數字檔案館納入縣級政府數字化轉型大格局研究

摘 要：實現數字檔案館與縣級政府數字化轉型的高度融合是政府部門數字化轉型的重要組成部分。文章從數字檔案建設內涵出發，分析總結了當前數字檔案館建設中存在的問題，如檔案資源參差不齊、館藏數字檔案資源門類單一等。基于縣級政府數字化轉型視角出發，對未來數字檔案館建設方案提出了相關意見，并展望了數字檔案館的未來發展方向，希望為全面增強數字檔案館服務功能、適應縣級政府數字化轉型奠定基礎。

關鍵詞：數字檔案館；縣級政府；數字化轉型；檔案資源

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

互聯網與數字化技術的快速發展顯著推動了檔案管理模式的變革，其中數字檔案資源作為一種新的檔案類型，已經成為相關學者研究的重點內容。與傳統檔案類型相比，數字檔案在信息存儲、提取、加工與運用上均具有一定的優勢，符合未來檔案行業發展要求。在這一背景下，數字檔案館建設應緊緊跟隨縣級政府數字化轉型的步伐，完善自身發展路徑，將融合發展、務實創新落在實處，使檔案館能在政府履行職能過程中發揮更大作用。

一、數字檔案資源建設的內涵分析

數字檔案資源作為一種新型檔案資源模式，具有來源廣泛、主體多元等特征，是數字檔案館建設的核心。早在2010年提出的《數字檔案館建設指南》中，就對數字檔案資源的相關內容予以界定，認為現階段的數字檔案主要分為四大功能模塊，分別為數字化資源整理、構建數字資源數據庫、電子文件接收與檔案數字化等。在2020年出臺的《檔案法》中，則詳細明確了數字檔案資源歸檔與電子檔案處理、保存的相關內容。并且，得益于云計算、大數據等現代化信息技術的進步與發展，數字檔案資源的集成化、功能化特性表現得越來越明顯，在縣級政府數字化轉型過程中，應全面推動館藏資源檔案數字化，在兼顧地方特色的基礎上，采用不同技術手段來滿足用戶對數字檔案資源的需求，最終增強地方檔案資源的服務效益。

二、數字檔案館納入縣級政府數字化轉型大格局中存在的問題

數字檔案館與縣級政府數字化轉型的高度融合是基層檔案館發展的必由之路，但是受到經驗不足、技術條件限制等相關因素影響，各地區在實踐中面臨部分問題，不容忽視。

1．數字化技術應用有限，且館藏數字檔案資源單一

在數字檔案館建設過程中，堅持以數據為紐帶，可以更好地服務于縣政府與社會，但不容忽視的是，現階段縣級基層單位在數字檔案館建設中拘泥于檔案館建設的指導規程，在日常工作中無法充分發揮數字化技術的優勢，數字檔案資源的來源以傳統載體檔案數字化為主和電子文件歸檔為輔，對數字化技術的應用不足，工作中缺乏創新與探索精神。

同時，大部分基層數字檔案館在資源結構上存在的問題，受到以往工作模式的影響，基層檔案館在館藏資源管理中留存大量紙質檔案與聲像檔案，雖然當地電子政務系統的發展可持續產生電子文件，但是數字檔案館受到技術操作不足等客觀因素影響，導致部分電子檔案的收錄效率偏低，尚未形成系統化的數字檔案體系。并且，從檔案內容來看，文書檔案的占比偏高，人事檔案、名人檔案、知情檔案以及科技檔案的數量遠遠不足，嚴重影響數字檔案資源開發利用的廣度與深度。

2.數字檔案資源質量不理想

就目前而言，縣級地區在數字檔案館建設過程中受到應用軟件功能不完善、專業人員數量不足等因素影響，極大地限制了當地檔案資源管理工作的開展。因此，數字檔案資源的質量控制是數字檔案館建設中不容忽視的問題，主要表現為：（1）數據完整性偏低。在現存的數字檔案中存在數據著錄不完整、不規范的問題，甚至少部分文件存在全文數據缺失的情況；（2）數據準確性偏低。表現為錄入的數據文檔有誤或者數字檔案中的著錄內容與檔案原文存在較大偏差等，該問題會嚴重影響數字檔案的應用價值；（3）數據資源規范性偏低，是指部分數字館藏資源的著錄不滿足國家相關標準，如全文分辨率不達標等。

3.數字檔案資源面臨安全風險

由于數字檔案具有特殊性，所有資源的存儲與利用高度依賴網絡，由此引發了新的安全問題，主要表現為：（1）網絡安全問題。在數字檔案資源管理中，計算機病毒對資源安全構成巨大威脅，不法分子的破壞也可能導致部分關鍵資源被篡改或者丟失。相關學者通過研究發現，在當前數字檔案資源管理中，間諜活動等竊取行為對檔案資源安全構成威脅，可能將竊取的檔案機密資料復制或擴散；（2）數字檔案的失真問題。目前，在錄入數字檔案期間通常采用掃描加工問題，整個加工環節任何技術參數問題都會造成數字檔案資源失真，如掃描的分辨率或者對比度不達標或者工作人員的操作失誤也可能引發檔案失真問題。

三、數字檔案館納入縣級政府數字化轉型大格局中的對策研究

1.豐富數字檔案資源，提升檔案質量

針對當前基層檔案數字館藏存在的檔案資源單一問題，未來應將豐富數字檔案資源結構作為工作的重點內容，其具體思路包括：（1）全面提升紙質檔案數字化加工進度，爭取在短時間內實現百分百數字化率的工作目標。同時，要高度重視數字化加工成果質檢工作力度，確保條目、數字化副本以及檔案實體一一對應，以滿足縣級政府對不同類型檔案資源的使用要求，以高品質的數字檔案向社會提供服務；（2）為切實提升數字館藏檔案數量，應積極開放面向社會的檔案采集渠道，如通過政務網或者微信公眾號等方式開辟在線接收業務，堅持從多樣化角度出發提升檔案的采集效果。

構建專題數字檔案資源庫是提升檔案質量的重要組成部分，核心思想是圍繞任意專題或者專業采集檔案資源，并將數字檔案資源挖掘、加工、整理等工作整合在一起，利用單獨分類的資源數據庫以滿足用戶對專題檔案的使用需求。因此，應從縣級政府日常工作入手，在為民服務為宗旨的基礎上，針對政府部門不同業務內容構建專題數據庫，并根據不同類型檔案的數量開展分類管理，全面提高檔案增量電子化水平。例如，通過增設紀念日專題數據庫或者民生專題數據庫等方式，保證檔案資源利用率與服務能力。同時，在檔案資源管理中也應兼顧縣級單位的地方特色，做到“挖掘地區歷史記憶”，在保證檔案資源豐富、資源結構合理的基礎上，為各類資源的有效利用提供支持。例如，本縣轄區內的黨建歷史、傳統戲曲文化、非物質文化遺產、河/山/海信息資源檔案等，保證數據庫內容的獨立性與針對性。

2.提升數字檔案資源質量，實現標準化建設

為應對縣級政府數字化轉型要求，數字檔案館建設應主動改變傳統工作模式中存在的輕管理、疏于質量控制的問題，通過制定嚴格、詳細的檔案資源管理標準，從源頭上提升檔案資源質量。

第一，規范數字檔案資源的數據標準。數據標準與檔案質量存在密切關系。因此，在當前網絡環境下，應密切關注各類數字檔案資源的采集與處理過程，實現從檔案資源發現、識別以及開發、評價全過程的覆蓋，為消除潛在質量風險發生，還可以開展檔案資源選擇、定位等處置工作，強化大數據等信息技術優勢，提升數字檔案資源的描述與揭示工作質量，保證所有檔案資源質量滿意。

第二，規范所有數據檔案資源的保存格式。為滿足縣級政府日常使用要求，數字檔案存儲格式應考慮用戶日常取用的要求，堅持通過標準化格式提升數據檔案管理水平，消除數據資料丟失風險。因此，在當前工作中應主動推動數字檔案資源保存標準化工作，遵守《電子文件歸檔與管理規范》中對文件存儲的格式要求。

3.關注數字檔案安全，實現檔案資源長久保存

檔案資源安全性是數字檔案館建設的重要組成部分，也是納入縣級政府數字化轉型的關鍵要求之一。因此，應將“安全第一”思想落到實處，實現網絡安全、系統安全齊頭并進。

第一，應重視數字檔案館的基礎設備設施建設?？紤]到數字檔案館對電網運行穩定性提出的較高要求，應在當地電力系統基礎上引入兩路10kV市電電路，并增設備用發電電源，避免因為停電等異常問題影響數字檔案館的功能。同時，在硬件設備設施的準備上，可以由中心機房局域網到各樓層主干線、各主要設備均采用光纖鋪設連接，并將光纖接入每一間辦公室，以滿足不同工作人員對數字檔案館的應用需求。

第二，在數字檔案館安全系統建設中，應高度重視系統防火墻、安防系統建設情況，定期開展網絡攻擊安全演練，在演練過程中詳細檢查現有網絡安保系統存在的問題。強化檔案館與當地網絡公司之間的信息交流，由有能力的公司定期開展防火墻更新工作，最大限度地降低黑客等危險因素對系統安全的影響。

第三，打造電子檔案長久保存系統。在整個數字檔案館建設期間，實現數字檔案資源的存用分離是提升檔案安全系數的重要組成部分，結合當前縣級單位檔案文獻管理經驗，以“.zip”格式保存檔案是延長檔案保存年限的重要組成部分，并配合時間戳等技術提高數據安全管理水平，最終提升數字檔案的安全性。

4.提高數字檔案館的服務能力

縣級政府數字化轉型對數字檔案館的服務功能提出了較高要求。因此，在數字化建設中，檔案館應充分滿足用戶的個性化需求，通過創新檔案服務模式的方法，拓展新的服務功能。

第一，完善數字檔案的檢索途徑。根據縣級政府數字化轉型的部門設定要求，當地數字檔案館應主動提供不同的檔案檢索需求，以滿足不同類型用戶的使用需求。例如，對于部分電腦操作技術能力偏低的用戶，數字檔案館可以提供一鍵檢索的便捷檔案查詢模式，只需要輸入幾個關鍵詞就可以檢索檔案。對于有科研等特殊使用需求的用戶，則可以提供基于大數據的復合型資源檢索途徑，保證用戶能夠快速獲取不同類型檔案資源。

第二，提供異地檔案資源查詢服務。隨著縣級政府數字化轉型工作的拓展，部分工作人員對檔案資源異地查詢提出了一定要求，當地數字檔案館可以考慮開展“民生檔案信息管理遠程查詢”等新型服務模式，并隨著該服務模式功能的拓展，逐漸將異地查詢功能向其他數字檔案館拓展。尤其是在當前5G技術快速發展的大背景下，縣級數字檔案館應積極構建“全球共享”的檔案查詢新模式，保證授權用戶可以在任何時間、地點的檔案查詢行為獲得快速響應，是提高檔案資源利用率的重要組成部分。

第三，提供基于智能化的檔案信息服務。隨著智能化等技術的出現，未來檔案服務模式將會發生明顯改變，數字檔案館應通過開發專題目錄信息庫，并通過感知、處理檔案實體信息以及業務信息等方法，為用戶提供智能化的信息服務。例如，針對用戶檢索當地地理信息的行為，系統可以提供與地質、水文等相關檔案信息，滿足用戶的不同使用需求。

5.重視技術創新，提高數字檔案館的服務能力

縣級政府數字化轉型是一個長期的過程，且隨著新型數字化技術的應用，政府部門的數字化水平會有顯著提高。因此，數字檔案館建設也應認識到這一特征，主動通過技術創新等措施提升本單位的綜合服務功能。為實現上述目標，本文認為數字檔案館應通過“分步走”的方式推動自身穩步發展。第一，要成立數字化檔案課題小組，并通過專家論證等措施分析數字化檔案館甚至智能檔案館的可行性；第二，應探索傳統業務與數字檔案館相融合的可行性與操作要點；第三，應解決數字檔案館升級發展的總體方向、業務框架與關鍵技術支撐等問題。除上述內容外，當地在數字化檔案館建設中還應圍繞自身業務設定方案，積極開發綜合業務管理平臺、智能感知檔案服務平臺等，增強數字檔案館與政務網、局域網之間的合作與共享服務水平。

四、數字檔案館轉型升級發展展望

在縣級政府數字化轉型過程中，數字檔案館應不斷提高自身服務能力，未來工作中應充分發揮物聯網等現代化技術優勢，將作為強化數字檔案館功能的關鍵。

1.通過物聯網提高數字檔案館信息化水平

物聯網技術可以實現數字檔案館信息化管理功能延伸，是實現檔案資源管理自動化、檔案資源共享效果的關鍵。在當前物聯網技術框架下，數字檔案館應主動轉變工作模式，實現數字資源、設備設施、人員、服務等幾個維度的更新升級，以適應縣級政府數字化轉型提出的新要求。主要內容包括：（1）通過檔案資源智慧采集平臺，在保障現有檔案資源利用率的基礎上，通過物聯網平臺提供的智能捕獲技術，增強數字檔案館的數據采集與識別能力。（2）利用物聯網架構中的RFID技術完成檔案資源智能化追蹤、定位，保障檔案資源快速響應。未來數字檔案館可通過物聯網技術實現對檔案實體與網絡資源的有效定位追蹤，從一份檔案被借閱出庫開始，保證所有資源均處于可監控狀態，一旦發現疑似安全隱患問題即可快速響應。

2.利用云計算技術提高數字化水平

數字檔案館應通過云計算技術構建新型網絡資源處理架構，通過功能集成化、業務模塊化等模式完成知識共享。在數字檔案館轉型升級期間應通過云計算技術的OCR數據識別功能，從多個技術層面挖掘符合標準的關鍵信息，且上述信息均可利用文獻資源關聯的方式實現快速檢索。還可以在云計算的支持下，將數據檔案館資源與微信服務平臺或者手機App整合在一起，強化遠程服務功能。

結束語

在縣級政府數字化轉型過程中，數字檔案館發揮著重要作用，但對于相關人員而言，檔案館數字化轉型升級期間面臨諸多挑戰，為了進一步強化數字檔案館的功能，相關人員應高度重視數字檔案標準化建設、數字檔案安全建設等工作，并認識到云計算、物聯網等新技術帶來的積極影響，主動轉變日常工作模式，最終為全面提高數字檔案館服務能力提供支持。

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作者單位：聊城市東昌府區檔案館作者簡介：武瑋（1985—），女，漢族，山東聊城人，中級，本科，研究方向：檔案進館、業務指導、征集。