電網企業重特大事件檔案資源管理路徑研究

摘 要：中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，要求加強重特大事件檔案工作，為響應這一政策，文章從重特大事件檔案的定義出發，闡述重特大事件檔案管理的意義，對重特大事件檔案管理的理論研究與實踐現狀進行分析，梳理重特大事件檔案管理存在的經驗與不足，并以國家電網四川省電力公司為例，率先對重特大事件檔案的管理體系、專題數據庫建設、信息化支撐等方面進行研究與驗證，探索重特大事件檔案管理的實現路徑。

關鍵詞：重特大事件；檔案管理；專題數據庫；信息化；數據庫；電力公司；檔案利用

我國作為世界上自然災害最為嚴重的國家之一，災害種類多、分布地域廣、發生頻率高，同時，企業安全風險隱患交織疊加，安全生產事故易發多發，造成重大經濟損失與人員傷亡，對我國安全利益與社會公共利益有一定影響。加強重特大事件檔案管理，對于總結應急處置經驗教訓、輔助現場決策、防范化解風險等具有重要的憑證價值和借鑒參考意義，能夠有效推動防災減災救災工作?；谖覈靥卮笫录n案管理現狀分析，以國家電網四川省電力公司（以下簡稱國網四川電力）為例，研究重特大事件檔案管理策略，為我國重特大事件檔案管理提供參考與借鑒。

1 重特大事件檔案的定義及意義

1.1 重特大事件檔案的定義

《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）中，對“重特大事件檔案”進行定義：“黨和國家組織應對自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件等突發事件形成的具有保存價值的歷史記錄?！盵1]不同地區有不同重特大事件的檔案記錄，重特大事件的發生受國際形勢、自然環境、企業管理、人員意識等多方因素影響，不同的地域和文化下產生各具特點的重特大事件檔案。涉及政治、經濟、生態、醫療等多個領域，其產生的檔案分布較廣，覆蓋層級較多。

1.2 重特大事件檔案的意義

開展重特大事件檔案資源管理研究，對于提高重特大事件的應對能力，以及推進檔案工作的進一步發展具有重要意義。具體如下。

重特大事件檔案管理是響應國家號召的重要舉措?！锻ㄖ芬螅骸吧钊胴瀼芈鋵嶞h中央決策部署和習近平總書記重要指示精神，以對黨、對人民、對歷史高度負責的態度，完善制度機制，堅持創新引領，推動資源共享，全面提高重特大事件檔案工作現代化水平，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾?！盵2]因此，開展重特大事件檔案管理工作，加強對重特大事件檔案管理機制研究、專題數據庫建設和利用模式的探索，不僅提高了企業重特大事件檔案管理水平，響應了國家的號召，引領行業發展，同時，做好國家重大災害、大型活動等重要記錄的歸集整合，也有效保護了國家記憶，為推進重特大事件檔案規范管理貢獻力量。

重特大事件檔案管理能夠支撐電網企業中心工作。重特大事件檔案是對已發生的重大事件、重要活動和應對緊急事件策略的重要記錄，具備特殊的歷史價值和參考，可以為相似活動或事件的處置提供寶貴經驗。電力企業主要負責電網規劃、建設、運營和電力供應，通過加強重特大事件相關文件資料的收集、歸檔，以及重特大事件檔案資源整合利用工作，使檔案資料能夠在搶修救災過程中，第一時間為災害搶修提供切實有效的信息援助，充分發揮檔案工作在服務電網高質量發展中的基礎性作用，持續提升服務中心工作、助力地方經濟社會發展的能力水平，為服務中心工作提供堅強檔案支撐。

重特大事件檔案管理是提高防險救災能力的重要依據。重特大事件具有鮮明的突發性、復雜性、破壞性等特征，[3]會造成大量人員傷亡和巨大經濟損失。通過加強重特大事件檔案資源的管理和整合，使得重特大事件相關部門及人員可以及時、準確地獲取所需檔案信息，為應對部門在指導預防，以及人員部署、物資供應、經濟管理、安全管理、環境保護、決策部署等方面提供參考和借鑒，有利于筑牢國家安全屏障，增強全社會安全意識，既是推動檔案事業高質量發展的題中之義，也是提高防險救災能力的重要依據。

2 我國重特大事件檔案資源管理及開發現狀調查

2.1 重特大事件檔案資源管理理論研究現狀

此次理論研究于2023年11月進行，選取中國知網期刊全文數據庫、博碩士學位論文全文數據庫作為檢索來源。由于早期存在“災害檔案”“突發事件檔案”“重大活動檔案”等不同表述，為確保重特大事件檔案理論研究的全面性、準確性，故以“重特大事件檔案”“突發事件檔案”“災害檔案”等主題詞進行模糊檢索，將時間界定為 1998年—2023 年，篩選剔除無關文獻后，獲取重特大事件檔案管理相關理論研究成果，主要體現在法規研究、政策解讀、管理策略、檔案利用等方面。

在法規研究方面，我國目前對于重特大事件檔案管理工作制定的法規政策共計10部。其中，在法規層面，主要包括國務院部門發布的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，以及《山西省重大活動檔案管理辦法》《齊齊哈爾市重大活動檔案管理辦法》等地區政府規章。在政策層面，主要包括中辦、國辦印發的《通知》，以及各地方政府出臺的如《關于做好陜西省重大活動檔案管理工作的通知》（陜辦發〔2018〕 63號）、《關于加強無錫市重大活動及重要事件處置檔案工作的通知》（錫辦發〔2010〕62號）和《關于加強隴縣重大活動檔案管理工作的意見》（隴辦發〔2013〕145號）等政策。在政策解讀方面，部分學者基于《通知》，從重特大事件檔案的制度機制及組織保障、收集工作、專題數據庫建設及提升利用效能等方面對重特大事件檔案管理工作進行解讀，從而推動重特大事件檔案標準化、精細化管理。在管理策略方面，部分學者提出應在多災種檔案管理方面，進一步明確收集方式、保存方法、保存期限等，并把握災害檔案的特點，逐步明確該類檔案的歸檔范圍、收集模式、利用途徑，為重特大事件檔案管理提供參考與制度支撐。在檔案利用方面，有研究表明檔案專題數據庫對于提高檔案利用效率具有獨特的作用，應建設重特大事件檔案數據庫，為重特大事件檔案的利用提供新途徑。

2.2 重特大事件檔案數據計量分析

基于以上研究，文章采用文獻題錄信息統計分析工具（Statistical AnalysisToolkit for Informetrics，SATI）對重特大事件檔案相關的有效文獻信息進行統計分析，輸出發文年度、文獻來源、分布學科等統計信息，然后使用微詞云繪制詞云圖，并借助UCINET6繪制共現圖譜。其中，SATI作為期刊文獻數據統計與分析的輔助工具，通過對全文數據庫題錄信息的處理，利用一般計量分析、共現分析、聚類分析、多維尺度分析、社會網絡分析等數據分析方法，挖掘和呈現出美妙的可視化數據結果。[4]

統計結果顯示：在年度發文趨勢上，突發事件檔案、災害檔案、重特大事件檔案相關論文的總年份數為25年，整體來看，突發事件檔案、災害檔案和重特大事件檔案相關研究整體呈小幅增長趨勢。其中，2021年有關災害檔案、突發事件檔案的研究達到峰值77篇。隨著2022年《通知》的發布，首次采用“重特大事件檔案”的表述，重特大事件檔案相關研究成為檔案事業關注討論的新話題，其中最早的一篇是2022年10月發表，直至2023年10月，共發表26篇，較上一年增長12倍，可見檔案領域對于重特大事件的重視程度，但整體數量較少，尚處于起步階段。

在文獻來源上，重特大事件檔案文獻來源共計17個，包括《中國檔案》《云南檔案》《檔案學研究》《陜西檔案》等，全部為學術期刊。其中《中國檔案》是發表重特大事件檔案管理論文最多的文獻來源，從2023年1月開始，截至2023年5月，平均每月發表1篇，共計發表5篇，占比19.23%。

在學科分布上，調研表明，論文涉及檔案及博物館、計算機軟件及計算機應用、行政法及地方法制、中國政治與國際政治、高等教育、航空航天科學與工程、預防醫學與衛生學、交通運輸經濟等多個學科，其中檔案及博物館學科對于重特大事件檔案研究較為重視，發布24篇，占比70.59%。

2.3 重特大事件檔案資源管理實踐研究現狀

習近平總書記曾指出，調查研究是謀事之基、成事之道。真實有效的調查研究可以幫助切實解決難題，了解工作實際需求，為后續的工作提供依據與方向。重特大事件檔案資源管理的調研就是對重特大事件檔案管理情況的深入分析，全面客觀地剖析我國重特大事件檔案管理發展的總體情況、存在的問題、后續計劃等需求特征，以及重特大事件檔案資源管理的分析，并根據各調研單位的發展軌跡及實踐經驗，對重特大事件檔案資源管理的未來發展趨勢做出準確分析與預測，從而為重特大事件檔案資源管理指出新思路、新方向。

為確保重特大事件檔案管理符合國家和行業相關要求及領先性，本次研究圍繞重特大事件檔案的組織管理、制度建設、業務管理、資源開發利用等方面，選取天津港集團有限公司、國網北京市電力公司、國網河南省電力公司、國網湖北省電力公司、中國移動通信集團四川有限公司等重特大事件發生單位進行調研；同時，針對重特大事件檔案的歸口部門的管理情況，選取中華人民共和國應急管理部、宜賓市檔案館、成都市檔案館、四川省水利廳、四川省地震局、四川省氣象局、四川省應急管理廳辦公室進行調研。經過調研，發現大部分單位對于發生的重特大事件較為重視，能夠對其產生的材料進行專門的管理，具體情況如下。

檔案管理機制較為完善。調研發現，部分單位已建立較為完善的重特大事件檔案管理機制，能夠前置檔案管理要求，加強檔案過程管控，確保重特大事件檔案管理工作順利開展。例如中國移動通信集團四川有限公司在事件發生初期指導相關部門對過程資料收集整理，部門兼職檔案員立卷歸檔，事件處置完成后，能夠按公司檔案規定移交公司檔案室；國網北京市電力公司能夠明確責任部門負責牽頭整理匯總，確保重特大事件相關文件資料及時移交歸檔。

檔案收集范圍較為明確。目前，部分單位能夠根據重特大事件產生的文件材料，結合實際需求，制定重特大事件檔案的收集范圍，例如國網北京市電力公司制定文書、聲像、實物三類重特大事件檔案歸檔范圍；宜賓市檔案館制定重大活動和突發事件檔案收集范圍；國網河南省電力公司列出通用類文件材料歸檔范圍以及各專業部門文件材料歸檔范圍等，為后續重特大事件檔案的規范管理奠定了基礎。

重特大事件檔案專題較為實用。調研發現，大部分單位能夠結合自身行業的特性與實際需求，形成可參考、可借鑒的檔案專題成果，例如國網湖北省電力公司建立“新冠疫情防控專題檔案”、四川省地震局建立專題檔案目錄、中國移動通信集團四川有限公司建立重特大事件檔案專題數據庫、國網河南省電力公司建立“抗洪搶險保供電”檔案專題等，能夠實現重特大事件檔案的精準利用。

從整體來看，由于我國在重特大事件檔案的管理上沒有形成系統性、規范性的標準及要求，各單位在重特大事件檔案管理中的實際分類方案、整編規則、信息化建設等均存在差異，不能完全覆蓋檔案“收、管、存、用”全流程的管理要求，檔案管理水平有待提升。

因此，需要加強重特大事件檔案管理工作，統籌規劃，從源頭抓好重特大事件檔案的形成和管理，建立統一領導、齊抓共管、高效聯動的管理機制，確保檔案工作與重特大事件應對管理工作同部署、同推進、同落實。并研究信息化技術手段，明確重特大事件檔案專題數據庫和共享利用的建設方向與方案，推動重特大事件檔案資源管理與共享利用服務。

3 重特大事件檔案管理策略研究與探索

為確保重特大事件檔案得到有效保護與利用，需要企業立足于實際需要，圍繞重特大事件檔案組織機制、制度規范、信息化支撐、利用服務等管理要點，推進重特大事件檔案管理模式轉變。對此，國網四川電力開展了重特大事件檔案管理試點研究，總結形成重特大事件檔案管理經驗，探索重特大事件檔案管理策略。

國網四川電力是四川境內最主要的電網規劃、建設、運營和電力供應企業，但受地區影響，面臨自然災害頻發、恢復重建任務繁重等諸多困難，重特大事件發生情況較多，重特大事件檔案數量也隨之增多。為解決這一問題，國網四川電力基于自身豐富的重特大事件檔案資源與應急管理經驗，創新開展省域范圍內重特大事件檔案管理研究及實踐，通過完善管理體系夯實基礎、完善制度規范體系提供依據、強化信息化支撐應用提升效率、創新檔案利用等措施，在規范管理、信息化支撐和提升利用效能等方面均取得顯著成效。

3.1 完善管理體系夯實基礎

完整、系統的檔案管理體系是檔案工作開展的重要前提，隨著企業的發展和壯大，檔案的數量不斷增加，管理要求也越來越復雜，只有協調好各部門之間的工作職責，實現信息資源在檔案管理過程中的科學調配以及控制，才能有效執行各項管理制度，真正把檔案工作落實到企業管理的實際工作中，因此，需要加強組織領導和統籌協調，結合各業務部門重特大事件檔案利用需求，構建檔案集中統一、參與各方聯動、職責明確的管理組織，建立覆蓋檔案“收、管、存、用”全流程管控的檔案工作機制，確保檔案管理工作與重特大事件管理工作全方位、全流程、全要素的深度融合，為重特大事件檔案管理提供基礎與保障。

為保障檔案管理工作的準確性、規范性，國網四川電力加強頂層設計，成立了由辦公室牽頭，涵蓋相關業務部門、各單位檔案部門的重特大事件檔案管理工作組，為重特大事件檔案管理工作提供組織保障，并明確將檔案工作納入重特大事件應急處置組織中，按照“統一領導、分級管理”的原則，明確辦公室、檔案部門、相關業務部門，以及參與單位各層級單位及部門的工作職責。此外，前置重特大事件檔案工作要求，將事件處置及檔案工作納入管理機制，明確重特大事件檔案管理的應急啟動流程、收集機制、移交機制、保管及利用機制，確保重特大事件檔案的一體化管理，同時，加強重特大事件檔案過程管控能力，建立檔案工作溝通協調、逐級審核、閉環管理等一系列保障機制，有效保障重特大事件檔案工作高效運轉。

3.2 完善制度規范體系提供依據

在工作中制定和完善檔案管理制度，對完成檔案工作的標準化、規范化、科學化管理目標具有非常關鍵的現實意義，檔案工作制度規范是影響企業檔案管理水平的重要因素，如果沒有一個健全的檔案管理制度，缺乏統一的歸檔范圍要求及管理標準，就無法進行統一管理，容易造成檔案收集不齊全、歸檔內容不準確、歸檔流程混亂等問題，檔案的真實性、有效性、完整性也無法保證。因此，需要通過統一檔案管理規范，制定明確的重特大事件檔案歸檔范圍和整編細則，使公司各單位重特大事件檔案實現標準化、統一化管理。

為確保重特大事件檔案的完整性、系統性、準確性，國網四川電力依據《國家電網公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等制度規范，結合重特大事件檔案實際管理需求，梳理出重特大事件檔案歸檔內容、責任部門、保管期限等要求，指導所屬單位開展重特大事件檔案管理，提升重特大事件檔案標準化管理水平。同時，通過參考相關標準規范，結合企業工作實際，制定重特大事件檔案管理細則，明確重特大事件檔案管理的工作職責、工作機制、收集、整理與歸檔、保管、利用等要求，并明確采用“全宗號-年度-事件編號-保管期限代號-件號”結構進行統一管理，為重特大事件檔案工作提供指導。

3.3 強化信息化支撐應用提升效率

檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢。運用數字化技術、計算機技術等信息技術武裝檔案部門，可以對檔案資源進行數字化轉化，有利于轉變傳統檔案管理形式，避免傳統檔案外界環境干擾，[5，6]切實提高檔案工作質量，而企業檔案信息化建設包含眾多內容，需要推進企業管理與檔案工作的緊密結合，貫通檔案系統與辦公系統的數據通道，加強各部門之間檔案數據的兼容性，全面推進紙質檔案向電子檔案的轉型升級。此外，專題數據庫建設是檔案工作順應數字時代信息化需求的重要支撐性工作，能夠實現檔案的資源整合，使得各類檔案以更加完整、直觀且動態方式呈現，有助于進一步提升檔案數字化、智能化和自動化工作效果。[7]

為提高重特大事件檔案現代化管理水平，國網四川電力通過組織相關部門，對營銷管理系統、基建管理系統、應急指揮系統等業務系統的技術路線、部署情況等進行深入研究，制定系統集成方案，打通業務系統與數字檔案館系統的在線歸檔接口，按照重特大事件的管理流程節點，自動打包封裝相關歸檔文件信息，通過數字檔案館系統的“四性”檢測管理功能，對歸檔材料的“真實性、完整性、可用性、安全性”進行檢測，進行在線移交，實現重特大事件檔案的在線歸檔。

同時，加強檔案資源整合，遵循標準先行原則，對重特大事件檔案專題數據庫的元數據管理、建設方案和展示方式進行研究，將檔案專題數據庫建設與數字檔案館系統建設工作一體考慮?；跀底謾n案館平臺，按照自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件的類型，以及電網企業保供電重大活動等，分別建立重特大事件檔案專題數據庫。進而，依照重特大事件的事前、事中、事后的邏輯順序，通過檔案展示重特大事件處置過程，實現檔案在線收集和資源整合，為事后跨地區跨部門跨層級緊急處置提供有效信息。

3.4 創新檔案利用

當今時代，信息網絡日漸發達，信息流轉渠道不斷增多，意味著數字化檔案資源不斷豐富，用戶的需求也不斷增加，[8]但各行業、各部門、各類檔案管理較為分散，檔案數據資源相互獨立、互不相通，檔案利用存在阻礙，需要加強利用主體、利用內容和技術支撐等方面的融合協作，以需求為導向，構建重特大事件檔案跨單位利用模式，打通檔案信息壁壘，實現檔案數據資源共享利用。隨著檔案使用主體的多元化，獲得渠道的日漸豐富，用戶更希望以方便有效的方式檢索到檔案，需要不斷優化檔案利用服務方式，研究人工智能、物聯網、多媒體識別等新型信息技術，探索檔案智能利用場景，有利于實現重特大事件檔案的在線收集、智能整理、高效利用，能夠為實現重特大事件檔案智能化利用奠定基礎。

4 結語

國網四川電力為提高重特大事件檔案共享利用服務效能，針對四川省域內管理和國網各層級單位兩個層面，建立重特大事件檔案共享利用組織，打破了重特大事件管理相關部門及單位之間“條塊”體系的阻礙，構建檔案部門內部各機構之間、各層級檔案部門之間、檔案部門與社會部門之間的資源共享利用網絡。通過制定重特大事件檔案專題數據庫建設方案，利用大數據分析、人工智能等技術，對重特大事件的關鍵字分析，自動關聯數字檔案館系統中已有的各類檔案目錄信息，輔助生成重特大事件檔案專題，簡化整理流程、提高整理效率。同時，通過研究大數據分析、語音識別、圖像處理、自然語言處理等技術應用，結合相關業務部門對重特大事件檔案的利用場景分析，拓展檔案智能推薦功能，實現應急搶險救災的檔案跨單位利用。再者，對所屬單位的歷史重特大事件處置檔案，實現基于事件類型、處置過程、處置單位等的動態專題利用，推進檔案利用的智能化。

參考文獻：

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（作者單位：國網四川省電力公司 張偉，學士，研究館員；張雪，學士，副研究館員；唐菁，學士，副研究館員，高級經濟師 來稿日期：2024-02-20）