淺析檔案統計在檔案管理中的作用

檔案對個人、單位乃至整個社會的發展有著重要意義。檔案統計就是運用一系列的統計技術和方法，通過一定的形式描述和分析檔案工作中的各種現象、狀態和趨勢的工作過程。檔案統計作為了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段，在檔案管理工作中起著重要作用。通過做好檔案統計及分析，檔案管理人員能夠更好地掌握檔案資源的現狀，優化檔案資源的配置，提升檔案資源的利用效率，并為決策提供依據。信息化時代，傳統檔案管理方法面臨著諸多挑戰，如檔案分類的不規范等，使檔案統計工作的難度進一步增加。而檔案管理者通過優化檔案統計工作，進一步增強檔案管理的科學性和系統性，能夠提升檔案服務的效率與質量。基于此，本文主要對檔案統計在檔案管理中的作用進行分析，旨在為相關管理工作的科學開展起到一定的參考。

一、檔案統計詳述

檔案統計是對檔案工作中的現象、狀態、程度進行量的描述與分析，為完善檔案管理提供真實的數據和資料。檔案統計能夠對檔案工作進行定量分析和認識，以指標數量揭示檔案和檔案工作諸現象的發展過程、現狀及其一般規律。

（一）檔案整體情況的直觀反映

檔案統計作為檔案管理的重要工具，其功能不僅限于數據收集，可以較為全面、系統地反映檔案各方面的情況，包括但不限于檔案種類、數量、更新變動情況等。科學的檔案統計方法，能夠幫助檔案管理人員全面地掌握檔案資源的狀態，更好地識別管理工作中的優勢以及不足，并為優化檔案管理決策提供有效的數據支持。同以往憑借個人經驗進行的檔案分析不同，科學的檔案統計可以更客觀、更精確地評估檔案的各類情況。這不僅能夠提高管理決策的科學性，還能夠保障檔案管理的有效性和規劃的合理性。通過這樣的數據驅動管理方式，檔案管理工作可以在更加科學與系統的框架下高質量地開展，從而有效提高檔案資源的使用效率。[1]

（二）優化檔案管理流程的重要手段

檔案統計對優化檔案管理流程具有重要作用。通過科學的統計分析，工作人員能夠及時發現檔案管理過程中存在的問題和隱患，并及時識別潛在的管理漏洞。這種及時的信息反饋機制，不僅有助于解決當前的管理難題，也能夠為日后工作的開展提供有效的數據支持。

實踐過程中，檔案統計能夠幫助管理人員較好地識別如檔案安全風險、重復存儲等現象，從而采取針對性措施進行糾正。同時，檔案統計能有效地挖掘有價值的檔案材料，確保這些重要信息能夠得到充分利用，從而完善檔案管理流程，更好地進行檔案資源的交流與共享，進一步提高檔案的可獲取性。基于統計分析結果，檔案管理流程得以不斷優化，管理質量和效率隨之提升，進而更好地滿足社會的需求，進一步發揮檔案應有的價值。[2]

（三）了解檔案工作的重要方式

檔案統計可以作為管理人員了解檔案工作的重要手段。通過檔案統計，管理人員可以直觀地了解檔案資源的規模、結構、利用頻率等關鍵信息，加深對檔案工作的認識，逐漸把握檔案工作的一般性規律。通過深入分析和利用這些統計信息，檔案工作人員能夠不斷提升檔案的管理效率與服務水平，確保檔案資源得到更加科學、高效的利用與管理。

（四）制訂計劃和決策的重要依據

檔案統計是制訂有關檔案工作計劃和決策的重要依據。一方面，檔案統計通過對檔案的數量、類型、分布、利用情況等進行全面記錄和分析，為檔案管理部門提供科學、準確的數據參考。這些數據有助于評估檔案工作的現狀并及時發現問題，幫助制訂合理的計劃和決策。另一方面，通過統計分析，可以了解檔案利用的需求和規律，為檔案開放審核、編研利用等提供指導，并為調整和優化檔案工作提供參考。因此，檔案統計在檔案工作中具有舉足輕重的作用。[3]

二、檔案統計工作的具體要求

（一）保證統計資料的準確性

確保統計數據準確是檔案統計工作的核心要求。在進行檔案統計時，必須嚴格遵守相關法律法規，如實填報統計檔案資料，任何虛報、瞞報、拒報統計資料的行為均為禁止行為。同時，嚴禁偽造或篡改統計數據。檔案統計工作人員應當秉持嚴謹的態度，確保所填報的數字精確無誤，真實反映客觀實際情況。總之，保證統計資料準確無誤是檔案統計工作可靠性和有效性的基礎，對于檔案管理決策的科學性和檔案服務的質量具有決定性的影響。

（二）保證統計工作的科學性

檔案統計工作應當嚴格遵守國家統計工作的相關規定，采用科學的標準和方法來進行統計資料的收集、整理與分析。為了確保檔案統計數據的統一性和可比性，應當采用全國范圍內通用的檔案統計報表，并采用一致的報表格式、統計口徑和標準。具體而言，應明確統計的范圍、內容、項目以及具體要求，逐步推進統計指標體系的完整性、統計分類的標準化、統計調查的科學化、統計基礎工作的規范化、統計計算與數據傳輸技術的現代化以及統計服務的優質化，從而為檔案管理提供更加精確和高效的數據支持。

（三）保證統計工作的及時性

檔案統計工作的及時性要求是指工作人員必須按照既定的時間節點完成統計資料的報送。若統計資料的上報未能遵循規定的時間要求，將不可避免地影響整個統計工作的連續性和時效性，從而錯失關鍵的數據分析時機，導致檔案統計工作無法發揮其應有的功能和作用。因此，必須嚴格遵守相關規章和紀律，確保按照規定的時限，及時地報送相關統計資料，以保障檔案統計工作的高效運行和數據的實時性。[4]

三、在檔案管理中發揮檔案統計重要作用的措施

（一）強化崗位責任意識

為了充分發揮檔案統計在檔案管理中的重要作用，促進檔案統計工作的上下級協同，形成強大合力，首要任務是深化工作人員對檔案統計工作重要性的認知。在檔案管理實踐中，每位工作人員都應清晰界定自身職責，增強責任感，充分認識到檔案統計對提升檔案管理效能的關鍵作用，并將其融入日常管理流程中。此外，需從人員配置和機制建設兩方面著手，確保檔案統計工作的每一項細節都得到有效執行。同時，相關部門可從宏觀角度出發，完善職業素養培訓體系，借助日常宣傳、專業培訓等多種途徑，持續增強檔案工作人員的責任意識，從而在思想上全面深化他們對檔案統計工作重要性的認識。[5]

（二）提升工作人員素質

提升檔案統計工作人員的素質，是提升統計工作質量的重要保障。在檔案統計領域，工作人員不僅要具備扎實的理論基礎，還要在實際操作中，進一步提升自身專業技能和綜合素養。

首先，應重視對工作人員的教育培訓。要定期開展培訓活動，以幫助工作人員更新知識結構，掌握最新的統計方法以及統計工具。其次，要加強業內交流，借鑒其他單位的成功經驗，從而對自身的工作進行反思和改進。最后，鼓勵檔案工作人員加強自身學習，提高學習的積極性和主動性，不斷提高自身工作能力。

（三）完善監督和評價機制

在檔案統計工作中，健全的監督機制是確保工作質量的關鍵。這一機制有助于保障各項規章制度的貫徹執行，激勵檔案工作人員自覺遵守規定，提高工作效率，進而保證檔案統計的準確性、即時性和有效性。對此，首先要通過定期檢查和評估統計工作及時發現和糾正問題，并提高檔案統計工作整體的規范性，為檔案管理打下堅實的基礎。其次，對于檔案統計工作而言，合理且完善的考評機制至關重要。該機制能夠確保檔案統計工作在明確的評價標準下進行，從而有效提升檔案統計工作的科學性和規范性。最后，檔案統計考評機制的建立與實施應基于現有的檔案工作評價體系。在具體實施過程中，應當適當提高考核評價在整體工作中的分值占比，并對考核指標進行進一步的細化。應避免使用過于寬泛的指標，而應采納諸如“報送時間排名”“數據正確率”“臺賬規范程度”等具體且可量化的指標，以保障考評機制的有效性和實際操作中的適用性。

（四）創新檔案統計工作方法

在檔案統計工作中，創新檔案統計方法可以顯著提高統計工作的質量和效率，更好地服務于檔案管理的實際需求。

首先，檔案管理部門應結合自身條件對檔案統計工作進行創新，這是提升統計工作質量和效率的關鍵舉措。要準確判斷檔案信息的價值，在依靠傳統數據收集和整理方法的基礎上，深入分析檔案內容，挖掘數據背后的真實價值。可運用大數據技術建立檔案統計數據庫，實現對單位檔案的集成化統計管理。這有助于科學有效地整合各類檔案信息，實現高效的數據分析和管理，極大提升檔案統計的綜合效能。

其次，為了更好地滿足檔案管理的具體需求，檔案統計工作應提供直觀的統計呈現方式，如使用圖表、圖形等多維度的數據展示工具。通過這些呈現方式，檔案管理人員可以直觀地對比和分析數據，從而作出更為精準的工作決策。同時，創新檔案統計方法還應關注多層次、多角度的數據分析，在關注數據數量的同時，重視數據的質量以及應用場景。[6]總之，要通過不斷地創新和規范檔案統計工作，為檔案管理工作提供有力的數據信息支撐，保證檔案信息的價值得到最大程度的發揮。

（五）應用信息化技術

近年來，人們不斷提高檔案統計工作的信息化水平，注重運用先進的信息化技術提高統計效率。為落實當前國家對檔案工作的要求，緊跟科技發展腳步，檔案管理部門應積極探索和應用現代化的信息技術手段，提高統計工作的準確性和便捷性，并顯著提升數據的可訪問性和共享效率。首先，要及時對檔案統計信息管理系統進行改造升級，使之在配套新版統計制度的同時，操作更加便捷，功能更加完善，轉變為傳統的報送形式，從而極大地提高統計工作效率。[7]其次，要利用信息技術全面實現數字化辦公，并在統計系統中增加統計數據分析與展示功能，定期輸出基礎分析報告，并通過數據可視化替代單一的表格展示，使數據更加直觀。

（六）注重統計數據應用

檔案統計的價值在于統計資料的科學運用，只有重視統計數據的運用，提高統計分析水平，才能更好地為檔案事業頂層設計及各項工作的決策部署提供服務。隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，應基于檔案統計數據公布制度和統計信息共享機制，圍繞檔案法治建設、新媒體信息歸檔等檔案領域重大問題展開研究，適時組織專題研討，積極參與部門間統計數據共享，發揮統計資源聯動優勢，開闊視野，拓展思路。[8]同時，注重發揮研究成果的指導作用，推動檔案統計工作達到更高水平，更好地服務檔案事業。

（七）修訂相關指標

檔案統計作為檔案事業發展的重要基礎性工作，是為檔案發展決策服務的，檔案統計的具體內容、指標細則必須緊貼工作實際，以檔案工作需求為引領。檔案管理部門要積極對每年度的統計年報進行及時修訂，對已經落后于檔案事業發展的統計指標作出處理，對與檔案工作實際情況有偏差的統計指標加以調整，使統計指標設置更加科學，指標解釋更加準確，表格類別劃分更加清晰。此外，也要針對新時代檔案事業發展變革中產生的新事物、出現的新情況研究制訂新指標，為進一步科學完善檔案統計機制、加強檔案統計工作提供動力。

四、結語

綜上所述，檔案統計在檔案管理中具有不可忽視的作用。通過對檔案數量、種類、使用情況等進行系統分析，檔案統計不僅可幫助管理者精準把握檔案資源現狀，還能提高管理效率和優化服務質量，為作出各項重要決策提供一定的數據支持。新時期，檔案統計作為科學管理工具，其應用范圍正在不斷擴大。檔案管理部門應重視檔案統計工作，不斷完善統計機制與方法，促進檔案統計在檔案管理中更好地發揮作用，為檔案管理現代化和科學化提供強有力的支持。

參考文獻：

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《檔案管理與信息統計》[J].中國造紙，2020，39（07）：

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[5]仲華.檔案統計工作的內容與意義探究[J].城建檔案，2020（10）：108-109.

[6]王雪梅.試析如何發揮檔案統計在檔案管理中的重要作用[J].辦公室業務，2016（13）：105.

[7]林英華.檔案統計在檔案管理工作中的作用探究[J].蘭臺內外，2024（13）：49-51.

[8]肖莉.地方檔案統計工作效能提升路徑探究[J].檔案與建設，2021（12）：62-64.

（作者簡介：黃璐，女，碩士研究生，梁山縣公共就業和人才服務中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）