人事檔案電子化管理對(duì)提升人事檔案工作效率的影響分析

摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人事檔案電子化管理已經(jīng)成為提高人事檔案管理工作效率的一個(gè)重要手段。電子化管理不但使傳統(tǒng)人事檔案處理流程自動(dòng)化，而且通過(guò)有效的檢索系統(tǒng)達(dá)到信息快速存取。另外，還增強(qiáng)了人事檔案的安全和備份，降低了人事檔案造假、損毀以及遺失的危險(xiǎn)。電子化管理明顯提高了檢索效率、優(yōu)化存儲(chǔ)和備份流程以及促進(jìn)信息共享和合作。這些變化在提高工作效率的同時(shí)，也提高了人事檔案管理工作的質(zhì)量和可靠性。

關(guān)鍵詞：人事檔案電子化管理；自動(dòng)化處理流程；快速檢索；數(shù)據(jù)安全

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在數(shù)字化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作迎來(lái)了空前的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式越來(lái)越顯得低效，安全性也不高。人事檔案電子化管理興起既是技術(shù)進(jìn)步發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，又是提高工作效率、確保信息安全，并且適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要的關(guān)鍵一步。紙質(zhì)人事檔案向電子形式過(guò)渡，人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息處理自動(dòng)化和檢索快速化，保證了數(shù)據(jù)的安全性、存儲(chǔ)優(yōu)化和信息共享便捷化等，深刻影響著人事檔案管理工作的方方面面。

一、人事檔案電子化管理的概念

人事檔案電子化管理，就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，把人事檔案收集、整理、儲(chǔ)存、檢索、審核認(rèn)定等環(huán)節(jié)以電子方式開(kāi)展管理的新模式。這一管理模式利用人事檔案電子管理系統(tǒng)或其他技術(shù)平臺(tái)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案實(shí)行數(shù)字化處理，從而達(dá)到信息資源電子化、便捷化和智能化的目標(biāo)。這一過(guò)程將全部人事檔案整卷掃描，并存入電子人事檔案庫(kù)，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效管理與快速檢索，人事檔案電子化管理以信息化為核心，代表著人事檔案管理由傳統(tǒng)手工操作逐步到現(xiàn)代化信息處理的發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案電子化不僅與人事檔案數(shù)字化輸入有關(guān)，還與人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、信息安全與隱私保護(hù)等諸多方面有關(guān)。電子化人事檔案管理系統(tǒng)一般由人事檔案數(shù)字化、電子人事檔案庫(kù)建設(shè)、人事檔案信息化管理和服務(wù)三個(gè)核心內(nèi)容組成。該系統(tǒng)能為企事業(yè)單位和各級(jí)組織提供方便、快捷的人事檔案信息服務(wù)，還能夠優(yōu)化人力資源管理流程，并提高行政操作效率。在這種人事檔案管理模式中，人事檔案信息可以被快速更新與檢索，人事檔案專管員通過(guò)人事檔案電子化管理系統(tǒng)存取人事檔案信息，極大地增強(qiáng)了工作的靈活性與響應(yīng)速度。與此同時(shí)，電子化人事檔案與傳統(tǒng)人事檔案相比具有更強(qiáng)大的檢索功能，能夠迅速定位到需要的信息，極大地縮短了查找數(shù)據(jù)的時(shí)間，減少翻閱對(duì)紙質(zhì)人事檔案的損害。另外，人事檔案電子化管理也有利于其安全性的提升。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案易受火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)害等自然災(zāi)害影響，電子人事檔案可以采用多級(jí)備份及加密技術(shù)保證數(shù)據(jù)安全、完整。在電子化管理系統(tǒng)下，可以通過(guò)信息加密處理及設(shè)置不同訪問(wèn)權(quán)限以達(dá)到保護(hù)個(gè)人隱私及敏感信息的目的，能夠更加精細(xì)化地開(kāi)展人事檔案信息管理。

二、人事檔案電子化管理對(duì)提高人事檔案工作效率的途徑

1.自動(dòng)化處理流程

人事檔案電子化管理系統(tǒng)引入自動(dòng)化處理流程，可以明顯提高人事檔案工作效率。從人事檔案的建立、歸檔、更新到資料的分類與檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)均由自動(dòng)化技術(shù)來(lái)完成。在人事檔案建立與接收環(huán)節(jié)，采用電子化手段可以直接減少建立及接收紙質(zhì)檔案過(guò)程中產(chǎn)生的泄密、丟失的問(wèn)題，并大幅縮短人事檔案建立、接收時(shí)間。通過(guò)電子檔案材料管理系統(tǒng)的運(yùn)用，人事檔案材料得以按照預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)分類和存檔，不僅確保了數(shù)據(jù)的真實(shí)性，還提高了人事檔案管理的效率。在對(duì)人事檔案實(shí)行維護(hù)時(shí)自動(dòng)化流程也起到了不可忽視的作用。隨著當(dāng)事人相關(guān)信息的變更，人事檔案的內(nèi)容也需要更新，電子化管理系統(tǒng)能夠?qū)€(gè)人信息變化情況實(shí)行自動(dòng)跟蹤并及時(shí)反饋到相關(guān)人事檔案材料當(dāng)中，保證人事檔案信息更新及時(shí)、準(zhǔn)確。另外，針對(duì)人事檔案查借閱，電子化系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄流轉(zhuǎn)過(guò)程，降低傳統(tǒng)手工登記的煩瑣勞動(dòng)，有效避免了人事檔案在借閱、流轉(zhuǎn)過(guò)程中可能出現(xiàn)的被篡改或丟失等問(wèn)題。應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)還有一個(gè)很大的好處就是優(yōu)化工作流程，使其更加標(biāo)準(zhǔn)化。電子化管理系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位的具體要求設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化工作程序，并以自動(dòng)化方式指導(dǎo)人事檔案工作人員按設(shè)定程序操作，既提高了工作效率又降低了由于非標(biāo)準(zhǔn)操作而造成的危險(xiǎn)與失誤。尤其通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置將人事檔案管理要求融入檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠有效規(guī)避人事檔案管理過(guò)程中因工作人員對(duì)人事檔案政策不熟悉而造成的違規(guī)問(wèn)題。與此同時(shí)，該系統(tǒng)還能根據(jù)反饋的實(shí)際信息持續(xù)優(yōu)化上述過(guò)程，以達(dá)到持續(xù)改進(jìn)、提高效率的目的。

2.快速檢索與訪問(wèn)

人事檔案電子化管理還可以通過(guò)快速檢索和存取檔案信息，提高檔案管理的工作效率。電子化人事檔案信息系統(tǒng)由于檢索功能強(qiáng)大，在巨大數(shù)據(jù)量上尋找具體信息具有速度快、精度高的特點(diǎn)。通過(guò)采用各種搜索技術(shù)，如姓名檢索、目錄搜索等，可以在較短的時(shí)間找到所需要的檔案材料。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案，電子人事檔案能夠超越物理空間限制實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)。人事檔案工作人員及授權(quán)用戶可以通過(guò)專用加密局域網(wǎng)獲取需要的檔案材料，極大地提升工作便捷性，方便用戶。在當(dāng)今干部數(shù)量激增、人事信息龐大、人事調(diào)動(dòng)頻繁、職務(wù)職級(jí)并行及專業(yè)技術(shù)職稱管理越來(lái)越精細(xì)化的時(shí)代背景下，電子檔案管理系統(tǒng)的快速提取信息能力特別重要，可以確保信息流通順暢，保證工作的持續(xù)性。電子化人事檔案管理系統(tǒng)的高速存取也表現(xiàn)為信息的交互性。當(dāng)檔案工作人員和授權(quán)用戶查詢?nèi)耸聶n案信息后，該系統(tǒng)能夠提供相關(guān)聯(lián)的人事檔案材料信息，更高效地支撐人才選任工作。與此同時(shí)，電子人事檔案管理系統(tǒng)一般都配備了高效數(shù)據(jù)傳輸功能，以支持大容量檔案材料快速下載，對(duì)檔案材料查閱、協(xié)同工作有著十分重要的意義。但是，快速檢索及訪問(wèn)也會(huì)帶來(lái)信息保密及安全保護(hù)問(wèn)題，電子化管理系統(tǒng)能夠針對(duì)不同的訪問(wèn)需求設(shè)定不同的訪問(wèn)權(quán)限，即使有授權(quán)人員能夠查詢并利用具體人事檔案信息，也僅僅針對(duì)本次訪問(wèn)需求，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱過(guò)程中的過(guò)度訪問(wèn)問(wèn)題。該權(quán)限管理不僅保護(hù)個(gè)人隱私，還能防止信息被非法復(fù)制與擴(kuò)散，確保人事檔案資料的安全。

3.數(shù)據(jù)安全與備份

在人事檔案電子化管理進(jìn)程中，保障數(shù)據(jù)安全和落實(shí)有效的備份機(jī)制非常關(guān)鍵。電子化人事檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案相比，更容易遭受數(shù)據(jù)被泄露、破損或者遺失等危險(xiǎn)。所以，采取一系列措施來(lái)確保檔案資料的安全可靠就成了促進(jìn)人事檔案工作效率提高的重要手段。數(shù)據(jù)加密技術(shù)為電子人事檔案安全防護(hù)提供了基礎(chǔ)，在儲(chǔ)存及傳輸過(guò)程中加密人事檔案數(shù)據(jù)，防止非授權(quán)訪問(wèn)及數(shù)據(jù)被泄露。另外，訪問(wèn)控制機(jī)制加強(qiáng)了檔案資料的管理，只允許被授權(quán)用戶獲取具體人事檔案信息，有效保持人事檔案機(jī)密性與完整性，還可以執(zhí)行包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)及安全事件管理等多層次的安全策略，進(jìn)一步確保人事檔案數(shù)據(jù)不受網(wǎng)絡(luò)攻擊。這一綜合安全防護(hù)是為了發(fā)現(xiàn)和制止多種安全威脅，保障人事檔案數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)備份對(duì)于預(yù)防電子化人事檔案數(shù)據(jù)丟失具有重要意義。通過(guò)定期將人事檔案數(shù)據(jù)備份在不同載體及地理位置，即使在系統(tǒng)崩潰或自然災(zāi)害等意外情況下都可以迅速開(kāi)展數(shù)據(jù)恢復(fù)。備份策略一般由增量備份與全量備份兩部分組成，增量備份能夠縮短數(shù)據(jù)備份需要的時(shí)間與存儲(chǔ)空間，全量備份為數(shù)據(jù)備份提供完整副本。災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃對(duì)于人事檔案數(shù)據(jù)安全同樣至關(guān)重要。當(dāng)出現(xiàn)災(zāi)害時(shí)能夠按照預(yù)設(shè)恢復(fù)計(jì)劃快速對(duì)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)實(shí)行重構(gòu)和恢復(fù)，使損失降到最低。恢復(fù)計(jì)劃應(yīng)該包含詳細(xì)的操作步驟、責(zé)任分配、通信協(xié)議和測(cè)試計(jì)劃等內(nèi)容，以保證應(yīng)急情況下數(shù)據(jù)能夠得到有序和高效率的恢復(fù)。

三、人事檔案電子化管理對(duì)檔案管理工作效率的影響

1.提高檢索效率

人事檔案電子化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案人工檢索向電子人事檔案系統(tǒng)檢索的轉(zhuǎn)換，大幅提高了檢索效率。在電子化管理系統(tǒng)下，經(jīng)過(guò)精準(zhǔn)搜索，目錄高級(jí)過(guò)濾，索引查找等操作后，用戶可以快速定位需要的人事檔案。電子化檔案管理也支持多維度查詢?nèi)耸聶n案，包括根據(jù)時(shí)間線、個(gè)人資料或者其他有關(guān)屬性來(lái)檢索，這種靈活性極大地減少了尋找具體資料的時(shí)間。另外，電子化人事檔案系統(tǒng)中內(nèi)置智能化搜索算法，可以針對(duì)用戶查詢需求、檢索歷史等給出個(gè)性化搜索建議，從而進(jìn)一步提高檢索速度。電子化人事檔案管理意味著能夠?qū)θ耸聶n案記錄開(kāi)展數(shù)字化和集中管理數(shù)據(jù)，以擺脫物理空間的局限，電子化人事檔案具有可訪問(wèn)性，極大地提高了工作人員對(duì)人事檔案材料檢索的速度，甚至當(dāng)需要對(duì)海量人事檔案處理時(shí)，仍然可以保證高效地開(kāi)展檔案管理工作。

2.保護(hù)紙質(zhì)檔案

電子化管理在提高人事檔案檢索效率的同時(shí)，還可以更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案。隨著時(shí)間的不斷積累，人事檔案數(shù)量激增，對(duì)于物理空間的要求越來(lái)越高，存儲(chǔ)設(shè)施及管理成本也隨之水漲船高，每借閱一次都有可能對(duì)紙質(zhì)人事檔案造成不可挽回的損害，復(fù)制過(guò)程拆、折、印對(duì)紙質(zhì)人事檔案的破壞更是顯而易見(jiàn)的。通過(guò)數(shù)據(jù)成像及壓縮技術(shù)可以顯著降低紙質(zhì)人事檔案對(duì)存儲(chǔ)空間的要求，還能夠保存其完整性與可讀性。該存儲(chǔ)方式提高了空間利用率、降低了紙質(zhì)檔案維護(hù)成本。就備份而言，電子化管理系統(tǒng)能夠?qū)嵭凶詣?dòng)化備份，并能夠定時(shí)開(kāi)展而不需要人為干預(yù)，既能保證數(shù)據(jù)及時(shí)更新，又能顯著降低因人為錯(cuò)誤而造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)電子人事檔案實(shí)行備份，即使出現(xiàn)硬件故障或者自然災(zāi)害時(shí)，人事檔案數(shù)據(jù)都能夠得到快速還原，保證了業(yè)務(wù)的連續(xù)性。另外，電子化管理使人事檔案遠(yuǎn)程備份與信息同步成為可能，實(shí)現(xiàn)上級(jí)人事管理單位對(duì)下級(jí)人事檔案工作實(shí)行高效監(jiān)管，提高人才任選的時(shí)效性，并在保證人事檔案安全性與完整性的前提下，提高了處理各類突發(fā)事件時(shí)的靈活性。

3.提高人事檔案價(jià)值

人事檔案電子化管理對(duì)提高人事檔案的使用率起到了巨大的推動(dòng)作用。通過(guò)電子化系統(tǒng)可以減少人事檔案的建立、接收、歸檔、查閱、借閱時(shí)間，為提高人事檔案的使用率奠定扎實(shí)基礎(chǔ)，并充分發(fā)揮人事檔案在政治審查、干部選任、人才引進(jìn)、巡視巡察、紀(jì)檢監(jiān)察、公證訴訟等關(guān)鍵作用外，還為教育培訓(xùn)、黨員管理、編史修志等提供幫助。可以在保障人事檔案安全性和保密性的基礎(chǔ)上，探索組織、人力資源、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察、外事等各職能部門間的信息共享與協(xié)作，使跨部門和跨地域合作得以實(shí)現(xiàn)。電子化人事檔案管理系統(tǒng)在不拷貝和傳輸實(shí)體檔案材料的前提下，支持多用戶對(duì)相同人事檔案資料展開(kāi)同步存取，顯著提高了檔案管理效率，尤其是大型企事業(yè)單位檔案管理人員之間的協(xié)作效率。通過(guò)權(quán)限設(shè)置能夠保證每一位檔案管理人員在不影響人事檔案安全保密的前提下，獲取所需資料，既簡(jiǎn)化了工作流程又加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)成員間的合作與溝通。另外，人事檔案電子化管理系統(tǒng)還支持版本控制、變更跟蹤等功能，即一切變更均記錄在案并保存起來(lái)，且不可更正和刪除，檔案管理人員能夠看到每一次變更的歷史記錄，保證人事檔案的真實(shí)性、連續(xù)性，確保人事檔案資料的準(zhǔn)確性，減少誤解與沖突，為人事檔案管理提供可靠的環(huán)境。在電子化檔案管理系統(tǒng)的幫助下，人事檔案的利用變得越來(lái)越方便，簡(jiǎn)化了過(guò)程，節(jié)約大量時(shí)間與資源，增加了工作靈活性與響應(yīng)速度，是“推動(dòng)檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”的具體舉措。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案電子化管理是現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。其通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)大幅提高人事檔案工作效率與質(zhì)量。電子化檔案管理系統(tǒng)在優(yōu)化工作流程、促進(jìn)信息處理和檢索速度的同時(shí)，還通過(guò)加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)措施來(lái)保證檔案信息的安全完整。隨著電子化檔案管理系統(tǒng)在人事檔案工作中的進(jìn)一步運(yùn)用，人事檔案工作在今后會(huì)變得更高效、更系統(tǒng)、更智能化，在強(qiáng)化人事管理和促進(jìn)組織發(fā)展等方面會(huì)發(fā)揮關(guān)鍵作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳 寒.新常態(tài)下人事檔案管理工作的新路徑探析[J].陜西人事檔案， 2023（06）：34-35.

[2]邱 達(dá)，張芳雪. 人事檔案信息化利用系統(tǒng)建設(shè)[J].文化產(chǎn)業(yè)，2023（36）：64-66.

[3]施婉瑜.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新分析[J].人才資源開(kāi)發(fā)， 2023（18）：41-43.

[4]邢莎莎.大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理創(chuàng)新與模式構(gòu)建[J].黑河學(xué)刊，2023（05）：99-104.

[5]陸永玲.事業(yè)單位人事檔案管理必要性及優(yōu)化路徑研究[J].大陸橋視野，2023（06）：102-104.

[6]丁春玲.歸檔視角下人事檔案電子化管理分析[J].黑龍江人事檔案， 2023（01）：198-200.

[7]劉希娟.國(guó)有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)與防范[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（20）：13-15.

[8]趙智慧.電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J]. 卷宗，2019，9（30）：47.

[9]董 佳.大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)人事檔案電子化管理研究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2021（10）：37-39.

[10]馬清芝.新時(shí)代人事檔案電子化問(wèn)題及解決方案[J].營(yíng)銷界， 2021（09）：183-184.

[11]崔淑君.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（02）：14-15.

[12]周華.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2019（21）：50-51.

[13]程慧.新時(shí)期企業(yè)人事檔案電子化管理問(wèn)題研究[J].人事檔案天地，2019（07）：43-45+14.

[14]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問(wèn)題和相關(guān)措施之管見(jiàn)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（19）：163+165.

[15]柴美匯.電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外， 2018（07）：63.

作者單位：山西工程科技職業(yè)大學(xué)作者簡(jiǎn)介：吳迪（1988—），女，漢族，山西晉城人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案。