卷煙工業企業基于流程優化的管理體系構建

本課題從體系管理、流程管理、風險管理、績效管理的角度出發，提出了基于流程的管理體系構建模式。以業務流程梳理優化、風險及關鍵績效指標的識別與建立、標準文件的制修訂、管理體系運行及持續改進等四個環節為主線，將“模塊化管理向流程化管理轉變”的理念貫穿全過程，為企業擺脫多體系交叉運行、取消管理灰色地帶，探索建立基于流程的管理體系提供參考思路，逐步提升企業風險防控能力、目標績效管理能力、綜合治理能力，助推企業高質量發展。

一、基于流程的管理體系建設主要做法

（一）成立組織機構

根據部門職能和現有質量、環境、職業健康安全管理體系運行情況，成立基于流程的管理體系建設領導小組。成員包括廠領導，企業管理處、質量管理處、設備管理處、安全保衛處等部門，下設基于流程的管理體系建設辦公室，接受基于流程的管理體系建設領導小組的指導與安排，具體負責基于流程的管理體系建設工作策劃、實施與運行改進。

（二）基于流程的管理體系建設實施措施

根據基于流程的管理體系策劃思路，管理體系建設實施措施主要包含業務流程梳理、風險及關鍵績效識別、制度評審及完善、管理體系運行控制等四個主要環節，通過四大步驟的逐一實施，實現模塊化管理向流程化管理的轉變。

1.業務流程梳理

（1）建立“六大管理系統”和“十八大模塊”的業務結構框架

業務框架的建立需要明確企業的生產經營全過程，對照質量、環境、職業健康安全等管理體系標準架構，結合企業生產經營實際，參考PDCA循環思路，以顧客需要為輸入、以顧客滿意為輸出，構建黨建引領、企業治理、發展戰略、產品實現、資源支持、保障服務六大管理系統，細分為黨的建設、企業治理、戰略規劃、運營管理、風險管理、創新驅動、采購供應、生產管理、物流管理、人力資源管理、財務管理、投資管理、信息化管理、設備設施及能源管理、行政管理、安全管理、群團組織、后勤服務等18個業務模塊，對企業的生產經營過程開展更加合理、更加高效的劃分。

（2）細化業務組

根據18個業務模塊的構建情況，組織全廠各職能部門開展業務組論證，打破部門職能職責壁壘，建立106項業務組，涵蓋企業生產管理重要環節和過程。

（3）梳理優化業務流程清單

業務流程梳理堅持“合理化、流程化”原則，打破原有的部門職能職責壁壘，避免管理灰色地帶，突出部門合作意識，綜合參考APQC通用標準、成熟模型（如規劃、運行、支撐POS模型，供應鏈、全生命周期管理等）及行業內外標桿，組織各職能部門開展流程梳理論證。

論證過程主要結合企業現有標準清單、職能職責及管理要求，避免文件接口不清晰，各部門、各崗位之間業務流程不順暢、模塊化管理方式突出，跨部門、跨崗位工作不閉環等情況，實現管理過程清晰、流程順暢的管理模式。

業務組、一級業務流程、二級業務流程基本都是按照分類堅持MECE無遺留無重疊、PDCA及生命周期管理等方法論梳理的。當一個業務活動可以簡單呈現出來，一目了然指導業務的開展時，就梳理出一級業務流程即可，即一級業務流程就是末端流程；當一級業務流程存在比較多的業務活動，業務活動比較復雜或重要，需要更細的顆粒度時，就繼續細分出二級業務流程。

通過各部門分別識別、多部門論證等環節，在6大管理系統18業務模塊106個業務組的前提下通過仔細梳理、反復討論、深入交流，285個一級業務流程、146個二級業務流程。

2.風險及關鍵績效識別

（1）繪制業務流程圖

根據識別確定的285個一級業務流程和146個二級業務流程，由歸口管理部門組織相關部門開展流程圖繪制。流程圖的繪制以實際工作和現有管理標準為指導，運用Visio軟件，對流程性的業務進行逐步分解。流程圖的繪制要求如下。

——結合工作實際，明確業務流程的發起部門、結束部門及參與部門，確保流程的邏輯性和可操作性；

——按照業務開展順序依次繪制，確保主要工作環節無遺漏；

——流程圖要盡可能地詳細，能涵蓋流程的全部信息，又要保證流程圖的簡潔美觀，流程圖的線條順暢無歧義；

——業務流程主要工作環節產生的記錄要做好標記，確保流程執行人員適當保存成文信息。

基于流程的管理體系建設領導小組辦公室組織各流程歸口部門開展流程圖論證并邀請專業團隊對各流程圖進行評價指導。一是要求流程圖繪制的顆粒度要基本一致，避免出現流程圖過于粗糙或過于細致的問題，二是對于業務流程過于單一、不適合繪制流程圖的情況與相關部門溝通，采取合并或刪減的方式進行處置，三是借助指導老師的經驗，吸取行業內企業關于流程圖繪制的先進做法對我廠流程圖進行完善。通過反復論證與修改，最終全廠24個部門完成流程圖426個。

（2）建立流程概述表

業務流程清單及流程圖建立目的是為了指導生產經營過程，消除管理灰色地帶，確保各項業務開展更加順暢。為了避免各業務流程之間的割裂，實現不同業務流程之間的連續性，以及用流程管理的手段輔助風險管理和目標績效管理工作，需要對每一個業務流程進行描述，建立業務流程概述表。

a）描述流程

在業務流程識別的基礎上，對該業務流程進行進一步的說明，同時明確每一個業務流程的上下游流程、流程責任部門、流程涉及部門、流程輸入、流程輸出等關鍵環節，確保每一個業務流程有機融合在企業生產經營的大流程中。

b）識別管理風險

根據業務流程涉及的主要節點，運基于風險的思維，對各業務流程的關鍵實施步驟和時間節點進行分析，識別關鍵節點上可能存在的風險以及可能產生的嚴重后果，運用“風險識別—風險評估--風險應對—風險控制”的邏輯框架，對業務流程中的風險進行管控，保證將風險建立在流程上，關鍵風險點無遺漏。通過論證，共確定管理風險416項。

c）識別關鍵績效指標

為了進一步解決目標管理及績效考核工作中的難點問題，明確各部門在生產經營過程中需要關注的重點和長期控制的指標，結合業務流程梳理工作，將關鍵績效指標融合到業務流程中，確保每個指標的建立科學合理、緊扣企業經營和關鍵工作環節。通過論證，共確定關鍵績效指標182項。

通過業務流程概述表的建立，進一步明確了工作業務的上下游關系，提升了業務流程的連貫性和目標績效管理的科學性，進一步控制了生產經營風險。

（3）制度評審及完善

基于流程的管理體系建設的目的是實現流程與體系、流程與制度的有機融合。

一是開展標準文件評審工作，3月份下發通知，組織各職能部門開展文件評審，重點關注部門職能職責的落實和管理流程的運行情況，重點關注文件和流程執行過程中存在的問題和運行效果，通過評審和論證，形成《文件修訂清單》。

二是為固化基于流程的管理體系配套文件管理模式，結合業務流程梳理、風險和關鍵績效識別情況，進一步論證標準文件制修訂要求，下發《關于進一步完善管理標準制修訂要求的通知》，明確管理標準的起草、審批與管理要求，在標準文件中增加“引言”部分“該管理流程在管理體系中的關系”、附錄A統一為“管理流程圖”、附錄B統一為“流程概述表”。確保基于流程的管理體系配套文件起草、審批過程執行順暢，文件的規范性、可執行性和使用效率逐步提高。

三是嚴格落實基于流程的管理體系配套管理標準制修訂過程的審核把關，嚴格執行管理標準制修訂要求，確保管理標準與流程的有機融合。

（4）管理體系運行及持續改進

根據基于流程的管理體系建設情況，扎實做好管理體系試運行工作，8月份組織開展質量、環境、職業健康安全管理運行情況審核，通過審核發現體系建立及運行過程中存在的問題5項，積極開展原因分析及問題整改。同時舉一反三，進一步識別基于流程的管理體系運行過程中發現的問題，同步整改持續改進。

二是向第三方認證公司提供質量、環境、職業健康安全管理體系認證證書申請表及相關資料，進一步開展企業內部管理體系運行情況自查與完善，為迎接第三方認證審核奠定基礎。

三是9月下旬配合省工業公司迎接第三方認證機構審核，對涉及廠內的審核條款積極提供相關證實性資料，順利通過質量、環境、職業健康安全管理體系認證。

二、效果評價及展望

通過此項工作的開展，企業建立了以“六大管理系統”“十八個業務模塊”為基礎的業務架構，識別優化業務流程，建立風險庫和關鍵指標庫并固化應用，實現了“業務建立在流程上、風險管控在流程上、目標策劃在流程上”，對企業的經營管理起到了促進作用。主要效果表現為“四個充分”。

（一）充分梳理企業經營管理鏈條

通過基于流程的管理體系建設，自上而下區分管理層級，通過識別、論證、優化等一系列環節，確定106個業務組、285個一級業務流程、146個二級業務流程，涵蓋企業生產經營全過程，覆蓋管理體系全要素，進一步明確了流程之間的上下游關系，搭建了“邊界清晰、接口明確、責任到位、溝通順暢、運轉高效”的管理體系平臺，標志著企業管理由職能化向流程化轉變邁出了重要一步。

（二）充分識別企業經營管理風險

通過本次項目的開展，完善風險管控機制，樹立管業務必須管風險的思想，詳細識別企業運營風險416項，將企業各類運營風險統一到業務流程之中，實現了企業運營風險的整合，在文件執行過程中同步關注風險識別、更新及管控情況，確保企業經營各類風險得到有效管控，提升企業合規化經營水平。

（三）充分挖掘企業關鍵績效指標

圍繞流程目標梳理和設計衡量指標，識別業務流程關鍵績效指標，建立健全關鍵績效指標庫，進一步明確了企業生產經營業務中的關鍵環節和重難點，為工作目標的設定和績效考核提供了參考依據，為實現績效考核更精準、更公平提供有效支撐。

（四）充分提升企業基礎管理水平

根據業務流程梳理、風險及關鍵績效指標識別情況，相應管理標準得到修訂完善，建立了以流程為導向的標準體系，提升企業標準的適應性、科學性和有效性。同時基于流程的管理體系建設具有自我提升、持續改進的能力，可以實現與其他管理工具的快速對接與實施，確保新的管理理念和管理方法能夠在大框架下快速發揮作用，及時識別改進生產管理過程中的缺陷，不斷更新管理要求和管理要素，持續提升企業基礎管理水平。

雖然本次課題的實施圓滿完成了課題目標，但仍存在一些不足，策劃實施上仍需精細、運行控制上仍需跟進、方式方法上仍需創新。針對此類不足，團隊會在下一步的工作中持續努力，緊盯完善管理制度、提升工作效率、提高管理績效，扎實開展后續工作。