數智驅動下建設項目檔案驗收工作優化策略探究

關鍵詞：數智時代；建設項目檔案；檔案驗收；管理體系；過程管控；信息化；管理標準；信息技術

建設項目檔案是指從項目前期可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產準備到竣工投產全過程形成的應歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，[1]驗收工作是對其完整性、準確性、規范性、系統性進行檢驗的過程。做好建設項目檔案驗收把關，能夠確保建設項目檔案齊全、完整、準確和規范，以便于后續的利用。為進一步加強建設項目檔案驗收工作管理，提高檔案工作效率，本文以國網江蘇省電力有限公司（以下簡稱國網江蘇電力）為例，基于數智時代下建設項目檔案管理的現狀，分析其存在困境，提出數智驅動下建設項目檔案驗收工作優化策略，為相關行業加強建設項目檔案驗收管理與提高驗收工作質效提供參考。

1 建設項目檔案驗收的重要性

1.1 建設項目檔案驗收工作是項目建設不可分割的重要組成部分。2006年發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》中規定，未經檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。[2]這要求企業在工程項目建設過程中，不僅要重視工程項目的完成情況，還要注重過程材料的收集與管理，以保障建設項目檔案驗收工作順利開展，確保工程建設項目的完整性。

1.2 建設項目檔案驗收工作是驗證項目實體功能滿足要求的重要程序。建設項目參建單位數量多、分布廣，各單位之間建設項目檔案管理水平存在差異，且項目中存在大量被表面裝飾掩蓋住的“隱蔽工程”，難以檢查其材料是否符合規格、施工是否規范，給運維管理和改擴建工作帶來一定困難。

通過對建設項目檔案的齊全、完整、準確和規范進行查驗，便能了解項目建設的基本情況，判斷建設項目是否符合標準要求，能夠有效解決“隱蔽工程”管理難題。因此，把好建設項目檔案驗收關對保證項目建設整體質量尤為重要。

1.3 建設項目檔案驗收是提升檔案管理質量的重要保障。建設項目檔案驗收需要對建設項目材料進行全方位的檢驗和總體把關，其重點包括建設項目材料收集、整理、歸檔等工作質量，以及竣工圖編制質量及整編。[3]通過對建設項目檔案的檢查，能夠判斷出建設項目檔案的整理、歸檔是否符合《科學技術案卷構成的一般要求》《歸檔文件整理規則》等檔案相關規定和要求，以及檢驗檔案的系統性和完整性。在此基礎上，通過發現問題、分析改進、問題總結等措施，能夠避免在建和新開工的建設項目檔案出現類似問題，進而推動建設項目檔案質量和效率的提升。

2 數智時代對建設項目檔案驗收工作的影響

數智時代可以理解為大數據、人工智能、區塊鏈、云計算、物聯網、數字孿生、大模型、“元宇宙”等新一代技術思維、技術產品和技術應用，其核心要義是數據要素賦能和信息技術賦能，具有信息資源數字化、數據化，技術手段智能化、智慧化，管理模式協同化、綜合化，服務方式高效化、精準化等特征。[4]數智時代的到來改變了檔案管理的形態、對象、流程與環境，同時也為建設項目檔案的驗收形式、驗收理念以及驗收手段的轉變提供了動力，促進了建設項目檔案驗收工作向智能化、高效化、多元化轉變。

2.1 數智驅動下建設項目檔案歸檔方式的改變。伴隨著電子檔案管理研究和實踐不斷深入，電子檔案單套管理的條件已經成熟。2021年新頒布的《中華人民共和國檔案法》提出“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”[5]等要求，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。

2019年新修訂的《建設工程文件歸檔規范》要求：“每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應紙質檔案?！盵6]這為電子檔案的驗收與管理提供了法律依據。2021年10月，國家檔案局發布了《關于組織開展第三批建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作的通知》，組織開展第三批建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，從國家層面支持以電子檔案為歸檔主體的建設項目檔案管理形式，是檔案管理模式上的一項重大變革。隨著電子文件、數據的逐漸增多，電子檔案以其明顯的優勢逐漸成為信息傳遞的主流，紙質檔案為主體的傳統驗收方式受到沖擊，政策的支撐為建設項目檔案驗收工作建立了電子檔案管理環境，為實現紙質文件管理到電子化管理形式的創新變革奠定了基礎。

2.2 數智驅動下建設項目檔案驗收理念的轉變。2023年2月，中共中央、國務院印發《數字中國建設整體布局規劃》，指出要實現“數字基礎設施高效聯通，數據資源規模和質量加快提升，數據要素價值有效釋放”。[7]數字化、智能化成為引領檔案事業發展的新機遇、新方向，“數據賦能”“數據治理”“智慧檔案”等新名詞、新理念層出不窮。面對數智化的全面推進與滲透，人們對于工作效率要求的不斷提高，文檔以電子化的形式生成、歸檔、管理的現象越來越多。加上受自然環境以及疫情等多種外在因素影響，人們更加深刻認識到傳統的建設項目檔案驗收工作存在以下弊端：線下驗收環節較為復雜，管理成本大，且檢查效率低；主要以線下為主，若無法到達現場，驗收質量難以保障；需要花費大量的人力、物力、金錢對紙質版文件進行管理。因此，建設項目檔案驗收工作也需要沖破思想觀念束縛，改變過去現場對紙質檔案進行檢查的傳統思維模式，研究制定數智時代下科學化、高效化的建設項目檔案驗收方案，推動建設項目檔案在線驗收。

2.3 數智驅動下建設項目檔案驗收手段的創新。大數據時代下，檔案管理工作更加注重智能化，近年來，數字技術為我國檔案工作創新發展提供了強勁動力，通過加強對大數據、物聯網、區塊鏈等新一代信息技術在檔案工作中的研究與應用，從而為建設項目檔案驗收工作提供新思路、新手段、新方法與新途徑。例如，數字簽名作為一種網絡加密技術，是以密碼學的方法對數據文件產生的一組代表簽名者身份與保障數據完整性的數據信息。應用在檔案管理中，可以借助數字簽名技術對電子形式的信息進行簽名加密，確保檔案信息內容在發送、傳輸和解密中無法偽造和篡改，并指定接收者解密，能夠解決電子文件在傳輸過程中的否認、冒充、偽造以及篡改等問題，為電子檔案信息采集的真實性、完整性和安全性提供有力的技術支撐，有效保障了電子檔案信息采集的質量。[8]而使用大數據分析技術，可以對數量巨大、來源分散、格式多樣的數據進行采集、存儲和關聯分析，從中發現新知識、創造新價值、提升新能力，推動新一代信息技術和服務業態發展。

總之，數智驅動下建設項目檔案驗收工作的現狀呈現出多種特征，推動了政策層面、管理層面和技術層面上的創新與發展，促使建設項目檔案驗收工作實現更高效、更精準、更安全的管理方式。各行各業需要結合實際情況具體分析和應用，不斷創新加強建設項目檔案驗收優化研究，以更好地適應數字化時代的發展。

3 數智驅動下建設項目檔案驗收工作面臨的困境

建設項目具有參建單位數量多、工期長、施工人員流動性強等特點，且在工程項目建設過程中，無論是建設部門，還是檔案部門，都存在著某些不容忽視的問題。大數據、智能化時代的到來，為建設項目檔案驗收工作帶來新機遇、新動力的同時，也帶來了風險與挑戰。具體情況如下。

3.1 管理體系未形成。目前，“重建設輕管理，重技術輕檔案”是建設項目檔案驗收管理中的普遍現象，由于對檔案工作的重視度不夠，在實際工作中未形成統一、明確的檔案驗收管理體系。具體體現在以下幾個方面：一是國家雖已出臺有關建設項目檔案驗收工作的管理規定，但對于驗收組織、人員職責等缺乏具體、清晰的管理要求，企業在開展建設項目檔案驗收工作中存在驗收組織規模不夠明確、職責不清晰等現象；二是由于建設項目檔案驗收工作涉及建設主管單位、建管單位、監理單位、施工單位等多個單位和眾多人員，各單位、人員之間缺乏有效的聯系與溝通機制，不利于驗收工作協調發展，影響了驗收進程與工作效率。此外數智時代的發展對檔案人員提出了更高要求，電子文件的接收、檔案管理平臺的操作、電子文件的歸檔、檢索利用等過程中遇到的技術難題都需要專業的技術人員才能解決，企業檔案管理人才隊伍亟須向專業化、技術化轉型。

3.2 過程管控不到位。在前期管理中，由于建設項目檔案驗收工作需要根據項目類別和項目規模進行細致劃分，而現階段大多數建設項目檔案驗收工作沒有進行科學、有效的分類，缺乏明確的驗收方案，降低了檔案驗收工作效率。在驗收過程中，建設項目檔案涉及范圍廣、數量多，傳統的驗收方式主要采用手動抽查、案卷調閱等方式，不僅驗收效率低，且存在覆蓋范圍小、檢查數量少等現象，難以保障建設項目檔案實際質量。在后期監管中，由于建設項目檔案驗收工作主要由專家、項目組成員開展，驗收工作缺乏過程監督、管理等約束措施，驗收工作結果容易受到專家、項目組成員個人或其他內部因素影響，導致項目資料出現抽查不及時、問題不全面等問題，為后期利用埋下隱患。

3.3 信息化支撐不足。建設項目的數字化轉型將直接帶來建設項目檔案驗收方式的轉變。人工記錄、整理匯總的方式已經難以滿足現階段的管理需要，影響了建設項目檔案驗收工作效率。近兩年新冠疫情給人們的出行、工作帶來一定影響，也影響了檔案驗收中的案卷調閱、問題匯總等工作的順利開展，影響了對發現的問題進行及時跟蹤整改，檔案驗收沒有形成閉環管理，建設項目檔案質量難以保證。針對以上問題，如何優化建設項目檔案驗收工作程序，提高建設項目檔案驗收工作效率和質量，已成為建設項目檔案管理中的重要課題。

4 信息化環境下建設項目檔案驗收優化對策

立足于大數據、智能化環境，企業應結合實際要求，圍繞建設項目檔案驗收工作的管理體系、標準化流程、技術應用，樹立數智驅動下的檔案管理理念，推動建設項目檔案驗收工作模式的轉變與優化。本次研究以國網江蘇電力為例，總結建設項目檔案驗收優化管理經驗。

國網江蘇電力作為國家電網有限公司系統規模最大的省級電網公司之一，截至2023年年底，開工35千伏及以上工程272項，投產253項。國網江蘇電力2024年全年在建35千伏及以上項目783項，計劃投產312項。在運35千伏及以上變電站3316座，輸電線路10.8萬公里。所屬各單位共計室藏檔案案卷總量481.88萬卷，文件總量4460.45萬件，電子檔案存儲總量96.27TB，數字檔案資源總量位于國網所屬各單位前列。對此，國網江蘇電力利用外網工程檔案管理系統，實現建設項目檔案統一在線歸檔，確保了建設項目檔案“應收盡收、應歸盡歸”。

但隨著企業的發展，國網江蘇電力建設項目檔案數量和利用情況逐漸增多，建設項目檔案管理的要求也日益增高。基于此，國網江蘇電力加強頂層設計，堅持統一領導、分級管理、覆蓋全面、批量驗收的原則，明確建設項目檔案驗收要求和方式，加大建設項目檔案的全過程監督、檢查和指導，借助大數據、互聯網等技術，開展建設項目檔案驗收工作優化與創新探索，為建設項目檔案驗收工作帶來可參考、可借鑒的管理樣板。

4.1 全面加強工作管理體系。建設項目檔案的管理、驗收與多個參建單位、部門有著密切關系，為了能夠提高建設項目檔案工作效率，保障檔案驗收質量，避免產生因溝通不及時而導致檔案管理工作質量下降的情況出現，應該建立統一、明確的管理體系，建設項目檔案管理體系包括：建立建設項目檔案收集、整理、歸檔等領導小組、組成人員，明確工作職責，以及建設項目從立項、施工、監理、竣工驗收等各個環節的管控機制。[9]建設項目檔案管理體系是否健全、完善，是檢驗建設項目檔案管理是否科學、合理的重要基礎性工作，但現階段，檔案管理模式發生了很大的變革，為了能夠更好地適應時代變化，需要及時創新檔案管理理念，需要通過建立現代化檔案管理體系來落實相關工作，以此來更好地配合工作改革。

在組織管理上，檔案管理部門可通過建立“統一領導、分級管理”的檔案工作管理體制，實行省—各區（縣）多層級管理模式，組織協調所屬各級參建單位及建設管理部門，指導各所屬單位建設項目檔案驗收工作。同時各級單位檔案管理部門作為建設項目檔案驗收歸口管理部門，負責組織建設項目檔案驗收工作，編制驗收方案和定期檢查，及時解決驗收過程中出現的問題；各級單位建設管理部門負責組織各參建單位配合項目檔案驗收工作，并申請檔案驗收；各參建單位負責所承接建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，配合項目檔案驗收及問題整改工作。

在機制保障上，各級單位檔案管理部門要加強與建設管理部門溝通，積極參與建設項目檔案交底、過程檢查、竣工（預）驗收、項目后評價等工作，使檔案管理部門與其他項目建設管理部門和單位能夠高效協調聯動，確保驗收工作有序進行。同時通過實行培訓積分制度和持證上崗制度，實行專項培訓、網上自學、考學等相結合培訓模式，加強建設項目專兼職檔案人員理論知識、業務技能培訓，確保上崗人員滿足項目檔案管理要求。

4.2 推進項目驗收管理標準化。建設項目檔案驗收的關鍵是要檢查建設項目檔案歸檔是否滿足建設項目檔案管理的各項標準和要求，要從建設項目檔案的系統性、規范性、準確性、完整性等角度來驗證，建設項目檔案驗收應按照《重大建設項目檔案驗收辦法》中關于建設項目檔案驗收步驟的相關規定和要求，從“自檢—整改—提交—預驗收—整改—驗收申請”的若干流程進行驗收，嚴格按照各個環節的驗收時間要求，做好建設項目檔案驗收。[10]

對于數智時代下的檔案管理工作來說，應該認識到檔案標準化和電子化是關鍵內容，通過提升檔案管理的電子化和標準化來達到優化檔案管理工作的目的，需要轉變建設項目檔案驗收模式，重塑建設項目檔案驗收流程，創新檔案驗收方法，加強過程考核監督，從而保證建設項目檔案驗收工作的質量與水平。

針對建設項目的不同情況，需要結合實際需求，制定建設項目檔案驗收方案，轉變建設項目檔案驗收模式，明確建設項目檔案驗收要求和方式，并加大建設項目檔案的全過程監督、檢查和指導，加強建設項目檔案驗收工作標準化管理。以國網江蘇電力為例，按照“誰主管、誰負責”“誰形成、誰整理”的工作要求，結合實際情況，針對500千伏電網建設項目由工程咨詢公司項目管理中心提出驗收申請。對于220千伏及以下電網建設項目由項目所屬市、縣供電公司建設管理部門提出檔案驗收申請，將傳統的各級檔案行政管理部門組織驗收轉變為建設管理單位自行組織驗收，推進檔案驗收效率。同時，國網江蘇電力根據配農網項目、變電站項目、技改項目等不同電網建設項目進行分類。其中；配農網項目主要驗收內容有直理電纜（隱蔽前）、變壓器臺區安裝分部工程質量、接地隱蔽工程等；變電站項目驗收要點包括站所主體、防雷接地、防水防潮等；技改項目主要驗收內容包括工藝管道檢查、設備檢查、機動設備檢查等。

針對后期的驗收管理，對于批量驗收的項目，國網江蘇電力創新推行實行“三七驗收法”，通過檔案部門抽查30%項目的實體檔案，核查其余70%項目的歸檔案卷目錄，實行建設項目檔案驗收全覆蓋。此外，國網江蘇電力指導單位認真做好建設項目檔案的歸檔及驗收工作，相關工作情況將分別納入省公司辦公室和建設部門的業績考核評價，將業務指導融入驗收工作，提高專家發現問題、解決問題、指導問題的能力。

4.3 技術保障驗收閉環。隨著信息技術的發展與普及，檔案驗收方式逐漸發生了轉變。數字化檔案驗收方式的出現，沖擊了傳統的紙質檔案驗收，使人們逐漸認識到傳統紙質檔案驗收的弊端。而數字化檔案驗收是將傳統的紙質檔案通過現代化信息技術及應用設備，全面采集信息，轉型為數字結構的形式。專家組成員可通過檔案系統服務平臺，實現在線驗收檔案。[11]通過可將信息技術應用引入建設項目檔案管理各環節，創新驗收方式，從建設項目檔案收集開始，步步設環，層層嵌入，加強建設項目檔案與項目建設同步性的同時，實現建設項目檔案驗收環節全覆蓋，促進建設項目檔案閉環管理，確保檔案收得全、管得好、用得快。

以國網江蘇電力為例，借助大數據分析技術，針對實際情況，按照不同電網建設項目類型，將檔案驗收工作中出現的時間不準確、文件缺失等常見問題提取出來，形成配農網工程項目檔案驗收問題庫、變電站項目檔案驗收問題庫和技改項目檔案驗收問題庫等多個知識庫，為后續項目檔案驗收工作提供指導。同時，國網江蘇電力依托于工程項目檔案驗收輔助系統，可以實現案卷在線調閱、驗收問題在線反饋、驗收中問題自動匯總下發、驗收問題在線處理整改和整改情況在線反饋功能，形成閉環管理，確保建設項目檔案驗收質量。并通過配置在線預檢功能，檔案標準化管理、指導驗收等問題的梳理分析，將配農網工程項目、變電站項目文件模板及要求嵌入系統中，對項目設計、施工監理、運行、檢修等單位的填報信息和檔案情況進行比對分析，將分析結果梳理生成問題報告，實現建設項目檔案在線預檢，同時為專家提供了建設項目檔案驗收問題參考依據，提高了建設項目檔案的驗收效率。

國網江蘇電力驗收工作優化和推進以來，截至2023年底，共計完成全省300個單體項目驗收，共計驗收電網建設項目檔案28973卷，照片16754張，發現問題1925條，整改率100%，有力推動了建設項目檔案質量高水平發展，為所屬各單位及電力企業建設項目檔案驗收工作提供真實案例參考，從而有助于提高建設項目管理質量，提升國網江蘇電力企業品牌形象。