“滴水不漏”百年工程 檔案力量驅動創新

摘 要：工程電子檔案是工程建設活動的真實記錄，對評估工程質量、保障運營管理至關重要，也是質量追溯和責任追究的重要憑據。江陰靖江長江隧道項目遵循電子文件歸檔與電子檔案管理規范，創新性地運用“紙云同步”、數字簽名及區塊鏈等技術輔以多重保障措施，確保電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。結合BIM模型、AI和大數據技術，實現了基于BIM模型的電子檔案可視化利用和建材報驗知識地圖的構建。該項目的成功實施，展示了電子文件歸檔和電子檔案管理在工程建設領域的廣泛應用前景，在數字賦能、綠色轉型、深入融合、提質增效等方面取得積極成效，為提升行業信息化、智能化水平奠定了基礎，有利于引領行業向更高效、更精準、更智能的方向發展。

關鍵詞：工程電子檔案；電子文件歸檔；電子檔案管理；“紙云同步”

1 研究背景

在傳統檔案管理模式下，工程檔案收集、整理、歸檔不準確、不規范、不及時、不完整以及嚴重滯后等問題時有發生。江陰靖江長江隧道是萬里長江下游的重要過江通道，按照質量報驗管理要求，該項目關鍵構件——管片預制的檔案資料需要從構件生產地安徽蕪湖和池州（分別距離現場280千米、400千米）送至工程現場進行審核。如果采取傳統的線下填報及審批模式，單個分項工程的報檢流程最快也需一個月才能完成。這種方式不僅耗時長、成本高、效率低，還無法保證數據的準確性，嚴重影響了工程建設進度。尤其是在建設期間遭遇疫情的情況下，項目初期一度面臨質量報檢工作難以順利開展的困境。然而，隨著電子文件歸檔和電子檔案管理工作的適時開展，借助信息技術的優勢，管片生產的質量報檢、檔案管理效率得到了極大地提升，檔案利用也變得更加便捷、高效。2022年3月，該工程入選國家檔案局第三批建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，通過采用“人工智能+檔案管理”的先進技術手段，為檔案的規范性、及時性和完整性提供了有力保障，進而大幅提高了檔案處理效率和整體質量。

2 案例概述

江陰靖江長江隧道是《長江經濟帶綜合立體交通走廊規劃（2020—2035）》確定的過江通道之一，也是江蘇省高速公路網中規劃的S90高速的過江通道部分。作為長江干線新建過江通道規劃中的重點項目，該項目建成后將有效分流靖江與江陰之間的城際交通需求，對推動長三角區域一體化發展有重要意義。

lkvfOhmRAw8G4sPjSaZfqw==該項目由江蘇省交通工程建設局全面負責建設管理，工程現場設立江陰靖江長江隧道建設指揮部，項目建成后將納入蘇南路網區域化管理體系，由江蘇揚子江高速通道管理有限公司統一運營管理。項目秉持電子文件歸檔與電子檔案管理的規范化、科學化原則，緊密結合工程質量管理核心要素WBS（工作分解結構）編碼體系，編制了《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《江陰靖江長江隧道工程電子文件元數據方案》等一系列制度規范，成功構建了電子文件從“形成、流轉、歸檔”至電子檔案“移交、保管、利用”的完整管理體系，實現了工程質量管理與電子檔案管理的無縫銜接，確保電子檔案與工程建設質量管控體系的精準對應，兩者相輔相成、相互印證。

項目通過“紙云同步”現場質檢數據采集、電子簽章以及“區塊鏈”技術的引用，并輔以“四性”檢測、安全訪問機制、數字水印等多重保障措施，確保了電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。通過深度結合BIM模型、AI和大數據技術，實現了基于BIM模型的可視化電子檔案利用和建材報驗知識地圖的構建，為項目建設和后續運營管理提供了有力支撐。

該項目的成功實施，為打造“滴水不漏”的過江盾構隧道提供了堅實保障。它不僅充分展示了電子文件歸檔和電子檔案管理在工程建設領域的廣泛應用前景，更為提升行業信息化、智能化水平奠定了堅實基礎，并引領行業朝著更高效、更精準、更智能的方向發展。

2022年3月，江陰靖江長江隧道工程項目被國家檔案局選為第三批建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，并于2023年12月18日通過國家檔案局組織的驗收，成為全國開始該項試點工作6年以來第13個，也是江蘇省唯一通過該試點的國家驗收項目。

3 創新點

3.1 推行電子檔案與工程管理協同共進新策略

（1）工程質量管理與電子檔案管理體系的深度融合

工程質量管理與電子檔案管理體系的深度融合得益于精心構建的WBS（工作分解結構）編碼體系（如圖1所示）。這一體系以工程項目的特點和工作內容為核心，層層遞進進行分解，每個層級的工程任務都被賦予了唯一且精準的編碼，使工程項目的各個組成部分及其內在關聯如脈絡般清晰可見。

基于這一精細化的WBS結構，成功實現了工程質量管理與電子檔案管理的無縫銜接，確保了電子檔案與工程建設質量管控體系的精準對應，兩者互為印證、相得益彰。這一創新舉措不僅極大提升了電子文件歸檔的便捷性和高效性，更使電子檔案的精細化管理水平邁上了新臺階。

（2）工程質量管理與電子檔案管理規范的共享共促

工程質量管理與電子檔案管理規范的互融共進對于工程建設的順利進行至關重要。根據工程建設的實際需求，制定了一套既符合電子檔案管理規范嚴謹性，又貼合工程質量管理特性的《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，該辦法不僅詳細規定了電子檔案的形成、歸檔、存儲、檢索及利用等各個環節的具體操作流程，更將開工報審、首件報審、建材報驗、工序報驗、質量評定等工程質量管理規范流程及元素融入其中。在確保規范操作的基礎上，該辦法強調信息的精準度和時效性，使電子檔案能夠實時、精準地反映工程質量的最新進展和具體狀況。此辦法的推行，使電子檔案能夠全面、細致地捕捉工程質量的每一個細微之處，甚至能夠深入具體某道工序的質檢文件層面，為工程質量管控工作提供堅實可靠的數據支撐和信息保障。

3.2 打造電子檔案全生命周期精細管控新典范

項目秉持全程管理、前端控制、集中統一的核心理念，原創了“紙云同步”現場質檢數據采集技術，引入了成熟的電子簽章技術以及在交通行業首次“大規模”應用的“區塊鏈”前沿技術，構建了一套全面覆蓋電子文件規范形成、精準捕獲、安全入庫以及電子檔案科學保管、高效利用等各個環節的一體化管控模式（如圖2所示），以確保電子文件和電子檔案在其全生命周期內均得到嚴密、細致的管控，有效抵御各類潛在風險，進而大幅提升項目管理的效能與安全性，為項目的順利進行保駕護航。

（1）電子文件形成

致力于從源頭上強化管控，通過項目建設管理平臺的集成，實現統一身份認證，確保參與者的身份真實可靠；借助“紙云同步+數字證書+區塊鏈”技術的融合應用，在電子文件各個簽署環節將其“指紋”、簽署人數字證書以及關鍵元數據進行存證上鏈。當文件簽署審核完成后將文件以及元數據采用ZIP文件格式進行封裝，并用歸檔人的數字證書對文件包進行簽名。這一系列步驟保障了電子文件的真實性、完整性和可追溯性，使每一份電子文件都成為一份可信的數字憑證。

（2）電子文件捕獲

項目建設管理平臺通過調用在線歸檔接口，將歸檔信息包傳遞至電子檔案管理系統（以下簡稱“系統”）。系統隨即進行歸檔信息包的驗簽工作，以驗證歸檔文件包的真實性、有效性和完整性。隨后，對信息包實施結構化處理，并嚴格執行“四性”檢測，使信息的完整性、真實性、可讀性和可用性得到充分保障。

（3）電子文件入庫

入庫前，系統對電子文件進行嚴格的“四性”檢測。隨后，將檢測結果和歸檔信息包以ZIP文件格式進行封裝，并使用入庫人的數字證書對文件包進行簽名，形成電子文件保存信息包。

（4）電子檔案保管

遵循電子檔案保管的規范與要求，策劃并實施妥善的存儲與備份方案。在檔案保管的過程中，定期執行嚴格的“四性”檢測，以保障電子檔案始終保持穩定可靠的狀態。此外，實施循環滾動冗余備份策略，確保至少有兩個臨近的版本隨時可供使用。同時每兩天執行一次增量備份，每周末進行詳盡的完整備份，以構筑可靠的電子檔案安全防線。

（5）電子檔案利用

系統通過統一身份認證、權限控制，確保只有具備相應權限的人員才能訪問相關檔案；此外，實行借閱審計，對電子檔案的借閱行為進行實時監控和記錄，有效杜絕未經授權的借閱和復制行為；同時，采用數字水印技術，為電子檔案打上獨特的身份標識，以便在發生侵權行為時能夠迅速追蹤和溯源。

3.3 深化項目電子檔案多元化創新應用新場景

其一，借助前沿的BIM技術，將項目電子檔案信息融入三維模型，實現了直觀、可視化且易于理解的檔案查詢新體驗。在此基礎上，查詢結果可直接在三維模型中生動呈現，使檔案信息變得清晰易懂，一目了然。_{0yMJeYHWkEIwlx7xsp2yDQ==}此外，基于BIM模型的檔案查詢更具備快速定位和智能過濾功能，使用戶能夠迅速鎖定并獲取所需信息，大幅提升了查詢的便捷性和效率。

其二，憑借知識圖譜技術的強大支撐，巧妙運用節點、連線、色彩等豐富的圖形元素，將建筑材料報驗單中紛繁復雜的信息，如材料種類、詳盡規格、生產廠家及批次號等，以及其間的關聯和邏輯脈絡，以直觀且極富視覺吸引力的方式呈現。一旦用戶察覺到某結構材料存在潛在的質量隱患，僅需簡單輸入材料所屬的結構部位信息，系統便能迅速響應，精準地揭示出該材料批次的廠家詳情。更值得一提的是，系統還可以智能提醒用戶，其他結構部位也存在使用相同廠家、相同批次問題材料的情況，幫助其迅速定位問題材料的部位和來源。

其三，基于實時工程電子檔案歸檔的實現，通過強有力的安全系統及安全機制的支撐，創新性實現檔案申請、審批、查閱、保管流程的在線實時確權，檔案實用性得到了空前提高。

4 具體做法及取得成效

4.1制定電子文件歸檔及電子檔案管理制度與標準規范

為規范江陰靖江長江隧道工程項目電子文件和電子檔案的全生命周期管理，確保電子檔案符合來源可靠、程序規范、要素合規的核心要求，促進檔案信息資源實現規范管理與高效利用，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》以及《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《建設工程文件歸檔規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案單套管理一般要求》和《電子檔案移交接收操作規程》等一系列相關法律法規與標準規范，緊密結合江陰靖江長江隧道工程項目檔案電子化工作的實際情況，編制了《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件元數據方案》《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件在線歸檔接口方案》《江陰靖江長江隧道建設項目電子文件和電子檔案“四性檢測”方案》以及《江陰靖江長江隧道工程項目電子檔案信息安全方案》，旨在提升項目電子文件與電子檔案管理的標準化、系統化水平，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，為項目的順利進行提供有力保障。

4.2 確保電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規

（1）來源可靠

確保項目電子檔案來源可靠，是保證電子檔案真實性與有效性的關鍵步驟。來源可靠意味著必須能夠清晰、明確電子檔案的形成者、形成活動以及形成時間，從而為電子檔案的真實性與有效性提供有力保障。為此，我們依托項目建設管理平臺，定制開發了“紙云同步”App，實現了項目統一身份認證和創建人電子簽章的集成。針對不同構件配置相應工序的電子文件模板及對應簽章流程，確保相關作業人員能夠精準接收提醒，并嚴格按照既定的業務規范進行電子文件簽署。在簽署過程中，通過驗證操作人的真實有效身份信息和操作權限，確保了簽署過程的安全性和可信性。

在歸檔環節，通過將歸檔元數據及文件信息采用ZIP文件格式進行封裝，并用歸檔人數字證書對文件包進行簽名，進一步確保了歸檔信息的真實性和完整性。此外，ZIP文件的高壓縮率還提高了跨平臺適應性，優化了網絡傳輸性能，進一步提升了歸檔工作的效率和便捷性。

（2）程序規范

程序規范是電子檔案全過程管理不可或缺的一環，要求嚴格遵循工程建設的各項規定，確保每一個環節都符合標準。為達成這一目標，首先從工程單元劃分的視角出發，制定了WBS（工作分解結構）和EBS（工程實體分解結構）的詳細拆分方案。在此基礎上，構建了一套全面的施工現場精細化質量管理體系，為電子檔案的全過程管理提供了堅實的保障。

在實施過程中，以構件級模型作為管理的核心載體，以工序為最基本的管理單元，細化施工單位與監理單位的施工管理流程，確保每一道工序所對應的電子文件都能得到及時、準確地填報、審核與審批。此外，嚴格規定施工單位在未經監理單位審批前，不得擅自進行下一道工序的施工工序報驗。這一措施不僅保障了工程建設的合規性和規范性，還顯著提升了工程質量的穩定性和可靠性。

（3）要素合規

確保項目電子檔案要素合規，是保障電子檔案質量和利用效果的重要前提。即在電子檔案的內容、結構、元數據和管理過程信息等構成要素方面，需要確保其符合規范要求，使電子檔案在內容和形式上均達到標準。

電子檔案的內容要素無疑是其核心所在。這些要素涵蓋了文字、圖片、音頻、視頻等多種信息形式，共同構建出電子檔案豐富多彩的信息體系。在項目建設管理平臺信息錄入環節，采用了一系列技術手段，確保所錄入信息的準確、完整和及時，從而為電子檔案的可靠性與有效性提供堅實的保障。

電子檔案的結構要素是保障電子檔案有序存儲和高效檢索的關鍵所在。為確保電子檔案結構的嚴謹性與合規性，通過深入研究，構建了一套以“檔案分類”“WBS+EBS”以及“歸檔范圍”為基礎的建設項目電子檔案分類體系。該體系采用樹型結構，展現了清晰的層次關系模型，貫穿檔案管理的各個環節。它不僅穩固地支撐著檔案收集、整理、利用等各項業務，更是檔案系統內部各類處理邏輯、機制與策略得以穩定運行的堅實“基mosYtBqqisCvV79LrxySeVVxuWYCSJ/1KuiqSoavpao=石”。

元數據作為電子檔案的重要屬性與特征的詳細描述信息，其地位在電子檔案的管理與利用中顯得尤為重要。為充分發揮元數據在電子檔案中的作用，根據工程項目的實際需求，制定了《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件元數據方案》。該方案對元數據進行了劃分與分類，使每一類元數據都能夠有針對性地反映其電子文件的特定屬性，通過對元數據有效管理和利用，不僅能夠大幅提升電子檔案的檢索效率，更能不斷挖掘并釋放其潛在的巨大價值。

管理過程信息是記錄電子檔案在其生命周期內所有活動的重要數據。為此，項目采用了“區塊鏈”技術，在電子文件每個簽署環節將其“指紋”、簽署人數字證書以及關鍵元數據等進行存證上鏈，構建了一個緊密相連、相互驗證的存證體系。[1]這一體系的建立，不僅大大增強了電子文件的可信度和可靠性，還為后續可能進行的審計工作和追溯活動提供了強有力的支撐。[2]

4.3 強化電子文件和電子檔案信息安全的主要措施

（1）電子檔案安全訪問機制

系統具有多層次的身份認證機制，除了傳統的用戶名和密碼認證外，還采用了動態口令、短信驗證等輔助認證方式，增加了訪問的安全性。同時實施細粒度的權限控制，根據用戶的角色、職責和業務需求，為不同用戶分配不同的訪問權限，確保只有經過授權的用戶才能訪問和操作電子檔案，防止敏感信息的泄露和濫用。此外，還采用了數據傳輸加密技術，確保檔案數據在傳輸和存儲過程中的安全性和保密性。[3]

（2）三員管理策略的實施

系統采用三員管理策略，確保系統管理的嚴謹性與訪問的安全性。檔案系統的底層框架融入了全方位的日志記錄、審計追蹤以及訪問控制組件，確保每個環節都能得到有效監管。同時，在上層應用中，提供了滿足三員管理所需的各項管理功能，從而為用戶打造一個安全可靠的檔案使用環境。

（3）電子文件利用件添加數字水印

在檔案借閱時，利用數字水印技術為電子文件的利用件添加水印標記，以防止文件被非法復制、篡改或盜用。此外，該技術還能用于文件的追蹤和溯源，從而更好地保護數字內容的版權，保障電子文件的安全性。

4.4 降本增效成果顯著，高效管理目標得以順利實現

項目電子文件歸檔與電子檔案管理的實施，正引領社會數字化轉型邁向全新的里程碑。在此過程中，工程建設項目數字化水平出現了新躍升，展現出前所未有的生機與活力。

電子文件歸檔工作的深入推進，顯著提升了項目檔案的精準性與可靠性。極大地簡化了收集、整理、歸檔等環節，節省了時間和人力成本。同時，電子檔案極大地提升了用戶體驗，項目電子文件和檔案的檢索、利用更為便捷高效，提高了工作效率與用戶滿意度。

電子檔案的應用，推動項目管理邁向更加精細化階段。電子檔案全面記錄項目設計、施工、驗收等各環節、全流程的文檔資料，為項目管理提供了豐富且全面的數據支撐。通過對數據的深入挖掘與分析，項目管理者能夠更精確地把握項目進度、質量及成本等關鍵指標，及時發現并解決問題，進一步提升項目管理的效能與品質。

電子文件歸檔和電子檔案有助于提升項目的可持續性。傳統的紙質檔案易受時間、環境等因素影響，導致信息丟失或損壞。電子檔案則具有更強的耐久性和可復制性，能夠長期保存項目信息，為項目后續維護和運營提供可靠依據。同時，通過加密、權限控制等手段，電子檔案能夠確保項目信息的安全性和保密性，有效防止信息泄露和濫用。

此外，電子文件歸檔和電子檔案管理的實施對環境保護產生了積極影響。傳統的紙質檔案紙張消耗量大，給環境帶來沉重壓力，而電子檔案的普及不僅減少了紙張的使用量，還節省了存儲空間，節約了寶貴的資源，降低了對環境的負面影響。這一做法符合新發展理念的要求，也契合全社會對綠色環保低碳的重視和追求，將推動整個行業向著更加綠色、可持續的方向發展。

5 學術研討

5.1 建設項目電子檔案體系化與標準化建設

隨著信息技術的迅猛發展與廣泛應用，電子檔案已成為現代建設項目管理中不可或缺的信息支柱。為確保其真實性、完整性、可用性及安全性，推進電子檔案的標準體系化與標準化建設顯得尤為迫切。本案例通過深度融合工程管理體系與檔案分類，成功構建了以“檔案分類”“WBS+EBS”及“歸檔范圍”為核心的建設項目電子檔案分類體系，實現了工程質量管理與電子檔案管理的無縫融合，確保了電子檔案與工程建設質量管控體系精確匹配。此外，通過編制《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件元數據方案》及《江陰靖江長江隧道工程項目電子文件在線歸檔接口方案》等規范性文件，進一步細化了項目電子文件管理標準，使項目電子文件的收集、整理、歸檔過程實現了可視化、可控化及可量化，顯著提升了檔案管理的質量與效率。

5.2 電子檔案管理模式創新

面對電子檔案數量的急劇增長與種類的日益多樣化，傳統檔案管理模式已顯露出其局限性。因此，探索如何運用全生命周期管理理念，創新電子檔案管理模式向智能化、自動化轉型，提升檔案管理質量與效率成為電子檔案領域的熱門議題。本案例秉承全程管理、前端控制、集中統一的核心理念，依托前沿信息技術，構建了一套全方位覆蓋電子文件形成、捕獲、入庫、保管及利用的一體化管控體系，確保了電子文件和電子檔案在其全生命周期內均能得到周密而細致的管控。同時，成功實現了電子文件的質量智能化檢查與自動組卷等功能，使文件收集、整理、歸檔的流程更加快捷、規范且高效，推動了檔案管理現代化水平的顯著提升，為檔案管理事業的新發展注入了強勁動力。

5.3 電子檔案服務模式創新

電子檔案憑借其詳盡的內容、清晰的結構以及豐富的元數據特性，已成為信息領域中的寶貴資源。為精準捕捉用戶需求，提供更加貼心、便捷的檔案服務體驗，運用大數據分析、用戶畫像等先進技術對電子檔案服務模式進行創新已成為行業共識。本案例通過將電子檔案與BIM模型、AI及大數據技術深度融合，研發出了一系列創新應用，如基于BIM模型的電子檔案查詢系統以及建材報驗檔案的知識地圖等。這些創新應用不僅提升了電子檔案的利用效率和服務質量，還通過深度挖掘電子檔案資源中的豐富信息，為項目建設及后續運營管理提供了強有力的信息支持，使決策過程更加精準、高效。

案例撰稿人：謝培寧 郭姍姍 張 希

注釋與參考文獻

[1]張楠，趙雪嬌.理解基于區塊鏈的政府跨部門數據共享：從協作共識到智能合約[J].中國行政管理，2020（1）：77-82.

[2]馬忠民.基于區塊鏈的質量管理體系設計構想[J].中國標準化，2020（6）：149-153.

[3]楊安榮.電子文件全程管理與信息安全保障的并行之路[J].保密科學技術，2014（6）：44-47.

（責任編輯：邵澍赟）