摸清家底理思路 檔案服務再提升

為加強檔案基礎業務建設，進一步提升檔案規范化精細化管理水平，石家莊市檔案館于2024年4月至11月組織開展館藏檔案盤庫清點工作，對館藏檔案進行全面“體檢”。本次盤庫清點工作主要涉及石家莊市本館、橋東分館的館藏檔案（紙質檔案、音像檔案、實物檔案）和館藏資料（圖書、報紙）。檔案保管科全體人員歷時7個月，先后通過制定完善盤庫方案、盤庫計劃實施推進以及全面總結經驗等階段，高標準高質量完成了盤庫工作。

一、堅持以問題導向為基本原則，找準檔案管理痛點難點

一是檔案保管科工作人員深入庫房實地查看檔案保管情況，對當前已有的檔案數量、位置、立卷質量等共性問題進行深入了解。二是將舊版館藏檔案位置索引與系統中館藏檔案數字化結果進行比對，隨機抽查20個全宗檔案的具體情況，對接下來解決盤點清查工作中痛點難點問題有充分準備。三是檔案保管科多次組織召開科室工作會議，對擬定盤庫方案、人員分工等前期工作多方征求意見。

二、堅持以科學統籌為根本遵循，制定高效合理盤庫方案

一是通過國家檔案局官網各地工作動態板塊檢索“盤庫”“清點”“規范管理”等關鍵詞，借鑒其他省市檔案館的盤庫經驗，梳理成功做法形成盤庫指南。二是細化盤點任務清單。數量統計。全面掌握館藏紙質檔案、館藏資料的準確數量，做到每個全宗精確到卷（件）數。對館藏紙質檔案中專業檔案、重大活動與重要事件檔案數量進行統計。位置索引。完善現有的檔案存放位置統計表，更新各庫房存放位置索引圖。精細分類匯總。完成盤點后，按照《副省級以上綜合檔案館業務建設評價標準》的評分要求，對館藏資料（圖書、報紙）和音像檔案數量進行更新。對檔案形成時間、保管年限、檔案所屬類別、責任者、位置進行分類匯總，提高后續調卷工作的效率和精準度。問題整改。對立卷不規范的檔案進行糾正，如全宗號補填、目錄號完善、脊背描重、金屬物移除、備考表補充、位置調整等。三是明確人員分工。按照“靈活分組、以老帶新、人崗相適、人事相宜”的原則，將檔案保管科全體人員分為盤點組、統計組和橋東組。盤點組負責10個庫房館藏紙質檔案數量統計、立卷質量記錄、位置登記以及檔案保管不規范的糾正工作；統計組將盤點手抄結果及時錄入Excel表，每周上報進度，最后按需求分類匯總館藏檔案情況；橋東組全面負責橋東分館紙質檔案的盤點和統計事項。

三、堅持以靶向攻堅為工作思路，推進盤庫工作有序進行

經過前期摸排，發現館藏檔案管理中存在檔案整理標準有待提升、檔案保管規范性需要完善、老舊庫房保管環境受限等問題。

（一）進一步提升檔案整理質量

盤庫過程中，盤點組發現存在少量未整理以及部分整理不規范檔案，其中未整理檔案、目錄、證書等雜亂零散檔案若干，整理不規范的現象有散頁掉頁、未按照“三孔一線”裝訂、金屬物未拆除、目錄備考表不完整、檔案盒側脊信息不全等。針對上述問題，工作人員對封皮、內容存在破損的檔案進行修復，補充了備考表，對曲別針、訂書釘等金屬物進行了拆除，對暫時無法修復的問題進行了詳細登記。

（二）進一步規范檔案管理標準

由于歷經多次機構改革，館藏檔案存在全宗號、目錄號、保管期限等要素混淆不清、不全的問題，還有個別檔案全宗號與全宗名稱無法對應。同時，由于前期預留位置不足，部分檔案的存放呈現分散狀態，給日常保管利用工作帶來不便。針對上述問題，工作人員一是反復比對和甄別，將其歸入到相應的屬類，補全相關著錄要素。二是對同全宗下分散檔案、混放錯放檔案的位置進行調整，確保連貫性、一致性。三是注重基礎數據著錄的準確性，反復核對，為最后的橫向統計（分大類）和縱向精準（分全宗）統計打下良好基礎。

（三）盡可能改善館庫環境

石家莊市檔案館新館尚未正式啟用，舊館在基礎設施、館庫環境等方面由于年代久遠受到客觀條件限制，影響了檔案的使用壽命。檔案保管人員以盤庫工作為契機，堅持每日手動調控記錄庫房溫濕度和光照強度，定期對庫房衛生進行全方位清潔，最大限度延長檔案壽命。

四、堅持以規范長效為最終目標，強化管理責任末端落實

歷時半年的盤庫清點，石家莊市檔案館的檔案數量得以清晰，分類統計更加精細，檔案整理質量也有了顯著提升。下一步，為持續推進檔案管理規范化、長效化，將聚焦重點工作和短板弱項，強化責任落實。一是加強檔案日常管理，對本次盤點出的未整理以及整理不規范的檔案分類制定后續處置方案，如集中銷毀鑒定、更換裝具、統一整理等，結合檔案利用情況，根據使用頻率、破損程度、重要程度有計劃地提升檔案保存質量。二是及時總結經驗，推動盤庫工作制度化、長效化。定期開展檔案盤點清查，進一步規范檔案管理工作。三是嚴格落實檔案管理“八防”規定，加強庫房溫濕度調控，確保在現有條件下最大限度保護檔案，減緩紙張、彈力繩等受損進度。

作者單位：石家莊市檔案館