物業公司內控建設問題探討

2023年我國城鎮化率達到了66.16%，伴隨著城鎮化水平的提高，我國的物業行業也得到了快速地發展。當前，物業管理行業逐步走向成熟，管理質量也有了顯著提升。然而，仍然存在諸如企業內部控制管理的問題。受到行業特點、資源限制、人員素質等多方面因素的影響導致物業管理公司在內部控制建設上稍顯落后，未能緊跟現代企業管理快速發展的步伐。本文從當前物業管理公司所面臨的問題出發，針對如何加強物業管理公司內部控制進行了深入的探討，期望通過本文的摸索能夠促進物業管理公司內部控制建設的優化，為其持續健康發展奠定堅實的基礎。

伴隨物業行業的快速發展隨之而來的是對其管理能力的考驗。物業公司必須順應新時代的要求，建立現代企業管理制度，比如：本文所要討論的企業內部控制管理。物業公司必須加強內部控制，在公司內部構建一個完善的內部控制體系，只有這樣才能加強對其財務和日常經營管理活動進行有效控制，從而促進其健康穩定的發展。

物業公司加強內控的重要性分析

提升企業管理水平 當前局部的戰爭以及貿易保護主義抬頭，世界經濟面臨許多不確定因素。加強企業管理，提高企業成本控制和運營效率對于提升企業競爭力至關重要。企業通過加強企業內部控制管理的研究，構建一套高品質的企業內部控制管理體系，將有助于提高企業內部管理的效率和風險防范的能力。內部控制被視為企業經營管理的重要支撐，通過嚴格的內部控制管理制度和流程能夠保障公司的各項業務活動有序開展并達到預期目標，從而增強企業的市場競爭能力。

有利于成本控制 物業管理行業正面臨著激烈的市場競爭，物資設備價格上漲，勞動力成本持續上升等都極大地提高了物業公司的成本。通過內部控制管理可以對物業公司的內部資源進行合理地配置。比如：合理地采購物業公司日常所需要的物資和設備、按照崗位需求合理招聘和配置人員、加強監督管理減少資源的閑置和浪費。因此，科學嚴謹的內部控制管理體系能夠有效地提升物業公司成本管理的水平。

規避資金風險 資金是一個企業的“血液”，加強資金的利用效率和規避資金使用的風險是物業公司必須引起重視的。這關系到企業的生產和發展。通過內部控制管理物業公司可以實現資金的集中化管理，可以避免資金分散在各個項目中，從而使物業公司可以統籌調配資金，提高資金的利用率，避免資金的閑置。

此外，在加強企業公司內部控制管理的工作中，物業公司還需要制定相應的財務管理制度，比如：資金收支流程、對賬制度、審批制度等，這有助于規范資金使用，防止資金的濫用，保障物業公司資金的安全性。

物業公司內控管理存在的問題

內控制度建設滯后 物業公司已經走過了20多年的成長之路，在這個過程中涌現出了很多優秀的大企業，公司的各種規章制度也比較完善。但是我們必須正視的是整個物業行業的管理還有一些明顯的缺陷和問題。比如：內控管理意識淡薄，受傳統工作觀念的影響他們無法根據時代的發展趨勢做出及時的調整；內控管理缺乏明確的目標，內控管理制度沒有與公司的戰略目標和經營管理目標相結合，導致內控制度違背了公司發展所需，不僅不能支撐公司的發展還有可能起到一定的阻礙作用；科學的內控管理制度應當是建立在物業公司相應的管理流程上的，并根據流程設置相應的管理節點，然而當前很多物業公司的內控管理流程不規范，存在漏洞和冗余，致使內控制度的落地和執行難以得到保障。

內控執行力度欠缺 在內控管理制度構建過程中，部分物業公司并沒有根據自己的實際運營需求出發，而是簡單地復制了其他公司的內控管理制度。這不僅阻礙了內控管理制度作用的發揮，而且對物業公司的內部控制管理產生一定程度上的消極影響。最終導致物業公司的內控管理制度無法落地，更別談進一步的優化。當前物業公司的內控管理還是比較傳統，在信息傳遞的過程中還是采用紙質文件，大量地依賴于人力進行內控執行管理，這不僅增加了物業公司內控管理的成本還造成了人為錯誤產生的概率。另外，很多物業公司的財務管理體系并不能真實地反映其實際的經營狀況，這使得它無法為商業決策提供支持。

監督機制不健全 許多物業公司并沒有給予監督管理足夠的重視，具體體現在以下幾個方面：首先，從組織結構的視角來看，當前許多監管機構在監督方面缺乏獨立性，這是導致監管機構無法有效執行其職責的核心因素。再加之物業公司內部事務復雜多樣，監督部門在日常工作中經常受到各種干擾，從而影響審計工作的正常進行；其次，從監督部門和相應的監督崗位的工作職責來看，當前很多物業公司的審計工作的方向定位不清，這不利于監督部門對企業各個業務環節進行深入的審計和監管，從而也阻礙了企業內控管理效率的提升；最后，企業內部監督權力缺乏相互制衡，當前很多物業公司要么是沒有監督，要么是監督機構權力過大，缺乏對監督機構自身的監督，這兩種情況都不利于企業內控管理工作的開展。

內控與預算管理不協調 在企業管理過程中，預算管理與內控管理的結合變得越來越重要。大多數物業公司的預算管理工作存在一些缺陷，這些缺陷嚴重制約了物業公司預算管理工作的開展。比如：很多物業公司在制定預算時往往只是簡單地將往年的數據進行調整，缺乏了對新的內外部環境的綜合考慮，采取這種方式制度出來的預算無法準確預測和應對未來可能出現的變化。再比如：很多公司的內控管理機制缺失，因此導致預算管理既不能得到有效的執行也不能得到強有力的監督，并且在預算管理工作出現錯誤的時候也難以得到及時地糾正和調整。這樣一來，預算執行過程中的問題可能被放大，造成財務損失和管理混亂。此外由于預算管理部門和內控管理部門分屬于不同的管理部門，導致信息傳遞和溝通不暢，導致相互對各自的管理目標和要求不理解，從而進一步加劇了兩者間的不協調。

提高物業公司內控管理質量

完善內控制度建設 物業公司在構建內控制度建設的時候具體來看要從以下幾個方面著手：首先，物業公司管理層的意識轉變是加強其內控制度建設的關鍵。作為公司的高層領導要充分認識到內控管理對于企業發展的意義。一方面高層領導決定了企業的戰略方向，也掌控了企業的內部資源，他們的支持是內控制度建設的先決條件。另一方面高層領導者的行為和態度對整個公司有示范作用，他們的積極參與能夠帶動全公司在推動內控制度建設上保持一條心。其次，物業公司在構建內控制度的時候應當遵循法律和政策的要求，確保相應的規章制度符合法律法規的規定；再次，需要針對物業公司的內部控制管理做一次詳細的盤點工作，識別當前內控管理存在的缺陷，評估和分析存在的內外部風險，同時明確物業公司內控制度建設的目標，比如：提升運營效率、提升資金使用的效率和規避使用的風險、確保企業內部管理的合規性等等。通過將當前管理的不足與企業內控建設的目標相結合，能夠使物業公司在內控制度建設方面更有針對性；最后，梳理公司內部的相關業務流程，制定具體的管控措施，并以書面的形式形成公司內部管理的文件，這不僅有利于提高內控管理制度的權威性，還有利于后期的工作執行和培訓工作。

優化內控執行管理 首先，人是管理的核心，在加強內控執行管理的時候我們首先要建立一支高素質的員工隊伍，物業公司可以針對內控管理組織相應的培訓班，以此來提高員工對內控管理的認識和內控管理技能水平。另外也可以通過外部招聘來優化企業員工隊伍素質。其次，物業公司應當加強對公司內控管理流程的自查，對那些過時的不符合業務流程的內控制度進行及時地調整，使內控執行有章可循。以清潔和安全保障業務為例，在內控管理的時候應當建立有效的監督機制，全體員工共同努力相互制衡，這樣才能確保服務質量的持續提升。再次，在具體的內控執行管理過程中我們應當積極地推進信息技術的應用，在內控管理活動中減少人為操作和紙質文件的處理量，從而降低內控管理人員的主觀偏見對工作流程的干擾，同時也提升了內控執行工作的效率和準確性。最后，加強內控執行的管理很重要的原因是為了提高財務管理人員的工作質量，防止內控管理制度在財務管理工作中得不到有效地執行。因此，物業公司的財務部門應該在實際工作中嚴格按照內控管理制度的具體要求進行相應的管理工作，細化工作的各個環節，提高管理的精細化程度和工作的規范性。

加強內部監督體系的構建 物業公司內部監管機制的構建是加強其內控管理工作的有力保障。對于物業公司來說其業務內容復雜，環節眾多，而且一旦因為內控管理不力造成的影響也是巨大的，因此需要一個相對獨立的監督崗位來承擔其內控監督職責，以確保其內控工作的有效運行。對于物業公司來說，應當在企業內部設置專門的內控監督崗位，比如：內部審計部門，包括總部監督崗位和分公司監督崗位，除此之外，還應該引入外部監督機構。負責監督管理的工作人員必須由專業的人士組成，負責評估企業內部的內控制度、內控流程、內控風險等，同時確保他們的獨立性，直接向董事會或監事會負責。在進行監管時，監督部門不僅要確保對內控管理整體的監督，還需要把注意力集中在企業核心業務的工作上，對這些業務進行詳盡地記錄，并從財務角度對其進行跟蹤，為管理層作出決策提供支撐依據。為了平衡監管機構的權力，公司內的所有其他部門不僅需要接受監督部門的監督，還應該進行反向的監督，以確保公司內部權力能夠實現相互制衡。通過構建完善的內控管理制度以及合理有效的監督制約體系，使內控管理人員能更好地履行自己的工作。

內控與預算管理的結合 預算管理與內控管理都是企業內部管理中非常重要的兩個方面，他們之間具有天然的聯系。為了優化物業公司的內控體系，我們應該密切關注物業公司的實際運營狀況，并積極推動全面預算管理工作，加強預算的編制和執行。首先，預算管理為內控管理明確了目標和要求。在預算管理的過程中需要對各個業務部門進行詳細的分析，以此來確定預算編制計劃，確定資源的配置，同時也通過預算管理實現企業戰略管理目標與各部門職責的結合，明確各部門的責任。這為內控管理明確了方向，使得內控管理能夠針對企業的核心業務和重要風險進行有效地監控。其次，預算管理需要大量的數據支撐，數據是預算編制和決策的依據。這些數據也可以為企業內控管理提供參考，通過對數據的分析和評估，及時發現業務異常和風險點，使物業公司能夠及時地做出反應，及時地采取相應的管控措施。最后，預算管理與內控管理的結合才能形成管理的閉環。預算管理強調計劃的執行，而內控管理強調控制和監督。預算管理部門和內控管理部門應當加強溝通和聯系，相互補充，相互支持，這樣才能形成管理閉環。所以在實際的管理過程中，物業公司應根據自身情況，科學地實施預算管理，并結合內控管理，不斷完善和優化管理機制，以實現企業的可持續發展。

綜上所述，物業內控制度的建設能夠推動公司內部管理更加的規范，從而提升其經營和管理的質量。在構建內控建設的過程中，物業公司應當從自身出發，分析公司當前內控管理存在的問題，并結合公司長遠發展需求，構建一套符合企業切身需要的內控管理體系。本文從制度建設、內控執行、監督體系和內控和預算管理的結合等方向做了詳細討論，以供借鑒。

（作者單位：貴州盤江拓達物業管理有限公司）