關于加強行政事業單位政采活動內控管理的思考

在行政事業單位運行發展的過程中，政府采購活動（以下簡稱“政采活動”）是其中非常重要的一環，要想做好政采工作，必須不斷加強和完善政采的內部控制（以下簡稱為“內控”）管理。

目前，在行政事業單位政采活動中，內控管理還存在很多問題，如政采預算編制不準確、政采流程不規范、政采活動缺乏專門負責的機構和人員等問題，政采活動內控管理亟須加強。本文針對行政事業單位政采活動內控管理背景及存在的問題進行了研究，旨在為加強行政事業單位政采活動內控管理提供思路和借鑒。

行政事業單位政采活動作為政府支出的重要部分，是實現政府重大政策目標的有效手段，對于提高財政資金使用效率具有非常重要的意義。但是，當前行政事業單位政采活動中存在諸多問題，亟須加強采購活動內控管理。本文旨在對加強行政事業單位政采活動內控管理進行探討。

一、行政事業單位政采活動內控定義

政采內控體系，是指根據國家頒布的政采相關法律法規的規定，對政采活動進行規范化、系統化管理和監督的內控體系。其目標是確保政采業務的合法性、合規性，提高采購效率和效果，防止腐敗和浪費，促進信息披露和提高采購工作的透明度。政采內控體系以預防為主，注重程序控制和崗位職責的相互牽制，強調制度建設和環境建設相結合，以及監督和評價的作用。通過政采內控的實施，行政事業單位能夠有效管理和控制政采活動的風險，保障資源的合理利用和政采活動的公正、公平、透明。

二、加強行政事業單位政采活動內控管理的意義

（一）提高政采資金的使用效益

通過加強政采內控管理，從而有效規范政采行為，降低采購成本，提升采購質量，提高政采資金的使用效益。政采活動涉及大量資金的使用，加強內部控制管理可以確保資金的合理分配和利用，提高資金的使用效率。通過制定規范的采購流程和建立明確的采購審批制度，可以有效降低政采活動中的資金浪費和濫用風險，節約財政開支。此外，加強內控管理還可以監督供應商的選擇并對其進行評估，確保選擇到合適的供應商，獲得優質的產品和服務，進一步提高資金使用效益。

（二）有效規避政采風險，降低廉政風險

完善的政采內控制度、規范的政采流程，能夠確保采購活動的公開、公平、公正，可以有效防范采購活動中存在的風險，從而進一步降低單位的廉政風險。政采活動容易受到腐敗、貪污等行為的侵害，加強內控管理可以防止和減少廉政風險的發生。建立完善的內控制度和監督機制，加強對采購人員的培訓和監督，強化對采購活動的審計和監察，可以有效防止腐敗行為的發生，提高政采活動的透明度和公正性，維護政府的廉政形象。

（三）進一步提高行政事業單位內部管理水平

行政事業單位作為國家治理體系的重要組成部門，其內部管理水平直接影響到行政事業單位的工作效能和服務質量。加強內控管理可以規范行政事業單位的采購活動，強化程序控制和崗位職責的落實，推動行政事業單位完善內部制度體系，提高工作效率和效果。例如，通過加強內控管理，健全采購計劃、合同管理、供應商管理等，優化資源配置，有效提高行政事業單位的整體管理水平。

三、行政事業單位政采活動內控管理中存在的問題

（一）采購環節監督亟需加強

在行政事業單位政采過程中，各單位為把控采購過程中存在的風險，出臺了不少針對采購環節的內控監督措施，但由于政采過程會涉及多個環節，導致出臺的政策舉措不能對出現的問題進行精準把控。例如，在政采過程中，由于過于重視評標過程，反而忽略了政采前和政采后對需存檔資料的收集；對政采貨物驗收不仔細，對政采的最終效果產生影響。

（二）采購預算編制不準確

由于行政事業單位內控機制不健全等原因，政采預算存在不準確、不完善的情況，在政采實施過程中，將導致單位預算資金無法落實或無法采購到單位需要的貨物、工程、服務，影響單位的正常運行。特別是在當前行政事業單位運行財政部中央預算管理一體化系統的情況下，各單位被嚴格要求報送政采預算，對政采活動中采購預算準確性的要求進一步提高，這就對行政事業單位內控管理提出了更高要求。

（三）政采流程不規范

根據政采相關法律法規的規定，政采活動的主要步驟為：編制政采預算→按具體品目編報政采計劃→確定并執行政采方式和組織形式→簽訂并履行政采合同等。除此之外還有一些額外的規定和要求，如進口產品須報批等。然而在實際工作中，很多行政事業單位由于內控管理制度的缺失和不健全，會導致政采流程中存在不規范的情況。如部分單位胡亂更改政采流程順序、隨意變更政采采購方式和組織形式、進行無預算采購等。

（四）政采缺乏專業的機構和人員

行政事業單位由于各自內部編制的局限，很多單位沒有專門負責政采的機構和人員，政采工作的專業化程度很低，內控管理存在“誰操作，誰采購，誰負責”的情況，沒有對政采工作進行集中管理，許多單位讓業務采購人員“一把抓”，沒有堅持崗位分離的原則。除此之外，政采作為一項涉及多學科知識的工作，要求政采相關人員具備多方面的專業知識，但目前許多政府事業單位相關培訓工作不到位。由于單位沒有相應的內控制度，導致部分政采相關工作人員在既沒有政采知識儲備也沒有進行相關培訓的前提下從事政采工作，最終因其工作失誤給單位造成損失。

四、加強行政事業單位政采活動內控管理的措施

（一）強化政采活動監督

政采活動監督應貫穿于政采前、政采中和政采后各個階段，并需重視不同階段的監督重點，建立健全內控管理制度和監督機制，有效提高政采活動的透明度、合規性和效率，確保政采活動的順利進行。首先，在政采前，需要建立相關的內控管理制度，合理選擇代理機構，科學編制標書，并注重資料存檔工作。例如，內控管理制度應明確各項活動的程序和責任，確保相關工作按規定進行，同時要建立審核機制，確保政采計劃的合理性和合法性，避免違規行為的發生；其次，要構建科學完善的內部監督制度，針對政采過程中的風險點，制定針對性的風險防控策略。內部監督制度應包括組織架構、職責分工、工作流程等內容，確保政采活動的合規性和規范性。同時加強對政采活動的現場監督，及時發現和解決問題，確保政采活動的順利進行；最后，政采后，應明確政采合同貨物、服務和工程的驗收標準和程序，針對不同類別、不同金額的合同對應不同的監督驗收措施，派專人負責監督驗收工作，確保驗收結果真實準確。對政采活動整個流程完成后的一整套資料，應及時進行整理歸檔，建立健全檔案管理制度，確保政采活動的相關檔案完整、準確、可查。

（二）健全完善政采內控制度，科學合理編制政采預算

在行政事業單位政采活動中，科學合理的政采預算是采購活動開展的基石和重要前提。應當健全政采內控機制，通過制度保障政采預算的科學性和合理性，讓預算編制部門和單位的資產需求和管理部門進行充分對接，使政采預算編制適應單位的實際情況。行政事業單位需要細化采購預算標準，做好采購預算前期規劃，未雨綢繆，有效提升政采活動的管理水平和效率，實現資源的合理利用和社會效益最大化。

第一，政采預算的編制應基于采購項目的性質、規模、復雜程度等因素，制定相應的采購預算標準，明確各類項目的預算額度，避免因預算不足或超支而導致的風險。同時充分考慮市場行情、物價指數等因素，確保預算金額的合理性和準確性。

第二，在編制采購預算之前，應對采購需求進行全面分析和評估，明確采購目標和范圍，制定詳細的采購計劃和時間表。同時，應考慮供應商的信譽度、資質、交付能力等因素，避免因供應商問題而導致采購預算的調整或項目延期。

第三，政采活動涉及多個部門和人員，需要充分調動各方的積極性和合作意識。通過建立有效的溝通機制和協調機制，及時解決采購過程中的問題和矛盾，確保采購預算的準確性和有效性。

（三）嚴格規范政采流程

在行政事業單位進行政采活動中，要進一步強化政采內控管理的相關規定，對政采每個步驟節點以單位發文的形式確定下來，明確規定單位各類采購的方式和組織形式，對不規范、不負責的政采亂象明文禁止。

第一，充分調查研究，合理評估政采需求，確定采購項目的規模、內容和時間節點，并據此制定詳細的采購計劃和預算。其中，采購計劃應當符合實際需求和財政預算，確保采購活動的合理性和有效性。政采預算應當充分考慮市場行情、物價指數等因素，確保資金使用的合理性和有效性。

第二，加強政采的源頭管理，嚴格遵循法律法規，確保采購決策的公開透明、公平公正，在采購需求的確定和供應商的選擇過程中，應當嚴格執行程序規定，避免出現不當行為和權力尋租現象，保障采購活動的合規性和公正性。

第三，規范招投標行為，依法依規選擇招標、競爭性談判等采購方式，并對參與投標的供應商進行資格審查和評標評審。同時加強對招標文件的編制和公告，確保信息真實、準確、完整，為供應商提供公平競爭的環境。

第四，簽訂采購合同前，應認真審查合同條款，明確雙方的權利義務和責任，確保合同的合法性和有效性；在合同履行過程中要加強監督管理，及時解決合同履行中的問題和矛盾，確保采購活動的順利進行。

第五，在履約驗收過程中，嚴格按照合同約定和技術標準進行驗收，確保采購產品或服務的質量和數量符合要求；在資金支付管理方面，應當建立健全資金管理制度和流程，確保資金使用的合法性和規范性，防止資金浪費和濫用現象的發生。

（四）設立專門政采部門，完善政采人員培訓機制

建立專門的政采管理機構和配備專業的政采人員，加強政采人員的培訓，有效提高政采管理水平和工作效率，保障采購活動的合規性、公正性和有效性。一方面，在設立專門政采部門和配置專職門人員方面，行政事業單位需要明確責任分工，統一管理，提高采購管理的效率和專業化水平。例如，配備專職政采管理人員，負責具體的采購項目管理和執行工作，并確保這些專職人員具備良好的專業素養和豐富的實踐經驗，能夠熟練運用相關法律法規和采購政策，確保采購活動的合規性和規范性。

在完善政采人員培訓機制方面，應科學制定培訓計劃，不斷完善培訓內容和創新培訓方法。其中，培訓內容應當涵蓋政采法律法規、采購流程與操作規范、風險防控與內控等方面的知識，以提升政采人員的專業水平和業務能力。培訓方法可以采用課堂教學、案例分析、實地考察等形式，注重理論與實踐相結合，確保培訓效果。此外，隨著政采法律法規和政策制度的不斷變化，應當建立健全政采人員繼續教育機制，定期組織政采人員進行培訓和學習，提升采購人員的專業素質。同時根據采購人員的崗位和職責，量身定制培訓計劃，進行差異化培訓，更好地滿足個性化學習需求。

結語：

政采制度起源于歐美發達國家，不僅是規范公共機構采購行為的管理制度，還是政府在市場經濟條件下進行經濟調控的有效手段。隨著中國特色社會主義進入新時代，政采占據政策調控更加重要的位置，進一步加強行政事業單位政采活動內控管理是行政事業單位內部控制管理的必然要求。