企業(yè)辦公室行政管理精益化的應用實踐

在新形勢發(fā)展背景之下，我國經濟進入高質量發(fā)展階段，數(shù)字化技術飛速發(fā)展，尤其是人工智能技術等新興數(shù)字化技術已經成為各大企業(yè)發(fā)展的必要技術，也是當今世界發(fā)展多關注的焦點。新興數(shù)字化技術在企業(yè)管理中的應用能夠有效促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)辦公室行政管理主要工作內容涉及綜合文稿整合及PPT展示，數(shù)字大腦、內控管理、生產制造智能化、臨床研究平臺構建、科研智能化、檔案管理平臺及企業(yè)數(shù)字化轉型，本文針對數(shù)字化技術下對企業(yè)行政管理工作精益化創(chuàng)新思路展開探討，簡述企業(yè)辦公室行政管理精益化的概念和意義，并針對目前企業(yè)辦公室行政管理精益化存在的問題，并給出有效的改進策略，希望能夠為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展和數(shù)字化技術的應用實踐的有效提升提供合理化建議。

企業(yè)辦公室行政管理精益化

辦公室行政管理 企業(yè)辦公室是綜合性部門，辦公室行政管理是指根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況對辦公室的各項工作進行規(guī)劃、組織、指導和控制，以達到提高工作效率、保障工作質量和推進項目進展的管理活動。

管理精益化 辦公室行政管理精益化發(fā)展起源于精益生產，是美國詹姆斯教授通過對“國際汽車計劃”對全世界17個國家90多個汽車制造廠的調查和對比分析，最終得出日本生產豐田汽車的方式是最適合現(xiàn)代化制造業(yè)的生產組織管理方式，值得所有制造業(yè)企業(yè)學習和借鑒，逐漸推廣到全球的各大企業(yè)的各項管理業(yè)務，已經成為各大企業(yè)開展精細化管理的戰(zhàn)略管理理念。目前，在我國企業(yè)行政管理領域，需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，深入研究用戶的需求，根據(jù)實際情況和服務內容組織全部管理活動，根據(jù)用戶需求定義企業(yè)行政管理要求，優(yōu)化資源配置，盡可能以最少的資源投入創(chuàng)造最大的價值，使人力、設備、資金、材料、時間和空間都能夠得到充分的利用，為客戶提供需要的產品和及時的服務，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

企業(yè)辦公室行政管理精益化的價值 結合企業(yè)辦公室的具體職能和精益化管理的內核要求，目前企業(yè)辦公室行政管理精益化對于企業(yè)的發(fā)展來說具有重要的實踐價值。

在目前經濟發(fā)展形勢之下，企業(yè)正經歷著重要的變革，要想實現(xiàn)企業(yè)的順利轉型就要采用科學高效的管理方式，發(fā)揮出企業(yè)辦公室樞紐的重要作用，承擔起綜合性的職能，從而更好地適應當前社會主義市場經濟高速發(fā)展。因此，企業(yè)必須重視辦公室行政管理水平的提升，逐步實現(xiàn)辦公室行政管理精細化。

對于企業(yè)辦公室行政管理工作而言，精益化管理的核心就是要將工作具體化、詳細化，使各項工作的流程更加嚴謹，從而有效地提升本單位的管理質量。

精益化管理也是目前企業(yè)更好地應對市場發(fā)展風險和挑戰(zhàn)的必要條件，能夠為企業(yè)未來的發(fā)展打下堅實的基礎，對促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和提高企業(yè)經濟效益起到積極作用。

要適應新形勢下的需求，就必須打破常規(guī)，摒棄舊思想，不斷地改革和完善綜合行政工作，這樣才能不斷地給企業(yè)帶來發(fā)展新活力，增強企業(yè)的綜合競爭力。而辦公室作為一個承上啟下的綜合辦事機構，日常工作中，發(fā)揮著辦文、辦會、辦事、協(xié)調溝通等職能，因此，對其進行精細化管理，能使各部門工作銜接更加順暢，提高辦事效率，助推企業(yè)更好發(fā)展。

企業(yè)辦公室行政管理精益化的應用問題

方案完善問題 企業(yè)辦公室行政管理面臨精益化方案完善的諸多問題，在高質量發(fā)展的綜合要求下，一體化、專業(yè)化、精干化、標準化、數(shù)字化對精益化方案提出了更高要求。現(xiàn)階段中國企業(yè)已建立不少管理體系，提升管理規(guī)范性和科學性的同時，也面臨信息孤島、管理重復低效、資源成本增加等諸多挑戰(zhàn)。財務體系、業(yè)務體系、監(jiān)督體系等各類體系融合工作需要加快，用大管理體系牽動小管理體系，將體系中相同效用工作環(huán)節(jié)銜接拉通，明確職能主次定位，應盡量使用一套動作開展管理，引導實現(xiàn)更加高效的管理資源配置。

能力素養(yǎng)問題 隨著市場形勢的不斷變化，企業(yè)改革不斷深入，辦公室行政管理正在朝著科學化、制度化、規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展，企業(yè)各部門整體素質得到了提升，員工的能力素養(yǎng)也得到了提升。雖然目前企業(yè)辦公室行政管理服務的整體素質得到了提升但是在實際工作中依然存在一些問題亟待解決，如國企干部基數(shù)較大，但時常出現(xiàn)關鍵崗位空缺，且提拔上來的干部不勝任情況，干部思想滑坡、工作麻痹、缺乏持續(xù)奮斗的動力等，這些問題會直接影響到國企改革的深入開展以及提質增效，對精益化管理也提出了更高要求。

管理氛圍問題 企業(yè)管理氛圍存在的問題是指在企業(yè)經營管理過程中存在的一系列問題的總和，企業(yè)管理氛圍存在問題將會直接影響到工作人員的工作效率和工作質量，影響到工作人員工作的主動性和積極性。企業(yè)管理氛圍存在的問題主要包括效率低下、創(chuàng)新能力不足、管理不規(guī)范等，近些年較為突出的問題還有企業(yè)文化建設流于表面、企業(yè)文化個性化遭到忽視、企業(yè)文化重視短期效益等。而企業(yè)文化正是能夠全方位影響企業(yè)發(fā)展和員工工作的重要內容，因此企業(yè)必須十分重視管理氛圍問題，尋找問題背后深層次的原因，解決該方面存在的問題需要持續(xù)改革和創(chuàng)新，推進企業(yè)改革進程，提高企業(yè)的經營效益和競爭力。

信息建設問題 進入新時代以來，隨著新型數(shù)字化技術的快速發(fā)展普及，對于企業(yè)發(fā)展的意義重大，各領域的企業(yè)也都紛紛開始涉足信息化建設，以提高運營管理效率和應對市場競爭壓力。但企業(yè)在信息化建設過程中也面臨著許多瓶頸和難題，主要有基礎設施建設不足、缺乏數(shù)字化轉型意識和能力匱乏、技術環(huán)境和制度不夠完善、集成應用能力不夠等。在企業(yè)辦公室精益化管理方面主要表現(xiàn)為信息化建設與實際工作結合程度不足，沒有發(fā)揮出信息化技術的真正作用，反而增加了辦公室工作人員的工作量，增添了工作壓力，沒有達到預期的管理效果。

企業(yè)辦公室行政管理精益化的應用建議

健全精益化行政管理 針對企業(yè)運行效率不高、運轉不暢等問題，應建立健全企業(yè)精益化行政管理運行體系，緊緊扭住“精益化”核心要素，結合辦公室管理的實際職責，在辦文規(guī)范、辦會規(guī)程、辦事規(guī)則上細化量化優(yōu)化各項流程，統(tǒng)籌高質量發(fā)展和精細化運維兩大重點，扎實推進督辦督查督導工作，以強有力的項目督導體系將行政管理運行效率有效提升。

建立精益化管理隊伍 首先要確定團隊的目標和愿景。如生產管理精益化團隊的目標和愿景可以包括提高生產效率、降低成本、優(yōu)化流程、提高質量等，還應確保所有團隊成員都理解和認同這些目標。第二，要挑選合適的團隊成員：選擇具備相關技能和經驗的成員，包括生產、工藝、設備、質量、供應鏈等領域的專業(yè)人員。同時，考慮團隊成員的溝通和協(xié)作能力，以確保團隊能夠有效地合作。三是制定實施計劃。根據(jù)目標和愿景，制定詳細的實施計劃。這包括定義具體的改進領域、制定實施時間表、分配資源和預算等。確保計劃具有可操作性和可衡量性。四是實施精益管理培訓：對團隊成員進行精益管理理念的培訓，以確保他們了解和掌握精益管理的基本原理和方法。培訓可以包括精益工具和技巧的應用，如價值流分析、流程圖、5S、持續(xù)改進等。五是收集和分析數(shù)據(jù)。收集與精益管理過程相關的數(shù)據(jù)，并進行分析。這有助于識別問題和改進點，以及跟蹤改進效果，使用數(shù)據(jù)驅動的決策方法來指導團隊的行動。

營造精益化管理氛圍 精益化管理氛圍應將西方的嚴格管理和東方的人性化管理有機結合，從形成危機文化、人本文化、創(chuàng)新文化、開放競合文化、漸進文化、柔性文化學習型文化入手可快速構建營造適應企業(yè)快速發(fā)展的精益管理文化。強烈的危機意識是實施精益化生產方式的根本前提，著眼于企業(yè)運行管理流程中的各種浪費。如本田公司重在強調產品應達到質量零缺陷，提出了杜絕一切浪費、徹底降低成本的思想和文化體系。杜絕效率低下和生產浪費首先要依靠員工、高度信任員工，因此人本文化要求一方面要不斷提高員工的素質，另一方面要充分給員工授權，加大他們的決策范圍，逐步建立起以“人”為中心的人本文化。創(chuàng)新文化、開放競合文化要求人們在發(fā)現(xiàn)思考問題、解決問題時要主動并深層次考慮，以求得從根本上解決，并在開放合作中求得合作共贏的最大公約數(shù)。漸進文化要求精益管理從一個模塊、一個環(huán)節(jié)開始逐步拓展變革，而柔性和學習文化強調從柔化、全過程學習轉化的角度將精益化管理貫徹到全過程全線條。

辦公室行政管理在企業(yè)運行發(fā)揮著不可替代的綜合協(xié)調、督導指揮、綜合保障作用，高質量發(fā)展對辦公室行政管理工作提出了日益高效精益運維的要求，我們必須在行政管理體系構建、人才隊伍建設、運維機制優(yōu)化、精益管理氛圍營造、信息化保障上精準發(fā)力，從思想站位上高度重視、緊跟核心、服務中樞，才能在企業(yè)高質量發(fā)展中做出更大貢獻。

（作者單位：中國生物技術股份有限公司）