作中面臨的各種問題，不斷用更先進的信息技術手段提升檔案管理效率，更好地為應用型本科高校教育教學高質量發展服務。

參考文獻

[1]閆衛東.大數據時代高校檔案管理模式的創新與探索[J].產業與科技論壇，2020（5）：250-251.

[2]習近平：高舉中國特色社會主義偉大旗幟為全面建設社會主義現代化國家而團結奮斗——在中國共產黨第二十次全國代表大會上的報告[EB/OL].（2022-10-25）[2024-2-6].https：//www.gov.cn/xinwen/2022-10/25/content_5721685.htm.

[3]林紅華.信息化背景下高校檔案管理研究[J].辦公自動化，2022（10）：43-45.

[4]郭華.淺論信息化背景下的高校檔案管理[J].文化創新比較研究，2021（10）：70-73.

[5]張什.高校文書檔案管理規范化建設與高質量發展的思考[J].北京聯合大學學報，2024（1）：42-46.

[6]錢德鳳.跨界合作模式下高校檔案價值實現路徑研究[J].檔案與建設，2023（9）：65-67.