用培訓筑起工程合同結算風險防范“堡壘”

開展工程合同執行培訓的必要性

2020年初，H公司與L公司簽訂了采購K風電場風機的合同，合同清單列明包含100余項共計價值50萬元的隨機備品及專用工具。2020年7月，K風電場投產。2020年12月，H公司按照合同約定扣除質保金后向L公司全額支付了風機設備款。2021年審計發現，K風電場風機采購合同的隨機備品及專用工具均未收回，但在驗收及支付該合同款項時，歷經“監理單位現場代表—監理單位合同負責人—H公司現場代表—H公司工程部—H公司計經部”共計5層審核，簽字的6名人員都未發現隨機備品及專用工具沒有收回。審計人員提出質疑后，H公司還以合同約定風機質保期為2年，隨機備品及專用工具需要質保期滿才移交為理由搪塞，審計明確指出此系合同義務履行不完整。造成該問題的主要原因是經辦人員不熟悉合同內容，沒有關注包含的備品等。最終H公司聯系L公司收回了部分專用工具，另有11.2萬元在退還質保金時進行了扣減。

而在另外的案例中，S公司于2021年委托R公司承擔設備測溫元件改造工程并簽訂了合同，15.3萬元的合同金額中含安裝費1.76萬元。結算資料顯示于2021年5月改造完畢，S公司按合同約定支付了全部款項15.3萬元。審計人員2022年12月查看資料發現，R公司實際只提供了改造所需的設備元件，安裝工作是由S公司在自行檢修設備時進行的，但在支付款項時，經過“S公司班組—S公司設備管理部門—S公司計經部”三級共計6人的審核，都未發現多支付了安裝費。審計指出問題后，才與R公司協商退回了1.5萬元的安裝費。

在審視上述案例時，我們注意到合同變更與約定不符、未及時收回備品以及部分工作未開展容易導致過度結算問題，這些問題只要在辦理支付的過程中被發現并提出，基本都能在支付前避免。究其原因，與各層級經辦人員不熟悉合同約定內容，沒有重視合同有關。因此，而在合同開始執行前組織管理人員、經辦人員開展執行培訓，是有效降低并防范這類風險的重要措施之一。

工程合同執行培訓現狀

企業高層管理人員重視不夠，導致培訓缺乏針對性。大部分企業即使開展合同培訓，培訓內容也多側重大眾化的基礎內容，參加合同培訓的也往往是合同簽訂部門和結算部門的經辦人員。至于合同的執行細節，尤其是遇到問題如何處理，以及除合同簽訂及結算以外其他相關培訓，僅有部分企業會在常規培訓時中略有涉及。由于缺乏對特定合同的深入講解，培訓往往只能泛泛而談，最后合同的執行完全依賴于經辦人的個人經驗和習慣，導致在執行過程中本應發現的問題沒有發現，實際執行與合同約定不相符等情況出現。

合同執行人員主動研讀合同的意識欠缺。部分合同經辦人員只了解合同進度、質量、付款及質保等規定，而對于合同技術、招（投）標文件的具體要求或多個合同組成文件（招投標文件、合同、談判紀要、備忘錄等）對應的規定知之不多、不全，甚至有小部分合同經辦人員未曾接觸過招投標文件，也沒有把招投標文件作為合同組成部分（盡管大部分合同寫了這些屬于合同的組成部分），更不用說能夠精確無誤地執行合同了。

企業缺少強制研讀制度。大多數企業簽訂合同后，會將合同發放到有關經辦部門，經辦人員或因工作多、無人牽頭等原因，往往僅將合同登記后就擱置，未形成集體研讀合同的習慣或制度要求。在付款時，他們往往只是粗略地閱讀一遍。對于包含招投標文件在內的重大的合同，其內容多達上百頁，顯然不可能通過簡短的閱讀準確地理解，因此難以發現潛在的問題，加上施工單位催促付款，經辦人員就只能提筆審核過關，一旦問題在事后爆發，便以各種借口推卸責任。

工程合同執行培訓的詳細內容

為解決這些問題，要在企業內部以制度的形式明確合同執行培訓的有關內容，杜絕憑經驗判斷、按習慣辦事的行為，讓內部形成全員主動讀合同、用合同、守合同的觀念。以后只要合同一簽訂，相關人員和部門就自動一起研讀合同，并定期對合同的執行情況進行檢查，發現問題及時提出并進行處理。

大部分企業工程合同的執行均會涉及多個部門及人員，經辦人把合同約定執行到位是精準履行合同義務的基礎。傳統的合同執行培訓往往只是針對合同管理部門及現場管理人員，沒有把各個經辦環節的參與人員有機整合起來。對于合同執行中存在問題成因系統性分析不深、不透，僅僅關注當前環節，容易導致后期執行出現問題。在合同執行前有必要根據管理及經辦流程，明確各個環節的參與人員，將其納入培訓范圍，除了合同經辦及現場管理人員，還應包括物資供應人員、計經結算人員、檔案管理人員、財會人員等。特別需要注意的是一些大型項目，設計人員對于項目的建設規模、質量要求及設計變更有絕對權威，而監理人員承擔現場的實際鑒證工作，計量人員對于項目工程量、材料質量等進行計量檢測，而設計變更、施工變更、工程量簽證都是結算的支撐資料，人員如果不熟悉合同，將會直接影響合同的嚴格執行，因此項目的監理、設計及計量人員納入工程合同執行培訓也是必要的。

企業可以用會議的形式，集中進行合同經辦人員培訓，或是以視頻方式進行研討培訓。為參與人員進行培訓的授課講師可以是合同簽訂主要經辦人員，由其講授合同的要點、采購合同簽訂中發現的后期需注意事項，公司法務人員結合合同實際約定分析可能存在的風險及防范措施，相關業務部門人員討論對合同條款不明晰的部分等。而且還要通過定期的考核機制，確保參與培訓的人員真正掌握合同執行的關鍵點。考核可以采取多種形式，如書面考試、實際案例分析、模擬談判等，以檢驗培訓效果。

工程類合同的執行是一項涉及多人、多部門的長鏈條工作，尤其是部分合同的執行期長達5年甚至更長，在此過程中如果遇到人員的變動，還需要發起交接培訓，確保執行的前后一致，以及后續人員對合同約定的準確理解和執行，把多計工作量、高計單價致多結算、誤結算等消滅在萌芽中，筑牢事前、事中防范的基礎，有效控制合同風險。