應用智慧財務對高校財務內部控制體系的建設*

摘要：通過分析高校由“信息系統平臺”發展為“智慧平臺”過程中遇到的問題和挑戰，以業財融合和流程再造為手段，以數據共享為目標，探索建設“三層架構+風險嵌入”模式，將風險控制嵌入到學校的智慧平臺中，以提升財務內部控制水平。“三層架構+風險嵌入”模式意在通過建立高校風險評估體系和內部控制風險數據庫，將財務管理業務流程的風險點嵌入信息平臺和一體化平臺，將權責分離、審批檢查、勾稽關系、預警監測等功能融入智慧平臺，進而降低整體風險水平。

關鍵詞：智慧財務；內部控制；風險嵌入；機制建設

中圖分類號：G647

教育系統財務內部控制機制是指學校財務管理部門為實現管理目標，確保學校資金安全和有效利用，保障教育事業順利運行，保證會計信息的真實性和準確性而制定的一系列具有控制職能的方法、技術和程序的總稱。智慧財務的核心是數據的整合和深度挖掘，是以改善會計信息質量、提高會計工作效率、降低會計工作成本、提升財務合規水平和數據價值為目標。

《中國高校信息化發展報告（2021）》指出，對照國家教育數字化發展戰略要求，高校在數字化轉型的頂層設計、推動高校治理體系和治理能力現代化、推動教育教學方式創新和模式變革、數字資源建設和應用效果、支持教育評價、網絡安全體系完備性等方面還存在差距。依據《北京市教育系統內部控制指引》，內部控制信息化要將單位涉及的各項經濟活動主要流程、關鍵環節嵌入單位管理信息系統，制定符合內部控制要求的信息化建設規范，用信息化手段促進業務協同，確保內部控制環節健全、內部控制流程通暢，減少人為操縱因素。

一、高校財務內部控制體系建設存在的問題

（一）信息系統缺乏頂層設計，導致“信息孤島”現象

高校財務管理內部控制信息化建設過程中，突出的問題是“未覆蓋”和“未聯通”。“未覆蓋”體現在經濟活動的主要流程、關鍵環節未能有效嵌入單位管理信息系統，未能實現信息系統對重點經濟業務的全覆蓋。如部分高校未建立基本業務、科研業務信息系統，或者關鍵環節未嵌入單位管理信息系統，資產管理系統沒有實現實時動態管理等。

“未聯通”體現在各信息系統間缺乏前期的頂層設計和后期的有效整合。首先，高校各業務部門根據信息化發展需求，各自建立信息管理系統并獨立運行和維護，并沒有根據整體目標和戰略進行頂層設計，信息系統間未能實現有效的互聯互通，數據無法共享，容易形成“信息孤島”，導致工作效率低下、決策失誤、相關管理措施難以落實。其次，沒有將風險點嵌入到系統控制中，導致系統無法有效識別各業務環節的風險點，無法及時制定防范措施和應對方案。高校主要的業務信息系統包括財務管理系統、資產管理系統、科研管理系統、人事管理系統、學生管理系統、教務管理系統等。各個職能部門根據業務需求，獨立上線相應的信息管理系統，并根據需要進行系統對接。如科研項目管理方面，將科研系統與財務系統對接，便于項目立項、收支數據查閱及統計；學生收費管理方面，將教務部門、學生管理部門的信息系統與財務系統的收費模塊對接。在實際工作中，系統及模塊建設需要綜合考慮利用率、建設成本等因素。如基本建設信息系統，對于基本建設較少的單位，要考慮信息系統建設成本、運維成本以及使用率。

（二）業務流程設計未將職能與業務有機結合

在部門設置時，沒有考慮職能配置與管理及資源的分配，往往是以職責為基礎設置組織架構。在實際操作時，組織架構與業務匹配，否則會阻礙業務發展，而某一項業務的調整，會導致多個部門、崗位以及流程的變動，并不是簡單的業務遷移。如果只做業務遷移，而沒有進行相應的崗位調整和流程再造，將產生新的風險點和問題。

在科室和崗位的設置中，一般以處室業務職能為出發點，科室業務即處室職能的分解，崗位業務即科室職能的分解。在實際運行過程中，業務流程容易因職能設置而出現斷點。如采購業務中申購、立項、審核、支付等關鍵節點，按照職能分屬不同處室或者科室，在實際流程中，各處室各司其職，但是按照此項業務流程，已申購、立項的項目，并未實際審核、支付，但是在預算管理一體化系統中，依然占據額度，導致其他事項無額度支付的情況發生。

缺乏專門的組織機構會制約學校內部控制體系建設。據了解，只有少數高校設立了專門的內部控制建設管理部門，大多數學校仍然是辦公室或者財務管理部門牽頭運作。內部控制建設管理部門應從學校層面考慮，以業務為主線貫穿各個職能部門的職責，從而防控相關風險點，而不應該只以職能設置為出發點，這樣會導致業務流程設計時，職能與業務相分離。尤其是在信息化建設中，各個處室的信息系統對各自職能范圍內的流程加以控制，但是對于整體業務，并未達到全面的風險防控，容易出現銜接問題，這部分風險點既無識別，又無防控。

（三）內部控制建設基礎工作與運行機制薄弱

高校的制度規范存在不適應學校實際情況、不適用制度未修改或者廢止、規章制度個別條款與實際情況相脫離等情況。財務制度規范建設方面，存在沒有建立與經濟業務相關的具體管理制度和規范的問題。重點業務事項如差旅費、會議費等的管理均執行國家和上級部門的管理制度，高校應針對經濟業務建立相對應的管理細則。如科研經費的管理，在“放管服”改革政策的指引下，應結合學校業務實際，針對科研經費中的差旅費、會議費、咨詢費等建立具體管理制度，以提升經費使用效率[1]。

由于學校的發展以及相關部門管理制度的變化等原因，各高校存在管理制度與實際情況不適配的問題。在實際操作中，各項管理制度沒有實時更新，在執行過程中，需要用其他方式彌補政策變化帶來的管理風險。如部分業務已經執行新的管理要求，而學校沒有更新制度規范，在審計時，從文件看，該業務并未執行文件條款，造成依據不清晰的問題。

二、基于智慧財務的教育財務內部控制體系建設對策

內部控制機制包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監控五大要素。內部控制體系建設分為單位層面和業務層面兩個維度。本研究從構建經濟活動內部權力運行機制、完善制度體系建設、優化業務流程、對業務活動進行風險識別與評估、科學設置機構職能與崗位職責、加強各個環節的信息交流、加強監督和監控等方面將五大要素嵌入兩個維度，建設基于智慧財務的教育財務內部控制體系。

（一）加強信息系統頂層設計

單位應對信息系統相關業務實施歸口管理。管理部門負責擬定單位信息建設總體規劃，并組織、協調及推進落實，逐步形成統一的數據共享平臺[2]。信息系統由各部門負責開發和運維，形成獨立的信息島，“三層架構+風險嵌入”模式是對各信息系統進行融合聯通，實現數據共享和風險防控。

高校的智慧平臺一般由數據源層、數據庫層、應用層三層架構組成。每一層級都應嵌入風險防控和制度約束。第一層為數據源層，負責感知基礎數據信息。第二層為數據庫層，負責對基礎數據信息進行匯集整合。第三層為應用層，其一是為用戶提供個性化服務，如OA系統、合同管理系統、國有資產管理信息平臺、科研管理系統、銀校互聯系統、網上預約報銷系統等各類應用；其二是搭建業財融合智慧平臺，通過設置人員權限可實現數據在有限范圍內的共享。該平臺涵蓋了所有的信息系統，高校財務人員及決策者可按需提取、處理、整合財務數據，從而避免“信息孤島”現象[3]。

（二）加強內部控制基礎工作建設

1.整合學校層面的基礎工作。基礎工作包括內部控制組織架構設置、部門職能和職責設置、重點崗位設置等內容。從單位層面和業務層面加強內部控制，建立健全內部控制關鍵崗位責任制，確保不相容職務分離。相關職能處室嚴格執行財務管理、資產管理、法務審核、內部監督等職能，推動建立跨部門業務溝通機制，協同控制經濟活動。同時，權責設置具有一定靈活性，根據戰略目標和業務發展進行動態調整，適時對部門和崗位的權責設置進行評估和修正。

2.加強信息系統內部控制。應在不相容職務分離的前提下，保持業務流程各環節之間的銜接和聯系，明確權責和職能分工、任務和要求[4]。通過組織引導與加大內控培訓力度，提升各級人員的內控意識，強化跨部門業務的銜接與協作，完善支出管理、采購管理和合同管理等部門或崗位之間的溝通與信息傳遞，進一步明確各節點的審核要點、附件及單據要求，減少信息壁壘對管理的影響。

3.推進經濟活動制度建設。有效識別各業務環節風險點，及時制定防范措施和應對方案。根據上級部門管理要求和實際情況，定期梳理制度文件，確保相關制度合法性、規范性、實效性與可操作性；定期梳理各項經濟活動業務流程，查找流程缺陷和控制盲區，明確各項經濟活動目標、范圍和具體內容，科學規范地繪制流程圖并嚴格執行。規章制度雖然不能頻繁修訂，但是可以針對實施細則建立“生命線和時間點”記錄手冊，每一個步驟、節點、附件等都要準確記錄其啟用、變更、停用的時間以及其他細節。

（三）信息系統建設與風險嵌入有機結合

“風險嵌入”是指通過一定方法對財務風險點進行識別、分析和描述，生成控制矩陣，詳述控制措施和控制實施證據；然后通過業務流程再造將風險防控措施嵌入信息系統，通過反饋機制進行不斷完善，提升財務治理能力。

如合同審批流程，通過風險識別、問題分析等環節，確定風險點集中在合同文本條款、法律風險審查方面。OA辦公平臺合同審批模塊將線下審批流程遷移至線上，線上的審批流程節點，同樣是按照不相容職務相分離的原則設置審批權限，進行審批控制。線上審批流程雖然提高了工作效率，但是并沒有將風險嵌入信息系統。針對此類情況，應嵌入風險及風險解決方案，即嵌入智能合同審查系統，基于網絡資料庫，采用自動化流程對合同文本進行全面審查，快速發現條款不完整、表述不清、糾紛處理等問題；同時匹配對應的法律法規條款，出具相應解決方案，提升審查效率和準確性，減少人為因素的影響。

建立風險數據庫，在信息系統中完成與業務部門相連接的財務流程再造，重點防控已知風險點。風險嵌入信息系統時，最有效而直觀的方式是穿行測試法，這個環節是實戰環節，需要一線崗位人員的協同參與。在對重點業務穿行測試中，能夠快速發現業務流程斷點、低效以及風險點。如一項部門采購業務，從提出申購、履行部門“三重一大”制度，到提請控價審核、三方比價、公示、合同審定、驗收、支付等各個環節，需經過多個部門審核。每個下游環節都緊扣上一個環節。如沒有經過控價審核以及三方比價、公示環節，無法簽訂合同；若已簽訂合同，說明之前的流程已按照要求履行完畢，驗收環節時，合同可以說明前置流程的完整性，無需重復提供前置流程的材料。因此，穿行測試既能防控風險點，又能防止步驟冗余。“三重一大”“公示”“控價審核”等即為風險嵌入時的關鍵點，缺少時，將不能進行下一環節。

（四）加強內部控制信息化工作的評價與監督

內部控制信息系統的有效性評價，主要針對單位內部控制信息系統是否納入全部風險點、業務內容、控制措施及穩定運行等方面進行評價。內部控制監督重點關注內部控制制度執行情況、關鍵崗位和人員設置情況以及問題整改情況等。

在實際內部控制評價工作中，對內部控制信息化系統的評價普遍關注是否覆蓋所有業務、業務間是否聯通等直觀層面。對于信息系統關鍵崗位設置、授權、數據管理等方面并未深入評價。深度評價對專業性要求較高，并且時間較長，需要專業的機構進行專項評價。通過調研發現，內部控制信息化系統存在關鍵崗位設置及管理制度不完善，未按規定進行輪崗，授權變更不及時等問題，這些問題并未納入評價范圍。應充分發揮內部審計、紀檢監督的職能作用，對單位內部控制信息化工作進行客觀公正評價[5]。有效利用內部控制評價報告和內部控制監督意見、建議，針對發現的問題和薄弱環節予以及時改進，不斷完善單位內部控制體系，提升財務內部控制體系的有效性。

參考文獻：

[1]胡凱.財務視角下事業單位內控制度建設的必要性及構建研究[J].財經界.2021（22）：131-132.

[2]郝蜀文.數字時代會計信息化與高校內部控制管理的應用研究[J].財經界，2023（15）：84-86.

[3]蘭婷婷.基于財務信息化的高校財務內部控制建設探究[J].財經界，2023（2）：120-122.

[4]朱霞.基于內控視角下的高校財務信息化系統構建[J].財會學習，2021（29）：50-51.

[5]王梅，李萍萍，李愛武.新形勢下高校財務內控存在的問題與加強內控建設之探討[J].經濟師，2023（11）：69-70，73.

責任編輯：田國雙