中小企業財務管理信息化建設探討

在科技快速發展的今天，人工智能技術的應用，已經成為當今社會發展的重要驅動力。尤其是在財務管理領域，人工智能技術不僅可以提升財務部門的工作效率，減少人為錯誤，優化資源分配，同時還能通過數據分析預測未來趨勢，幫助中小企業做出更加精準的決策。基于此，本文探討了中小企業財務管理信息化建設中存在的一系列問題和挑戰，以及相應的優化策略，以期推動中小企業財務管理信息化建設進程，從而最大化發揮財務管理職能，進而推動中小企業持續健康發展。

一、中小企業財務管理信息化建設的必要性

（一）提升財務部門工作效率與決策精準度

中小企業財務管理信息化建設至關重要，其能夠提升財務部門工作效率和決策精準度。首先，借助信息化工具，可以實現財務信息的自動化處理，降低人為干預的程度，從而極大地提升財務部門的工作效率。

其次，運用數據解析技術，可以從財務信息中提取出深層次的洞察，從而為中小企業決策提供堅實依據。準確的數據分析有助于中小企業捕捉市場發展方向，設計出更加合理有效的經營方針，從而提升中小企業在決策上的精確性和市場競爭優勢。

（二）優化資源配置，降低成本

在中小企業中，財務管理信息化建設對于優化資源配置及削減成本具有至關重要的作用。首先，通過信息化技術，中小企業可以實時監控并解析自身的財務狀態與運營數據，幫助管理層精確地辨識資源利用效率及存在的瓶頸，從而制定出更加科學的資源配置方案，以確保資源流向那些效益更高、增長潛力更大的業務領域，從而提升中小企業的整體運營效率。

其次，財務管理信息化系統可自動化處理大量繁瑣且重復性強的財務任務（如賬目處理、報告編制等），這不僅減少了人力資源的需求，也避免了由于人工失誤帶來的錯誤，進一步節省了中小企業的人力和時間成本。

最后，信息技術的應用還能提升財務管理流程效率，縮短資金回籠時間，從而減輕中小企業的財務負擔。

（三）提高財務透明度與風險管理能力

財務管理信息化建設是提高中小企業財務透明度的重要方式。首先，借助數字化的財務管理系統，中小企業可以實時記錄、處理并發布財務信息，以保證數據的精確性和時效性。這不僅促進了中小企業內部不同部門間的信息傳遞與資源共享，同時也提高了與外部利益相關方（如投資者、供應商、顧客等）的交流效率。

其次，信息技術的應用可以幫助中小企業迅速識別潛在的財務風險，諸如資金不足或應收賬款延遲等，并據此采取相應的防范和管理措施。通過建立風險預警系統、強化內部控制，中小企業能夠更有效地面對各類不確定性，從而保障財務狀況的穩定性。

二、目前中小企業財務管理信息化建設存在的問題

（一）對財務管理信息化建設不夠重視

當前，部分中小企業管理者對財務管理信息化建設缺少正確認知，認為其作用就是幫助相關工作人員減輕工作壓力，因此對財務管理信息化建設不夠重視，大多精力都用于開拓市場。此外，部分中小企業內部人員也缺少財務管理信息化意識，部門之間協調差，缺乏部門合作溝通。由于信息溝通不到位，導致財務管理難以為業務拓展提供支撐。

（二）數字平臺建設有缺陷

1.數據沒有統一標準，數據收集困難

首先，許多中小企業財務管理信息混亂，數據沒有統一標準。表格作為最常用的一種數據整理的組件，其重要性不用過多贅述。但很多中小企業管理者并不重視如何規范設計出統一的表格樣式，只在乎數據統計結果。這導致表格登記模板會因為登記者喜好習慣生成不同樣式的版本，不利于相關人員快速審核匯總數據以及及人員變動交接工作。同時導致數據難以查找、分析和管理，進而影響中小企業的財務管理效率。

其次，合作商數據收集不全，收集困難。在許多中小企業成立早期，由于對合作商管理不規范，并沒有完整地登記合作商基本信息，而下游合作商數量多，因此造成數據收集費時且收集不全。

2.缺少數據信息系統，增加了數據核對工作量

很多中小企業沒有自己的數據信息系統，需要從其他合作企業的原始數據取值參考，作為結算給下游客戶費用的標準。由于數據庫的格式不同，造成了統計工作的困難。比如從事服務行業的推廣企業，需要統計某個產品在市場的流通情況。由于取值來源于不同企業的數據庫，每家企業的數據格式不同，每月分析各產品采購銷售庫存，各個產品不同的結算邏輯、結算表格以及數據分析，增加了大量數據核對工作。

（三）財務人員素質有待提高

中小企業由于自身規模和資金特點，缺少財務信息化管理人才。首先，許多中小企業員工缺乏創新能力，安于現狀，不愿改變現有工作模式，對于新鮮事物的接受能力有限。

其次，許多中小企業忽視對在職員工的培訓教育，即使有些中小企業定期安排員工參加培訓，但沒有針對財務管理信息化進行專題培訓，因此達不到預期效果。

三、對策建議

（一）提升對財務管理信息化建設的重視度

1.提升管理者對財務管理信息化建設的重視度

中小企業的管理者作為決策者與領導者，他們的認知水平及重視程度直接影響著企業財務管理信息化建設的步伐與成果。因此，首先需要通過培訓與教育，讓管理者深刻理解財務管理信息化建設的重要性與緊迫感，并認識到其在提高中小企業管理能力及市場競爭力方面所起的核心作用。

其次，管理者應積極投身于財務管理信息化建設之中，加強與各個部門以及員工之間的協作，共同促進信息化項目的發展與落實。

最后，建立并且完善財務管理信息化建設的評估與激勵制度，把信息化建設的成效納入到管理者的績效評估體系中，以此來調動管理者的積極性與責任感，以確保財務管理信息化建設能夠產生實際效果。

2.組織專題培訓，提升全員信息化意識

組織專門的培訓是提升中小企業全員財務管理信息化意識的一種有效方式。通過持續定期地舉辦這種專業培訓，邀請來自財務管理信息化領域的專家或者有豐富經驗的專業人士來進行講解，深入探討信息化建設的重要性、實際應用案例及其未來發展走向。培訓內容需覆蓋信息化技術的基礎知識、財務管理軟件的操作方法、數據安全維護等多方面，以確保每一位參與者都能全面理解和掌握所需知識。此外，激勵員工分享自己的學習體會和實踐經驗，營造出一種積極向上的學習環境，從而有效提升全體員工的信息化意識與信息技術運用能力。

3.建立激勵機制，激發員工參與信息化建設的積極性

在促進中小企業財務管理信息化建設的過程中，構建有效的激勵機制至關重要。首先，中小企業應當制定清晰的表彰措施，為那些在信息化進程中表現優異的員工提供物質與精神獎勵，如現金獎勵、職業發展機會、表彰狀等。

其次，組織開展周期性的數字技術培訓、技能比拼等活動，加深員工對企業數字化必要性的理解，激發他們自發地學習和運用新技術、新信息的積極性。

最后，創建開放的信息交流平臺，接納員工關于信息化建設進程的想法和提議，使員工意識到自己是企業財務管理信息化建設不可或缺的一分子，從而增強其認同感與使命感，協力加速企業財務管理信息化建設步伐。

（二）建設專業的數字平臺

1.建立各個數據表單模塊，統一標準

首先，建立統一的在線表單標準，明確應收賬款、應付賬款以及企業各種基礎信息等表格的字段名稱、格式和內容要求，例如客戶名稱、賬單日期、金額、到期日、收款狀態等關鍵信息，并確保所有表格均按照這一標準在線填寫，從而規范數據錄入。

其次，利用引入的系統自帶的功能，設計表單關聯性，使用函數更新另一關聯表單數據。如保證金管理系統，有保證金付款表單，也需要設計保證金追回表單，在付了保證金后，設置提醒相關責任人要追回保證金，并將追回時間和追回金額回寫到原來的保證金付款表單，使保證金付款回款形成一個閉環。

最后，全面梳理現有的混亂數據，將不符合新系統新標準的數據進行清洗、轉換，使其符合新的統一標準。

2.選擇適合企業的數字信息系統

首先，根據中小企業業務特點，打造符合企業的個性表單模塊，不能一味追求成本最低原則統一使用市場已有工具。目前，國內大多數的企業使用的都是比較基礎的財務管理軟件，如用友、金蝶等，這些軟件只適用于企業的日常會計處理和簡單的財務管理，而對于那些有特殊需求的中小企業來說，基礎的軟件并不能很好地滿足企業需求。

目前國內有幾款不錯的低代碼應用搭建平臺，無需專業的信息技術開發人員，只需要通過圖形化界面和拖拽式操作，企業內部人員對企業業務特性進行規劃指導，就能搭建一個適合該企業的定制化的業務管理系統和移動應用。開發成本低、開發時間短、能夠靈活滿足不同的企業需求，如某云系統充分利用了釘釘的組織與協同能力，深度融入釘釘體系，實現了企業業務的移動化、在線化、數據化、智能化，從而幫助企業實現數字化轉型，提升運營效率。企業能夠隨時隨地移動辦公、無紙化辦公，同時隨時隨地審批流程，提高了審批時效，并采用嚴格的權限控制體系，確保審批信息安全，防止非法篡改或泄露，解決了中小企業內部管理存在的諸多問題。

其次，通過系統平臺打通上下游數據，降低核對工作量，最大化降低錯誤率。銜接打通的上下游數據后，由專人再復核校對一次系統數據，以保證數據最少失誤。同時設定固定的周期（如每周、每月等），要求各負責人提交其負責部分的成本報表，并由專門的財務人員整合與審核這些數據，以及時發現并修正遺漏或錯誤信息。利用系統自帶的數據分析工具來自動抓取、整理和匯總分散在各表格中的數據，減少人工操作帶來的誤差，做好季度年度分析及預算。

最后，設置定期的數據審計機制，核查各個表格是否按照既定標準執行，發現問題及時糾正。從制度層面保障數據的準確性和完整性，包括但不限于數據更新維護、權限分配、備份恢復等方面的規定。

（三）加大財務信息技術人員的學習和培訓力度

首先，根據最新的財務管理信息化系統、法律法規和行業標準，不定期舉行財務技術分享會，鼓勵內部經驗交流和案例分享，促進團隊成員之間的信息溝通。同時結合中小企業內部實際需求，對新技術（如云計算、人工智能等）在財務管理中的應用以及信息安全與風險管理進行培訓。

其次，鼓勵員工自主持續學習，并鼓勵其參加各類專業認證考試，如CPA（注冊會計師）、會計師資格證、云技術認證考試等，對取得相關證書的員工給予獎勵或補貼，對于表現優秀、技能提升顯著的員工，在晉升通道、薪資調整等方面給予優先考慮。

最后，建立跨部門的合作機制。讓財務信息技術人員有機會參與到不同業務領域的項目中，熟悉企業各個業務模式，從而推動業財融合，以拓寬視野，提升其解決問題的綜合能力。

結語：

一個有效的適合中小企業的財務管理信息化系統，能夠節約人力物力資源，讓中小企業將更多精力投入到核心業務活動中。同時，數字化管理也為中小企業數據分析和智能化運營提供了精準的數據支持，實現了科學決策和智能管理。這不僅提高了工作效率，降低了人工干涉所帶來的數據錯誤率，也加強了部門溝通協調，將上下游數據無縫銜接，對企業整體經營情況一目了然。數據自動化及更新也有利于管理者根據中小企業不同時間不同經營狀況做出不同決策，以確保經營行為合法合規，并有效防止內部舞弊及外部欺詐。