事業(yè)單位離退休干部人事檔案管理制度現(xiàn)狀及優(yōu)化分析

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；退休人員；人事檔案管理

人事檔案，是記錄退休人員的重要資料，退休人員過去工作內(nèi)容、工作時間都需要檔案記錄，當(dāng)他們退休后，領(lǐng)社會保險、退休金以及醫(yī)療保障金，都需要檔案作為重要依據(jù)。總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)單位得以發(fā)展，都離不開檔案。”這說明了檔案管理的重要性，有效而嚴(yán)密地管理人事檔案，能夠保證每一個退休人員的合法權(quán)益，讓他們在退休后生活中享受該有的保障。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

單位人事檔案管理思想未轉(zhuǎn)變

在過去，人事檔案管理的重心依賴于厚重的紙質(zhì)印刷資料，這類檔案繁多，不僅加劇了搜集的復(fù)雜程度，還導(dǎo)致了管理秩序混亂的問題。而今，科技的日新月異，促使我們邁向了新的紀(jì)元，通過先進(jìn)科技對文檔資料進(jìn)行高效采集、精心整理與妥善存儲，并逐步向以磁、光電為介質(zhì)的存儲載體轉(zhuǎn)型，構(gòu)建起多元化的存儲體系。這一新型檔案存儲模式的誕生，無疑是對傳統(tǒng)人事檔案管理方式的深刻變革。

然而，在許多地方的事業(yè)單位中，由于多種因素的制約，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式依1日占據(jù)主導(dǎo)地位。更為嚴(yán)峻的是，部分人事檔案管理人員仍保持著舊有的觀念，將人事檔案管理的工作范疇狹隘地定義為檔案的簡單保管，對于其他相關(guān)事務(wù)，則采取漠然置之的態(tài)度，管理人員缺乏足夠的人事檔案管理觀念與責(zé)任感。這種觀念的滯后，直接導(dǎo)致了檔案資料的零散分布與管理的缺失，特別是紙質(zhì)檔案在歷經(jīng)長時間的自然侵蝕后，非常容易遭受損壞，這不僅讓單位退休人員的檔案受到安全威脅，更挑戰(zhàn)了檔案的權(quán)威性與可靠性。

單位部門沒有規(guī)范上傳管理檔案

在事業(yè)單位的組織中，存在著多層次的部門與級別劃分，而底層單位往往受限于職權(quán)范圍，不具備自主管理檔案的權(quán)限。這種情況下，部分基層單位因資源有限，未能設(shè)立專門的人事檔案管理崗位，轉(zhuǎn)而依賴其他職員的兼職管理。然而，非專業(yè)的人事檔案管理人員，在處理檔案時，會時常出現(xiàn)疏忽與紕漏，影響人事檔案管理的質(zhì)量與效率。

對于員工退休檔案的管理，它是一項(xiàng)需要經(jīng)歷重重環(huán)節(jié)，最后才能完成并上傳到檔案總部的細(xì)致工作。檔案資料的整編與歸檔過程異常煩瑣，耗時較長，在數(shù)據(jù)上傳過程中也常因?yàn)楦鞣N原因而引發(fā)錯誤，為人事檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。

人事檔案管理混亂，管理制度不完善

人事檔案管理作為單位保管體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不僅承載著退休人員退休手續(xù)中的材料審查職責(zé)，還直接關(guān)系到單位運(yùn)營的信息完整性。但是，部分單位在日常人事檔案管理中，并沒有嚴(yán)格遵循國家人事檔案管理規(guī)范，導(dǎo)致單位自身的人事檔案管理體系存在漏洞，這造成人事檔案文件的丟失不完整。檔案分類界限模糊，檔案內(nèi)容記錄不詳，檔案材料的保密性和嚴(yán)謹(jǐn)性不足。

當(dāng)退休人員因需要相關(guān)檔案材料而提出申請時，這些單位往往陷入被動，不得不倉促地搜尋和補(bǔ)齊缺失的材料，不僅效率低下，還可能影響退休手續(xù)的順利進(jìn)行。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，完善檔案制度，確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性，對于提升單位管理水平、保障退休人員權(quán)益是不可忽視的。

人事檔案管理人員素質(zhì)低，管理意識差

人事檔案管理工作復(fù)雜煩瑣，耗時較長，日常任務(wù)重復(fù)繁多，這要求人事檔案管理人員高度的細(xì)心、細(xì)致，確保檔案精確性，還需深入理解并掌握人事檔案管理的核心理論與實(shí)用技巧。在如此長期且單調(diào)的工作環(huán)境下，部分工作人員的工作熱情逐漸消退，對檔案信息的核查與處理變得草率，面對堆積如山的檔案卷宗時，逐漸失去耐心，最終造成了退休人員人事檔案管理的疏漏與不足。

二、人事檔案管理制度的思考

轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念，形成人事檔案管理模式多元化

如今的時代日新月異，一些科技正在代替?zhèn)鹘y(tǒng)的模式，在這樣的環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式正漸漸凸顯弊端。事業(yè)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極推進(jìn)電子化人事檔案管理模式的實(shí)施。通過轉(zhuǎn)變，我們能夠?qū)W習(xí)并運(yùn)用電子信息的檔案管理方式，節(jié)約檔案管理收集整理時間，極大地提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確度，減少檔案信息的滯后性，確保檔案信息及時更新，傳統(tǒng)檔案管理模式和現(xiàn)代檔案管理模式的結(jié)合，既展示了傳統(tǒng)管理方式的優(yōu)勢，也展現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理的新型模式，構(gòu)建了新型人事檔案管理模式。

完善人事檔案管理機(jī)制，保證人事檔案管理規(guī)范

針對事業(yè)單位在退休人員人事檔案管理上管理不規(guī)范的問題，我們必須從根本問題出發(fā)，解決問題的根源。事業(yè)單位應(yīng)該深入理解并堅(jiān)決執(zhí)行《檔案法》中的法律法規(guī)，同時深入了解本單位人事檔案管理工作的實(shí)際工作情況，設(shè)立一個專門的人事檔案管理部門。讓單位的人事檔案管理工作能夠正常高效地完成，這個部門應(yīng)該規(guī)范各種檔案資料的生成流程，準(zhǔn)確掌握人事檔案分類的情況，并明確人事檔案管理的范圍與保存的時限。

總部的事業(yè)單位還需積極地對下屬單位的人事檔案進(jìn)行收集、整合、細(xì)致整理、科學(xué)編目、合理裝訂及妥善保管。同時，監(jiān)督與指導(dǎo)各單位人事檔案管理工作，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，并努力提升檔案文件管理的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格地把控檔案管理的界限。通過以上的檔案管理規(guī)劃，我們更進(jìn)一步推動人事檔案管理機(jī)制的完善與升級。

提升人事檔案管理人員的管理意識

針對人事檔案管理人員管理意識的欠缺問題，事業(yè)單位的管理層應(yīng)該高度重視，采取相應(yīng)的措施來培養(yǎng)檔案管理人員，讓他們樹立良好的職業(yè)道德觀念與人事檔案管理意識。

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜煩瑣的工作，很多管理人員并不能長期接受該工作，因此，這就需要工作人員具有良好的工作素養(yǎng)，要具有高超的組織能力與協(xié)調(diào)能力，能夠?qū)⑸辖坏臋n案及時歸檔，補(bǔ)齊缺失的材料，確保檔案的完整，讓檔案工作能夠正常有序進(jìn)行和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，還要高效地處理檔案信息，不讓檔案堆積。

同時，管理人員還必須緊跟時代的腳步，學(xué)習(xí)電子化、信息化技術(shù)，時刻保持謙虛和勤奮的工作態(tài)度，在檔案管理出現(xiàn)問題時，要及時更新最新資料，并向當(dāng)事人確定檔案是否準(zhǔn)確，一直保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對待每一個人事檔案管理任務(wù)都要認(rèn)真細(xì)致。同時，檔案管理具有很強(qiáng)的保密性，工作人員要保護(hù)檔案隱私，不可隨意向他人透露檔案的信息，深入了解檔案工作的意義和價值，認(rèn)識到檔案管理的重要性。因此，當(dāng)有新的檔案管理文書頒布時，他們需要及時地理解相應(yīng)的政策法規(guī)，確保自身的工作內(nèi)容，同時也要遵守舊的人事檔案管理工作制度和流程，規(guī)范人事檔案管理工作。履行自己的工作職責(zé)，通過人事檔案管理制度來規(guī)范、激發(fā)管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力，推動檔案工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理還存在一些問題，加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理機(jī)制，既保障了單位退休人員的權(quán)益，又升華了人事檔案管理體系的管理模式，促進(jìn)了人事檔案管理工作的發(fā)展。