檔案形成問題的法理性與學理性分析

關鍵詞：檔案；檔案學；形成規律；元問題；法理性；學理性；歸檔；文件生命周期

“檔案是如何形成的？它究竟是有意識形成的還是無意識形成的？實際上是對‘檔案'這一概念最基本的理解和認識問題，也是檔案學理論最基本的問題。”[1]作為檔案學的一個元問題，檔案形成問題的研究在檔案學科理論體系構建和發展中具有至關重要的作用。同時，這一認識也給我們提供了一個分析檔案形成問題的線索，即可從“檔案”的概念入手進行辨析。

1 檔案形成的標志問題

與檔案形成的實質問題和規律問題相比，標志問題是一個相對具象的問題。但是從已有研究成果來看，對標志問題的認知不僅直接關系著對實質問題和規律問題的認知，還關系到對檔案形成問題是否成立的認知。因此，在檔案形成問題的研究中，標志問題不僅是一個關鍵性問題，也是一個前置性問題。我國檔案學者對檔案形成標志問題的認知相對聚焦，主要圍繞歸檔展開。關于這一問題，我國檔案學界認同度較高的是肯定性認知，其中較有代表性的是吳寶康先生的觀點，即“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉化的一般程序和條件，又是文件轉化為檔案的一般標志和界限”。[2]但是也有部分學者持否定態度，如王茂躍教授認為：“歸檔是檔案形成標志之說在邏輯上是有問題的。”[3]陳忠海教授認為，“法定檔案定義不應等同于學理檔案定義”，因為“所謂法理層面上的檔案定義，就是法律規定的檔案定義……所謂學理層面上的檔案定義，就是檔案學術上探討研究的檔案定義”，[4]而且前者以其明確性、強制性區別于后者的嚴謹性、系統性。孫大東和吳怡嬌認為，法理檔案定義和學理檔案定義最大的區別在于主要功能和其面向領域的不同，法理檔案定義的主要功能在于明確哪些是《檔案法》規制范圍內的檔案，且其功能主要面向于實踐層面；學理檔案定義的主要功能在于揭示檔案的本質，且主要面向于理論層面。[5]

由上可知，法理檔案和學理檔案的差異性存在是一個不可忽視的問題。雖Ai5PJL+ZnzTKVZuCimkX8ZOARr9chG5gg+pQzifhZ5A=然檔案形成問題主要是一個學術性問題，但若想對此形成合理的認知還是離不開檔案工作實踐，而且可以在檔案工作實踐中得到合理性驗證，況且歸檔問題主要側重于實踐層面。因此，若在未考慮法理檔案定義和學理檔案定義差異性的背景下探討此問題，得出的結論要么會存在偏頗，要么會割裂理論與實踐并最終損害觀點的說服力。

其一，法理性層面。法理性層面的檔案，既具有實體的針對物，又需明確《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的規制范圍，因此，只需要解決現實工作中哪些檔案是由《檔案法》規制的即可達成目的。現行《檔案法》的“主要規制對象是國家檔案館，主要規制范圍是公共檔案”。[6]此外，陳忠海教授也指出：“《檔案法》調整的檔案范圍就是應當‘歸檔’的‘文件、記錄和數據’，或者已經‘歸檔’的‘文件、記錄和數據’，其他的都不是《檔案法》調整的檔案范圍，非常明確清晰。”[7]由此可知，將歸檔作為檔案的形成標志可以有效解決《檔案法》規制范圍的問題。而且，歸檔作為一個工作程序，不僅已經形成了較為成熟的工作模式，其在檔案學人和檔案工作者中也已取得了廣泛的認同。因此筆者認為，目前尚無其他標志物或標志詞可以替代其功能和優勢。

其二，學理性層面。胡鴻杰教授認為：“我們所說的檔案，實際上不過是文件的某一特定階段。”[8]可以看出，檔案是處于特定階段的文件，其本質上還是文件。檔案的形成過程并非新事物的產生，而是文件生命周期發展中的一個階段，可以說檔案只是文件在特定階段的一個稱謂。依據文件生命周期理論，文件生命周期可劃分為現行階段、半現行階段和非現行階段，其中，處于半現行階段的文件應由檔案室或文件中心保管，處于非現行階段的文件應由檔案館保管。在我國，上述兩個階段的文件都被稱之為檔案，而文件由立檔單位集中到檔案室、檔案館主要是通過歸檔工作完成的。雖然還有征集、捐贈等途徑，但其畢竟不占主導地位。因此從這一層面來講，將歸檔作為檔案的形成標志也是合理的。

2 檔案形成的實質問題

2.1 法理性層面。檔案形成的實質問題不僅關系到檔案部門和檔案管理體制存在的合法性問題，也關系到檔案形成這一命題的合理性問題，而在法理性層面對該問題的分析可以從歸檔這一環節的定位和影響入手。

胡鴻杰教授認為：歸檔立卷“這一過程實際上不過是文件在社會組織中的一次管理‘移位’；經過立卷歸檔的文件，并沒有因此而失去自身的屬性。如果一定要說明這一過程的變化的話，那么，其最大的變化是使社會組織中的檔案部門從此介入到社會組織的管理活動中來”。[9]由此可知，以歸檔為標志的檔案形成不僅意味著處于特定階段的文件納入了《檔案法》的規制范圍，更深刻的影響是檔案部門以合法身份介入了社會組織的管理活動，成為檔案管理業務和行政事務的主導者，而且在管理活動中形成了相應的檔案管理體制和制度、思維和理論、程序和方法等；不僅使檔案納入了法制化管理軌道，使其成為國家資源的重要組成部分，也確立了檔案部門在國家治理體系中的職能和權責。

2.2 學理性層面。其一，從術語合理性角度看。形成的原意是指通過發展變化而成為具有某種特點的事物，或者出現某種情形或局面；產生則是指由已有事物中生出新的事物。依據文件生命周期理論，檔案是處于半現行階段和非現行階段的文件，是文件在不斷發展的過程中由于保存地點、價值特點、保管期限、服務對象等變化而引起了階段性變化后的產物，在此過程中，文件的基本屬性并未發生變化。但是，由于文件轉化為檔案之后，畢竟其保存地點、價值特點、保管期限、服務對象等均發生了變化，導致其管理方式、管理程序等也發生了相應變化，由此，與檔案前身相比，檔案及其管理活動產生自身的一些特點是題中應有之義，而且這些特點的產生并未引起檔案基本屬性的變化，“檔案的一些基本屬性實際上是對文件屬性的一種繼承”。[10]整體來看，檔案的形成并非新事物的產生，而是文件這一事物發生了階段性變化而已。因此，“檔案形成”這一術語是合理的，而“檔案產生”這一術語則值得商榷。

其二，從學科發展的角度看。一方面，“從環境發展上看，隨著辦公自動化設備的廣泛應用，人們則很難在文件和檔案之間設置非概念化的區分標準”。[11]特別是隨著數據驅動的國家級數字化轉型的深入和發展，數據檔案化將和檔案數據化一道成為檔案工作轉型升級和深度參與國家治理的兩大路徑。[12]在此背景下，關于文件與檔案嚴格區分的探討將變得不再重要。另一方面，在一級學科更名的背景下，檔案學人的當為和應為之事應是擱置爭議，在信息資源管理的框架下構建和發展檔案學科理論體系。作為一種歷史記錄和面向未來的信息資源，“文件—檔案”的割裂性探究不僅對學科發展無益甚至有可能會產生不良后果，特別是會阻礙業務一體化的實現。但是不可否認，作為檔案前身的文件和完成檔案形成過程的文件，由于其是兩種非常確切的現實管理對象，因此，從管理理念、管理模式等層面展開各自領域的研究或比較性研究還是有必要的。

從以上分析可知，檔案形成的實質不是“文件（檔案的前身）的形成”，[13]而是文件在自身發展過程中進入了檔案化治理階段，此階段是在檔案部門的主導下重構管理流程、形成檔案化管理理念和模式的階段，管理對象和研究對象的屬性并未發生根本性變化。

3 檔案形成的規律問題

3.1 法理性層面。在檔案形成過程和規律的研究中，除標志問題外，檔案形成時間和檔案形成者也是兩個基本要素。

丁海斌教授專文分析了檔案形成者的概念與地位、特點與分類以及職責、權利與檔案意識等問題，并將“檔案實體的形成者（簡稱檔案形成者）、檔案事物的管理者（通常稱為檔案工作者）與檔案信息的利用者（通常稱為檔案利用者）”[14]稱為檔案三主體，且將歸檔的職責也視為檔案形成者的具體職責之一。值得注意的是，王茂躍教授在《關于檔案形成幾個問題的探討》一文中引用丁教授的觀點試圖證明歸檔與檔案形成者無關、歸檔者不是檔案形成者，實質上其得出的結論與丁教授的本意截然相反。同時，丁海斌教授也認為：“盡管檔案形成者在完成歸檔使命后，并不直接參與檔案管理工作，但這些‘形成者要素’仍然在檔案管理活動中發揮著重要作用，是開展檔案管理活動的重要的依據要素。”[15]固然，在丁教授的語境中，檔案實體指的是檔案的前身，檔案事物指的是檔案，檔案實體的形成者與檔案事物的形成者不能等同，但是從這一論述也可以得出歸檔與檔案形成者有關的結論。此外，丁海斌教授也指出：“檔案形成者在邏輯上是檔案的第一主體，他們形成檔案實體并將其歸檔，是歸檔環節的責任人，所以他們是檔案管理活動的‘始作俑者’。”[16]可以看出，檔案形成者通過歸檔環節完成了檔案實體向檔案事物的轉化，并如丁教授所言賦予了檔案的意義與內涵。因此，檔案形成時間不僅與歸檔有關，而且將其等同于歸檔時間也有理有據。值得注意的是，劉耿生教授認為：“‘檔案形成時間’的準確概念，系指檔案處于文件階段時的形成時間。”[17]一方面，這一概念僅是我國檔案學界的一種認識而非定論；另一方面，劉耿生教授將檔案與文件割裂看待也值得商榷。

上文不僅從主體角度論證了歸檔與檔案形成時間、檔案形成者的密切關系，還有助于我們從主體實踐去考察檔案形成過程及其規律問題。綜合來看，檔案的形成過程從表象上看是檔案形成者通過歸檔環節完成了文件的階段性轉化，并使檔案工作者開始介入其中且發展成為檔案管理活動的核心。從深層來看，檔案形成的過程不僅賦予了檔案的意義和內涵，也使檔案部門確立了法定地位，成為檔案這一法定對象的管理主體。

3.2 學理性層面。霍振禮教授認為：“我們研究檔案的形成規律，目的是從文件的形成源頭開始，就主動做好文件歸檔工作，更好地使檔案為現實和日后的有關歷史研究服務。”[18]這一論述不僅闡明了檔案形成規律問題研究的目的，也給出了研究的線索即從文件的形成源頭開始。劉東斌先生將已有檔案形成規律的觀點歸納為自然形成說、有意識形成說和部分無意識形成、部分有意識形成說三種，[19]并且自己也提出了檔案形成在前的觀點[20]；丁海斌教授探討了檔案自然形成規律的內涵、完善與創新及其與檔案有意識形成理論的關系。[21]關于檔案形成規律的具體內容，霍振禮教授將其簡要表述為：“現代檔案是人們在社會各種實踐活動過程中，根據一定邏輯程序，在檔案意識的指導或干預下，形成的系列性文件，再經整理、鑒別后，特別是歸檔程序，而轉化形成的。”[22]管先海和何思源則認為：“檔案的形成是客觀性和主觀性的統一；檔案的形成是整體性與個體性的統一；檔案的形成是獨立性與聯系性的統一；檔案的形成是分散性與集中性的統一；檔案的形成是運動性與周期性的統一。”[23]值得注意的是，我國檔案學術界關于檔案自然形成規律、檔案有意識形成理論、檔案無意識形成理論、檔案形成在前等觀點均存在不同程度的爭論。

一方面，從檔案的形成過程來講。歸檔是檔案形成的標志，歸檔工作的完成則是檔案形成者和檔案工作者在相關規章制度規制下發揮主觀能動性的結果。正如王新才、呂元智所言：“文件、材料或記錄之類要成為檔案實際上只存在一種方式即歸檔轉化。”[24]而在檔案的形成過程中，檔案轉化材料的選擇和檔案轉化過程的確認均帶有主觀性。另一方面，從檔案的形成結果來講。檔案的形成不是一種新事物的產生，而是文件生命周期發展的一個階段，該階段的發生具有自然性、實踐性和客觀性，因此，我們還需以系統性思維和動態性視域去看待檔案形成問題。整體而言，筆者較為贊同丁海斌教授的觀點，即檔案自然形成規律和檔案有意識形成理論均具有合理性，而且“兩者并不是相互排斥的關系，兩者在實踐中具有同一性”。[25]檔案形成在前的觀點在學術界引發的爭論較大，整體而言持質疑態度的學者居多。筆者較為贊同歸吉官先生的觀點，即“感覺劉先生就一心想厘清檔案與文件的區別，給檔案與文件徹底劃清界線”，[26]其立論的大前提是有問題的。

4 結語

作為檔案學理論體系中的一個關鍵且基本的問題，檔案形成問題的研究具有重要價值，圍繞這一問題，我國檔案學者展開了深入探索，并在檔案形成過程、檔案形成規律等方面產出了許多成果，對檔案學科和檔案實踐的發展均產生了很多積極的影響。本文圍繞檔案形成的標志問題、實質問題、規律問題展開了法理性與學理性分析，提出了自己的觀點并對部分相關觀點進行了辨析。數智時代，數據作為驅動國家數字化轉型的關鍵因素之一已經引起了全社會的高度重視，由于數據的內涵與外延較大，文件、檔案、情報、圖書等都可納入其中；同時，在一級學科更名的背景下，在信息資源管理的框架下完善和建構檔案學的學科理論已成為檔案學人的當為之事；此外，在業務一體化快速推進的背景下，檔案部門也面臨著不進則退的機遇和挑戰。綜合來看，在文件生命周期理論的指導下，結合法理性檔案和學理性檔案差異性存在的學科和行業特點，對檔案形成問題展開探討并形成共識性認知則顯得更加緊迫和重要。

整體來看，時代的發展會為檔案形成問題的研究帶來新的視角和內容元素，由此會促進檔案人對相關問題認識的變化和深化，但是，如果是基于不區分法理性檔案和學理性檔案、割裂文件生命周期等基本前提下形成的論點則會有極大可能陷入偏頗。