文書檔案安全管理實踐策略分析

文書檔案作為記錄歷史、傳承文化的重要載體，其安全管理非常重要。進入信息化時代，面對日益復雜的檔案安全環境，如何有效防范各類風險，確保文書檔案的完整性與安全性，已成為檔案管理領域亟待解決的問題。基于此，本文從多個維度探討如何在流程、人員等方面構建一個全方位、多層次的安全管理體系，以保障文書檔案的安全，期望能從理論層面對提升相關機構的文書檔案安全管理水平有所助益。

一、文書檔案及其安全管理的概念

文書檔案是指企事業單位、團體等在各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，其是行政管理、業務活動的重要組成部分，也是歷史檔案資源的基本組成部分。文書檔案安全管理是指對文書檔案的信息安全進行全面、系統的保護，確保檔案的完整性、可用性、真實性和機密性，防止檔案丟失、損壞、篡改和泄露。隨著新時期檔案數字化進程的推進，文書檔案安全管理的對象既包括傳統的檔案實體，即對紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等檔案載體的保護，也包括對無紙化檔案管理下數字化檔案內容的保護。文書檔案安全管理是檔案工作的重要組成部分，對保護單位及個人信息、保證歷史活動信息記錄的延續以及發揮檔案社會價值和文化價值具有重要意義。

二、文書檔案的特征

（一）原始性

文書檔案的原始性是指檔案資料在其形成過程中自然產生的，未經人為修改或重新加工的最初狀態。文書檔案是伴隨著單位的日常工作、決策、交流活動等直接產生的，是這些活動的直接產物，因此其是當時事件的真實記錄，反映了當時的實際情況，沒有經過人為的主觀篡改或解讀。這些都體現了文書檔案的原始性是檔案最為本質的特性，保證了文書檔案作為歷史憑證的真實可靠。

（二）全面性

全面性是文書檔案在內容層面的重要特征。文書檔案涵蓋了單位工作中包括行政決策、業務執行、內部管理、外部聯絡等各個方面，確保了檔案能夠完整地記錄發展歷程和運作細節，為后續的查證、研究提供了豐富而翔實的信息資源。其中既包括單位決策的各項正式文件，也包括會議記錄、工作計劃、總結等內部材料，以及公告、通告等公布性文件，還有內部使用文件、記載性文件、報道性文件、契約性文件和證明性文件等多種，這些共同構成了組織活動的完整圖景，體現了文書檔案內容的全面性。

（三）唯一性

唯一性是文書檔案作為歷史記錄和法律證據的重要特征。文書檔案記錄的內容是特定的，涉及具體的事件、決策、指令或交流信息，因此每一份檔案的內容都是唯一的、獨一無二的。同時，每一份文書檔案的格式、布局、簽名、印章、附件等也都有其特定的形式，即使是同一類型的文件，每一份的具體形式也可能有所不同。此外，文書檔案的產生時間也是其唯一性的重要體現，這標志著文件形成的具體歷史時刻，這一時刻之后的內容變化都無法體現在原始檔案中。唯一性保證了文書檔案的特定效用，是識別和區分不同檔案的重要依據，因此，在對文書檔案進行檢索和利用的過程中，也要據此對文書檔案進行特定的編號或標識，以便管理和查詢。

三、文書檔案安全管理的重要性

文書檔案作為記錄歷史、傳承文化、保障權益的重要載體，直接涉及單位信息，因此其安全管理對于保障檔案的完整性、真實性和長期可用性而言具有重要意義。

文書檔案作為歷史活動的記錄與憑證，是單位決策參考的重要依據，通過有效的安全管理，能夠確保文書檔案免受損害，維護其歷史價值，為當前和未來的工作提供信息支持。進入信息化時代，隨著文書檔案逐漸向數字化轉型，電子文檔在提高存儲效率與檢索便捷性的同時，也使安全管理面臨前所未有的挑戰，增加了數據泄露、黑客攻擊等新的風險。這一形勢下，加強對文書檔案全方位的安全管理，既是保護傳統紙質檔案的需要，也是應對數字化時代信息安全挑戰的重要舉措，體現了單位檔案管理的規范化，以及高度的社會責任心。

四、文書檔案安全管理存在的問題

（一）管理流程不健全

文書檔案管理流程不健全是一個亟待解決的問題，其直接影響了檔案管理的效率與質量。目前，一些單位在文書檔案管理上缺乏一套系統化、標準化的操作流程，導致檔案收集、整理、歸檔、利用等各個環節銜接不暢，容易出現信息遺漏、錯誤分類、查找困難等問題。這種不健全的管理流程還可能加劇檔案的損毀和丟失風險，因為缺乏有效的監督和追蹤機制，無法確保每份檔案都能得到妥善保管和及時處理。此外，管理流程的不完善還可能導致檔案利用效率低下，無法滿足用戶快速、準確獲取所需信息的需求。

（二）管理人員專業素養不足

文書檔案管理人員的專業素養直接關系到安全管理的專業性與規范性。首先，一些單位的檔案管理人員缺乏應有的專業素養，對檔案價值的認識不深、保密意識不強，在檔案收集、整理、歸檔、利用等各個環節中無法高效、準確地完成工作任務。其次，部分檔案管理人員只具備基礎的檔案管理知識，對最新的檔案管理理論、方法和技術缺乏深入了解，因此難以運用科學的方法和手段應對日益增長的檔案數量和越發復雜的管理需求。最后，隨著文書檔案管理數字化轉型進程的加快，文書檔案安全管理涉及越來越多的數字化設備，而部分檔案管理人員習慣于傳統的檔案管理方式，對數字化設備和數字化管理系統缺乏使用能力，這些都影響了當前文書檔案安全管理的有效進行，增加了安全管理的風險。

（三）數字化防護手段滯后

當前，一些單位在文書檔案數字化轉型過程中已經取得了一定的成果，逐步實現了文書檔案無紙化管理，但與此同時，在檔案安全管理的技術防護上仍存在明顯不足。

一方面，數字化設施設備老化，如存儲服務器容量不足、性能低下，難以應對大規模數據存儲和高效檢索的需求，增加了數據丟失和損壞的風險。另一方面，軟件防護能力不足，缺乏先進的加密技術、防火墻系統以及入侵檢測與防御機制，使電子檔案極易遭受黑客攻擊、病毒入侵等網絡威脅。此外，新興技術如區塊鏈、人工智能等在文書檔案安全管理中的探索和應用尚處于起步階段，未能充分發揮其潛力。

（四）管理平臺不完善

當前，隨著文書檔案數字化轉型進程的加快，信息管理平臺成為連接檔案管理者與用戶、實現檔案資源高效利用的重要手段。然而，當前部分檔案管理部門在搭設信息管理平臺時存在諸多問題。首先，部分平臺在功能實現上存在短板，如檢索效率低下、分析功能不足等，難以滿足用戶多樣化的需求。其次，用戶體驗也是衡量信息管理平臺優劣的重要指標之一。部分平臺界面設計復雜、操作流程煩瑣，給用戶帶來不便；同時，缺乏個性化的服務設置，難以滿足不同用戶的個性化需求。最后，數據安全是管理平臺不可忽視的重要問題。部分平臺在數據安全防護方面存在漏洞，如數據加密措施不到位、訪問控制不嚴等，容易引發數據泄露等安全事件。

五、文書檔案安全管理實踐策略

（一）完善文書檔案安全管理流程

完善文書檔案安全管理流程，有助于形成系統化的安全管理機制，使文書檔案安全管理更加規范高效。檔案部門要明確檔案安全管理的目標、原則、責任和措施，定崗定責，為安全管理流程提供機制性保障。在此基礎上，細化文書檔案安全管理產生到銷毀的全生命周期管理流程。

首先是檔案收集，要明確檔案收集的范圍、標準、程序，確保檔案的齊全性和準確性。其次是檔案整理，要制訂檔案分類、編目、裝訂等整理標準，保證檔案的系統性和便于檢索，以方便日常管理和維護。再次是檔案保管，這是檔案安全管理的核心環節，要嚴格規定檔案的存放環境、存放方式、保管期限，以及檔案庫房的管理和維護要求，并監督管理人員將相關工作落實到位。最后，對需要銷毀的文書檔案，也要明確工作流程，建立檔案銷毀的標準、程序和監督機制，防止不當銷毀造成的損失。只有完善安全管理流程，才能使相關工作步入正軌，進而形成一套長效運行的安全管理機制。

（二）強化文書檔案安全管理人員的專業素養

文書檔案安全管理人員作為安全管理工作的主體，其專業素養直接關系到文書檔案材料的安全和安全管理工作的質量。對此，單位檔案部門必須加以重視，要利用多種形式提升其專業素養，確保管理人員能夠滿足安全管理工作多樣性、復雜性的要求。

首先，管理人員要具備高度的安全意識，認識到檔案安全的重要性。同時，單位要定期舉行安全教育活動，使管理人員深刻理解文書檔案安全對單位乃至社會的意義，認識到自身在安全管理中的責任和作用。其次，要加強專業知識培訓。管理人員應具備扎實的檔案管理專業知識，單位必須定期組織專業培訓，更新管理人員的知識結構，使其掌握最新的文書檔案安全管理技術和方法。同時，也要結合實操演練和技能競賽，提高管理人員在實際工作中的操作能力，以及應對突發事件的處理能力。最后，在當前文書檔案向數字化轉型，各單位普遍實行檔案無紙化管理的新形勢下，管理人員也要具備一定的數字化、信息化素養。各單位要針對文書檔案安全管理的需求，對數字化檔案管理系統的熟練操作、信息安全防護技術的掌握等方面進行專門的數字化培訓。對文書檔案管理人員的培養是一項長期工程，單位要從多方面入手，通過持續的教育、培訓和激勵，打造一支高素質的文書檔案安全管理隊伍。

（三）加強實體檔案和電子檔案安全防護

實體檔案和電子檔案安全防護是文書檔案安全管理的核心內容，這兩者相輔相成，共同構成了文書檔案安全管理的完整體系。

1.實體檔案

首先，實體文書檔案的存放空間，即單位檔案館（室）應配備有效的防火系統，包括火災自動報警和滅火設備，以防止火災對檔案造成毀滅性破壞。其次，防盜措施如安裝監控攝像頭、門禁系統等，可以有效保證檔案文書的安全。再次，防潮和防蟲蛀也是實體檔案安全管理的重要方面，需要通過控制檔案館（室）的溫濕度，使用防蟲蛀的檔案裝具和適當的化學方法來保護檔案不受潮氣和害蟲的侵害。最后，檔案的有序存放不僅便于管理和利用，也是實體檔案安全的一個重要方面，應按照檔案的分類和編號進行合理布局和存放。

2.電子檔案

隨著文書檔案數字化進程的加快和文書檔案無紙化管理的普及，檔案信息安全防護顯得尤為重要。

首先，數據備份是確保數字化檔案信息不丟失的關鍵措施，應定期對檔案數據進行備份，并采取多地存儲的策略，以防萬一。其次，病毒防護和防火墻技術可以有效防止外部攻擊和病毒入侵，保護檔案信息系統不受破壞。最后，對于敏感檔案，加密處理和嚴格的訪問控制是防止信息泄露的必要手段。這包括對電子檔案進行加密存儲和傳輸，以及設置不同的訪問權限，確保只有被授權人員才能訪問相關信息。

總之，要兼顧文書檔案實體和電子檔案數據的安全防護，以確保檔案信息的安全、完整。

（四）優化信息管理平臺

優化文書檔案信息管理平臺，對于文書檔案的安全管理和高效利用具有積極作用。首先，引入先進的搜索引擎技術，如全文檢索、自然語言處理等，提高檢索的準確性和速度，同時提供多條件組合查詢、模糊查詢等功能，以滿足用戶多樣化的檢索需求；開發數據分析模塊，利用大數據和人工智能技術，對檔案數據進行深度挖掘和分析，提供趨勢預測、關聯分析、熱點識別等高級功能，輔助決策制訂。其次，采用簡潔明了的界面設計風格，減少冗余元素，確保用戶能夠快速上手；根據用戶的瀏覽歷史、搜索習慣等信息，推送個性化的檔案資源和服務。最后，完善數據加密措施，對敏感數據進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的安全性；實施多層次的訪問控制策略，包括用戶身份驗證、權限分配、訪問審計等；定期對平臺進行安全審計和漏洞掃描，及時發現并修復潛在的安全隱患；建立應急響應機制，制訂數據泄露等安全事件的應急預案，確保在發生安全事件時能夠迅速響應并妥善處理。

六、結語

綜上所述，文書檔案安全管理是維護單位活動信息安全的重要舉措，同時也有助于維護其歷史記錄的完整性。各單位應通過多種形式降低文書檔案安全管理的潛在風險，進而保障檔案事業的健康發展。隨著信息技術的不斷進步，文書檔案安全管理將面臨更多挑戰，文書檔案管理人員要提升自身素養，持續在實踐探索中優化和創新管理策略，以適應新形勢下的安全管理工作，確保文書檔案的安全與完整。

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（作者簡介：李夢苗，女，本科，深圳市夏爾科技有限公司，助理館員，研究方向：檔案開發利用、檔案保密管理）

（責任編輯 張云逸）