大數據時代檔案安全管理工作優化策略研究

摘 要：信息技術的發展、大數據時代的到來，對各行業的工作理念及工作方式帶來極大的挑戰，檔案安全管理工作也是如此。基于此，文章分析了大數據技術在檔案安全管理中所發揮的作用，論述了大數據時代檔案安全管理的困境，并有針對性地提出了檔案安全管理優化策略，以期為大數據時代檔案安全管理工作的開展提供有益參考。

關鍵詞：大數據；檔案管理；安全；策略

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發展和在檔案管理中的廣泛應用，檔案信息數量呈現爆炸式增長，無可否認，大數據技術在提高檔案安全管理工作效率、降低檔案安全管理成本、加速檔案安全管理智慧化進程中起著重要作用。然而，大數據時代的檔案安全管理也面臨著諸多挑戰，如檔案數據量級和復雜性急劇增加、網絡安全及人才短缺等，為了應對這些挑戰，需要多措并舉，群策群力，不斷優化檔案安全管理策略，提高檔案安全管理水平。

一、大數據技術在檔案安全管理中的作用分析

1.提高檔案安全管理工作效率

過去，由于信息技術發展的限制，大多數檔案管理工作信息化程度較低，主要依靠人工開展檔案安全管理工作，難以取得實效。隨著大數據技術的快速發展，檔案管理工作的科學化、信息化進程不斷加快，為提高檔案安全管理工作效率提供了強有力的支持。檔案包含了大量個人信息，在信息技術應用尚未成熟時，需要人工收集、分類、整理和歸納，各個環節都需要花費大量的時間，檔案管理工作受到時間和空間的限制，信息管理效能較低，且人工開展檔案管理的傳統模式很容易出現差錯，在糾偏過程中造成了時間的浪費，極大地影響了檔案管理的工作效率。在大數據時代背景下，相關檔案管理人員可以通過數字化、智能化檔案管理系統輕松篩選、查看某些檔案，改變了傳統依靠人工查詢編號，查找儲存地點，花費大量時間才能查看檔案內容的工作方式，提高了檔案管理的工作效率。

2.降低檔案安全管理成本

在大數據技術的助力下，檔案安全管理工作在提高效率的同時，也大幅度降低了管理成本。檔案安全管理成本的降低主要表現在兩個方面：一是人力成本的降低；二是材料成本的降低。在大數據時代背景下，各類信息技術、人工智能技術蓬勃發展，這些技術加速了檔案安全管理的迭代，正式開啟了檔案安全管理的全新時代，智能化的管理系統取代了大量的人工操作，利用檔案安全管理系統可以輕松實現檔案的查找、儲存、分類、整理等工作，不再需要雇用大量的檔案管理人員，降低了人力成本。

傳統的檔案管理工作開展需要大量的物力支持，如檔案儲藏室、檔案盒、檔案袋以及紙張等。同時，對于比較陳舊的檔案還需要加大保護措施，這些工作的開展每年需要消耗各單位大量的財政支出。大數據時代的到來，使得更多的檔案管理工作實現了信息化，不再依賴于紙質檔案管理模式，只需要引進智能管理系統，相比于人工、材料費用等具有明顯的優勢。總之，降低檔案安全管理的成本是大數據技術對檔案安全管理工作的又一積極影響。

3.加速檔案安全管理的智慧化進程

近年來，隨著我國大力推動數字化建設和智慧檔案建設工作，大數據技術被廣泛應用于檔案安全管理的各個環節，有利于加速完成檔案安全管理的智慧化進程。智慧檔案的建設工作需要依托大數據技術，智慧檔案可以視為檔案信息化管理工作內容的升級，與數字中國、數字社會等內容具有很高的契合度，是我國檔案管理工作發展進程中的又一重要歷史節點，利用大數據技術可以加速智慧檔案的構建，使智慧檔案從概念發展到具體，實現檔案管理系統的全面升級。大數據技術的應用，使得智慧檔案的建設不再只是對紙質檔案內容的復制，而是通過對海量檔案數據的采集、存儲、加工和應用，實現檔案安全管理工作在組織、建設、運營和管理上全面的優化和升級，提高了我國檔案安全管理工作的能力，推動了我國檔案安全管理信息化建設。

二、大數據時代檔案安全管理的困境

1.對檔案安全管理重視程度不高

檔案管理工作是一項機密性較高、專業性較強的工作，不管是紙質檔案管理還是信息化檔案管理，都需要對其高度重視。但隨著大數據時代的到來，部分檔案安全管理人員對于檔案安全問題產生了懈怠的情緒，不利于我國檔案管理能力的提高。首先，部分檔案管理人員認為本單位已經基本實現了檔案信息化，傳統紙質的檔案已經成為歷史，檔案管理工作實現了電子化、信息化，且在大數據時代背景下，電子檔案在儲存和使用的過程中不用考慮檔案丟失、破損、保養等問題。因此，其降低了對檔案安全管理的重視程度，出現了對檔案工作掉以輕心的態度。除此之外，部分單位管理者表現出對信息化檔案安全管理工作的不重視，不愿意引進先進的技術、設備設施以及智能化的檔案管理系統，導致檔案管理工作始終處于原地踏步狀態，檔案管理工作效率低下。

2.檔案安全管理工作體系尚不健全

大數據時代，為了充分保障檔案安全管理工作的高效開展，需要建立一套更加健全、科學的工作體系，但從檔案安全管理工作實踐來看，還存在著工作體系不健全的問題。首先，在現階段，大部分單位在檔案管理工作體系構建中，主要以《中華人民共和國檔案法》的內容為基礎，結合各地區政府工作要求及檔案管理工作實踐，建立檔案安全管理工作體系。隨著大數據技術的不斷發展，各類信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，使得當下檔案安全管理工作與政府工作要求及檔案安全管理工作實際匹配度逐漸降低，致使部分單位制定的檔案安全管理工作體系無法適應信息化背景下檔案工作的開展，現有的檔案安全管理工作體系需要在深度和寬度方面進一步提升，避免檔案管理過程中出現“空白地帶”，做到有章可循，有法可依；其次，盡管絕大部分單位都制定了檔案安全管理工作體系，但從實際情況來看，其管理體系并不健全，一些單位檔案管理制度陳舊，多年來一直沿用過去的標準，更新迭代慢，難以適應大數據時代檔案安全管理工作要求，急需更新；最后，部分單位在制定檔案安全管理制度過程中出現了照抄照搬的現象，其內容并不適合本單位檔案工作的實際情況，檔案安全管理體系產生嚴重的水土不服現象。

3.信息技術應用存在安全風險隱患

大數據技術對于檔案安全管理工作的開展確實起到了積極的作用，但同時也要認識到大數據也是一把雙刃劍，可能會增加檔案安全管理工作的風險隱患。

其中，主要的風險因素來自網絡病毒，各單位在檔案安全管理信息化的過程中需要收集和整理海量的檔案信息，這期間檔案管理人員需要存儲、傳輸、轉發、校對和審核各類檔案信息，在此過程中很可能遭遇黑客的入侵，不法分子通過網絡病毒的形式入侵檔案管理系統，致使機密信息外泄和丟失或部分檔案內容被惡意篡改，這些都是在大數據時代檔案安全管理可能遇到的顯著問題，給檔案安全管理工作帶來巨大的挑戰。

與此同時，部分單位檔案館環境條件較差，相關管理設備設施陳舊，計算機系統存在嚴重的漏洞，數字化認證系統、檔案數據加密等方面建設能力不足，給檔案安全管理工作帶來風險隱患，需要引起相關責任方的重視。

4.缺乏檔案安全管理專業人才

大數據時代的到來，給檔案安全管理人員提出了新的工作需求，不僅需要具備專業的檔案管理知識和經驗，還需要有較強的信息技術處理能力，能夠獨立操作智能化檔案管理系統。但從實際情況來看，目前我國在信息化檔案安全管理工作方面專業人才儲備并不充足。在傳統的檔案安全管理工作時期，檔案安全管理工作的難度較小，對從業人員的業務能力要求較低，集中體現為檔案收集、整理、歸檔以及提取等方面，工作內容煩瑣且單一，對技術能力并不看重。隨著大數據時代的到來，信息技術廣泛應用，檔案安全管理工作信息化程度日益加深，當下檔案工作對于從業人員的專業知識、實操能力提出了更加嚴格的要求，使得過去從事傳統檔案工作的從業人員在面對信息化的檔案安全管理工作時力不從心，各單位急需年輕專業人才改變檔案工作隊伍的年齡結構，挖掘或培養信息化檔案安全管理人才成為當下亟須解決的問題。

三、大數據時代檔案安全管理工作優化策略

1.增強檔案安全管理工作意識

在大數據時代背景下，各相關單位要重視檔案管理工作能力的提高，增強檔案安全管理意識，明確自身責任和義務，提高對檔案安全管理工作的重視程度。

一方面，積極宣傳和解讀檔案安全相關政策信息。為了進一步增強相關人員檔案安全管理工作意識，各單位應定期開展檔案安全宣傳主題活動，積極宣傳檔案安全管理工作的重要性，解讀黑客入侵篡改檔案信息等的典型案例，增強檔案安全管理工作意識。尤其是作為單位或部門領導，要起到模范帶頭作用，重視檔案工作的安全問題，可以在辦公群內發送各類有關檔案安全的新聞，積極組織相關人員學習各類有關檔案安全管理工作知識和常識，不斷增強大家的安全意識。同時，也讓大家知道自身對于檔案安全管理應承擔的責任；另一方面，為進一步提高檔案安全管理工作能力，要加大檔案安全管理工作資金的投入。所謂“兵馬未動，糧草先行”，大數據時代，各單位要加快檔案工作的信息化建設，重視設備設施的更新迭代，引進更先進的檔案信息化管理軟件，為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎。

2.健全檔案安全管理工作體系

“沒有規矩，不成方圓。”在大數據背景下，檔案安全管理工作需要更加完善的規章制度支持，完善檔案安全管理工作體系有利于推動檔案安全管理工作信息化進程，提高檔案信息的安全性和機密性。

首先，要結合單位檔案安全管理工作的實際情況，量身定做更具針對性的管理制度體系。各組織單位在完善檔案制度體系的過程中要避免形式主義，將檔案工作的制度具體化，明確各工作環節的責任主體，如檔案信息錄入人員、審核人員以及提檔申請批示人員等，真正做到凡事有章可依，有章必依；其次，要重視檔案安全管理工作流程的設計，實現全流程管理模式，減少安全問題發生，保證檔案信息的安全。例如，針對檔案提出的流程及案例，申請人必須提供紙質申請書，申請書模板需統一，經辦人在檔案管理系統上發起工作流程，經辦人、審核人、批準人逐層受理，使檔案安全管理工作愈加規范，有據可循。

3.強化網絡安全風險管理

大數據是一把雙刃劍，在助力檔案安全管理工作信息化進程的同時，也給檔案安全管理工作帶來了全新的風險因素，要想利用好大數據這把雙刃劍，就必須強化網絡安全風險管理，防止因網絡安全問題對檔案安全管理工作造成不利影響。

第一，檔案管理過程中要建立防火墻、數字化認證系統、檔案數據密匙等安全工具，防止黑客的非法入侵，進一步提升檔案信息的安全性。尤其是對于一些涉密檔案，必須嚴格控制其向外流出，如需提取或更改相關信息內容，必須實行加密處理，避免多人、多次瀏覽；第二，檔案安全管理工作人員要增強防范意識，辦公時嚴格按照規程操作，不隨意瀏覽存在風險的網站。在大數據背景下，網絡安全問題頻發，部分鏈接、網站存在網絡病毒，一旦點擊或打開很可能會泄露工作信息，作為檔案安全管理人員要持續保證網絡大環境的安全，保證檔案系統的使用安全；第三，各單位要加強與第三方互聯網公司的聯動，共同打造更加安全的檔案管理網絡環境。例如，可以與360、騰訊等網絡公司加強合作，為檔案管理設計具有針對性的安全系統，及時監管和識別風險因素，保證檔案系統使用中的安全。

4.加強檔案安全管理人才隊伍建設

完善的人才隊伍是保障檔案安全管理工作提質增效的核心要素。然而，目前部分檔案管理人員缺乏先進的管理技術，對于各類現代化的檔案管理系統和管理軟件還不熟悉，這些問題亟須解決。首先，加強單位內部人員培訓。各單位要重視現有檔案管理人員的培養，定期邀請行業內的專家和學者開展培訓工作，培訓的內容要結合工作實際，尤其是要針對一些檔案安全管理過程中的典型問題。此外，也要通過培訓轉變部分年齡較大的檔案安全管理人員改變傳統的工作思想和工作方式，使其能夠熟練運用現代化的檔案安全管理系統，共同進步；其次，加強信息化檔案安全管理工作人才的引進力度。各單位要重視人才的引進工作，如通過校園招聘的方式引進專業人才，利用專業知識以及對于大數據技術的了解，完成單位管理人員新老交替工作，為單位注入更多的新鮮血液，進一步完善信息化檔案安全管理人才結構。

四、結束語

檔案安全管理工作不僅關乎個人信息安全，還與社會穩定發展密切相關。大數據時代，傳統的檔案安全管理工作進入新的階段，信息技術的應用對檔案安全管理工作提出了新的要求和標準。本文在具體分析大數據技術對促進檔案安全管理工作智慧化建設等作用的基礎上，分析當下檔案安全管理工作存在的困境，并提出了增強檔案安全管理工作意識、健全檔案安全管理工作體系等優化策略。檔案安全管理工作是一個長期的過程，相關工作人員需要盡快轉變觀念，及時調整工作思路，創新檔案安全管理工作方法，不斷積累工作經驗，依托大數據技術高效開展檔案安全管理工作，從而更好地助力我國檔案事業的發展。

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作者單位：山東省菏澤市國土綜合整治服務中心作者簡介：李景榮（1973—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。