文化遺產機構線上重大活動檔案管理初探

2024-08-17 00:00:00王雪峰高大偉楊紅瑞段惠烽

檔案管理 2024年3期

摘要：重大活動檔案管理的數字化、社會化趨勢日益明顯，文化遺產機構線上重大活動檔案管理需求顯著，本文以少林功夫網絡考功大賽為例實施了相關調查和策略研究工作。大賽檔案資源具有多源泛在、異構復雜和動態涌現特征，在檔案收集、質量管控、數據轉型等方面存在諸多難點。文化遺產機構線上重大活動檔案管理應建立內外雙循環的提升策略，不僅要健全治理生態營造，拓展重大活動檔案治理空間，還要立足文化遺產機構檔案工作基礎，扎實推進檔案規范管理。

關鍵詞：文化遺產；重大活動；檔案收集；檔案管理；少林功夫；考功；治理生態；元宇宙

1 引言

重大活動檔案是在舉辦重大會議、會展及賽事等活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種歷史記錄，[1]是國家檔案資源體系建設的重要對象。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）指出，應健全重大活動檔案工作機制，做好歸檔、接收、征集和整理工作，加強口述材料、新媒體信息采集，統籌重大活動檔案專題數據庫建設等。[2]2021年6月1日起實施的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（國家檔案局令第16號，以下簡稱《辦法》）明確了重大活動檔案工作職責與管理要求，是檔案館及有關責任單位開展重大活動檔案管理的重要依據。[3]北京、河南等地也陸續出臺了一些區域性文件。以某項重大活動為對象，分析揭示檔案工作機制不健全[4]、檔案數量大戰線長及整理不及時[5]、檔案意識較為淡薄[6，7]等問題，提出符合綜合檔案館、高校檔案館及其他政府部門施策需求的方法對策是學術研究的主要特點。

重大活動檔案管理的數字化、社會化趨勢日益明顯。一方面，隨著數字經濟的快速發展和數字媒體的廣泛應用，重大活動線上化、線上線下結合化特征更為鮮明，數字檔案資源歸集管控趨于重要。如，針對2022年北京冬奧會產生的電子數據、社交媒體信息，馮惠玲[8]、徐擁軍[9]提出了推進奧運遺產數字化保存與傳播、加強奧運數字檔案管理與利用等構想。另一方面，伴隨著國家文化數字化、文旅融合等戰略的不斷推進和文化產業的蓬勃興起，各類非政府性文化遺產機構逐漸成為重大活動舉辦的有生力量，規范重大活動檔案管理的主體需求更為廣泛。

2022年2月，中國嵩山少林寺以其聞名世界的少林功夫文化遺產為依托，在線上成功舉辦了首屆全球“2022快樂中國年·少林功夫網絡考功大賽”（以下簡稱大賽）。本次大賽報名和舉行受到海內外社會各界的高度關注，賽事活動也以“云比賽”“云考功”為創新，采用線上提交比賽視頻、線下技術官評判網絡直播相結合的形式進行，積累形成了大量電子文件、電子郵件、多媒體數據和社交媒體信息。加強大賽重大活動檔案管理，并以該大賽為例，探索其對文化遺產機構線上重大活動檔案管理的啟發意義是本文研究的出發點。

2 案例背景

少林功夫享譽世界。考功是中國嵩山少林寺的一項重要制度和文化傳統，多在少林寺常住院、海外少林文化機構舉行。廣義的考功包含禪定、禪武、禪醫、禪藝、講經、唱念、背誦等七大項，旨在策勵少林四眾弟子修行不怠。本文中的考功取狹義理解，指歷屆少林考功大賽主要開展的禪武功夫考評。少林考功大賽的國際化特色鮮明，從2012年在德國和奧地利舉辦的歐洲少林文化節，到2013年在美國舉辦的北美少林文化節，再到2014年在英國舉辦的歐洲少林文化節，[10]少林功夫考功大賽都是其中的重頭戲，詳見表1所示。

2022年2月的大賽在中國農歷新年的正月初九至正月十五舉辦，大賽以“少林文化，人類共享”為理念，以“和平/友好·健康/快樂·傳承/共享”為主題，旨在“供全世界少林愛好者歡度‘2022快樂中國年’”，以期“在世界各國積極應對新冠肺炎疫情的情況下，通過本次云比賽，能使全世界習練、愛好少林功夫的朋友們收獲健康、快樂，傳承好少林功夫”。

本次大賽由中國嵩山少林寺（國家級非遺少林功夫傳承中心）主辦，由分布在全球124個城市的少林文化中心（館、校），及世界少林功夫傳習聯盟、河南大學武術學院、華南師范大學體育科學學院、河南省非遺保護中心、鄭州市非遺保護中心、登封少林友誼學校等機構聯辦，河南少林文化交流中心（民辦非企業單位）承辦。大賽由河南君道體育發展有限公司提供技術支持，騰訊會議、虎牙提供直播平臺支持，海內外聯動抖音、微博、YouTube、Instagram、Facebook、TikTok等社交媒體，少林寺官方網站、少林APP作為信息發布平臺，特步體育提供獎品支持。

本次大賽面向全球范圍內的學校、幼兒園、社會團體、武術機構、俱樂部、少林文化中心（館、校）等組織機構和個人。據主辦方數據統計，共有來自美國、加拿大、墨西哥、阿根廷、德國、俄羅斯、希臘、日本、新加坡、印度尼西亞、尼日爾、肯尼亞等94個國家和地區的5368名參賽者參賽。大賽除設有個人參賽者項目四項（少林功夫拳法器械套路、少林功夫對練項目、少林功夫段品制一至九段套路、“少林一招功”）、集體參賽者項目兩項（集體少林拳、集體少林器械）外，還設置有家庭競賽項目（2代組、3代組、4代組、5代組的少林功夫拳術、器械、功法和少林易筋經等）。

競賽規程共五項。[11]首先是參賽者通過電子郵件報名，參賽者需將大賽報名表、自愿參賽責任書簽字掃描后，連同一英寸照片發送至技術支持單位郵箱。其次是線上提交比賽視頻，即在報名審核成功后，參賽者在規定時間內，按規定的視頻要求，拍攝、上傳參賽作品。再次是裁判評判直播，專業武術裁判和少林武僧代表組成的裁判員在少林寺大徹堂現場對參賽作品評判打分，并同步全球網絡直播。最后是成績公布、閉幕式和頒獎典禮。即在成績復查無誤后，少林寺官方網站、少林APP公布參賽者成績，隨后在少林寺大徹堂網絡直播大賽閉幕式，并分北美洲、南美洲、亞洲/大洋洲、大中華（含港澳臺）、歐洲/非洲五個賽區直播頒獎典禮。

3 大賽檔案資源的特征

通過調研中國嵩山少林寺檔案館、技術支持單位、直播平臺、信息發布平臺及國內外社交媒體，大賽檔案資源內容豐富，構成分布情況見表2所示。少林寺檔案館已完成了相關檔案資源的匯集，并結合內部現有制度和《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50）等規范，正實施相應整理工作。

把握檔案資源的特征，是持續做好大賽檔案管理的基礎。除具備重大活動檔案的一般特點外，以本次大賽為代表的線上重大活動檔案還有著突出的多源泛在、異構復雜和動態涌現特征。

3.1 多源泛在

線上重大活動檔案在來源上具有顯著的多源泛在性。本次大賽檔案資源來源有三：一是參與大賽組織實施的有關機構所形成的檔案資源，涉及主辦單位中國嵩山少林寺、130家海內外聯辦機構、1家技術支持單位、1家獎品支持單位及活動有關審批部門等主體，包括大賽申報審批材料、合作協議、競賽規程、邀請函、大賽設計方案、大賽評判打分材料、頒獎材料等。二是參賽者直接形成的檔案資源，包括大賽報名表、自愿參賽責任書、參賽視頻作品等，覆蓋來自94個國家和地區的5368名各類參賽者。三是相關機構和人員通過直播平臺、社交媒體等媒介所形成或傳播的檔案資源，包括直播視頻及有關數據、社交媒體信息等，也不乏奧地利前總統Heinz Fischer、奧地利駐華大使AndreasRiecken、美國國會議員Grace Meng、美國紐約州州長KathyHochul等政界人士及成龍、吳京、王寶強、徐崢、郎朗、張鑫炎、蔡志忠等影視文藝界名人通過電子郵件和社交媒體發來的賀信、祝福等，見圖1、圖2所示。以上檔案資源不僅記述了大賽組織管理的始末，更見證了少林功夫對海內外修習者、愛好者的巨大影響力和凝聚力，反映了以少林功夫為代表的中華優秀傳統文化在國際上的一次成功亮相，對國家和少林寺極具價值。

3.2 異構復雜

線上重大活動檔案因數字化環境而多具有異構復雜的形態特征。除大賽申報審批、評判打分等紙質檔案外，絕大多數檔案借助數字化環境形成、傳播和保存，涉及在電子郵件報名、參賽視頻制作、網絡宣傳推廣、網絡競賽直播、電子證書發放、社交媒體推文轉發、視頻賀信祝福發送等方面形成的電子郵件、電子證書、電子圖片、視頻記錄、媒介數據等各類數字記錄，由eml、pdf、doc、xls、mp4、mov、jpg等數據格式和多樣化元數據構成，做好數字檔案資源跨媒介歸集管控和面向長期保存的數據處理極為關鍵。

3.3 動態涌現

受媒介環境的影響，線上重大活動檔案的形成“戰線長”、采集成本高、時間跨度大，往往需要檔案人員做超常規的動態跟蹤，且檔案形成往往具有超出主辦方預期的涉及復雜受眾情感態度和網絡輿情的隨機涌現現象——重大活動檔案也可能涉及突發網絡事件的應對信息。本次大賽作為當時令人矚目的“熱點”事件，中新社、新華社及大量省級媒體連續報道或直播，覆蓋超10億人次，海外1663家媒體報道覆蓋超32億人次，百度咨詢指數日峰值達32萬以上，虎牙直播每天最高峰有1944萬人次圍觀，[12]Facebook、TikTok等海外社交媒體整體曝光量1811.4萬次。[13]在大賽結束后，各類媒介報道、社交媒體信息的“余溫”更是持續了相當長時間。在正面傳播的主流輿論環境下，也不可避免地存在一些網絡負面信息，對大賽主辦方也有一定的決策支持價值。實際上，考慮到非政府性文化遺產機構檔案工作基礎相對薄弱，檔案部門事前介入的意識和能力相對不足，線上重大活動檔案動態涌現現象更加值得關注。

4 大賽檔案管理的難點

4.1 檔案收集難點

建立健全重大活動檔案應對機制，加強檔案收集，維護檔案完整與安全是重大活動檔案管理的重點，也是以多源泛在、異構復雜、動態涌現為顯著特征的線上重大活動檔案的管理難點。以本次大賽為例，參賽者從過去線下活動的幾百人增長至線上參賽的5000余人，檔案形態從主辦方主導的相對單一的文件材料變更為涉及多元主體參與的多媒體數據、海內外社交媒體信息等復雜樣態，形成過程從以活動為中心的受限時間跨度轉變為超出活動之外的以網絡事件為中心的長時間跨度，這些現象無疑對檔案收集工作的組織管理、社會協同、平臺跟蹤、技術保障和應急響應等能力提出了更高要求。

4.2 質量管3cc7133e4c85c5b5b15c8fb4c9c43470控難點

“加強檔案資源質量管控”是《規劃》關于檔案資源建設的核心要求，也是做好重大活動檔案管理的中心任務。以本次大賽為例，大賽檔案的形成、傳播和暫存牽涉數字素養各異的參賽者和靈活性、自由度較強的技術支持單位與社交媒體平臺，語言環境上也涉及中、英、法、意、葡、西、日等17國語言，活動組織與檔案管控的專業性要求高、難度大。同時，由于檔案主管部門、綜合檔案館對大賽前期情況掌握不足，《辦法》對文化遺產機構的施策指引不夠，以及非政府性文化遺產機構檔案工作基礎相對薄弱，導致檔案形成質量受到不利影響。如，大賽組委會要求參賽者上傳其簽署完畢的報名表和自愿參賽責任書掃描件，但實際收到的文件材料有相當一部分是缺少手寫簽名的可編輯文檔文件，組織者也未及時反饋給參賽者更正。又如，技術支持單位要求的視頻格式和制作規范與有關檔案規范不一致，對時間、版本等核心元數據標記和存檔保存不夠重視，導致部分檔案信息散失。此外，對大賽活動中反映少林功夫特有標識與社會影響力的檔案，如對名人相關社交媒體信息的采集主動性和覆蓋面不足，所采集的視頻信息質量也參差不齊。

4.3 數據轉型難點

由于對線上重大活動檔案特征的認識不足，使得實踐環節更關注主辦單位、承辦單位等機構記錄，也更為關注傳統紙質檔案的歸集和聲像檔案的跟蹤錄制，對電子郵件、社交媒體信息、輿情信息等新來源對象的歸集謀劃不足，新媒體傳播環境下重大活動檔案應對機制存在缺失，本次大賽檔案管理中也存在類似的應對乏力情形。此外，針對《規劃》強調的統籌“重大活動檔案專題數據庫建設”，以及《辦法》對建立“專題目錄”“建立檢索系統、建設信息共享平臺”的基本要求，線上重大活動檔案管理的實際推進也不夠充分，大賽檔案專題數據庫建設和共享服務工作仍停留于起步階段。

5 文化遺產機構線上重大活動檔案管理的提升策略

加強文化遺產機構線上重大活動檔案管理既是其規范自身管理、積累歷史文化資源、發揮檔案文化價值、做強文化遺產品牌的重要實踐，也是檔案主管部門、綜合檔案館等機構跟蹤檔案形成新領域新特點，拓展檔案治理領域，推進國家檔案資源體系建設的有為空間。結合大賽檔案資源特征與管理難點，本文重點從文化遺產機構內外部兩個方面分析線上重大活動檔案管理的應對方法，以期建立起具有內外雙循環特點的提升策略。

5.1 外循環：營造治理生態

健全重大活動檔案管理組織，強化檔案部門和責任部門職責，推進協作、協同、協商等多元化、社會化治理是《辦法》的重要精神，“加強部門協同、區域協同、行業協同，鼓勵、引導、規范社會力量參與檔案事務”也是《規劃》所倡導的檔案治理思路。為提升文化遺產機構線上重大活動檔案管理水平，也應首先在全社會營造開放協調的檔案治理生態，拓展重大活動檔案治理空間。

檔案主管部門是多元主體參與的、以共治共商共享為特色的線上重大活動檔案治理生態的核心營造者，綜合檔案館、活動審批部門、文化遺產機構則是治理生態的有機組成。一方面，檔案主管部門應認識到重大活動檔案管理數字化、社會化發展趨勢，依據檔案法律法規及《辦法》有關規定，基于“大檔案觀”和地方實際，針對中國嵩山少林寺等非政府性文化遺產機構建立健全重大活動檔案監督指導、重點征集或資源登記機制，并適時建立有關工作清單。尤其應運用政策、標準工具，前瞻設計線上重大活動檔案管理任務要求，加強對社交媒體信息、網絡輿情等新來源對象檔案化治理的指引和規范，進而健全新媒體環境下線上重大活動檔案應對策略。另一方面，活動審批部門、綜合檔案館也應各盡其能，做好文化遺產機構線上重大活動檔案的跟蹤和后續征集或登記。通過檔案治理生態營造，使文化遺產機構線上重大活動檔案實踐能“被知曉”“被監督”“被指導”，消除管理黑洞和盲區，不失時機地充實國家檔案資源體系。

5.2 內循環：推進規范管理

文化遺產機構應積極對接外循環，加強前端介入、全程控制等經驗做法導入和工作創新，強化內部檔案責任制落實。對以中國嵩山少林寺為代表的宗教活動場所等非政府性文化遺產機構而言，考慮到其檔案工作基礎的現實條件，應首先在管理規范化上做重點加強。

一是強化做好檔案工作的規范意識，提高在各類重大活動中實施檔案管理、留存文化記憶的敏感性。在線上重大活動醞釀籌備階段就應著手考慮檔案工作的介入機制，預判可能的檔案形成者和渠道，統籌檔案收集、質量管控和數據處理等難點化解，選優配強工作人員和工作條件。

二是梳理整合電子文件歸檔、檔案數字化加工、錄音錄像及網頁信息歸檔管理等檔案行業標準規范，完善其線上重大活動檔案管理制度和工作網絡。除規范重大活動檔案全過程管理外，應重點加強與外部檔案主管部門、綜合檔案館、技術支持單位等的協同，尋求檔案專業支持和信息技術支持，建立與社交媒體平臺、直播平臺的數據共享合作機制，并提高檔案部門職能和專業化程度，做到在活動舉辦全過程對技術支持部門及其他檔案形成者、形成渠道實施積極管控和服務。

三是掌握重點檔案形成特點和規律，制定科學穩健、開放靈活的跟蹤歸集策略。以少林功夫網絡考功大賽為例，除組織管理類檔案外，應著重加強對大賽形象識別系統信息、線上線下大賽活動數據、賀電賀信類電子檔案、社交媒體信息及重要網絡輿情信息的采集，加強對方丈、邀請嘉賓等各類致辭、講話稿、照片視頻的掌握，跟蹤做好名人檔案收集。在工作中，應著重關注檔案重要背景信息的留存和標注，扎實版本管理。同時，為彌補前期資源采集的不足，可邀請大賽主辦方及大賽裁判、參賽者等親歷者采訪錄制口述檔案，征集零散材料，回憶補充現有檔案背景信息的不足。

四是推進檔案資源組織與開發利用。統籌建立檔案專題數據庫，加強檔案開發利用是寫好線上重大活動檔案管理“后半篇文章”的關鍵。對大賽檔案管理而言，也應立足現有少林文化大數據體系建設基礎，[14]以構建具有時代特色的少林檔案數據體系為旨歸，一方面聚焦大賽檔案跨平臺、跨主體形成和成套集中管理利用的需求，通過異構多樣數據采集清洗、轉化處理、鑒定整理、識別標注，以規范的數據結構和存儲方法，建立大賽專題數據庫；另一方面圍繞“實現少林檔案新質生產”思路，[15]依托已投入使用的少林數字展覽、少林“元宇宙”平臺，提升以數智開發和創意表達為核心的數字內容供給能力。

6 結語

以少林功夫網絡考功大賽為代表的文化遺產機構線上重大活動是重大活動檔案管理實踐的新現象。探索這類檔案的管理問題，既是應文化遺產機構所亟需，也是將非政府性文化遺產機構檔案工作納入監管視野，拓展檔案治理空間，豐富線上重大活動檔案管理制度設計，推進數字時代國家檔案資源體系建設的重要任務。本文以大賽為例，嘗試辨明其形成檔案的特征與管理難點，提出內外雙循環的提升策略，以期為文化遺產機構線上重大活動檔案管理提供借鑒。

本文系國家社科基金項目：“元宇宙”場域下智慧圖書館空間服務創新研究（項目編號：23BTQ011 ）、河南省研究生教育改革與質量提升工程項目（編號：YJS2023SZ30）、鄭州航院研究生學科建設與研究生培養專項項目（編號：2022YJSXK06）、鄭州航院研究生教育創新計劃項目（編號：2023CX45）的階段性研究成果。

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