
企劃書、匯報書等工作文件能體現出作者的思想觀念。每個人都有自己慣用的格式。
擁有個性并非不好,但要牢牢記住“這份文件是給別人看的”,這一點非常重要。
幾乎各行各業都把A4紙作為文件用紙。不要把紙寫得滿滿當當,如果對方在仔細看文件內容之前,從視覺上產生了“啊,寫了這么多”的印象,他就很難讀下去。制作文件的時候,應注意要讓對方容易閱讀。
我本人在寫企劃書等文件時,往往會將空白與文字的比例設置為“三比七”,也就是空白處占頁面的三成,文字占頁面的七成。
或許有人覺得,不就是空白嗎,有什么了不起的?但當大家在會議中傳閱文件的時候,如果文字與空白的比例是八比二或九比一,會使閱讀者難以提取要點,也就無法迅速把握整體內容,從而做出正確的回應。
如果一頁紙被寫得滿滿當當,作者很可能沒有在心里整理要點。這種文件邏輯混亂,讓人難以理解。
為了讓對方盡快理解文件內容,應注意文件的易讀性。在多人合作的情況下,這樣做可以推進項目的順利進行。這也是即答力的一部分。
(云水謠摘自江蘇鳳凰文藝出版社《即答力:“年輕人”的自我更新指南》一書)