行政單位成本管理與控制相關問題思考

［摘 要］近年來，隨著行政單位改革的不斷深入，國家對財政資金使用也提出了新要求，這就需要行政單位積極順應新形勢，將預算管理與成本管理相結合，進一步加強成本控制，合理壓縮“三公”經費，強調財政資金使用效益最大化，有助于單位實現降本增效，從而達到合理配置公共資源的目的。文章結合筆者自身工作經驗，在簡要闡述行政單位成本管理與控制重要性的基礎上，重點分析行政單位成本管理與控制的具體問題，并從完善制度體系建設、規范科技支撐下的成本運行體系、加強成本績效考核管理、構建多方監督機制以及加強成本控制人員培訓管理等方面提出建議，以期有助于行政單位探索有效的成本管理方法，促進行政管理水平和行政效率的提高。

［關鍵詞］行政單位；成本管理；成本控制

［中圖分類號］F20 文獻標志碼：A

當前行政單位務必高度注重自身成本管控作業，融入現代信息技術手段，提升自身成本管理體系建設水平，制定整套切實可行的成本核算管理方法，進而有效減少行政單位運營成本，提升財政資金利用效率，保證成本信息的真實性與精確性，確保行政單位領導層科學制定決策，繼而為行政單位未來發展夯實基礎。

1 行政單位成本管理與控制的重要性

1.1 有利于行政單位更好適應時代發展

為使行政單位盡快適應現代化建設發展環境，單位管理層應率先著手于成本及風險理念意識培養，針對單位成本效益與風險危機不斷增強相關意識，打破固有想法及觀點，充分認識優化成本管控在單位發展中的重要性與必要性，以此促進資金科學高效運用。行政單位成本管理的優化落實，主要是通過費用投入比的最小化，創造最大化的效益，進一步優化行政單位社會服務質量，保證有限資源得以優化合理調配，促進行政單位與市場經濟建設發展趨勢的契合度，助力行政單位穩健發展。

1.2 有利于財政資金高效使用

行政單位的資金來源多為國家財政撥款，只有切實加大單位自身成本管控力度，確保財政資金信息的時效性，才能科學縮減單位成本消耗，避免資金浪費現象，讓財政資金得到有效利用。財政資金往往是有限的，要想滿足各項工作開展的需要，行政單位就必須通過加強成本管理與控制，促進資源的優化配置、整合，將資源合理分配至更有需求的項目，有助于財政資金使用效率的穩步提升。

1.3 有利于為單位決策提供高質量信息

一方面，行政單位要嚴格控制財務支出范圍和標準，確保支出合規合法，這就對單位成本管理與控制提出了更高的要求。行政單位上下人員需要不斷增強成本意識，做好成本管控工作，強化財政支出績效理念，監管成本形成過程，為單位決策提供更為真實有效和有價值的成本參考信息。另一方面，行政單位應當充分發揮成本管理對單位業務流程的積極作用，助力單位財政績效評價等工作順利開展。

2 行政單位成本管理與控制存在的問題

2.1 成本管理與控制制度不完善

當前，我國行政單位成本管理與控制工作雖然取得了一定成效，但是部分行政單位仍然沒有建立完善的成本管理與控制體系，導致成本管理主體不清晰、范圍不明確、覆蓋面小、部門科室協調性差等問題，只對部分業務進行成本管理與控制。同時，行政單位現行制度制約剛性不足，既會影響所得成本核算結果的精準性，也會影響部分關鍵成本信息的真實性，最終對行政單位重大決策制定造成負面影響［1］。

2.2 成本管理與控制意識缺乏

一是管理層不夠重視。我國行政單位資金主要源于財政撥款，內部資金來源穩定，對外籌措資金及競爭壓力小，因此部分行政單位管理層成本管理與控制的意識淡薄，不重視成本管理與控制［2］。二是內部引導不夠到位。由于內部宣傳引導缺失，許多業務科室人員認為成本管理與控制工作僅是財務人員的工作，與自身沒有關聯，在工作中沒有形成成本管控意識，也不主動執行成本指標，單位難以形成節約成本的工作氛圍，可能會導致資金、資源的浪費，加重財政資金的負擔，不利于行政單位適應新形勢下的市場經濟發展現狀以及競爭日益激烈的社會環境。

2.3 成本預算管理與執行存在不足

一是預算編制不夠準確。要想控制成本的產生，就必須做好成本預算管理，結合實際設定相應的預算管理目標，為單位開展成本管理與控制工作創造基礎條件。然而一些行政單位在編制預算時僅僅依據以前年度歷史數據，編制粗糙，未充分考慮到未來資金實際需求，未做到精打細算，導致預算成本與實際情況存在顯著差異，影響預算價值的發揮。不僅容易形成無預算支出、超預算支出的情況，還會造成資金閑置、資源浪費。二是預算執行不夠嚴格［3］。部分行政單位在預算執行過程中未嚴格按照預算支出范圍來進行資金使用，出現決算信息真實性不強、賬實不符以及成本失控等情況。例如，根據規定，行政單位出差業務環節必須進行出差審批，嚴格按照差旅費用既定標準執行。但實務中主要采取出差業務事后申請形式，這種不合規的內部管理很可能引發超支等問題，導致行政單位成本控制有效性缺失。

2.4 成本績效評價有待加強

績效管理是指運用科學的方法、程序以及指標等，對單位的整體狀況、運行成果和實際工作開展評估。但在我國行政單位績效管理推進過程中，大部分單位績效管理的覆蓋范圍還停留在預算績效以及業務績效層面，缺乏成本績效評價，績效管理覆蓋范圍窄。績效目標是績效評價工作開展的主要參考，一旦成本管控與績效管理脫節，那么就不利于對行政單位成本支出進行精準評價，無法明確檢驗成本管理效果［4］。即使有的單位在預算績效評價中設置了成本指標，但占比權重較低，有的公共服務類項目用“服務成本節約率”等模糊指標替代投入產出比直觀成本指標；有的單位即使開展了成本績效評價，但其對評價結果運用不夠，沒有利用績效評價結果進行成本差異分析或優化單位成本結構，使得成本績效評價流于形式，成本績效評價作用不明顯。

2.5 成本信息化發展速度緩慢

在大數據時代，行政單位的成本信息同樣具備高度分散、共享效率低、整合難度大等特征。借助信息技術實現成本信息化管理，是行政單位提高成本管理與控制的有效措施。但在實踐中，受技術落后、觀念滯后、資金限制、數據整合和共享難題等因素的影響，我國行政單位中普遍存在成本信息化發展速度緩慢的問題，這給單位財務管理質效提升帶來了一些負面影響。一些行政單位可能存在保守的組織文化和官僚化的管理模式，對變革和創新持保守態度。同時，成本信息化需要投入大量的資金和資源，包括軟件開發、硬件設備、培訓等方面的支出。一些行政單位面臨財政預算限制，無法滿足成本信息化所需的投入，導致發展速度緩慢。此外，行政單位通常存在不同的部門和系統，數據分散存儲、格式不統一，數據整合和共享存在困難。成本信息化需要整合各個部門的數據并建立統一的數據平臺，但這往往面臨技術和組織上的挑戰。

3 行政單位成本管理與控制優化措施

3.1 完善成本控制管理制度

行政單位應當根據實際情況，提高對成本管理的重視程度，結合業務工作需求，構建完整化且立體化的成本管理與控制制度體系，重塑單位成本管控具體工作運作流程，提高成本管理精細度，確認成本管理中心點，明確履行自身成本管理職責。所謂完整化，就是需要將成本管理與控制納入單位管理全業務、全過程，特別是單位預決算、支出管理以及績效評價等工作環節，以促使單位成本管控工作有據可依、有章可循；所謂立體化，就是需要利用單位宣傳欄等形式宣傳節約理念，形成全員參與的成本管理機制，充分協調單位各科室、各業務，調動各職工在成本管理環節的主觀能動性。同時，行政單位在發展中需同時“算小賬”和“算大賬”，不僅要強調管理細節內容，還需培養長效發展眼光，保證有限資源發揮最大化效益，推進行政單位良性穩定發展。

3.2 規范成本運行體系

一是行政單位在正式編制預算前，應認真開展前期調研工作。調研工作既要基于歷史成本支出數據開展成本分析，又要充分考慮未來實際需求，以防實踐環節脫離于成本預算，切實保證單位預算編制的精確性。二是在實際編制成本預算環節，行政單位應當精準識別成本要素，預估各項業務成本，并且結合成本變化情況及規律，篩選更具科學合理性的編制方法，全方位把控成本，進而提高成本預算編制質量。三是在成本預算執行中，行政單位要采取全流程控制措施，要求所有支出遵守預算管理制度，加強成本支出統籌，從而將成本控制在預算計劃范圍內。確需追加預算的，必須經行政單位預算管理委員會提交書面申請，說明追加預算原因以及對成本的影響。

3.3 加強成本績效考評管理

一方面，行政單位應進一步優化預算管理績效評價體系，設定科學合理、量化細化的成本績效評價指標［5］，做好成本績效評價工作。同時，將評價結果作為下一年度成本預算安排的依據，使績效評價與成本管理有機結合，進而提升成本預算方案的科學性、合理性和準確性；另一方面，行政單位需結合自身業務特征，建立契合自身特征的績效考核機制，將成本管理與職工績效考核相結合，以此充分激發單位內部全員的積極性，保證單位成本管理工作順利開展，構建一種事前有預測、事中有控制、事后有考核的成本管理模式，從本質上提升行政單位成本管理水平。

3.4 構建多方參與的監督機制

一是加大信息公開力度，積極履行多元主體監督職能。鑒于上文所述，促進行政單位成本管理體系現代化建設，需持續發揮多元主體在成本管理過程中的作用，從而提升行政單位成本治理效能。因此，行政單位應當積極加大信息公開力度，除保密支出以外將其他支出全部公開。二是加強行政單位運行成本治理關鍵環節的監督。加大對成本管理環節關鍵節點的監督力度，比如政府采購、績效評價等環節，以此避免行政單位運行成本不規范等行為發生。三要完善法律監管、行政系統內部監督與社會監督機制，保證具體工作有法可依、有流程遵循［6］。

3.5 加強對成本控制人員的培訓管理

行政單位管理過程中需要結合單位實際情況，加大對成本管控員工的培訓力度，采取定期組織外聘專家授課等專項培訓形式，幫助和指引成本管控人員在大數據時代背景下掌握學習現代技術與理論，實現與時代接軌，靈活掌握更多成本管理工作先進操作技能。同時，行政單位需加強對管理人員的全方位考核工作，建立嚴格獎懲機制，在執行環節不斷完善和調整制度內容，促使成本管理人員樹立自主學習意識，將學習的管理理念與方法深入應用到實際工作中，提升自身管理能力，為行政單位成本管理工作的落實奠定基礎。

3.6 發揮信息技術在成本管理方面的應用

行政單位的領導人員應及時轉變觀念，充分認識到信息技術在控制管理成本、提高管理效率方面的作用，積極引進成本管理信息系統，支撐管理各流程與環節。信息技術在行政單位成本管理中的應用具體表現在成本核算、數據集成和共享、自動化數據處理、數據分析和報告、預算管理與控制及在線審批和報銷等方面，能夠提升成本管理的效率和精確性。具體來說，一是信息技術可以支持行政單位建立成本核算系統，實現對各項成本的準確計算和分析。成本核算系統可以記錄和跟蹤行政單位的各項支出，包括人員成本、物資采購成本、設備維護成本等，幫助單位實現對成本的透明化和精細化管理。二是信息技術可以整合行政單位不同部門和系統中的數據，實現數據的集成和共享。通過建立統一的數據平臺，不同部門可以共享成本相關數據，避免數據重復錄入和“信息孤島”的問題，提高數據的準確性和可靠性。三是信息技術可以提供數據分析和報告的功能，幫助行政單位進行成本分析和決策支持。通過數據分析工具，單位可以對成本數據進行趨勢分析、比較分析、成本構成分析等，為管理者提供決策參考。四是信息技術可以實現在線審批和報銷功能，簡化行政單位內部的審批流程和報銷流程。通過電子審批系統和報銷系統，行政單位可以實現在線提交、審批和報銷，提高工作效率和減少人力成本。五是信息技術可以實現對成本數據的自動化處理，減少人工操作和數據錄入錯誤的可能性。例如，自動化的數據采集和導入功能可以從各個數據源自動提取成本數據，減少手工錄入的工作量和降低錯誤率。六是信息技術可以支持行政單位進行預算管理和控制。預算管理系統可以幫助行政單位編制預算、監控預算執行情況，并提供預算偏差分析和預警功能，幫助行政單位實現對成本的精確控制。

4 結語

綜上所述，行政單位優化成本管控，有利于高效利用財政資金，優化資源分配，為行政單位穩健發展注入新動力。行政單位管理層必須不斷識別處理成本管理實施過程中的問題，逐步完善現行制度體系、規范成本運行體系、加強成本績效考核、建立多元監督機制、加強成本管控人員培訓管理，為推進行政單位穩定持續發展提供重要保障。

參考文獻

［1］張雅南. 行政事業單位成本管控現狀與改善建議［J］. 中國產經，2023（6）：132-134.

［2］孔令洋. 解碼優化行政事業單位成本管控的法則［J］. 中國商界，2023（2）：150-151.

［3］徐文思. 關于行政事業單位成本管控問題的思考［J］. 行政事業資產與財務，2022（18）：51-53.

［4］艾莉穎. 行政事業單位成本管控存在的問題與對策研究［J］. 會計師，2022（7）：115-117.

［5］閆寶琴. 行政事業單位成本控制［J］. 中小企業管理與科技（下旬刊），2021（12）：43-45.

［6］任婷婷. 行政事業單位成本管控的現狀與對策分析［J］. 財富生活，2019（22）：45-46.

［作者簡介］吳靖華，女，重慶人，四川省住房和城鄉建設廳機關服務中心，中級會計師，碩士，研究方向：全面預算管理、預算績效管理。