電子發票全面數字化背景下高等學校報銷管理流程電子化實施路徑研究

摘要：近年來，隨著高等教育和科研經費管理體制改革不斷深化，國家對高等教育、科研經費的投入力度不斷加強，有關各方對推進高校院所財務管理工作的要求愈發迫切。傳統的高校財務管理手段和方法已經無法適應電子發票數字化、財務管理信息化發展的需要。高校報銷管理作為高校財務管理基礎工作中的重要一環，面臨新的需求與挑戰。利用信息化手段建設智能財務管理體系，借助電子發票全面數字化技術手段，搭建業務數據與財務數據有機融合的橋梁，推進高校報銷管理全面電子化，有助于全面提升高校報銷管理水平、成本核算水平和資源分配效率。

關鍵詞：高等學校財務管理；數電發票；無紙化轉型

1. 發票與高等學校財務報銷管理的發展歷程

發票形式的發展受經濟發展的影響，也反向影響著財務管理、財務核算工作的規模與流程。發票形式的不斷發展也對社會經濟實體業務系統、報銷系統、核算系統、檔案管理系統提出新的要求。

1.1 發票的發展歷程

發票是社會生產力的產物，是記載交易內容的憑據，也是稽征稅款的重要依據。2013年，國家發展和改革委員會辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室發布《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》[1]，開啟了電子發票系統與會計檔案電子化管理系統、會計核算等相關系統的對接、測試與完善工作，電子發票的推廣應用自此拉開序幕。2022年，國家稅務總局上海市稅務局、國家稅務總局北京市稅務局等相繼發布《關于進一步開展全面數字化的電子發票試點工作的公告》[2-3]。全面數字化電子發票（以下簡稱“全電發票”）進入大眾視野。在此過程中，國務院、財政部、國家檔案局分別發布、修訂各類管理辦法，為發票電子化改革提供制度支撐，也為電子發票推廣應用提供了制度保障[4]。

1.2 高等學校報銷管理的發展歷程

高等學校報銷管理模式基本分為兩個階段，一是現場手工制單階段，二是網上預約報銷階段。現場手工制單階段和網上預約報銷階段報銷流程圖分別如圖1、圖2所示。

在現場手工制單階段，由于報銷系統的數據不能及時反饋，存在經費使用負責人不能及時了解實際經費使用情況，導致現場報銷時經費不足，出現經費使用人不能合理規劃使用項目經費的情形。此外，現場手工制單的工作模式中，會計個人工作效率對業務分工影響較大，且審核主要依靠會計個人職業素養，直接導致會計實際工作負擔重、報銷人員排隊難、執行尺度存在差異等情況。

與傳統現場手工報銷模式相比，采取網上預約報銷讓經費管理部門能更清晰地了解經費使用情況，避免在報銷階段發現經費不足的情況，有利于各個經費使用部門更好地對經費進行統籌和管理。以湖南師范大學為例，該校2014年上線了網上預約報銷系統。在該系統上線初期，主要采取網上填報、線下排隊收單，再統一分配的模式。盡管網上填報報銷單對報銷事項進行了一個初始分類，一定程度上減輕了會計人員的核算負擔，但仍然沒有解決報銷排隊難的問題。2020年，該校財務處推出預約制，即按時間段分配報銷窗口，在一定程度上解決了報銷排隊的問題，也大幅提高了報銷速度，但部分會計人員在財務報銷政策執行尺度上存在差異的情況仍然存在。

2. 高等學校報銷管理實現全面電子化的必要性

近年來，大數據、人工智能與云計算技術正在快速發展，光學字符識別等新興信息技術的普及應用使得財務管理體系正朝著智能化方向快速推進。隨著高等學校相關制度的不斷更新、風險管理要求的不斷提高，有關各方對推進高校院所財務管理工作電子化、智能化的需求也愈發迫切[5]。

2.1 高等學校報銷管理實施全面電子化是制度執行的必要手段

2022年，《事業單位成本核算具體指引——高等學校》[6]的發布，從實施全面預算績效管理、提升內部管理和成本核算水平、提高運行和資源配置效率等方面對高校財務信息提出新的需求。傳統的、孤島式的高校財務信息化管理手段已經無法適應當前的制度執行需求。因此，高校報銷管理流程的全面電子化是提高信息采集、成本核算水平和內部運行效率的必要手段。

2.2 高等學校報銷管理實施全面電子化也是風險管理的基本條件

在“放管服”背景下，一方面是進一步為科研人員減負的需求，另一方面是嚴格執行各項財務管理制度的需求。近期，國家自然科學基金委員會監督委員會公布了2024年第一批次不端行為案件處理結果。其中，在歷年公開可查的不端行為通報材料中首次出現了科學基金項目經費違規使用問題。高校報銷管理流程的全面電子化是在核算體量日益增長與財會監督標準日益提高的同時，有效利用電子化數據分析技術開展專項監督工作，是加強財會監督的基本條件。

2.3 高等學校報銷管理實施全面電子化更是內部決策的迫切需要

近年來，隨著本科院校的擴招，高等學校面臨擴招帶來的基本建設、教學投入壓力，同時面臨各專項平臺的建設壓力。高校報銷管理流程的全面電子化能夠利用有限的資源，最大限度地助力學校各項事業的發展，全面、有效的電子化信息是構建全面績效評價的基礎，更是內部決策的迫切需要。

3. 高等學校報銷管理實現全面電子化的實施路徑

現今，高校網上報銷系統等財務信息系統的功能模塊已在各高校普遍運用，但對于電子發票全面數字化的應用，大多數高校仍處于手工簽批、紙質歸檔階段，對發票數字化這一事物仍處于防范其重復報銷的“應對”階段。因此，高等學校報銷管理電子化的全面實施需要從以下四個方面著手進行。

3.1 計劃分工與人員動員方面

高等學校報銷管理的全面電子化不僅涉及財務管理部門對財務管理、內控管理模式的更新與更替，更涉及學校各個業務部門的數據整合、人員動員等資源調度工作。

一方面，應確定牽頭部門制定詳細的執行計劃，對實施過程中的不同階段與任務進行明確分工。例如，學校管理部門應負責牽頭確定學校報銷管理的流程設計、學校預算項目的細分管理、學校各類項目經費的審批權限確定等；學校檔案管理部門應全面負責清理電子檔案歸檔的規范要求、紙質檔案與電子檔案并行時期的歸檔與管理規范；學校信息化管理部門應牽頭整合學校各類業務數據、梳理并協調各類業務平臺的數據傳輸與搭建工作，并全面負責網絡與信息安全。

另一方面，在高等學校報銷管理全面電子化的實施過程中，應合理規劃實施步驟。可采取先科研、個人類項目，再公用、部門類項目；先單個試點，再全面鋪開的逐步推進的方式。對個人科研類項目首先開展試點工作，既能完成國家對科研經費無紙化報銷試點的工作要求，又能將廣大科研教師從財務報銷工作中解放出來，且覆蓋范圍大，教師獲得感強，前期協調工作相對簡單，政策宣傳效果好，為后續全面鋪開打下良好的基礎。

以湖南師范大學為例，目前，該校實行網上預約報銷近10年。該校師生能充分接受并熟練使用網上預約報銷系統，具有良好的實施基礎。通過多年的精細化管理與預算梳理，部分項目已在立項初期進行了開支項目的定義與管理。例如，從科研項目著手，上線電子簽批系統，即能直接實現部分業務的無紙化報銷，但電子化歸檔等問題還須進一步解決。

3.2 信息系統建設與開發方面

一是全面梳理高校原有采購平臺、業務平臺，逐步開發專項報銷系統與專項采購平臺，如會議、培訓審批系統、差旅費管理系統，將報銷要求、采購要求嵌入相關系統。這樣不僅實現業務報銷的前置審核，利用集成效應提高采購談判優勢，以進一步規范貨物、服務采購管理，還可壓縮費用預算、節約相關經費。

二是搭建從業務發起到財務報銷的全流程電子化管理系統。將OA系統、合同管理系統、財務報銷系統等全面聯通，實現財務系統與各個業務系統數據的有效對接。利用電子發票數字化技術、電子簽章技術等實現票據流、審批流全面電子化，業務系統與財務報銷系統搭建路徑如圖3所示。

三是建立全校共享的文檔歸集系統，利用網上簽批系統、電子簽章技術和文檔歸集系統逐步推進財務報銷全面無紙質電子化歸集與歸檔，文檔歸集系統運行路徑如圖4所示。目前，在部分報銷事項中仍然存在必須提供紙質附件的情況。以公務接待事項為例，公函是公務接待報銷業務的重要附件之一。建立全校共享的文檔歸集系統，可逐步推進財務報銷全面無紙質電子化歸集與歸檔。

電子化實施路徑

3.3 制度建設與管理方面

一是要建立與電子化報銷相適應的財務管理制度體系，對應起草和制定《電子會計憑證報銷管理辦法》《電子文件歸檔與管理辦法》《檔案分類方案》和《網絡安全管理辦法》等相關管理制度[7]，各文件的主要內容如表1所示。

二是全面梳理財務管理制度，對應開展預算精細化管理工作，將各項財務管理制度分解為系統可識別的判斷條件嵌入財務電子化管理系統。例如，目前科研經費的管理可根據項目申請書、項目方管理要求，將可報銷事項作為相關業務參數，提前錄入相關經費使用范圍。當項目負責人存在報銷事項時，利用ORC技術自動識別、讀取用戶上傳附件，自動篩選超標報銷、不合規報銷事項，幫助科研人員合規使用科研經費。將財務合規性審核環節前置到業務發起填報環節，既能有效解決會計核算人員對政策理解不統一問題，又能有效解決線下報賬反復跑路的問題，實現財務審核從線下面對面溝通到線上全電子化自動判別、指導和輸出相關政策依據，進一步強化財會監督。

3.4 人才隊伍培養與引進方面

一是要著重培養會計人員的管理思維、信息化思維、審計思維。高等學校報銷管理全流程電子化的實現，不僅意味著會計核算工作效率的提升，還意味著高校會計人員工作職能的轉變。會計人員的主要職能不僅在于一張發票、一筆分類的核算，更在于對一批業務、一類工作的分類細化管理。因此，具備管理思維、信息化思維、審計思維的會計人員才能更好地推進高校報銷管理全流程電子化的落地與實施。

二是要引入信息技術類人才，專人負責財務信息系統的維護與運行。高等學校業務具有特殊性，不僅涉及學生的培養，還涉及科研項目的研究與開發，信息安全不容忽視，過于依賴外部供應商對學校財務管理系統的開發與運營維護，會有一定的運營維護風險。同時，隨著業務的不斷拓展，可能存在原有供應商無法滿足采購需求，但更換供應商存在原系統對接風險。

結語

全電發票的推廣和高校財務管理全面電子化應用是大勢所趨，是社會經濟數字化的產物[8]。盡管高等學校的報銷管理全面電子化推進還涉及諸多困境，如組織協調困境、人才儲備困境、資金投入困境等，但是，通過建立高校聯盟，獲取政府職能部門的支持，在系統內進行有效的資金、資源整合，集思廣益，逐步累積、逐步推進，能夠促進高校報銷管理全流程電子化的實a9ba1d0aa973b8c8a9ad7f6c2649f19a現，進而推動高校財務管理的信息化建設。

參考文獻：

[1]國家發展和改革委員會辦公廳、財政部辦公廳 國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》（發改辦高技〔2013〕3044號）[A/OL].（2013-12-16）[2024-07-30].https：//www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810341/n810765/n812146/201312/c1079873/content.html.

[2]國家稅務總局上海市稅務局.國家稅務總局上海市稅務局關于進一步開展全面數字化的電子發票試點工作的公告 2022年第1號[EB/OL].（2022-05-19）[2024-07-30].https：//shanghai.chinatax.gov.cn/public/pdf/202205/P020220527417380046696.pdf.

[3]國家稅務總局北京市稅務局.國家稅務總局北京市稅務局關于開展全面數字化的電子發票受票試點工作的公告 稅務公告2022年第3號[EB/OL].（2022-06-08）[2024-07-30].https：//www.beijing.gov.cn/zhengce/gfxwj/202208/t20220830_2803389.html.

[4]國家稅務總局.國家稅務總局關于修改《中華人民共和國發票管理辦法實施細則》的決定的解讀[J].稅收征納，2024（2）：31-32.

[5]馬媛媛，賀群，顧佳麗.高校智能財務管理體系建設研究[J].江蘇科技信息，2022，39（25）：47-50.

[6]關于印發《事業單位成本核算具體指引——高等學校》的通知（財會〔2022〕26號）[A/OL].（2022-09-26）[2024-07-30].http：//kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/202210/t20221009_3844841.htm.

[7]尹艷芙.數字化背景下高校無紙化報賬實踐研究——基于XT大學無紙化報銷試點實踐經驗[J].中國管理信息化，2023，26（24）：85-87.

[8]邢香.全電發票對高校財務管理的影響及對策[J].中國鄉鎮企業會計，2023（12）：117-119.

作者簡介：蘇沙莎，碩士研究生，會計師，190679931@qq.com，研究方向：會計理論與實務；朱夢雅，本科，會計師，研究方向：會計理論與實務。