供需平衡視角下檔案數據質量問題形成機理研究

摘 要：檔案資源建設理念影響檔案數據質量水平。文章分析了供給導向檔案質量觀和需求導向檔案質量觀的內涵及其局限，提出采用供需平衡視角來分析檔案數據質量問題，指出檔案數據質量是檔案數據固有特性的客觀性衡量與滿足用戶需求的主觀性評價的統一，并點明從供給側與需求側共同提升檔案數據質量。

關鍵詞：檔案數據；數據質量；供需匹配；供需平衡；資源建設；四性；信息不對稱

“資源是檔案機構最重要的本錢”[1]，資源質量決定存在價值，決定著檔案事業的長遠發展。盡管檔案相對是一種高質量信息資源，但隨著技術、組織、環境等方面變化，檔案數據也出現了一些質量問題。根據調研，我國“數以億計的電子文件不同程度地處于失控、失存、失信、失用、失密的狀態中”[2]，盡管檔案資源“數量急劇增長，其質量并不是很高”[3]，大數據時代“檔案數據面臨的質量問題日益嚴峻”[4]。因此，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，“加強檔案資源質量管控”“提高歸檔文件質量”。[5]已有研究主要側重于檔案數據質量概念內涵[6]、問題表征[7]、治理策略[4]等，缺少對檔案數據質量形成機理的研究，導致檔案數據質量治理理念不清晰、質量治理措施不精準、質量提升成效不彰顯，因此有必要探索檔案數據質量問題形成機理，推動檔案數據高質量發展。

質量是“客體的一組固有特性滿足要求的程度”，[8]包括固有特性、要求和滿足程度三個要素。其中，固有特性主要由供給方提供，是一種客觀存在；要求主要指用戶的各種需求，是一種主觀存在；客觀供給和主觀需求之間的匹配度就是滿足程度。因此，質量是固有特性的客觀性衡量與滿足需求的主觀性評價的統一。檔案數據質量問題取決于兩個變量：怎樣的質量和誰的質量。如果采取立場各不相同甚至互相抵觸的質量標準進行分析，試圖從中達成理論共識，必然無功而返。若圍繞檔案數據質量展開共識和對話，一種比較合理的做法是，明確不同主體針對檔案數據質量的立場，在此基礎上，求同存異，達成共識。

1 供需分離視角及其局限性

當前，對檔案質量的分析主要包括供給導向的檔案質量觀和需求導向的檔案質量觀，作為供給方的檔案部門和作為需求方的用戶對于檔案質量有著不同理解和認識。

1.1 供給視角：檔案“四性”要求及其局限性

所謂供給導向的檔案質量觀，是指檔案部門“以我為主”，從檔案部門自身立場出發去界定檔案質量?！伴L期以來，我國檔案館采取的是‘供給導向’的發展模式，往往從自身業務供給的角度出發，有什么樣的內容就提供什么樣的服務，用戶常常面臨著‘提供的服務不需要，需要的服務找不到’的尷尬?！盵9]如在浙江省人民政府數據開放平臺上，由浙江省檔案館提供的“浙江清代官員履歷信息”開放數據集僅有“籍貫”“年代”“數據編號”三個字段，從這些開放檔案數據集中看不出任何實質信息，以致有不少用戶留言“差評”“沒有任何參考價值”。[10]

大數據時代，供給導向質量觀的典型觀點為檔案質量就是檔案的真實性、完整性、安全性、可用性等“四性”要求。針對檔案“四性”的研究，許多專家學者雖不直接以“質量”之名，卻將其視為檔案質量的“代名詞”。徐華[6]指出，檔案數字資源的質量內涵包括真實性、完整性、有效性、安全性；湯健指出，“可以從真實性、可靠性、完整性、可用性四個方面對信息質量進行分析”[11]；楊來青等認為，青島市數字檔案館的數據質量問題可“歸納為完整性、準確性、規范性3種類型”[12]。進入數字時代以來，檔案部門大多以“四性”作為抓手來衡量檔案數據質量，制定了《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）等標準規范，在歸檔、移交接收、長期保存等不同環節制定了完整的四性檢測方案，并成為各類數字檔案館（室）測評中針對檔案數據質量管控的關注重點。

從邏輯上講，檔案“四性”只是檔案質量表象化的一種形式而已，絕非檔案質量問題的實質內涵。一方面，以“四性”視角去研究檔案質量，一個難以逾越的障礙是：符合“四性”要求的檔案是否就沒有質量問題，是否就是用戶需要的檔案資源呢？盡管檔案“四性”中包括“可用性”，但這個“可用性”是誰的可用、何時要用、利用哪些、如何利用，事實上也很難明確。因此，針對這些不確定的用戶和需求，以純粹的“四性”視角去研究，本身就存在一定缺陷。在我國檔案資源建設中，之所以“三重三輕”“官重民輕”“不見平民史”等現象長期為社會所詬病，其關鍵就在于供給導向的資源建設方式，對用戶需求考慮不充分，進而導致檔案資源的多樣性、豐富性、特色性等存在不足。另一方面，檔案“四性”本身存在一定的沖突。類似于檔案檢索中“查全率”和“查準率”天然存在一定的互逆關系，在檔案質量中也存在類似問題。大數據時代，當過分追求數據的完整性時，往往會影響到數據查找利用的準確性、可用性和便捷性。因此，“四性”盡管對保障檔案數據質量有較大價值，卻依然存在一定局限。

1.2 需求視角：用戶感知及其局限性

需求導向的檔案質量觀將能否滿足用戶需求作為檔案質量的目標導向，即檔案質量取決于檔案資源在多大程度上滿足了用戶的需求，典型觀點是用戶服務感知。質量認識的主觀性、相對性極大地影響了人們對檔案數據質量問題的認知和質量改進方式的選擇。當站在不同利益相關者角度討論檔案數據質量問題時，由于立場、認知和需求的差異，對質量問題的把握也會存在較大差異，這種認知上的天然差異決定了針對檔案數據質量本身不可能達成一個不同利益主體都能認可的范本。例如，針對某一主題檔案資源，歷史研究者與工作查考人員的質量需求往往也不相同。因此，檔案數據質量歸根結底與所處的時代、社會和場域有關，和某一人群的特定需求有關?！百|量問題到底是不是問題，對其判斷完全依賴于從何種角度解讀和以什么方式來解讀”[13]，這是一個開放性的問題。

從檔案數據的產生尤其是保存來看，檔案數據不是為了自身的管理利用。無論是為國管檔、為黨守史還是為民服務，都反映了國家、社會和公眾的需求，也必然存在著一定的質量要求，“質量需要已成為當前和今后用戶信息需要的主要特色”。[14]從需求角度看，檔案數據質量可以理解為用戶對數據使用的一種感受，“當用戶對信息完備性、可理解性、時效性、適用性等客觀屬性的評價越高，其感知到的對自己有用程度也就越強”。[15]徐華指出，具有“顧客滿意度”的檔案數字資源是指“滿足‘真實、完整、有效、安全’的質量要求，被長期或永久保存，歸檔范圍、分類體系、保管期限準確，具有可信性、可追溯性，可以真實再現當時社會歷史”。[6]然而，用戶需求本身具有不可知性，既可能超前于檔案工作實際，也可能落后于檔案工作發展，其質量要求存在較大不確定性，這對檔案數據質量也造成了較大的困擾。

總之，檔案數據質量不僅僅是真實性、完整性、安全性等本身特性的反映，還是一定社會關系的反映，“離開了信息質量的社會性，特別是對社會性屬性的具體表現形式——滿足用戶信息需要程度的考察，對信息質量問題的認識和分析就毫無意義甚至毫無可能”。[14]用戶需求是檔案質量關系產生的依據，檔案自身屬性只有用戶通過認知和實踐才能進入到質量化的過程，形成質量關系，此時才有質量可言。這也就意味著，在檔案數據質量研究中，要摒棄以往的“單方”視角，更多地從供給實際和需求實際出發，做到供給和需求之間的有效匹配。

2 供需平衡的研究新視角

供需理論是經濟學的重要理論，是分析問題的基本方法。供給是“處在市場上的產品，或者能夠提供給市場的產品”，需求則是指“市場對商品的需要”。[16]供給和需求是對立統一的辯證關系：一方面，供給決定需求，即生產決定了消費對象與消費方式；另一方面，需求也會反作用于供給，即需求會促進生產的順利進行甚至產生新的供給?！肮┙o與需求之間必須保持適度的均衡發展關系，即平衡比例關系，或協調發展關系，整個國家的社會生產才能保持正常健康狀態，整個社會經濟才能保持持續增長和發展?！盵17]或者說，供求平衡是供需關系的終極目標，是資源配置的最優體現?；诠┬杵胶庖暯堑臋n案學研究主要涉及檔案資政服務、公共服務和檔案管理等多個方面。[18-20]原國家檔案局局長李明華指出，“推進檔案服務升級，檔案部門就是供給側，要抓好供給側結構性改革，減少無效和低端供給，擴大有效和高端供給，增強供給體系對需求變化的適應性和靈活性”[21]，事實上指的就是供給和需求之間的結合和平衡。陳永生教授也曾提出“有效利用”的觀點，“既考慮了利用者對效果和收益的重視，也體現了檔案部門對成本和收益的兼顧”[22]，事實上也是強調了在檔案資源建設過程中檔案部門供給和用戶需求之間的相對平衡。

檔案數據的固有屬性，是構成檔案數據質量的客觀基礎，用戶的主體需求則是構成檔案數據質量的前提條件。當檔案數據的固有屬性匹配主體需求時，便形成了質量關系。因此，解決質量問題、提升檔案數據質量，除了進一步增強檔案數據本身的屬性，還需要更加注重用戶需求。供給導向的檔案質量觀和需求導向的檔案質量觀雖然是從不同角度看待問題，但這兩種觀點可以實現有效融合。理想狀態下，如果檔案質量能同時滿足供需雙方的要求或者說實現供需平衡，此時可以稱之為“高質量”。從供方角度看，檔案數據質量高低取決于提供的檔案數據屬性的高低，此時高質量并非絕對完美，而是在符合成本效益的基礎上，滿足用戶需求和保持自身聲譽等需求的一種適當的程度。就需求方而言，以提供的檔案數據對需求方的滿足程度來衡量檔案數據質量，或者說取決于用戶的感知。滿足需求者的高質量也并不是某種極限，而是在用戶可接受的條件下、可感知的一種最佳狀態。

綜上，本文認為質量本質上是一種程度，是固有特性的客觀性衡量和滿足需求的主觀性評價的統一，試圖讓所有相關方百分之百滿意只可能是理想，但卻不可能百分之百實現。此時就需要權衡，立足于供求平衡來界定檔案質量，找到兩者之間的平衡點：供求平衡的檔案數據就是合格的檔案數據，供求失衡的檔案數據就是存在質量問題的檔案數據。

3 檔案數據質量問題的形成機理

當我們從供需平衡視角去看待檔案數據質量問題時，質量問題將變得很簡單，我們也可以很清晰地分析出檔案數據質量問題的形成機理。

（1）檔案供給主體和需求主體合一時，一般不存在檔案質量問題。根據ISO 9000，供方是指“提供產品或服務的組織”，需方或者說顧客，是指“接受產品或服務的組織或個人，可以是組織內部的或外部的”。[23]一般而言，檔案資源的供給主體是檔案館（室），需求主體則包括多方，起初是單位內部，而后擴展到相關業務人員、研究人員等。從檔案信息產品的屬性來看，當供給主體與需求主體一致時，檔案信息表現為私人產品，是“君主手中的劍”，主要為所有者服務，需要多少檔案就供應多少檔案，需要什么檔案就供應什么檔案，此時也就不存在什么質量問題。

（2）檔案供給主體和需求主體分離是產生檔案質量問題的必要前提。隨著社會的發展，逐漸出現了來自外部的檔案需求者，此時就出現了供給主體和需求主體的分離。檔案需求主體日趨多元化，供給主體很難針對性地滿足不同主體的全部需求，由此必然導致供需的不平衡，進而成為產生檔案質量問題的必要前提。

（3）供需信息不對稱是檔案質量問題的根源。盡管供需主體分離是檔案質量問題的必要前提，但從邏輯上講，不一定必然產生檔案質量問題。當供需雙方信息對稱時，盡管供需主體分離，也不會產生檔案質量問題。因此，信息不對稱是檔案質量問題產生的根源。質量管理大師休哈特指出：“在定義質量時所遭遇的困難在于我們須將使用者的未來需求轉化詮釋成可以衡量的特性，以便設計產品。這么做可不容易，而且，當你覺得努力已經相當成功時，消費者的需要又改變了?！盵24]也就是說，相對于需求而言，供給往往具有滯后性。這種質量信息的不對稱是一種常態，并最終導致了質量問題的產生。

對于檔案數據形成部門而言，由于檔案數據是業務活動的“副產品”，數據質量要求本身就不是很高，在數據進入半衰期后，很少關注數據的利用，對數據質量的關注程度就更低；對于檔案主管部門和檔案保管部門而言，一般不產生檔案數據或利用檔案數據，既不清楚前端移交歸檔的檔案數據質量或無力影響歸檔數據質量，也不了解后端用戶的檔案數據質量需求。然而，相比于產品或服務的固有屬性而言，最不確定的是用戶需求。對于用戶而言，雖然有一定的質量要求，但由于檔案數據質量具有較大的技術性特征，實際上用戶對前端檔案數據的完整性、準確性、可用性等質量要求并無系統認識，其質量需求也比較模糊?？傊?，在檔案數據的生命周期信息鏈中，由于信息鏈上不同主體的地位、立場等的不同，導致對檔案數據質量情況的了解各異，進而帶來了一種信息不對稱，最終出現了各類質量問題。

從供需平衡角度看檔案數據質量治理，主要有兩種途徑：一是供給側上圍繞固有特性不斷“減少錯誤”，減少甚至消除產品或服務中所包含的質量問題；二是需求側上圍繞用戶需求不斷“創造價值”，促使其包含更多滿足用戶需求的質量要素。“減少錯誤”和“創造價值”共同構成了質量提升的兩條發展路徑，甚至有學者指出，質量的一個新趨勢是“質量不再是減少缺陷，質量必須創造每件事物的價值”，[25]而這也將成為我們研究提升檔案數據質量的重要方向。

本文系國家社科基金重大項目“數字檔案館生態系統治理研究”（項目編號：19ZDA342）研究成果。

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（作者單位：1.海通證券股份有限公司 周楓，博士，館員；2.上海大學文化遺產與信息管理學院 楊智勇；博士，副教授 來稿日期：2024-02-20）