新時代推進博物館重大活動檔案高質量管理初探

習近平總書記強調：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”博物館作為向公眾展示文物、傳播文化的重要窗口，隨著國家政治、經濟、文化和社會的發展需要，自身承擔職能日趨多樣，參與的重大活動日趨頻繁，重大活動的檔案數量也逐年遞增。本文以北京古代建筑博物館（以下簡稱古建館）為例，對博物館重大活動檔案的收集、整理進行研究。

古建館坐落于明清皇家壇廟先農壇內，是一座收藏、研究和展示中國古代建筑歷史、技藝以及先農文化的專題性博物館，其服務宗旨是弘揚中國傳統文化、普及科學知識、開展文化交流。隨著北京中軸線申遺工作籌備啟動，古建館所在先農壇作為北京中軸線上的重要歷史遺址，承擔著申遺工作賦予的騰退、修繕、展示和利用等許多重要工作任務。同時，圍繞中軸線申遺工作開展各項重大活動，如領導視察調研、重要會議接待、媒體采訪拍攝等。如何高質量做好博物館重大活動的檔案收集、整理和利用工作，既是新時代賦予博物館人的光榮使命，也是檔案工作者必須履行的重要職責。

一、做好博物館重大活動檔案高質量管理工作的意義

（一）重大活動檔案的概念

重大活動檔案，是指在重大活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實物等不同載體記錄。重大活動檔案工作是指重大活動組織機構依法履行收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、移交等檔案管理職責活動。博物館重大活動檔案，即在博物館重大活動中直接形成的具有保存和參考價值的檔案。隨著博物館重大活動頻繁開展，在活動籌備、組織和結束后形成的各類文件材料，是推進博物館建設發展的重要參考，也是豐富博物館檔案資源的重要來源，具有重要的歷史價值和研究價值。

（二）重大活動檔案的特點

重大活動檔案，相比一般意義上的檔案，主要具備以下特點：

1. 價值珍貴

重大活動檔案由于其內容的特殊性、重要性，往往比一般檔案具有更加珍貴的保存、查考和憑證價值。它們能記錄歷史節點、反映歷史原貌，更能夠為今后承辦相關活動、應對突發事件積累寶貴的歷史經驗。例如，隨著中軸線申遺工作大力推進，古建館每年在一畝三分地舉辦的農耕系列活動，受到大量觀眾喜愛，取得良好社會反響，這些珍貴的活動記載是博物館弘揚中華優秀傳統文化的最直接體現。

2. 來源廣泛

與普通檔案相比，重大活動檔案由于涉及部門多、人員多、內容多，因此，檔案材料來源十分廣泛復雜。例如北京中軸線申遺工作，涉及到的單位涵蓋中央和國家機關、北京市黨政機關及下屬單位、區政府及各級企事業單位。即使是本單位產生的檔案，也來自不同行政部門、不同組織機構，往往涉及辦公室、社教與信息部、保衛部以及各大新聞媒體和特邀機構，等等。

3. 內容及載體多樣

重大活動通常內容豐富，所產生的檔案材料也各具特色，豐富多樣。很多重大活動既有主辦單位，也有協辦和承辦單位，各個單位所形成的檔案也不盡相同。重大活動的檔案載體較普通檔案更具多樣化，除了傳統紙質檔案外，各類活動中的照片、影像和文創產品等，都是該活動整體情況的真實反映。同時，重要領導調研活動，包括調研大綱、會議名單、領導講話等相關文件材料，均需收集整理歸檔。

（三）做好博物館重大活動檔案管理的意義

做好博物館重大活動的檔案管理工作，具有非常顯著的現實意義和長遠的歷史意義。一方面，可以為今后博物館舉辦類似活動提供重要參考依據，為博物館編史修志提供第一手珍貴資料，為其他單位舉辦重大活動提供有益借鑒。另一方面，重大活動檔案是充實博物館檔案資源的需要，是保存歷史、積累成果的需要。高水平管理好博物館重大活動檔案，可以更好地促進博物館高質量發展，為弘揚中華優秀傳統文化、增強廣大博物館工作者文化自信創造良好條件。

二、當前博物館重大活動檔案高質量管理工作面臨的問題

（一）缺乏足夠的重視

檔案工作本身的保障性和服務性，使其往往被一些單位的領導和工作人員所忽視，尤其是基層工作人員檔案意識參差不齊，對檔案重要性認識不足，導致檔案工作往往會被排在各項博物館業務工作之后。此外，重大活動的舉辦，工作任務重、節奏快、參與單位多，具有階段性和時效性，導致工作人員難以抽出足夠的時間和精力投入到檔案工作中。

（二）缺乏規范的管理

由于重大活動涉及多方面工作，需要多部門協同作戰，這些特性決定了博物館重大活動檔案工作存在收集不統一、不完整，整理不規范，檔案易散失等問題。同時，一些博物館檔案管理規章制度并不健全，如果博物館領導及工作人員缺乏檔案意識，檔案管理工作沒有及時參與到博物館重大活動中，這就容易造成重大活動檔案散失在部門或個人手中。此外，如果是多部門聯合舉辦的重大活動，在檔案歸屬上也較復雜，各單位或各部門都希望留存檔案原件，而檔案原件一般只有一套，若檔案分散則會影響到全宗的完整性。

（三）缺乏必要的保障

博物館的重大活動往往在常規工作之外，要想持之以恒、系統全面地做好重大活動檔案管理工作，確保博物館各項重要活動檔案資料的真實、可靠、齊全、完整，勢必需要投入相應的人力、物力和財力。而當前博物館檔案工作人員力量相對薄弱，大多數基層博物館單位均選用兼職檔案員，在人員和經費緊張情況下，導致重大活動檔案管理缺乏必要保障。此外，由于博物館檔案部門較其他業務部門處于非核心部門，如果檔案部門不積極參與、主動推進，或存在等靠思想，就會影響重大活動檔案工作的及時推進。

三、做好博物館重大活動檔案高質量管理工作的對策

做好博物館重大活動檔案高質量管理工作功在當下、利在長遠，必須打破常規、創新思路、主動出擊、多管齊下。

（一）提高重視，全員參與

博物館領導層對檔案工作的重視程度決定了博物館的檔案管理水平。各級領導要提高檔案工作意識，在博物館的重大活動籌備之初做好頂層設計，將檔案管理工作納入博物館的重大活動方案中，為檔案工作提供必要的人財物保障，認真抓好貫徹落實，協調處理各部門在檔案歸檔中存在的問題，并將各部門檔案員的履職盡責情況納入年終考評中，確保重大活動的檔案工作在頂層受到重視和關注。要營造全員參與檔案工作的積極氛圍。檔案工作的開展要有深入的群眾基礎作保障，這是做好博物館重大活動檔案工作的基礎和前提。只有重大活動參與的全體人員切實提高檔案意識，配合檔案收集工作，才能有效推進重大活動檔案管理工作。古建館承擔著北京中軸線申遺的諸多重要項目和工作，涉及面廣、時間跨度長，做好這項重大活動的檔案工作極為重要，是時代賦予古建館全體工作人員的歷史使命和責任，需要全體工作人員的參與和配合。檔案部門要積極主動地發揮作用，全方位、多角度、多途徑地收集好中軸線申遺這項重大活動的檔案資源，為后人留下珍貴的歷史記憶。

（二）建章立制，完善機制

當前，隨著國家和社會對重大活動檔案管理工作的重視，各地相繼出臺了適用于本地區的重大活動檔案管理相關規定或辦法。在國家層面，2021年6月1日起，由國家檔案局公布的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》正式施行，這為全面做好全國范圍內的重大活動檔案管理工作提供了強有力的制度依據。一方面，強化制度保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十二條規定：“按照國家規定應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。”因此，博物館可根據本單位實際情況，制定《博物館重大活動檔案管理辦法》，按照《檔案法》確立的工作原則，實行“統一領導、分級管理”，明確各參與部門的檔案專、兼職人員，由博物館辦公室綜合協調管理，負責重大活動檔案的收集、整理、歸檔、督辦及業務指導工作。明確各參與部門的職責，指定專人負責收集檔案，建立檔案部門參與博物館重大活動的工作機制，確保檔案材料的全面收集、規范整理、及時歸檔和安全保管。另一方面，加強人員管理。要把博物館重大活動檔案管理工作納入活動主辦單位、檔案部門和檔案工作人員的責任目標，以此來調動工作人員的積極性和主動性，實行必要的獎懲措施。博物館主要負責人、各部門負責人和各部門的檔案工作人員可層層簽訂目標責任書，將檔案工作納入到年終績效考核中，同其他工作一同考核評價。

（三）強化監控，科學管理

1.建立項目管理機制

重大活動無論規模大小、時間長短，都會經歷機構組建、活動籌備、活動舉辦、活動總結、機構撤銷五個階段，博物館重大活動也不例外。因此，可以將每一個重大活動視為一個完整項目，運用項目管理方式將每個時間段拆分成具體任務項。檔案部門要主動出擊，提前介入，及時跟進每個階段任務，做到對活動情況和進展心中有數。例如，博物館辦公室可在活動籌備階段提前制定文件分類方案、歸檔范圍、保管期限表并下發至各參與部門。同時，向活動相關部門發放任務信息表，從而使檔案部門能夠及時跟進任務，全面收集、督促和積累檔案資料，改變過去在活動結束后才收集的被動局面。除一名主要領導總負責檔案工作外，要在各個部門設立檔案員，根據活動進展情況定期向博物館辦公室移交檔案資料，由辦公室的檔案員統一整理歸檔。

2.全程監控，加強督查

要按照“全面收集、規范整理、安全保管、及時移交”原則，做好博物館重大活動檔案管理工作。按照活動事前、事中、事后的整體思路，由博物館檔案部門全程跟蹤監督指導，確保檔案資料不遺失。在重大活動結束后，檔案部門要對收集的檔案進行驗收，并向參與部門提出整改意見。不定期為各參與部門提供業務指導和檢查，及時解決過程中出現的問題，嚴把檔案規范關和質量關。

3.抓住關鍵環節和重點部門

重大活動核心部門包括承辦部門、宣傳部門、綜合部門等，檔案部門在收集檔案時，要特別關注以上重點部門和活動關鍵環節。例如古建館在收集北京中軸線申遺這一重要活動檔案時，辦公室特別注意收集上級有關中軸線申遺的各類文件通知、會議紀要、任務文本等。此外，新聞媒體也是應關注的重點環節。重大活動由于受關注度高，往往會吸引眾多媒體進行宣傳報道。古建館自2018年參與北京中軸線申遺這一重大事件后，知名度大大提升，吸引了越來越多的關注，大量媒體對古建館進行專題宣傳。新聞媒體是博物館重大活動展示的重要窗口，檔案部門要及時收集媒體報道的各類文字、照片和音視頻檔案。每次重大活動結束后，檔案部門要認真梳理問題、總結經驗，為下一項重大活動檔案管理工作做好充分準備。

（四）加強保障，充分利用

要加大人員保障力度。沒有人才支撐，一切工作都是紙上談兵。隨著科技發展進步和社會不斷變化，我們要擯棄傳統觀念中檔案工作者就是保管員的思想，緊跟時代步伐，加強對檔案工作者職業技能的培養，特別是計算機知識、攝影知識、信息化知識、法律知識等，以不斷適應時代賦予檔案工作者的新要求。同時，博物館要穩定檔案人員，這是提高檔案工作效率的重要保障。要認識到檔案工作是一項專業性和實踐性很強的工作，特別是重大活動的檔案管理工作，更是需要經驗豐富、專業技能過硬的檔案人員。博物館要積極調動檔案工作人員的工作熱情，給予必要的工作支持和保障。要注重價值開發利用。2021年6月1日起施行的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》明確指出，加大對重大活動檔案資源開發力度，通過檔案編研、陳列展覽等形式，充分發揮檔案價值，并為重大活動應對提供決策參考；通過編制檢索工具、建立檢索系統、建設信息共享平臺等方式為重大活動檔案的利用創造條件。博物館要利用好重大活動檔案，發掘背后的歷史文化價值，開發多種利用途徑，如檔案匯編、舉辦展覽、開發文創產品等，切實保障珍貴的檔案資源能為廣大人民群眾所共享。正如《北京2022年冬奧會和冬殘奧會遺產戰略計劃》明確提到：“通過籌辦工作，科學收集、整理、歸納和留存好北京冬奧會文字檔案和實物檔案，形成豐厚完整的文字和實物遺產，充分發揮其賽事后利用、傳承和借鑒作用。”

加強重大活動檔案工作，是推進新時代我國檔案事業高質量發展的必然要求，而博物館重大活動檔案是展示、傳承中華優秀傳統文化的珍貴記載，是加強社會主義精神文明建設、增強文化自信的有力抓手。高水平做好博物館重大活動的檔案管理工作，是新時代賦予我們的新使命、新課題，值得每名檔案工作者認真學習、深入思考和探索實踐。

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作者單位：北京古代建筑博物館