信息化時代檔案管理工作創新研究

［摘 要］隨著信息技術的飛速發展，社會已然邁入信息化時代，這給檔案管理工作帶來了新的挑戰與機遇。本文剖析了當下檔案管理工作在信息化進程中存在的技術更新緩慢、設備陳舊落后、信息安全難以保障以及隱私保護不足等問題。隨后，著重從技術創新、安全保障創新、人才培養創新等維度提出了創新策略。強調要運用大數據、云計算等前沿技術來提高檔案管理的效率和質量，從而適應時代的需求，實現檔案管理的科學化、規范化及智能化。

［關鍵詞］信息化時代；檔案管理；信息技術

［中圖分類號］G25 文獻標志碼：A

隨著信息技術被廣泛應用，傳統的檔案管理模式已難以滿足與日俱增的需求，數字化、網絡化、智能化成為必然的發展趨向。但信息安全問題越發凸顯，保障檔案的保密性、完整性及可用性成為關鍵。與此同時，各行業對檔案資源的利用愈加充分，以此來支撐決策制定、業務創新和知識傳承。故而，深入探究信息化時代檔案管理工作的創新，具備重要的現實意義和緊迫性。

1 信息化時代檔案管理工作面臨的問題

1.1 技術更新與設備落后

1.1.1 新技術的快速發展與現有設備不匹配

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理領域涌現出新的理念與方法。然而，許多單位的檔案管理設備卻未能與技術發展的同步。現有的檔案管理系統難以兼容最新的技術標準與格式。大數據分析、云計算、人工智能等技術在檔案管理中的應用越發廣泛，可老舊的系統難以切實有效地處理和整合由這些新技術所產生的數據。這致使在信息采集、存儲以及利用等環節出現效率低下、數據不準確等問題，嚴重影響了檔案管理的質量與成效。

1.1.2 硬件設備的老化以及性能不足

傳統的存儲設備，如磁帶、光盤等，存儲容量相對有限，讀寫速度緩慢，而且極易受到環境因素的影響而遭到損壞。而先進的存儲技術，如固態硬盤、網絡存儲等，能夠提供更大的存儲容量以及更快的數據傳輸速度。然而，因現有設備往往受到限制，無法得到充分的應用。另外，計算機的處理能力、網絡帶寬等硬件條件也不符合新技術對系統性能的要求，致使部分先進的檔案管理軟件無法正常運行，難以發揮其原本應有的功能。

1.2 信息安全與隱私保護

1.2.1 網絡攻擊與數據泄露風險

隨著信息技術的迅猛進步，網絡攻擊的手段越來越復雜和多樣。檔案管理系統作為存儲大量重要信息的資源庫，已經成為黑客和不法分子的攻擊目標。

第一，外部攻擊。外部攻擊者能夠通過惡意軟件、病毒、網絡釣魚等手段侵入檔案管理系統，對檔案數據進行竊取、篡改或者破壞，這種攻擊會導致敏感信息的泄露。

第二，內部威脅。內部人員的不當操作或者惡意行為也是造成數據泄露的一個重要原因。例如，員工由于疏忽將登錄憑證告知他人，或者故意竊取數據來牟取個人私利。此外，內部網絡存在的安全漏洞也會被利用，為攻擊者提供入侵的途徑。

1.2.2 檔案信息的加密與權限管理

第一，加密技術的應用及其所面臨的挑戰。為保障檔案信息的安全，加密技術成為關鍵手段。選擇恰當的加密算法與密鑰管理方案至關重要，一旦加密算法不夠強勁或者密鑰管理不善，就會致使加密信息被破譯。另外，加密與解密的流程會加重系統的運算壓力，給檔案管理的效率帶來不良影響。

第二，權限管理的繁雜性。在信息化的檔案管理中，需要為不同用戶設定各不相同的訪問權限，確保只有獲得授權的人員能夠訪問和操作相關檔案信息。但權限管理是一個相當復雜的過程，需要明確用戶的角色和權限級別，并及時予以調整和更新。若權限設置不恰當，便會引發信息被越權訪問或者出現誤操作的情況。

1.3 管理制度不完善

1.3.1 傳統制度與信息化管理的沖突

在信息化時代，檔案管理工作所面臨的首要難題在于傳統管理制度與信息化管理模式之間存在沖突。傳統的檔案管理往往依靠紙質文件及手工操作，其重點在于實體檔案的保存與管理。然而，伴隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理逐步朝著數字化、電子化的方向轉變，這一轉變引發了管理理念、方法及流程的重大變革。在傳統的制度下，檔案的收集、整理、歸檔及檢索主要通過人工來完成，不但效率不高，而且容易出現差錯。而信息化管理側重于借助計算機技術和網絡平臺達成自動化與智能化處理，極大地提高了工作效率和準確性。不過，由于受到傳統制度的約束，許多單位在推進信息化的進程中，依然沿用原有的思維模式和工作習慣，致使信息化管理無法充分彰顯其優勢。

1.3.2 新制度的制定與執行難度較大

在信息化所帶來的挑戰面前，制定契合新時代需求的檔案管理制度已是刻不容緩之事。然而，新制度的制定絕非易事，存在眾多難題。

第一，信息化檔案管理涉及信息技術、管理學、法學等多個領域的知識與技術，這便要求制度的制定者擁有跨學科的綜合素養，并具備前瞻性的視野。可當下眾多檔案管理人員的知識架構相對單一，難以精準把控信息化發展的趨向和要求，致使新制度的科學性與合理性不足［1］。

第二，新制度的制定務必要充分考量單位的實際情況和需求，涵蓋現有的硬件設施、軟件系統、人員素質等內容。但在實際操作時，由于部分管理者對單位內部情況的調研不夠深入和全面，新制度或許會與實際工作相脫節，難以切實有效地推行。

第三，檔案管理制度的施行還需要切實可行且有效的監督和評估機制。但目前，許多單位在制度執行的過程中缺乏嚴格的監督，對違規行為的懲處力度不足，使得制度徒有其表。同時，對于制度的執行效果也缺少科學的評估，無法及時察覺問題并加以調整和完善。

2 信息化時代檔案管理工作的創新策略

2.1 技術創新

2.1.1 加大資金投入力度，優化設備配置

為了解決目前的設備和新技術不相適應的問題，各單位首先要增加對檔案管理設備的投資。為了滿足不斷增長的數據存儲和處理需要，需要劃撥專項經費，購買高性能服務器、大容量固態硬盤、高速網絡存儲設備等高端硬件設備。在此過程中，應加強對軟件的選擇與更新。選擇功能強大、兼容性好、維護方便的文件管理軟件，并適時地進行版本更新，確保能充分利用最新的技術。在購買時，需要對市場進行全面的調查和評價，選擇具有較高經濟價值的產品，這樣才能最大限度地發揮資金的作用。

2.1.2 推動技術融合，創新管理模式

積極探索把大數據分析、云計算及人工智能等前沿技術運用到檔案管理中。通過大數據分析手段，對檔案信息予以深度挖掘與分析，給政府決策給予強有力的支撐。憑借云計算技術，達成文檔資源的共享及協作，提高文檔的使用效率。為減少人工作業的工作量，提高作業的精度與效率，引入人工智能技術。與此同時，對文件管理模式加以改革，沖破傳統的部門界限和層次束縛，構建面向工程的跨部門協作機制，實現資源的最優配置和高效利用。另外，建立一套科學、合理的設備和技術更新規劃，明確更新的目標、步驟及時限。定期針對已有的設備和技術展開評估，并依據評估結果，適時調整升級方案。

2.1.3 加強人才培養，提升技術水平

鑒于檔案管理人員技術能力有所不足的現況，應制訂一套系統的培訓規劃。定時組織內部的培訓課程，誠邀專家開展有關新技術、新方法的講座并予以指導，讓檔案管理人員能夠適時了解并掌控行業的最新態勢。激勵員工自主進行學習，提供相關的學習資源及激勵機制，比如對獲取相關技術認證的人員實施獎勵。另外，引入具備豐富經驗與專業技能的技術人才，充實檔案管理團隊，推動整體技術水平的提高。借由構建人才梯隊，形成老、中、青相結合的隊伍架構，促成技術經驗的傳承以及創新思維的相互碰撞［2］。

2.2 安全保障創新

2.2.1 構建完善的信息安全防護體系

第一，加強基礎設施建設。要確保檔案管理系統所依賴的服務器和存儲設備具有良好的穩定性與可靠性。通過高性能的防火墻、入侵監測系統等，嚴格監控網絡訪問，抵御外部的惡意攻擊。此外，要定期對硬件設備進行維修和升級，確保其性能符合檔案管理工作的需要。

第二，優化軟件的體系架構。選用安全可靠的文件管理軟件，并及時進行版本更新和漏洞修復。通過設定用戶權限和訪問控制策略，實現對文檔信息業務的精細管理。比如，根據用戶的工作需求，賦予其查詢、修改和刪除等權限，避免因權限濫用而造成信息泄露。

第三，開展數據加密與備份。文件中的重要信息都經過加密處理，即便在傳輸和保存過程中被竊取，也無法輕易被破解。同時，建立完善的數據備份機制，經常對檔案數據進行備份，并在異地存儲備份數據，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致局部數據丟失。

2.2.2 建立應急響應機制

第一，風險評價與預警。對檔案管理系統進行定期的風險評估，深入剖析其中潛在的安全隱患與缺陷。根據評估結果，制訂相應的預警方案，這樣一來，一旦發現異常情況，就能立即報警，促使管理者迅速采取行動。

第二，突發事件的處置流程。明確在突發事件狀況下的應急處置流程，包含事故報告、緊急響應、故障排除、數據恢復等多個方面。編制詳細的作業指導書，確保每一個步驟都有專人負責，并能夠迅速、高效地完成工作，將損失降到最低。

第三，模擬演習與訓練。通過定期的應急演習，對各類可能出現的信息安全事故進行模擬，檢測應對機制及人員應對突發事件的能力。借由演練，查找問題，并及時改進。同時，加強對檔案管理員的安全培訓，增強他們的安全意識及應急能力，使其在面臨緊急情況時，能夠沉著冷靜地做出反應［3］。

2.3 管理制度創新

2.3.1 打破傳統制度的束縛，推動信息化管理理念的轉變

在信息社會，化解傳統制度與信息化管理之間的矛盾，最為關鍵的是轉變人們的思想觀念與工作習慣。

第一，強化對檔案管理者的培訓，使其認識到信息管理的優勢和必要性，轉變往昔依賴紙張以及人工操作的思維模式。可通過定期開展培訓、舉辦專題講座、組織實地考察等方式，推動管理者及時掌握前沿的信息科技與管理理念。

第二，設立試點工程，逐步推進管理的信息化。挑選部分部門或者業務來進行信息化管理的試驗，以實際成果彰顯信息化的高效與便捷。在試點工作中，要持續汲取經驗教訓，不斷優化信息化管理的流程與方法，為進一步推廣筑牢基礎。

第三，制定過渡性的管理制度。鑒于從傳統制度向信息化制度轉變的過程中可能產生的問題，可制定若干過渡性的規則與流程，這樣既能確保傳統檔案管理工作的正常進行，又能逐步引領其朝著信息化管理的方向邁進。例如，在特定的一段時間內允許紙質檔案和電子檔案共同存在，并逐步增加電子檔案的所占比例。

2.3.2 科學制定并有效執行新的檔案管理制度

第一，提高制度制定者的綜合素養。若要制定出科學合理的新制度，就必須提高檔案管理人員的跨學科綜合素養。一方面，應激勵檔案管理人員自主學習信息技術、管理學、法學等相關知識，單位可提供一定的學習資源，并設立獎勵機制。另一方面，引入具有多學科背景的專業人才，壯大檔案管理隊伍，為新制度的制定注入新的思路和方法。

第二，對單位的實際情況進行深入調查。在建立一套新系統之前，必須進行一次徹底的、深入的調查研究。要對單位的當前硬件設施情況、軟件系統的運行和兼容情況有一定的了解，對員工的素質和技術水平進行評價，對業務流程的特點和要求也要了解。采用問卷法、訪談法、實地觀察法等方式，對各方面進行廣泛的聽取，確保新體制與單位的實際工作密切結合，具有可操作性［4］。

第三，建立健全的監管與評價機制。要建立嚴格的監管體制，確定實施制度的主體和監督機構，對違規行為進行及時的糾正與懲罰。建立一套科學的績效考核機制，對績效考核結果進行定期考核。評價指標應該包括工作效率、準確性、安全性等方面的內容，通過數據分析、使用者反饋等方式，對系統的運作情況有一個完整的了解，在遇到問題的時候，能夠及時地作出調整和改進。

第四，強化與其他單位的交流與合作，借鑒先進的檔案管理經驗和制度，并結合自身實際情況加以創新和應用。同時，積極關注國家和行業的相關政策法規及標準規范，確保檔案管理制度的合法合規。

3 結語

總之，創新乃是各行業發展的核心主題，也是其發展的必然趨向。創新是檔案管理工作得以發展的根本動力。在當今的信息化時代，檔案管理工作的創新已然成為必然趨勢，必須學會采用科學、立體、多層次的方法來處置信息化環境中的檔案管理事務。借由推行各類舉措，全力提升信息管理的創新性與質量水平。

參考文獻

［1］賈曉英. 試論人工智能與檔案管理體系的十大關系［J］. 檔案，2023（8）：70-74；79.

［2］牛華一. 信息技術讓新時期檔案管理更智能［J］. 文化產業，2023（24）：79-81.

［3］賈芬. 高職檔案管理現狀與應對策略［J］. 人才資源開發，2016（22）：133.

［4］趙冬. 大數據與檔案管理的模式創新分析［J］. 集成電路應用，2021，38（2）：82-83.

［作者簡介］林莉，女，浙江臺州人，國網浙江省電力有限公司臺州市椒江區供電公司，館員，本科，研究方向：檔案管理。