檔案數據治理的多元參與引導模式探討

摘 要：學生是學校的主體，學生檔案的完整性決定了學校文化傳承的豐富性。目前大多數高校學生檔案管理存在政策不到位、體制不夠健全、學生不重視、信息化程度不能滿足需求等共性問題。依據“面向專職檔案管理人員的現狀調查”和“面向學生的歸檔意愿”調查結果，從“制定學生重要資料的收集政策，加大宣傳、教育、展示力度，與學生社團組織加強合作，提供便捷的捐贈渠道”幾方面提出具體的創新路向。展示了“榮譽檔案網”“人物檔案網”“符號館”“學生口述訪談”等移植性強的學生檔案資源建設實操案例。

關鍵詞：高校檔案；學生檔案；口述歷史；檔案收集；資源建設；檔案意識；榮譽檔案網；人物檔案網

學生是學校工作的中心和學校的主體，開展學生檔案資源建設與應用創新是高校檔案管理使命的重要組成部分。目前，大多數高校的檔案仍然以對學校各項管理業務過程中所產生資料的收、藏、管、用為主，有關學生日常學習、生活、各種社會活動的檔案保存量占比較小，建設方法單一、沒有創意，服務不夠豐富靈活。[1，2]鑒于此，本研究在文獻梳理、現實狀況調研的基礎上，針對國內大多數高校在學生檔案資源建設與應用方面存在的問題，探討豐富學生檔案資源的創新路向，以為學校文化傳承、校史育人打下堅實的基礎。

1 相關研究綜述

針對高校學生檔案管理中存在的問題，許多學者從多個角度、多個方面進行了探究，發表了比較多的研究成果。比如《檔案管理》曾經就如何建設“微檔案”“高校學生健康檔案”“黨員檔案”“學生心理檔案”“信用檔案”等方面研究發表了相關成果。[3-7]檢索國外檔案學期刊，發現高校學生檔案資源建設和應用方面一直受到學者的重視。如在國際檔案學界廣泛受到學者重視、影響力較大的刊物《American Archivist》，自20世紀40年代以來，持續發表關于高校學生檔案建設方法、學生的檔案建設意識、應用策略等方面的研究成果。[8-18]還有很多其他國家高校在學生檔案資源建設和應用創新方面的做法值得我們借鑒。

本研究通過文獻梳理，對目前國內大多數高校在校生檔案管理中存在的問題進行了整理歸類，主要表現在政策措施、目錄清單、管理機制體制、學生檔案意識、檔案信息化程度等方面存在短板。

政策和管理辦法欠缺。首先是國家層面的指導性文件欠缺。《高等學校檔案管理辦法》僅僅提出學生類檔案屬于歸檔材料，既沒有對“學生類”檔案這一概念給出詳細的解釋，也沒有出臺具體的指導性文件[19]；其次是很少有省級政府部門，包括教育行政管理部門對高校學生檔案建設出臺具體的管理規范。[20]

缺乏統一明確的學生檔案目錄清單。不同學校，甚至同一學校、同一專業不同學生的檔案材料內容大相徑庭，經常出現學生就業后、用人單位需要的材料在畢業生檔案中找不到、需要學生再返校補充檔案材料的現象。[21]

學校的管理機制體制有待健全。目前，許多高校缺乏一套完整、具體且可操作性強的學生檔案管理制度。各學校的在校生檔案管理部門各不相同，既有統一管理的，還有分散在各個學院管理的，日常管理不規范、管理不到位的現象比較普遍[22]；校內各部門間的學生檔案資源缺乏有效整合和共享機制，信息孤島現象普遍。

學生不重視自己的個人檔案。大部分學生并不清楚自己檔案的重要性具體體現在哪些方面，對自己檔案中的材料是否完整、哪些重要材料應該主動歸檔等，都沒有足夠重視，甚至不知道個人檔案存在的也大有人在。[23，24]

信息化程度不能滿足需求。與高校智慧校園建設發展水平不相適應，學生檔案信息化建設遠遠不能滿足實際需求。比如：很多學校都沒有解決好最基本的業務系統與檔案管理系統數據共享問題，學生在校期間有關學習、思想、健康等各方面情況的材料不能動態反映在檔案中，不僅學生檔案的完整性、真實性、及時性和有效性都無法予以保證，而且教師在需要時無法及時查閱學生的檔案，檔案管理人員也常常無法及時掌握每位學生的檔案材料歸檔情況。另外，存量檔案數字化加工工作不到位，無法滿足在線查檔需求，而且學生檔案中一些孤本材料的安全性得不到保證，與日益增長的學生檔案在遠程辦理、在線閱檔、在線傳遞方面的利用需求不匹配。[25，26]其他方面問題，如健全學校的管理機制體制、提升學生對檔案的重視程度、充分利用信息化手段改善檔案管理等，進行深入研究和探討、不斷嘗試推進改革，是檔案研究人員和實操工作者義不容辭的職責。

2 現狀調查

本研究設計問卷對部分高校學生檔案資源建設和應用情況進行了調查。調查分兩部分：“面向專職檔案管理人員的現狀調查”和“面向學生的存檔意愿調查”。

2.1 面向專職檔案管理人員的現狀調查。面向專職檔案管理人員的現狀調查主要圍繞三個方面的問題：學生檔案由學校的哪個部門來管？學生檔案包含了哪些內容？有哪些具體措施對學生進行更加廣泛的檔案資料征集？即“誰管、管什么、如何收集”的問題。并在最后設計了開放問題：“您認為貴校的學生檔案管理存在哪些問題、如何改進？”調查根據預先擬定的大綱進行，但在交流過程中根據對方提供的信息及時調整對話內容。調查主要是在參加相關會議期間與被訪談人面對面進行交流，也有一小部分采用電話進行交流，個別采用了電子郵件進行交流。接受訪談的人為國內各高校的檔案館館長或者副館長。

本研究共獲得53所學校的有效數據。19所學校的在校學生檔案由一個部門統一管理，另外34所學校則分散在各學院管理。集中統一管理的學校中，由學生處（學生工作部）管理的有7所，由檔案館管理的有5所，由招生工作辦公室管理的有2所，由教務處管理的有3所，由就業指導中心管理的有1所，由宣傳部管理的有1所。學生畢業后，53所高校的學生檔案材料全部轉歸檔案館管理。盡管有19所學校的在校生檔案由一個部門統一管理，但不僅這些部門非常分散，而且除了檔案館，其他部門的主要業務并非管理學生檔案工作，因而極易造成對學生檔案管理不嚴格、不規范。分散在各個學院管理的模式更是不妥，學院與校內各部門交接溝通不暢導致學生檔案材料丟失的情況常有發生。[27]另外，這些部門的檔案管理人員大多身兼數職，而且流動性大，缺乏系統的檔案管理專業知識，加上學生檔案每年動態變化、內容多、形式復雜、各年級需要收藏的側重點有所不同等特點，學生檔案管理不到位現象很普遍。

各個學校在校生檔案材料包含的內容不盡相同，其中包含最多的是學生成績、獎懲材料。而且在學生畢業后，其保留在學校的檔案內容各校也有差異，但各校均包含高考錄取花名冊、學生學籍表、畢業答辯等相關材料，其他方面材料差異較大。

調查發現，14所學校有學生檔案管理辦法，32所學校沒有，7所學校沒有回答。對于“采用何種方法征集在校生、已經畢業學生的檔案材料”這一問題，各個學校的回答都比較簡單，基本上都是催相關人員按時歸檔，沒有受訪者列舉具體、系列的征集方法、手段。

在校學生到檔案館查閱、利用檔案的人數較少，而且大都是在幫助同學、老師辦理相關證明時才去檔案館，根據自己的需要去查詢和利用檔案的幾乎沒有。各校大都認為學生對自己在校期間的檔案管理了解程度不夠，也不太關注自己的檔案，往往只是在即將畢業找工作或者畢業后用到時才重視自己的檔案。檔案館館長普遍比較關注兩個方面的問題：一是移交給檔案館的學生檔案材料完整性和規范性差，不能滿足校友查檔需要。不少人提出迫切需要采用多種方法豐富學生檔案材料，因為學生畢業離校后一些重要資料更難征集。二是各部門、各院系非專職檔案管理人員檔案管理工作不規范、人員不穩定。

2.2 面向學生的歸檔意愿調查。學生對學校的檔案管理情況知道多少？他們對自己的檔案應該保存哪些內容了解多少？他們是否愿意將自己在校學習期間的重要資料拿出來存檔？為制定滿足學校和學生需求的策略，使學生檔案材料征集效果更加理想，同時也為了對學生普及檔案管理知識，教育學生更加重視檔案資源建設工作，本研究直接面向學生進行了“個人資料歸檔意識調查”，以了解他們對自己的重要檔案材料建設的看法、想法和建設意愿。問卷參考國內外相關研究成果，[28，29]共設計問題25項，包括對本校學生檔案管理了解情況、對本校學生檔案所包含的內容了解情況、是否愿意提供自己的重要材料（特別指出原件、復制件、電子件）存檔、希望通過哪些途徑提交自己的重要材料存檔等四個方面的內容。調查采用紙質問卷和電子問卷兩種方式向學生發放，紙質問卷主要面向參觀校史館的在校生進行；電子問卷學生可以掃碼在手機上填寫。調查前后歷時兩個半月，回收有效問卷326份。

根據調查結果，61%的學生不知道自己在校期間的檔案保管在哪里，有76%的人不知道學校檔案館在哪里，超過90%的學生從來沒有去任何檔案館查過檔案材料。86%的人對學生檔案中保存哪些材料不了解，也從來沒有關心過應該保存哪些材料。在問卷中列舉出下列類型的材料讓學生選擇哪些應該歸檔：在校期間的學習成績等教學類資料，學校的獎懲、評定材料，個人參加社會活動的資料，參加各類教學科研及其他項目的資料，參加競賽、文體比賽的資料，社團活動資料，記錄學生在校期間生活的重要資料等。87%的受訪者全選了上述類型材料。

對于是否愿意將自己的重要資料（包括復制件、復印件、電子拷貝件）捐贈給學校館藏，只有12%的受訪者表示“非常愿意”，34%的學生表示“有些愿意”捐贈，54%的人對將自己的重要資料捐贈給學校檔案館有些猶豫和擔憂。當問到“哪些因素影響您捐贈”時，75%的學生對隱私和安全問題有顧慮，擔心他們捐贈的個人材料是否會帶來安全或隱私泄露風險。當然，檔案管理有嚴格的安全保密規定，檔案管理人員也要每年接受保密培訓，但學生們可能不了解這一點，也可能沒有意識到我們在檔案管理工作中對保密和安全問題的有多重視。我們需要加強宣傳和教育，讓學生了解檔案館如何最大程度地保護他們的隱私，并向學生具體展示檔案管理是如何將安全風險降到最低的。

影響學生捐贈的另一重要因素是渠道不暢，66%的學生提到不知道往哪里捐贈自己的重要資料，學院、系里也沒有向學生布置過這一工作。大多數學生認為學校應該提供便捷的捐贈方式，比如讓學生通過郵箱、網站等信息化手段上傳自己的電子資料。宣傳和信息傳遞不夠是影響學生們提交重要材料歸檔的重要影響因素之一。一名學生寫道：“我需要了解檔案的作用，知道存檔資料有啥用，我才會積極提供材料。”另一名學生寫道：“我可能會捐贈材料，我只是不知道有啥用。”另一名學生很簡單地寫道：“檔案館應該多做宣傳普及工作，因為沒有多少學生知道檔案相關知識。”雖然只有46%的學生回答他們“非常愿意”或“有些愿意”捐贈個人資料，但如果學生意識到檔案及其對大學的重要性，知道哪些材料適合捐贈，以及如何輕松捐贈，則會很樂意將自己的重要資料存檔。

3 創新路向分析

通過調查發現，大多數學生對自己在校期間檔案的保管情況、存檔內容都不甚了解。當學生了解到檔案中應當包含的資料內容時，他們對檔案收藏都表現出了很高的興趣。盡管出于安全和隱私考慮，許多人對捐贈材料持審慎態度，但如果有值得信任的安全保障機制并提供了便捷的捐贈渠道，他們還是愿意為豐富檔案材料做出貢獻的。對此，應在收集政策、宣傳展示、社團合作和捐贈渠道等方面加大工作力度。

其一，制定學生重要資料的收集政策。政策制定時要充分考慮自己學校的情況和學生的實際情況，與學校上下充分溝通，研究、參考其他大學制定的學生檔案材料收集政策，納入學校整體的檔案管理體系中。收集政策中要清楚展示擬接收資料的類別，給學生明確的指導方針。對不同類別、不同專業的學生，歸檔內容可以有所差別。

其二，加大宣傳、教育、展示力度。通過調查可以看到，在學生了解檔案保存內容前后表現出了明顯不同的興趣，宣傳充分到位極大有助于調動學生的捐贈積極性。相關部門既要通過網站、新媒體向學生廣泛宣傳本校的檔案收集政策、保密體系、征集渠道，還要制作各種宣傳材料發放到學生手中，同時也要將宣傳材料放置在學生流動量大的教室、餐廳、圖書館等處，擴大宣傳教育效果。新生入學一般都有校史館參觀教育活動，參觀校史館的同時通過多媒體、宣傳材料、檔案管理人員向學生普及個人檔案建設相關知識。另外，面向全校學生開設的校史課堂上也是教育學生積極參與自己的檔案資料建設的最好場所。

學校制訂面向學生的檔案管理知識宣傳教育方案時，要充分考慮讓學生們了解記錄自己學生時代生活的重要性、檔案館感興趣的材料類型以及如何保護他們的隱私，鼓勵更多學生捐贈自己的重要資料。

其三，與學生社團組織加強合作。在面向專職檔案管理人員的現狀調查中發現，大多數學校沒有征集學生社團活動材料歸檔。加強與學生社團組織的聯系，合作采取多種方式收集校園文化的活動記錄。

其四，為學生提供便捷的捐贈渠道。關于如何收集更多的學生生活資料，得到了學生們的建議：豐富網上捐贈渠道、設立投放資料的收集箱、設置激勵捐贈的獎勵措施，等等。

為彌補各部門、各院系兼職檔案員不規范不專業、流動性大的缺陷，我們建立了網絡服務平臺，開辟網上捐贈渠道，網上展示優秀學生的重要成就。

（1）畢業生云檔案網建設。學生畢業后將踏上新的征程，在畢業前后整理材料時或許更愿意將自己的重要資料系統整理、歸檔保存。為推動學生檔案材料的完整性、規范性問題的解決，本研究嘗試建設了“河南大學畢業生云檔案網”，用以征集學生個人在校期間重要的學習和科研成果、學生參加重要活動相關資料、學生個人照片等。

網站上線運行后，通過該網站發起的征集畢業生個人全身照片、手寫對母校或對自己未來寄語這一活動，引起了畢業生的濃厚興趣，所有接觸到這一征集活動的畢業生，不僅主動提交了資料，而且寄語情真意切，連外國留學生也積極參與了進來。

（2）“河南大學榮譽檔案網”“河南大學人物檔案網”建設。與“河南大學畢業生云檔案網”專門面向畢業生不同，“河南大學榮譽檔案網”面向所有在校學生和所有校友，包括：“國家榮譽”征集學生參加國家科技、體育等比賽取得的各種榮譽；“其他榮譽”征集并展示學生獲得的省級、校級及其他榮譽；“學生干部”系統保存學生在校期間擔任學生干部情況方面的資料，并提供查詢輸出功能；“學生社團”征集并展示各種學生社團資料；“院系榮譽墻”展示學院其他方面的學生榮譽資料。所有征集到的資料在獲得學生同意的情況下，通過網站展示出來，既彰顯學校培養學生的成就，也激發了更多學生的捐贈興趣。網站如圖1所示。

“河南大學人物檔案網”內容包括：“歷史名人檔案”主要展示2000年以前去世的河大知名人物檔案；“今日之星”主要展示各學院在職知名人物、近些年去世知名人物檔案；“校友風采”主要展示河大畢業、工作在校外知名校友的成就。網站如圖2所示。

以上兩個網站均采用統一身份驗證方式，登錄后提交資料、查詢內容，并專門有人在后臺進行資料審核，以避免不必要內容展示出來。網站啟用后，學生檔案材料征集情況明顯好轉，資料提交數量、網頁瀏覽量都逐漸上升，尤其是展示出來的內容，收到不少好評。

（3）“河南大學符號館”建設。“河南大學符號館”是一個200平方米的實體展館，用來展示教師、學生、校友比較重要的個人成就。一期開辟三個展廳：時代弄影廳，展現師生積極融入時代、服務參加各項重大活動、創造卓越貢獻之事跡場景；星光燦爛廳，專門展示教師、校友的重要成果；學子逐夢廳，專門展示年輕學子在校拼搏的學業成就。展藏內容以著作、證書、獎章、獎杯、書畫、圖片及具有該校歷史紀念意義和重要價值的實物為主，同時在展廳內設置觸摸互動屏幕，利用多媒體形式展示更多內容。

設立“河南大學符號館”的目的是建設一個學校的榮譽殿堂，發揮對在校學生的激勵作用，也通過展示師生、校友的成就，成為校史館展示學校和學科建設成就的補充。

（4）學生口述歷史檔案資源建設。通過口述歷史采訪項目，檔案館可以幫助學生個人、學生社團組織更好地記錄、管理他們的發展歷程中的重要信息和資料；通過口述歷史檔案資源建設項目，學生也會更了解自己在大學發展歷史中的重要性，并更深入地了解和融入本校的歷史和文化；口述歷史檔案資源的建設還可以為研究人員提供更全面的第一手材料，為研究當代歷史、校園文化等提供高質量檔案服務。

為開展學生口述歷史檔案資源建設，我們建設了一支團隊，由歷史文化學院、新聞傳播學院、文化與旅游學院的本科生和研究生組成，由檔案館一名副館長負責。除了邀請專業教師對口述歷史檔案資源建設團隊進行培訓，為避免受訪學生、采訪者、組成團隊因為毫無經驗而出現混亂，先行對33名老教授進行了訪談，并將訪談結果進行了整理，正式出版《河南大學憶往》一書。團隊得到鍛煉后，再面向學生個人、學生社團組織實施口述歷史檔案資源建設項目。

4 總結與展望

通過調查研究得知，以多元參與引導模式為切入點，進行制度建設、宣傳教育體系建設、征集方式和方法建設等，能夠提高學生檔案資源建設成效。當然，學生資料收集歸檔還有許多問題有待解決，比如：學生網絡資料歸檔問題沒有解決好，學生們越來越多地使用微信、微博、QQ、電子郵件和短信等工具進行電子社交。調查中也可以看到，電子記錄已經成為學生生活中重要的一部分內容，但管理還存在不相適應性。另外，學生社團組織的資料需要系統地收集和保存。對此，應加大研究和落實的力度，通過創新檔案征集方式和方法，最大程度保存社會發展過程中非常重要的校園變遷歷史資料，為學校的文化傳承負責。

本文系河南省檔案局檔案科技項目“高校‘數字化’檔案信息‘數據化’升級策略研究”（項目編號：2020-X-07）階段性研究成果。

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（作者單位：河南大學檔案館 王守中，博士，副教授 來稿日期：2024-06-20）