數(shù)字化檔案的信息安全保障方法

[摘 要]隨著社會(huì)的快速發(fā)展和數(shù)字化技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作正逐漸向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時(shí)也給數(shù)字化檔案的信息安全保障工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何更有效地保障數(shù)字化檔案信息安全，已成為檔案管理部門之間的熱點(diǎn)話題。基于此，本文旨在探討數(shù)字化檔案信息的安全保障方法，以數(shù)字化檔案的作用為出發(fā)點(diǎn)，針對(duì)數(shù)字化檔案信息存在的問(wèn)題，提出了一系列有效的解決方法，以期為數(shù)字化檔案信息安全建設(shè)提供理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化檔案；信息安全；保障方法

一、引言

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：“檔案作為重要信息資源和獨(dú)特歷史文化遺產(chǎn)，價(jià)值日益凸顯，檔案工作對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加突出，檔案事業(yè)發(fā)展處于重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，同時(shí)也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)[1]。”隨著信息化技術(shù)的快速迭代和飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案作為信息資源的重要載體，正在成為各行業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)發(fā)展的核心組成部分。在數(shù)字化檔案的應(yīng)用中，信息安全問(wèn)題愈發(fā)凸顯，成為當(dāng)前亟待解決的重要挑戰(zhàn)。因此，如何有效保障數(shù)字化檔案的信息安全成為當(dāng)務(wù)之急，本文旨在為構(gòu)建數(shù)字化檔案信息安全的堅(jiān)實(shí)防線提供有效策略。

二、數(shù)字化信息檔案的作用

（一）保障檔案信息安全

數(shù)字化檔案的合理使用，直接關(guān)系到檔案的可信度和使用效果。隨著檔案逐漸由紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，數(shù)字化檔案的安全性問(wèn)題備受關(guān)注。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，檔案信息可以進(jìn)行加密、權(quán)限控制等安全處理，有效防范信息被篡改、丟失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。這樣不僅可以加強(qiáng)檔案的信息安全性，還可以確保信息的完整性和可用性，進(jìn)而提升檔案的可信度和使用效果。

（二）提高信息傳遞效率

數(shù)字化檔案的建立使得信息的檢索、傳遞更加便捷，加快了檔案信息的傳遞速度，提高了工作效率[2]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要人工檢索、整理，耗費(fèi)大量時(shí)間和人力成本。而數(shù)字化檔案則可以通過(guò)電子搜索、索引等功能，快速定位所需信息，極大地提高了信息的檢索效率。此外，數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸和共享，使得信息的傳遞更加便捷、高效。

（三）方便信息共享傳遞

數(shù)字化檔案的建立為信息共享提供了便利條件，不同部門、不同地域之間的信息共享更加便捷、高效。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受地域和載體的限制，信息共享機(jī)制難以開(kāi)展。而數(shù)字化檔案則能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、云存儲(chǔ)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化、跨區(qū)域共享。不論是政府部門之間的信息共享，還是企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換，都可以通過(guò)數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)快速、安全的信息傳遞和共享，這能夠打破信息不平衡的現(xiàn)象，提高信息資源的利用效率，促進(jìn)各行各業(yè)的合作與發(fā)展。

三、檔案信息數(shù)字化過(guò)程存在的問(wèn)題

（一）檔案工作人員安全意識(shí)有待提高

在數(shù)字化檔案管理中，部分檔案管理部門的工作人員信息安全意識(shí)不足是一個(gè)突出的問(wèn)題。許多檔案工作人員對(duì)信息安全的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)數(shù)字化檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，以及對(duì)相關(guān)安全政策和規(guī)定的理解。這種情況在實(shí)際工作中可能表現(xiàn)為對(duì)密碼設(shè)置不夠復(fù)雜、不更新密碼、操作不按規(guī)定而是依據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣、對(duì)病毒防護(hù)軟件和防火墻使用不當(dāng)?shù)取Ｔ诓糠謾n案管理部門中，由于檔案管理員缺乏信息管理安全意識(shí)，經(jīng)常將密碼設(shè)置得過(guò)于簡(jiǎn)單，容易被他人破解，導(dǎo)致檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)大大增加。此外，檔案工作人員的年齡和技術(shù)水平差異較大也是一個(gè)問(wèn)題[3]。一些年齡較大的檔案工作人員可能沒(méi)有接受過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握程度較低。這會(huì)導(dǎo)致他們?cè)跀?shù)字化檔案管理中存在操作的不規(guī)范、對(duì)安全漏洞無(wú)法及時(shí)識(shí)別等問(wèn)題。例如，一些資深的檔案工作人員不善于操作電子檔案系統(tǒng)，經(jīng)常出現(xiàn)誤操作或者忽略關(guān)鍵安全步驟的情況，增加了數(shù)字化檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案信息管理制度不健全

在數(shù)字化檔案管理中，檔案管理部門普遍存在檔案信息管理制度不健全的問(wèn)題。這主要體現(xiàn)在檔案管理部門缺乏規(guī)范的檔案信息管理流程和管理制度，導(dǎo)致檔案信息管理工作混亂。首先，一些單位或機(jī)構(gòu)缺乏明確的檔案管理制度和流程，導(dǎo)致檔案管理工作的組織化程度較低，檔案信息的管理和維護(hù)工作無(wú)法得到有效的執(zhí)行。由于缺乏健全的檔案管理制度，檔案管理工作常常出現(xiàn)信息記錄不完整、檔案存儲(chǔ)混亂等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案信息的可信度。其次，部分單位或機(jī)構(gòu)在制定檔案管理制度時(shí)存在著制度條款模糊不清、操作流程不明確的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏操作指導(dǎo)和規(guī)范，容易出現(xiàn)管理漏洞和操作失誤，這導(dǎo)致部分檔案管理部門的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中對(duì)于檔案信息的分類、存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等方面的操作過(guò)于籠統(tǒng)，沒(méi)有具體指導(dǎo)檔案工作人員如何操作，容易造成檔案信息管理不當(dāng)、操作不規(guī)范的情況。最后，有些單位或機(jī)構(gòu)雖然明確了操作管理流程，并建立了相應(yīng)的管理制度，但在實(shí)際操作中仍存在著制度執(zhí)行不到位、監(jiān)管不嚴(yán)格的情況。部分檔案管理部門制定的管理制度規(guī)定了檔案信息要定期備份和存儲(chǔ)，但實(shí)際操作中由于缺乏有效的監(jiān)督和檢查機(jī)制，導(dǎo)致備份工作經(jīng)常被忽視，檔案信息的安全性無(wú)法得到有效保障。

（三）檔案管理設(shè)施設(shè)備存在問(wèn)題

如果檔案管理部門配備的檔案管理系統(tǒng)未能及時(shí)更新，將難以適應(yīng)檔案信息管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，無(wú)法支持新的信息傳輸方式和處理方式，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的管理和維護(hù)工作受到影響，一旦檔案部門用于儲(chǔ)存信息的計(jì)算機(jī)硬盤發(fā)生故障，會(huì)使檔案信息的儲(chǔ)存、傳輸?shù)仁艿接绊懀箶?shù)字化檔案信息喪失完整性。由于數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上，一旦硬盤損壞或數(shù)據(jù)丟失，檔案信息就會(huì)丟失或缺失。如果長(zhǎng)期未對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤進(jìn)行備份或維護(hù)，將導(dǎo)致硬盤損壞，使得大量數(shù)字化檔案信息無(wú)法恢復(fù)，給檔案管理工作帶來(lái)巨大困擾[4]。

（四）缺乏相關(guān)檔案信息人才

檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，要求檔案管理部門配備更多專業(yè)的檔案管理人才，他們需要具備傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，能夠?qū)?shù)字化檔案的歸檔、分類、檢索等工作進(jìn)行有效管理，還需要掌握計(jì)算機(jī)操作和熟悉網(wǎng)絡(luò)安全。然而，這類人才在市場(chǎng)上相對(duì)稀缺，很多檔案管理部門無(wú)法招聘到合適的人才來(lái)維護(hù)數(shù)字化檔案系統(tǒng)。不僅如此，現(xiàn)實(shí)中很多檔案管理人員并未接受過(guò)相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)并不熟悉。部分檔案管理部門的檔案管理員雖然懂得如何管理紙質(zhì)檔案，但對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)卻不甚了解，導(dǎo)致系統(tǒng)操作不當(dāng)，增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

四、保障數(shù)字化檔案信息安全的有效方法

（一）開(kāi)展安全意識(shí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員安全意識(shí)

檔案管理部門需要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，以提高其檔案管理安全意識(shí)和檔案管理操作方法，降低因人為失誤對(duì)檔案信息數(shù)字化傳輸、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)造成的風(fēng)險(xiǎn)。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作人員的個(gè)人實(shí)際情況，選擇不同的、具有針對(duì)性的培訓(xùn)方式，以提高不同崗位工作人員的檔案管理水平。例如，可以開(kāi)展有關(guān)密碼設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的培訓(xùn)，使工作人員能掌握必要的安全知識(shí)和管理技能[5]。不僅如此，不同崗位的檔案工作人員的工作內(nèi)容都不相同，因此培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整，對(duì)于負(fù)責(zé)文書管理的工作人員，應(yīng)培訓(xùn)其檔案管理、整理、歸檔和借閱等的能力；對(duì)于數(shù)字化管理崗位，應(yīng)該培養(yǎng)其數(shù)字化處理設(shè)備和軟件操作技術(shù)。其次，除了提高工作人員的專業(yè)水平以外，還應(yīng)培養(yǎng)他們的職業(yè)道德和工作責(zé)任感，以提高其綜合素質(zhì)。只有檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)道德和責(zé)任感，才能夠保護(hù)好檔案信息處于安全、完整狀態(tài)。所以，檔案管理部門可以通過(guò)組織專題講座、開(kāi)展集體討論等形式，引導(dǎo)工作人員形成正確的職業(yè)態(tài)度，加強(qiáng)其對(duì)檔案信息安全管理的重視程度，以保障檔案信息管理工作順利開(kāi)展。此外，檔案管理部門還應(yīng)要求工作人員樹(shù)立安全管理意識(shí)，在日常工作中提高警惕，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并處理問(wèn)題，保證數(shù)字化檔案信息的完整性。工作人員應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成定期檢查、維護(hù)服務(wù)器軟硬件的習(xí)慣，及時(shí)排查系統(tǒng)漏洞，防止系統(tǒng)運(yùn)行緩慢或崩潰導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。檔案管理部門還可以根據(jù)不同情況，適時(shí)適當(dāng)?shù)夭扇—?jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提升工作人員的檔案信息安全管理意識(shí)。

（二）健全數(shù)字化檔案信息安全管理制度

為了確保數(shù)字化檔案信息的安全管理，檔案管理部門需要建立全面的規(guī)章制度。這些規(guī)章制度可以通過(guò)制定工作手冊(cè)等方式來(lái)確立，以保障檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全[6]。通過(guò)制定工作手冊(cè)能夠幫助工作人員在數(shù)字化檔案管理中遵守管理規(guī)定和操作流程。另外，檔案管理部門還應(yīng)建立文檔管理制度，通過(guò)設(shè)立不同的文檔密級(jí)來(lái)實(shí)施不同的管理方式，以便對(duì)檔案信息進(jìn)行有針對(duì)性的管理。對(duì)于涉密的檔案信息，可以采取嚴(yán)格的訪問(wèn)控制和審批流程，以確保只有授權(quán)人員才能查閱和操作相關(guān)信息，保障檔案信息的安全性和保密性。此外，通過(guò)有效的監(jiān)督和審批，檔案管理部門能夠確保檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)和存儲(chǔ)系統(tǒng)的應(yīng)用符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，以保障操作和使用的安全。因此，檔案管理部門還應(yīng)建立存儲(chǔ)環(huán)境的巡檢制度，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)施的安全性和穩(wěn)定性，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，還要建立檔案系統(tǒng)的應(yīng)用管理制度，規(guī)范系統(tǒng)的使用權(quán)限和操作流程，以防止非法操作和信息泄露。

（三）定期更新維護(hù)相關(guān)設(shè)備設(shè)施

為了保障數(shù)字化檔案信息的安全穩(wěn)定性，檔案管理部門應(yīng)定期更新維護(hù)相關(guān)設(shè)備。首先，檔案管理部門應(yīng)建立定期檢查和維護(hù)計(jì)劃，對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)備（如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等）和軟件系統(tǒng)（如操作系統(tǒng)、安全軟件等）進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，以確保其正常運(yùn)行和安全性，可以每月或每季度安排專業(yè)技術(shù)人員對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、溫度、電源等情況，并及時(shí)清理設(shè)備內(nèi)部的灰塵和異物，確保設(shè)備的散熱和通風(fēng)良好，防止硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。其次，隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中使用的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)也應(yīng)不斷更新和升級(jí)。為了保持系統(tǒng)的安全性和性能，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備和軟件進(jìn)行更新和升級(jí)，定期檢查軟件系統(tǒng)是否存在安全漏洞，并及時(shí)安裝安全補(bǔ)丁。同時(shí)，定期更新硬件設(shè)備，采用新的技術(shù)和設(shè)備，提高系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。最后，檔案管理部門還應(yīng)關(guān)注設(shè)備和軟件的技術(shù)支持周期，及時(shí)替換或更新已經(jīng)過(guò)時(shí)或不再受支持的設(shè)備和軟件，以降低系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。不僅如此，為了更好地對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)規(guī)劃，檔案管理部門還應(yīng)建立健全的設(shè)備維護(hù)記錄。對(duì)于每一次設(shè)備維護(hù)和檢查，都應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的情況和維護(hù)過(guò)程，并建立問(wèn)題反饋機(jī)制，及時(shí)記錄和處理設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題和故障、設(shè)備維護(hù)內(nèi)容等信息，并建立故障報(bào)告系統(tǒng)，及時(shí)上報(bào)和解決設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。

（四）引入數(shù)字化檔案信息管理人才

為了有效應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作中存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)該引入數(shù)字化檔案信息管理人才，以提升管理水平和技術(shù)能力。首先，檔案管理部門可以通過(guò)各種方式，引入具備數(shù)字化檔案信息管理專業(yè)知識(shí)和技能的人才。例如，通過(guò)招聘具有信息管理、計(jì)算機(jī)科學(xué)等相關(guān)專業(yè)背景的人員，或者通過(guò)外聘顧問(wèn)等方式引進(jìn)具有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士，來(lái)指導(dǎo)和支持?jǐn)?shù)字化檔案管理工作，這些人才應(yīng)該具備扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)和信息安全管理知識(shí)，保障數(shù)字檔案信息的安全完整。其次，檔案管理部門應(yīng)該建立健全的人才引進(jìn)機(jī)制和培訓(xùn)體系，以提升數(shù)字化檔案信息管理人才的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。通過(guò)建立人才引進(jìn)機(jī)制，可以吸引更多具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的人才加入數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)中，不斷擴(kuò)大團(tuán)隊(duì)的規(guī)模和實(shí)力。最后，檔案管理部門也應(yīng)該建立完善的培訓(xùn)體系，對(duì)新進(jìn)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的理解和應(yīng)用能力，可以開(kāi)展定期的培訓(xùn)課程，包括檔案管理理論、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、信息安全管理等方面的內(nèi)容，為新進(jìn)人員提供全面的培訓(xùn)和指導(dǎo)。

結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型正逐漸取代傳統(tǒng)的管理模式，成為檔案信息管理的新發(fā)展趨勢(shì)。盡管在數(shù)字化檔案信息安全方面面臨諸多挑戰(zhàn)，但隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，檔案管理部門將更有信心地保障數(shù)字化檔案信息的安全性，提高管理效率，推動(dòng)檔案事業(yè)邁向新的發(fā)展階段。

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作者簡(jiǎn)介：沈玉瑩（1989— ），女，漢族，湖北武漢人，長(zhǎng)江武漢航道局，助理館員，本科。

研究方向：檔案文書文件管理。