鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系研究初探

摘 要：鐵路作為重要的公共交通工具，其安全運行關(guān)系到人民群眾的生命財產(chǎn)安全，鐵路建設(shè)項目檔案是鐵路建設(shè)過程的重要記錄，對鐵路事業(yè)的發(fā)展具有重大價值。本文以濟青高速鐵路有限公司為例，對鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系展開初步研究，標準體系的建立可以確保鐵路建設(shè)項目檔案的完整、準確和可追溯性，這有助于提高整個鐵路行業(yè)的管理水平，保障鐵路建設(shè)項目的順利進行和高質(zhì)量完成，為鐵路的安全運營提供保障。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項目，檔案管理，標準體系

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2025.01.015

0 引 言

在當今快速發(fā)展的時代，鐵路作為國家重要的基礎(chǔ)設(shè)施，對于經(jīng)濟發(fā)展和社會進步起著至關(guān)重要的作用。鐵路建設(shè)項目規(guī)模龐大、技術(shù)復(fù)雜、涉及面廣，其檔案管理工作的重要性不言而喻。檔案作為鐵路建設(shè)項目的歷史記錄，不僅是項目建設(shè)過程的見證，更是后續(xù)鐵路運營、維護、改造以及科學(xué)研究的重要依據(jù)。

以濟青高速鐵路有限公司為例，濟青高速鐵路作為山東省內(nèi)的重大交通基礎(chǔ)設(shè)施項目，其建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料。這些檔案涵蓋了從項目規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等各個階段，涉及工程技術(shù)、合同管理、財務(wù)管理、安全質(zhì)量等多個方面，囊括了建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個單位。如何對這些檔案進行科學(xué)、規(guī)范、有效的管理，是濟青高速鐵路有限公司面臨的一項重要任務(wù)。

檔案管理對于項目建設(shè)本身、鐵路行業(yè)的發(fā)展以及社會和經(jīng)濟的發(fā)展都具有重要的意義。對于鐵路建設(shè)項目本身而言，可以確保項目質(zhì)量可追溯、保障項目建設(shè)的規(guī)范性從而提高項目建設(shè)的效率；對于鐵路行業(yè)發(fā)展而言，可以積累豐富的行業(yè)知識和經(jīng)驗、促進鐵路建設(shè)標準化從而提升整個鐵路行業(yè)的管理水平，保證鐵路建設(shè)項目的順利進行和高質(zhì)量完成；對于社會和經(jīng)濟發(fā)展而言，可以為經(jīng)濟發(fā)展提供決策依據(jù)、保障鐵路公共安全和利益、促進文化傳承和歷史研究。

因此，開展鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系研究具有重要的現(xiàn)實意義。通過構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理標準體系，可以規(guī)范鐵路建設(shè)項目檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為鐵路建設(shè)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。本研究以濟青高速鐵路有限公司為切入點，旨在探索適合鐵路建設(shè)項目的檔案管理標準體系，為其他鐵路建設(shè)項目的檔案管理提供參考和借鑒。

1 現(xiàn)狀分析

隨著鐵路建設(shè)的不斷發(fā)展和對項目管理要求的日益嚴格，國家和行業(yè)陸續(xù)出臺了一系列相關(guān)的法規(guī)、標準。各參建單位逐漸認識到檔案作為項目建設(shè)重要歷史記錄的價值，開始加大對檔案管理的投入。

建設(shè)單位也結(jié)合實際情況，制定了具體的檔案管理制度和辦法，如在檔案收集方面，規(guī)定了各參建單位應(yīng)提交的檔案內(nèi)容和時間節(jié)點；在檔案整理方面，制定了統(tǒng)一的分類標準和編號規(guī)則；在檔案保管方面，明確了檔案庫房的建設(shè)標準和安全要求等。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，鐵路建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)也在逐步推進。一些建設(shè)單位引入了檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的在線查閱、借閱和審批，提高了檔案檢索和利用的效率，同時也降低了檔案管理的成本。盡管鐵路建設(shè)項目檔案管理取得了一定的成績，但仍然存在一些問題。

1.1 管理體制方面

鐵路建設(shè)項目檔案管理在管理體制方面存在管理機構(gòu)不健全和管理制度不完善的問題。

管理機構(gòu)不健全主要體現(xiàn)在一些鐵路建設(shè)項目沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，或者檔案管理機構(gòu)職責不明確，與其他部門之間的職責劃分不清，導(dǎo)致檔案管理工作無人負責或多頭管理，工作效率低下。

管理制度不完善主要體現(xiàn)在部分鐵路建設(shè)項目缺乏完善的檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用等環(huán)節(jié)沒有明確的規(guī)定和流程，導(dǎo)致檔案管理工作無章可循。

1.2 管理過程方面

鐵路建設(shè)項目檔案管理過程中的問題主要體現(xiàn)在如下四個方面：

（1）檔案收集不及時、不完整：由于鐵路建設(shè)項目周期長、涉及面廣，檔案資料的產(chǎn)生分散在各個階段和各個部門。一些參建單位在檔案收集過程中，沒有及時跟蹤項目進度，導(dǎo)致檔案資料收集不及時。同時，由于部分參建人員檔案意識淡薄，一些重要的檔案資料沒有得到及時收集，造成檔案不完整。

（2）檔案整理不規(guī)范：鐵路建設(shè)項目檔案種類繁多，包括工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等。一些檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和技能，在檔案整理過程中，沒有按照國家和行業(yè)標準進行分類、編號和裝訂，導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范。

（3）檔案保管條件差：部分鐵路建設(shè)項目的檔案保管條件簡陋，沒有專門的檔案庫房，檔案存放混亂，容易受到潮濕、火災(zāi)、盜竊等因素的影響，導(dǎo)致檔案損壞或丟失。

（4）檔案利用效率低：由于檔案管理信息化水平不高，檔案檢索和查詢困難，導(dǎo)致檔案利用效率低下。一些檔案管理人員服務(wù)意識不強，對檔案使用者的需求不夠重視，影響了檔案的使用效果。

1.3 人員素質(zhì)方面

鐵路建設(shè)項目檔案管理涉及工程技術(shù)、檔案學(xué)、信息技術(shù)等多個領(lǐng)域的知識，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高。然而，目前一些檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識和技能，不能滿足檔案管理工作的需要，也沒有接受到足夠的專業(yè)知識培訓(xùn)[1]。

2 鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系構(gòu)建

2.1 構(gòu)建原則

2.1.1 科學(xué)性原則

在充分考慮國家和行業(yè)現(xiàn)行的檔案管理法規(guī)、標準的前提下，構(gòu)建標準體系，并依據(jù)檔案學(xué)、管理學(xué)、工程學(xué)等相關(guān)科學(xué)理論，運用系統(tǒng)分析、分類編碼等科學(xué)方法，確保標準體系的合理性、有效性與上位標準的一致性和協(xié)調(diào)性。

2.1.2 實用性原則

標準體系的構(gòu)建應(yīng)以滿足鐵路建設(shè)項目檔案管理的實際工作需求為出發(fā)點，針對檔案管理中的重點、難點問題，制定切實可行、內(nèi)容簡潔明了的標準，便于檔案管理人員理解和執(zhí)行。

2.1.3 系統(tǒng)性原則

標準體系應(yīng)涵蓋鐵路建設(shè)項目檔案管理的全過程，包括檔案的收集、整理、移交、保管、利用和銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和完整性。體系中的各項標準應(yīng)相互協(xié)調(diào)、配套，形成一個有機的整體。不同標準之間不存在矛盾和沖突，實現(xiàn)檔案的高效管理。

2.1.4 先進性原則

應(yīng)積極借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，結(jié)合鐵路建設(shè)項目的實際情況，構(gòu)建具有前瞻性的標準體系，能夠適應(yīng)鐵路建設(shè)行業(yè)的發(fā)展趨勢和未來需求。隨著鐵路建設(shè)技術(shù)的不斷進步和管理模式的不斷創(chuàng)新，檔案管理標準也應(yīng)不斷更新和完善。

2.1.5 動態(tài)性原則

標準體系的構(gòu)建是一個不斷完善的過程，應(yīng)持續(xù)關(guān)注檔案管理工作的發(fā)展動態(tài)，隨著檔案管理法規(guī)的修訂、鐵路建設(shè)項目管理要求的變化，標準體系應(yīng)及時進行評估和修訂，不斷改進和優(yōu)化標準體系[2]。

2.2 標準體系構(gòu)建

2.2.1 標準化對象的確立

遵照標準體系構(gòu)建原則，通過對當前鐵路建設(shè)項目檔案管理的實際情況的分析，標準體系的搭建主要是圍繞著檔案從無到有的全生命周期進行，包括項目文件的收集、整理、檔案移交、保管、使用和銷毀等流程。標準體系構(gòu)建過程中，優(yōu)先搜集相關(guān)的國家標準、行業(yè)標準、地方標準、團體標準。除此之外，可根據(jù)具體情況，制定相關(guān)的企業(yè)標準，滿足鐵路建設(shè)項目檔案管理的可持續(xù)發(fā)展的需要[3]。

2.2.2 標準體系框架搭建及主要內(nèi)容

以濟青高速鐵路有限公司為例，鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系如圖1所示。

標準體系由4大子體系構(gòu)成，主要包括通用基礎(chǔ)標準分體系、業(yè)務(wù)標準分體系、技術(shù)標準分體系以及管理標準分體系。隨著法律法規(guī)、鐵路建設(shè)技術(shù)以及項目管理要求的不斷進步，每個分體系包含的標準數(shù)量和質(zhì)量也會有相應(yīng)的增減和修訂，因此，該標準體系實行動態(tài)管理，可以根據(jù)具體情況進行擴充和調(diào)整。

（1）通用基礎(chǔ)標準分體系。該部分在鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系中具有廣泛指導(dǎo)和制約作用，主要囊括標準化工作標準子體系、術(shù)語與縮略語標準子體系、符號與標志標準子體系、分類與編碼標準子體系等內(nèi)容。標準化工作標準是開展標準體系活動、實現(xiàn)標準化管理而收集、制定的標準。術(shù)語與縮略語標準明確鐵路建設(shè)項目檔案管理中涉及的專業(yè)術(shù)語和常用的較長詞句縮短省略成較短的詞語，確保各參與方在交流和工作中有統(tǒng)一的理解。符號與標志標準規(guī)定檔案管理中使用的符號和標志，使檔案管理更加規(guī)范和統(tǒng)一。分類與編碼標準制定科學(xué)合理的檔案分類編碼體系，便于檔案的整理、存儲和檢索。分類應(yīng)涵蓋鐵路建設(shè)項目的各個方面，如工程設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購等。

（2）業(yè)務(wù)標準分體系。該部分主要包含了檔案的全生命周期的管理包括項目文件收集與整理、項目檔案的歸檔與移交、檔案保管、使用以及銷毀等內(nèi)容。

檔案的收集標準明確檔案收集的范圍、時間節(jié)點和責任主體，確保檔案的完整性和及時性。收集范圍應(yīng)包括項目建設(shè)過程中的各種文件、資料、圖紙、照片等。檔案的整理標準包括制定檔案整理的原則、方法和流程，包括檔案的分類、組卷、編號、裝訂等，確保檔案的規(guī)范性和有序性。檔案的歸檔標準確定檔案歸檔的條件、程序和要求，包括歸檔文件的質(zhì)量要求、歸檔時間和歸檔手續(xù)等，確保檔案的安全和可靠。檔案的移交入庫標準包括檔案接收、登記以及分類上架等內(nèi)容。檔案的保管標準內(nèi)容為檔案保管的環(huán)境要求、設(shè)施設(shè)備標準和安全管理措施，確保檔案的長期保存和完好無損。檔案使用標準明確使用的范圍、方式和審批程序，確保檔案的合理使用和信息安全。使用范圍應(yīng)包括內(nèi)部查閱、對外借閱、復(fù)制等。銷毀應(yīng)包括銷毀條件、銷毀程序等內(nèi)容。

（3）技術(shù)標準分體系。該部分是為了檔案使用的便捷性以及降低檔案的管理成本而制定的規(guī)范性文件，包括檔案數(shù)字化標準子體系、電子檔案管理標準子體系、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)標準3部分。

檔案數(shù)字化標準規(guī)定檔案數(shù)字化的技術(shù)要求、質(zhì)量標準和工作流程，確保數(shù)字化檔案的真實性、完整性和可用性。電子檔案管理標準制定電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用標準，包括電子文件的格式要求、元數(shù)據(jù)標準、存儲介質(zhì)選擇等，確保電子檔案的安全和有效管理。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)標準明確檔案信息系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)標準，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和兼容性。

（4）管理標準分體系。該部分是為了更好地完成鐵路建設(shè)項目檔案管理而制定的規(guī)范性文件，涵蓋了檔案管理人員崗位標準子體系、檔案管理保障標準子體系、檔案管理監(jiān)督檢查標準子體系。

崗位標準是高標準、高效率地提高員工工作質(zhì)量的一項重要基礎(chǔ)工作。濟青鐵路建設(shè)項目檔案管理崗位工作標準分體系縱向拓展到監(jiān)理單位、施工單位，橫向涵蓋公司各個相關(guān)部門，包括了決策層崗位標準、管理層崗位標準、操作層崗位標準三個層面的標準，保證每個崗位都有自己的工作標準，進而實現(xiàn)工作執(zhí)行程序化、工作流程控制化、工作方式標準化及管理工作規(guī)范化。檔案管理保障標準包括檔案管理機構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費保障、考核評價、設(shè)備設(shè)施以及環(huán)境與能源等，確保檔案管理工作有章可循。檔案管理監(jiān)督檢查標準確定檔案管理監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方法和程序，確保檔案管理工作符合標準要求。

3 結(jié) 語

通過對以濟青高速鐵路有限公司為例的鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系的初步研究，我們深切體會到檔案管理在鐵路建設(shè)項目中的重要性和復(fù)雜性。在研究過程中，我們發(fā)現(xiàn)建立科學(xué)合理的檔案管理標準體系對于確保鐵路建設(shè)項目檔案的完整、準確、規(guī)范和安全具有至關(guān)重要的意義。

這不僅有助于提高項目建設(shè)的管理水平和質(zhì)量，為項目的順利實施和竣工驗收提供有力保障，還能為鐵路行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展積累寶貴的經(jīng)驗和知識財富。

以濟青高速鐵路有限公司為代表的鐵路建設(shè)項目在檔案管理方面取得了一定的成績，但也面臨著一些挑戰(zhàn)和問題。通過對這些問題的分析和研究，提出了構(gòu)建檔案管理標準體系的思路和方法，這將有助于提高鐵路建設(shè)項目檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化水平。然而，鐵路建設(shè)項目檔案管理標準體系的研究是一個長期而復(fù)雜的過程，需要不斷地探索和實踐。在未來的工作中，應(yīng)進一步加強對檔案管理標準體系的研究和完善，結(jié)合鐵路建設(shè)項目的實際情況，不斷優(yōu)化標準內(nèi)容和實施方法。同時，要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，確保標準體系的有效實施。

此外，還應(yīng)積極借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式和方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。通過各方的共同努力，推動鐵路建設(shè)項目檔案管理工作不斷邁上新臺階，為鐵路事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

參考文獻

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[2]韓春梅，張廷富，趙紅紅.山東省道理交通事故標準體系研究初探[J].中國標準化，2017（12）：29-31.

[3]董懷敏，韓春梅，陳海峰.公共資源交易服務(wù)標準體系研究初探[J].中國標準化，2023（14）：61-70.

作者簡介

高世超，高級工程師，研究方向為鐵路建設(shè)項目的項目檔案管理。

韓春梅，通信作者，碩士研究生，高級工程師，研究方向為社會管理及公共服務(wù)、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)標準化。

（責任編輯：袁文靜）