面向檔案事業(yè)現代化的我國綜合型檔案服務企業(yè)管理模式分析

摘 要：在當前國家高度重視數字化、信息化發(fā)展的戰(zhàn)略背景下，檔案服務企業(yè)迎來了前所未有的發(fā)展機遇。本文通過對六家具有代表性的檔案服務企業(yè)進行深入研究，提煉出分析綜合型檔案服務企業(yè)管理模式的八個維度，分別是價值主張、戰(zhàn)略選擇、價值網絡、發(fā)展資源、關鍵活動、內部管理、經濟效益和社會效益，發(fā)現基于價值要素的綜合型檔案服務企業(yè)管理模式大致可分為價值引領型、戰(zhàn)略驅動型以及關系依賴型三種模式，并提出針對綜合型檔案服務企業(yè)的管理建議，以期為我國檔案服務事業(yè)現代化發(fā)展提供參考。

關鍵詞：檔案事業(yè)；檔案服務企業(yè)；管理模式；價值引領；戰(zhàn)略管理；關系依賴

在數字轉型加速推進的背景下，新領域、新平臺、新業(yè)態(tài)、新技術不斷涌現，檔案工作環(huán)境、對象、內容發(fā)生巨大變化，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出要推動信息化與檔案事業(yè)各項工作的深度融合，確保檔案工作在數字化轉型的浪潮中穩(wěn)步前行，實現全面升級。檔案服務業(yè)，作為檔案領域的“年輕”力量，其地位與價值正逐漸為業(yè)內人士所認可，成為推動檔案事業(yè)現代化發(fā)展的重要引擎。在我國，檔案服務企業(yè)作為檔案社會化服務的主要供給者，其健康、持續(xù)的發(fā)展對于整個檔案事業(yè)的全面現代化具有至關重要的意義。在當前國家高度重視數字化、信息化發(fā)展的戰(zhàn)略背景下，檔案服務企業(yè)迎來了前所未有的發(fā)展機遇；隨著市場需求的不斷增長和社會意識的深刻轉變，檔案服務企業(yè)正逐步展現出蓬勃的發(fā)展態(tài)勢。[1-5]然而，在肯定檔案服務企業(yè)發(fā)展機遇的同時，也不能忽視其中存在的問題與挑戰(zhàn)。為了實現檔案服務企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展，必須深入研究其管理創(chuàng)新模式。本文擬從管理模式的視角出發(fā)，以價值創(chuàng)造、價值傳遞與價值捕獲為核心維度，結合不同規(guī)模企業(yè)的實際案例，深入探究綜合型檔案服務企業(yè)的基本管理模式。通過這一研究，希望能夠為檔案服務企業(yè)的管理創(chuàng)新提供有益的借鑒和參考，推動其在國家戰(zhàn)略政策的引導下實現更高質量的發(fā)展。

1 文獻綜述

檔案服務業(yè)是在我國社會主義市場經濟體制不斷完善和市場需求持續(xù)增長的情境下應運而生的一類專屬于檔案領域的服務類機構。[6]我國檔案服務企業(yè)按業(yè)務類型大致分為專營型和綜合型兩類。[7]專營型企業(yè)服務種類較為單一，服務內容多根據企業(yè)實力發(fā)展某一核心項目為主。綜合型檔案服務企業(yè)服務類型較多元化，除開展包括檔案整理、檔案寄存等傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務外，還涉及智能檔案庫房建設、檔案保護系統(tǒng)的開發(fā)、智慧檔案館建設等多種服務[8]。相較于專營型檔案服務企業(yè)，綜合型檔案服務企業(yè)數量占比較高、服務種類較多元、更具代表性與實踐價值。本研究將綜合型檔案服務企業(yè)界定為依法設立的從事檔案整理、檔案寄存、檔案數字化、檔案咨詢培訓、管理軟件開發(fā)等多元化檔案服務業(yè)務的一類市場主體的實際存在。作為新興產業(yè)，檔案服務企業(yè)在規(guī)模日益壯大的同時也滋生出諸如員工素質低下、監(jiān)管法律不健全等一系列問題。有學者以現有的檔案工作者勝任力模型為基礎，通過對珠三角地區(qū)的深度調研，并結合國內外相關行業(yè)標準，構建出檔案外包服務企業(yè)人員勝任力模型。[9]有學者從市場經濟學視角著手，從結構、行為和績效三方面對我國檔案服務企業(yè)業(yè)態(tài)進行分析，并指出地域差異明顯、人員素質有待提升等問題。[10]也有學者從治理視閾切入，根據檔案服務企業(yè)現存問題，提出樹立監(jiān)管思維、健全監(jiān)管依據、構建監(jiān)管秩序等相關策略。[11]

以上研究或從宏觀數據出發(fā)，缺少對于部分企業(yè)的深入調研；或基于監(jiān)管角度，針對現有問題提出相應的解決辦法，缺少從典型企業(yè)本身出發(fā)探究行業(yè)組織業(yè)態(tài)的系統(tǒng)性分析。檔案服務企業(yè)的本質是以檔案為主營業(yè)務收益的現代化企業(yè)，[12]是以營業(yè)為目的的依法經營實體，[13]其經營目的是創(chuàng)造商業(yè)價值，而企業(yè)管理模式的研究正是為了更好地創(chuàng)造商業(yè)價值。[14]同時，管理模式是新型產業(yè)在發(fā)展初期必須明確的發(fā)展路徑，[15]因此，本研究選取綜合型檔案服務企業(yè)作為研究對象，以管理模式為研究視角對檔案服務企業(yè)展開分析。

在數字化背景下，企業(yè)管理模式是從特定的管理理念出發(fā)，圍繞實現特定目標，組織資源、信息、知識，開展運營活動的基本框架、規(guī)則和方式。[16]其本質是通過構建相互依賴的活動體系，為企業(yè)創(chuàng)造、傳遞并捕獲價值的基本準則。[17，18]國內外學術界對于企業(yè)管理模式的研究已較為成熟，有學者從交易成本理論維度著手，提出以創(chuàng)造價值為核心，包括交易內容、交易結構以及交易治理三方面的組合方式。[19]也有學者以企業(yè)管理模式畫布的形式提出包含了產品服務層面、消費者層面、基礎設施層面、財務層面四個層面和九個要素。[20]也有學者基于利益相關者視角將企業(yè)管理模式分為利益相關者與滿足方式、業(yè)務系統(tǒng)、關鍵資源與能力、盈利模式及企業(yè)價值六個板塊。[21]還有學者則提出經營系統(tǒng)、盈利模式與價值主張三者構成企業(yè)的管理模式，并對其中基本邏輯做出了具體闡釋。[22]本文的研究主體綜合型檔案服務企業(yè)同樣是依托檔案創(chuàng)造商業(yè)價值的主體，因此，沿用使用頻率較高的價值創(chuàng)造、價值傳遞與價值捕獲三要素為案例研究的核心維度，[23]探究不同規(guī)模檔案服務企業(yè)的管理機制。

本文在梳理現有研究的基礎上，通過對已有管理模式中出現要素的頻次統(tǒng)計，對于內涵相同或相似的要素進行歸納整合對企業(yè)價值鏈的全方位考察和抽象總結，歸納出分析綜合型檔案服務企業(yè)管理模式的八個維度，包括價值主張、戰(zhàn)略主張、發(fā)展資源、關鍵活動、內部管理、價值網絡、經濟效益和社會效益，如表1所示；其次，將價值視為企業(yè)管理模式的核心主題，最終將價值定義—價值傳遞—價值捕獲串聯成檔案服務企業(yè)管理模式的核心邏輯鏈條，并基于此提出的適用于本文的管理模式分析框架。

2 檔案服務企業(yè)管理模式典型調研

2.1 典型案例選取。檔案服務企業(yè)的快速增長與國家對信息管理和數字化轉型的重視密切相關。隨著電子政務和數字檔案管理的推廣，越來越多的企業(yè)和機構開始尋求專業(yè)的檔案服務，以保證信息的安全與可靠性。政府對檔案保護的政策支持也為行業(yè)的發(fā)展提供了良好的外部環(huán)境。截至2024年6月，我國檔案服務企業(yè)的總數達到127300家，顯示出了顯著的增長趨勢，企業(yè)數量呈井噴式增長。這些企業(yè)形成了一個遍布全國各地的網絡化發(fā)展格局，特別是在華東、華北和華中地區(qū)的分布更為密集，如圖1所示。在全國31個省區(qū)市（不包括港澳臺地區(qū)）中，檔案服務企業(yè)的數量排名前三的省份分別是廣東、山東和江蘇。廣東省以16379家檔案服務企業(yè)位居首位，顯示出其在檔案服務行業(yè)中遙遙領先的地位；之后是山東省，擁有9478家檔案服務企業(yè)；而江蘇省則有7759家檔案服務企業(yè)，緊隨其后。從企業(yè)規(guī)模來看，我國檔案服務行業(yè)以小型企業(yè)為主。具體而言，大型檔案服務企業(yè)僅有289家，中型企業(yè)3263家，其余全部是小型企業(yè)。

本文以“是否包括多元化的業(yè)務經營范圍和完整的經營活動過程”為篩選標準，兼顧檔案服務企業(yè)的類型和企業(yè)所處地域，在檔案服務業(yè)企業(yè)名錄（企查查）中選擇了6家典型的綜合型檔案服務企業(yè)作為研究對象，出于保密性考慮，本文用字母A-F來代替這些企業(yè)的名稱，如表2所示。

2.2 訪談資料收集。研究團隊自2023年6月以來，采用微信、電話溝通、騰訊會議等方式，已開展多次針對典型案例企業(yè)的調研訪談，訪談對象選擇典型案例企業(yè)的高級管理層人員，每次均有2～3名研究成員參與，且每次調研訪談時長為1～3小時，結束之后立即針對調研訪談內容開展復盤討論，制定下次調研訪談提綱，并及時將相關錄音或筆記轉化為文字材料，如此迭代，以不斷深化認知。同時，為保證調研訪談材料的完整性以及研究成員對其理解的準確性，研究成員針對模糊點實時向受訪對象進行確認并補充相關資料。最終，研究成員將所有收集整理的一手、二手資料建立案例文檔庫，為后續(xù)編碼分析奠定了基礎。

根據對6家典型的綜合型檔案服務企業(yè)的調研，分析總結出6家典型企業(yè)均具備以下特點：①成立時間較長；②經營范圍廣泛；③企業(yè)規(guī)模較為均衡；④企業(yè)資質齊全。本研究認為通過對這6家檔案服務企業(yè)管理模式的研究可以基本涵蓋整個綜合型檔案服務領域，即本文所選取的案例具備一定的代表性和合理性。6家典型企業(yè)在8個管理模式分析維度的表現情況如表3所示。

3 綜合型檔案服務企業(yè)的管理模式分析

研究發(fā)現，綜合型檔案服務類企業(yè)雖然具備特殊的行業(yè)業(yè)態(tài)，但其依舊遵循從價值定義到價值創(chuàng)造再到價值獲取的邏輯鏈條。價值定義、價值傳遞和價值捕獲這三個主范疇并非是孤立存在的，它們相互影響，相互作用，從而構成了綜合型檔案服務企業(yè)商業(yè)模式的生態(tài)鏈要素模型。價值定義作為整個表達模型的起點，對于價值傳遞和價值捕獲具有指導性的價值和作用，企業(yè)的價值主張和戰(zhàn)略選擇也在一定程度上關系到企業(yè)內部管理和關鍵活動的開展，從而影響著企業(yè)對市場和客戶的價值輸出，與此同時價值定義中也隱藏著企業(yè)的社會責任觀?？偠灾@一鏈條中各個主范疇以及它們的子范疇之間存在著千絲萬縷的關系。

3.1 大型綜合型檔案服務企業(yè)——價值引領型管理模式。樣本中的A企業(yè)屬于大型的綜合型檔案服務企業(yè)。研究發(fā)現“價值”貫穿于大型綜合型檔案服務企業(yè)的整個管理模式中。這類企業(yè)的經營目標、企業(yè)文化和企業(yè)社會責任等要素在整體企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮的引領性作用尤為突出，發(fā)展資源、關鍵活動等各種要素都在向價值聚合。通過推動企業(yè)向市場和客戶提供更優(yōu)質的產品和服務，企業(yè)能夠捕獲更大的價值。因此，國內大型檔案服務企業(yè)的管理模式屬于價值引領型管理模式。

進一步研究發(fā)現，目前國內綜合型檔案服務企業(yè)按照其規(guī)?？梢苑譃榇蟆⒅?、小三種類型。雖然構成這些企業(yè)管理模式的要素是基本一致的，但是不同要素在這幾類企業(yè)中的重要程度存在本質區(qū)別。因此，不同規(guī)模的檔案服務企業(yè)具有不同類型的管理模式，大、中、小三種類型檔案服務企業(yè)的管理模式可以被更加清晰地劃分為價值引領型、戰(zhàn)略驅動型和關系依賴型，具體情況如表4所示。

價值引領型管理模式是以大型企業(yè)的經營宗旨、使命等價值主張為起點，進而對企業(yè)的競爭策略、營銷策略等戰(zhàn)略選擇產生影響，形成企業(yè)的戰(zhàn)略主張，而后通過戰(zhàn)略主張聚合企業(yè)發(fā)展資源、影響企業(yè)的關鍵活動、促進企業(yè)內部管理和構建屬于企業(yè)的價值網絡，即在價值主張的引領下通過戰(zhàn)略主張影響企業(yè)整體業(yè)務系統(tǒng)的價值傳遞。該模式如圖2所示。

3.2 中型綜合型檔案服務企業(yè)——戰(zhàn)略驅動型管理模式。樣本中的B企業(yè)、C企業(yè)和D企業(yè)均屬于中型的綜合型檔案服務企業(yè)。研究發(fā)現“戰(zhàn)略”貫穿于中型綜合型檔案服務企業(yè)的整個管理模式中，這類企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標和戰(zhàn)略主張等要素在整個企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮的驅動性作用尤為突出，發(fā)展資源、關鍵活動、價值網絡、經濟效益等各種要素都依托于戰(zhàn)略的變化而發(fā)展，從而推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。中型綜合型檔案服務企業(yè)通過聚合發(fā)展資源，提供優(yōu)質產品和服務來獲取更大競爭優(yōu)勢，從而促進企業(yè)經濟價值和社會價值的有效實現。因此，本文將國內中型綜合型檔案服務企業(yè)的管理模式歸納為戰(zhàn)略驅動型管理模式。

戰(zhàn)略驅動型管理模式是以大型企業(yè)在競爭、營銷和市場布局等方面所做的選擇為起點，進而通過戰(zhàn)略主張聚合企業(yè)發(fā)展資源、影響企業(yè)的關鍵活動、促進企業(yè)內部管理和構建企業(yè)的價值網絡，即通過戰(zhàn)略主張影響企業(yè)整體業(yè)務系統(tǒng)的價值傳遞。該模式如圖3所示。

3.3 小型綜合型檔案服務企業(yè)——關系依賴型管理模式。樣本中的E企業(yè)和F企業(yè)均屬于屬地化的小型綜合型檔案服務企業(yè)。研究發(fā)現“關系”貫穿于小型綜合型檔案服務企業(yè)的整個管理模式中，即這類企業(yè)與“關系”密切相關的要素在整個企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮的導向性作用尤為突出。關鍵活動、價值網絡、內部管理、經濟效益等各種要素都依賴于“關系”資源的支撐進行聚合，從而進一步推動企業(yè)的快速發(fā)展。通過聚合發(fā)展資源，提供更加優(yōu)質的產品和服務來獲取更大競爭優(yōu)勢，從而有效實現企業(yè)的經濟價值和社會價值。因此，本文將國內小型綜合型檔案服務企業(yè)的管理模式歸納為關系依賴型管理模式。

關系依賴型管理模式是以小型企業(yè)所構建的包括供應商、合作伙伴和客戶的價值網絡為起點，進而對企業(yè)的競爭策略、營銷策略等戰(zhàn)略選擇產生影響，形成企業(yè)的戰(zhàn)略主張，而后通過戰(zhàn)略主張配置企業(yè)發(fā)展資源、影響企業(yè)的關鍵活動、促進企業(yè)內部管理，即通過戰(zhàn)略主張影響企業(yè)整體業(yè)務系統(tǒng)的價值傳遞。該模式如圖4所示。

基于以上分析可以發(fā)現國內綜合型檔案服務企業(yè)的管理模式具有以下幾個特點：①企業(yè)出于對成本的考慮和風險的控制具有強地域屬性，而這一屬性反過來會影響管理模式中不同范疇的表現方式，同時也會對檔案服務企業(yè)的規(guī)模產生一定的限制；②根據目前這類企業(yè)管理模式各范疇的表現形式可以判斷其正處于快速發(fā)展的階段，具有傳統(tǒng)業(yè)務與新興業(yè)務并存的特點；③綜合型檔案服務企業(yè)的業(yè)務范圍和客戶群體相對來說較為廣泛、市場規(guī)模較大、資質齊全、服務優(yōu)質，屬于同行業(yè)中具備較強競爭實力的一類檔案服務企業(yè)；④當前綜合型檔案服務企業(yè)主要面向的是黨政機關、高等院校等B端客戶，他們也會對檔案服務企業(yè)提出較高的要求。隨著時代的發(fā)展，檔案服務企業(yè)面向的客戶中，C端客戶占比可能會大幅度上升，因此需要該類企業(yè)在服務模式上做出一定的變革和調整，以適應客戶群體的變化。

4 管理建議

當前，國內的檔案服務類企業(yè)處于快速發(fā)展的階段，未來在國家政策、信息技術和檔案意識三者的驅動下，檔案服務企業(yè)的未來發(fā)展趨勢主要體現在三個方面：①面臨“檔案+”的戰(zhàn)略轉型；②整合資源和渠道的信息共享平臺；③檔案企業(yè)模式的創(chuàng)新。這些轉變都是為了推進國內檔案現代化事業(yè)，培育檔案服務企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的增長點。[24]檔案服務企業(yè)要深入學習貫徹習近平總書記關于做好新時代檔案工作的重要指示批示精神，科學把握“三個走向”的豐富內涵和實踐要求，學習習近平新時代中國特色社會主義思想的世界觀和方法論，并轉化落實為現代化建設和高質量發(fā)展的思路和實踐，推進檔案服務企業(yè)管理模式不斷優(yōu)化升級，以檔案工作自身現代化服務推進中國式現代化建設。[25]

4.1 推進綜合型檔案服務企業(yè)的“檔案+”戰(zhàn)略轉型。目前國內檔案服務企業(yè)處于傳統(tǒng)業(yè)務與新興業(yè)務并存的上升發(fā)展階段，隨著社會檔案意識的崛起，檔案服務市場的需求將持續(xù)增加，未來檔案服務企業(yè)可能會在前沿技術的推動下逐漸轉型，以更先進的軟件管理系統(tǒng)為支撐，真正實現互聯網環(huán)境下的“檔案+”。在這種發(fā)展趨勢下，綜合型檔案服務企業(yè)需充分利用云計算、大數據分析和人工智能等先進技術，不斷發(fā)展檔案自動化處理、分析的工具和系統(tǒng)，提高檔案處理的效率，向企業(yè)客戶提供更深入的數據洞察，輔助其做出更明智的業(yè)務決策。同時，綜合型檔案服務企業(yè)也應在傳統(tǒng)的檔案管理服務基礎上發(fā)展更加智能化的檔案數字化服務，如電子檔案智慧管理、人工智能檔案咨詢服務等，以適應數字化水平不斷提高的商業(yè)環(huán)境。

4.2 深化綜合型檔案服務企業(yè)的平臺整合與資源共享。綜合型檔案服務企業(yè)應在技術的加持下對現有行業(yè)內的渠道、資源和信息進行整合，打造一個包含檔案培訓、檔案技術交流展示和檔案產品線上線下交易的綜合服務平臺，這意味著檔案服務企業(yè)會面臨更大幅度的轉型，從而使現有的檔案服務企業(yè)能夠從一個單一化的服務提供商成為多元化的服務平臺，滿足多樣化的市場需求。[26]通過服務平臺，可以加強與其他檔案機構或相關企業(yè)的交流合作，能夠減少整個行業(yè)的重復投資，并從整體上提高綜合型檔案服務企業(yè)的服務能力。[27，28]此外，服務的供給方可以和需求方通過服務平臺進行對接，并在服務平臺上達成業(yè)務交易。這種合作可以形式多樣，包括但不限于共享檔案資料、聯合開發(fā)新技術或共同舉辦培訓活動。

4.3 加強綜合型檔案服務企業(yè)的客戶管理和人才培養(yǎng)。根據本研究，檔案服務企業(yè)將會在未來面向更多的C端客戶。因此，綜合型檔案服務企業(yè)應該利用先進的數據分析工具來深入了解客戶需求和偏好，從而為客戶提供更加個性化的服務，并根據客戶反饋及時調整服務策略、優(yōu)化客戶體驗。也可以使用社交媒體和移動應用程序等平臺與客戶保持積極互動，增強綜合型檔案服務企業(yè)的客戶黏性。同時，定期為員工提供關于檔案管理技術和行業(yè)發(fā)展趨勢的培訓，鼓勵員工參加國內外的檔案管理會議和研討會以拓寬視野；制定有吸引力的薪酬福利政策和職業(yè)發(fā)展路徑，吸引檔案專業(yè)的高水平人才。[29]

本文系國家社會科學基金重點項目“基于數智融合的信息分析方法創(chuàng)新與應用”（項目編號：22AZD158）項目成果之一。

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（作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院 王馳，博士研究生；劉淼，碩士研究生；2.中國人民大學信息資源管理學院、中國人民大學智能信息分析研究中心錢明輝，管理學博士，教授，副院長；3.中國科學院文獻情報中心、中國科學院大學經濟與管理學院信息資源管理系 許嘉元，博士后，通信作者 來稿日期：2024-06-09）