檔案管理中的信息安全風險及其防范措施研究

一、引言

檔案是社會發(fā)展的重要記錄，具有豐富的信息資源，涵蓋了歷史、科學、文化、藝術等各個領域的知識和經驗，為后人提供了寶貴的參考。在當今數(shù)字化快速發(fā)展的時代，檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。隨著信息技術在檔案管理領域的廣泛應用，檔案管理的方式發(fā)生了巨大變革，從傳統(tǒng)的紙質檔案管理逐漸向數(shù)字化檔案管理轉變。然而，這種轉變也帶來了一系列新的信息安全風險。檔案管理中的信息安全問題不僅關系到檔案的真實性、完整性和可用性，還可能對商業(yè)機密、個人隱私以及國家安全產生影響。因此，深入研究檔案管理中的信息安全風險及防范措施具有重要的現(xiàn)實意義。本文將對檔案管理中信息安全風險的類型進行分析，在此基礎上提出有效的風險防范措施，提高檔案管理的安全性和可靠性，以應對日益復雜的信息安全挑戰(zhàn)。

二、檔案管理中信息安全風險的類型

（一）技術風險

軟件兼容性風險是檔案管理中的重大安全隱患。當前，單位檔案管理系統(tǒng)存在嚴重的兼容性問題。這種兼容性問題將嚴重影響檔案數(shù)據的完整性和可用性，致使電子檔案無法正常讀取、存儲或傳輸，進而極大地降低了檔案管理和利用效率，對單位業(yè)務的正常開展構成阻礙。

硬件故障也是一個不可忽視的風險因素。存儲檔案數(shù)據的硬盤、服務器等硬件設備在長時間運行過程中，可能會因為老化、質量問題或者意外情況而出現(xiàn)故障。硬盤的損壞可能導致大量檔案數(shù)據丟失，服務器的故障可能使檔案管理系統(tǒng)無法正常運行，從而影響檔案的查詢和利用。如果沒有及時有效的備份措施，這些數(shù)據可能永遠無法恢復，給單位帶來不可估量的損失。

網絡安全風險日益嚴峻。在數(shù)字化時代，檔案管理越來越依賴于網絡。然而，網絡也為檔案安全帶來了諸多風險。檔案數(shù)據在網絡傳輸過程中，容易被攔截、篡改或竊取。網絡攻擊者可能通過網絡釣魚、惡意軟件、拒絕服務攻擊等手段，影響檔案管理系統(tǒng)的正常運行，獲取檔案信息，使檔案管理系統(tǒng)陷入癱瘓，無法為用戶提供服務。

（二）人為風險

人為風險是檔案管理中信息安全的重要威脅之一。操作失誤是常見的人為風險。檔案管理人員在日常工作中，可能會出現(xiàn)誤刪重要檔案數(shù)據、錯誤配置系統(tǒng)參數(shù)等情況。在進行檔案數(shù)據遷移時，檔案管理人員如果操作不規(guī)范，就會導致數(shù)據丟失或損壞；在對檔案管理系統(tǒng)進行維護時，如果進行了錯誤的設置，就會影響系統(tǒng)的正常運行。這些操作失誤會影響檔案的完整性和可用性。

部分檔案管理人員安全意識也相對淡薄。在日常工作中，一些檔案管理人員對信息安全的關注不夠，增加了檔案信息安全的風險。例如在一些特定場景中，檔案管理人員可能因對工作流程的執(zhí)行不夠嚴謹，而給潛在的安全隱患以可乘之機。同時，缺乏安全意識也可能導致對新出現(xiàn)的安全風險認識不足，無法及時采取有效的防范措施。

與外部機構進行檔案數(shù)據交換時，若不遵守合作要求，也會帶來諸多風險。一方面，這可能導致檔案數(shù)據泄露，使單位的機密信息落入他人之手。這不僅會損害單位的核心利益，還可能導致其他問題。另一方面，一些數(shù)據可能被他人惡意利用，用于非法活動或不正當競爭，給單位帶來難以估量的損失和法律風險。

（三）管理風險

監(jiān)管不力是管理風險的一個重要方面。如果對檔案管理工作的監(jiān)督不到位，就無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對檔案管理系統(tǒng)的運行狀態(tài)缺乏定期的檢查和維護，可能導致系統(tǒng)存在的安全隱患得不到及時排除。此外，監(jiān)管不力還可能導致對檔案安全事件的反應遲緩，無法及時采取有效的措施進行應對，從而使損失進一步擴大。

應急響應機制不足也是管理風險的重要體現(xiàn)。在檔案管理中，難免會遇到各種突發(fā)情況，如系統(tǒng)故障、網絡攻擊等。如果沒有有效的應急預案和快速的應急響應能力，就可能無法及時有效地應對這些突發(fā)情況，導致檔案數(shù)據丟失或損壞。

（四）自然風險

在檔案管理中，自然災害構成了重大的自然風險。地震作為一種突發(fā)且極具破壞力的自然現(xiàn)象，對檔案的威脅不容小覷。強烈的地震能夠在瞬間摧毀檔案存儲設備，導致存儲數(shù)據丟失或無法讀取。在檔案管理中，水災、火災所帶來的風險也不可忽視。對于電子檔案而言，被水浸泡的存儲設備可能出現(xiàn)短路等故障，在這種環(huán)境下電子設備的性能和穩(wěn)定性也會受影響，可能出現(xiàn)故障進而無法正常讀取數(shù)據；而被火燒毀的存儲設備更是無法恢復，使數(shù)據存儲面臨風險。

三、檔案管理中信息安全風險的防范措施

（一）強化技術支持

面對檔案管理中的信息安全風險，強化技術支持至關重要。

1.建立完善的硬件設備維護和管理體系

定期對存儲檔案數(shù)據的硬盤、服務器等硬件設備進行全面檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在問題。采用硬件冗余技術，如磁盤陣列、雙機熱備等，提高硬件設備的可靠性。建立異地備份中心，將重要檔案數(shù)據備份到不同地理位置上，防止因自然災害等不可抗力因素導致的數(shù)據丟失。

2.加強網絡安全防護

一是檔案數(shù)據加密。（1）數(shù)據存儲加密。對存儲在檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據進行加密處理，使用強大的加密算法對數(shù)據進行加密存儲，確保即使數(shù)據被非法獲取也無法破解。（2）保密字段管理。將敏感信息設置為保密字段，防止信息泄露。（3）數(shù)據傳輸加密。采用安全的數(shù)據傳輸協(xié)議對檔案數(shù)據進行加密傳輸。

二是部署專業(yè)的防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和防病毒軟件，對網絡流量進行實時監(jiān)控和過濾，阻止未經授權的訪問和惡意攻擊。采用加密技術對檔案數(shù)據在網絡傳輸過程中進行加密，確保數(shù)據保密性和完整性。建立網絡訪問控制機制，嚴格限制對檔案管理系統(tǒng)的訪問權限，只有經過授權的用戶才能訪問系統(tǒng)。

3.制訂數(shù)據恢復計劃

在檔案管理中，應明確數(shù)據恢復的目標和優(yōu)先級。根據檔案數(shù)據的重要程度和緊急程度進行科學劃分。對于關鍵業(yè)務數(shù)據和重要檔案，應給予最高優(yōu)先級，確保在發(fā)生數(shù)據丟失或損壞時能夠優(yōu)先進行恢復，以保障單位的核心業(yè)務不受影響。通過綜合考量檔案數(shù)據的價值、對業(yè)務的支撐作用以及時間敏感性等因素，建立起合理的數(shù)據恢復優(yōu)先級體系，為后續(xù)的數(shù)據恢復工作提供明確的方向和指導。

確定科學合理的備份方案。選擇合適的備份方式和存儲介質至關重要。應綜合考慮本地備份、異地備份和云備份等多種方式的優(yōu)勢與不足，根據實際情況進行靈活組合。同時，確定備份的頻率和時間點也應審慎決策。對于重要的檔案數(shù)據，應采用高頻率的備份方式，以最大程度上降低數(shù)據丟失的風險。

制訂詳細的數(shù)據恢復流程，確保數(shù)據恢復工作高效、有序進行。明確各部門人員在數(shù)據恢復過程中的職責，建立起協(xié)調一致的工作機制。在恢復過程中，嚴格按照既定流程進行操作，確保每一個環(huán)節(jié)都準確無誤，避免出現(xiàn)混亂和錯誤情況。對數(shù)據恢復的各個步驟進行精心規(guī)劃和規(guī)范，確保恢復工作的準確性和完整性。

實踐中，應密切關注檔案管理中相關技術的動態(tài)變化，及時引進新技術，升級檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案系統(tǒng)的兼容性。同時，根據新的技術標準要求，對檔案管理系統(tǒng)進行有針對性的升級和優(yōu)化。以龍巖市檔案館為例，該檔案館持續(xù)強化其硬件設施與技術支持體系，針對在數(shù)據存儲與備份環(huán)節(jié)顯現(xiàn)的不足之處，積極采取措施加速服務器存儲能力的擴展與升級，并大力推進在線定時備份機制及災難恢復系統(tǒng)的構建進程。2024年，龍巖市檔案館投資總額約80萬元，用于全面配置存儲設備及強化網絡安全防護體系，確保在線存儲能力足以應對未來五年以上數(shù)據量的增長需求。此外，該檔案館還遵循在線存儲、離線備份、異地備份及異質備份的多元化策略，實施了五套數(shù)據備份方案，此舉為檔案數(shù)據的保存、信息安全以及存儲環(huán)境的穩(wěn)固性構筑了強有力的保障框架。

（二）健全檔案管理體系

健全檔案管理體系是保障檔案信息安全的基礎。明確檔案的分類標準和存儲規(guī)范，根據檔案性質、重要程度等因素進行分類，分別制訂相應存儲和管理措施。建立嚴格的檔案借閱規(guī)范，明確借閱流程和審批權限，防止檔案被隨意借閱和泄露。明確檔案銷毀要求，對于過期或無用檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀，銷毀過程嚴格監(jiān)督，確保檔案不會被非法恢復。

增強人員安全管理意識至關重要。對檔案管理人員進行安全培訓，增強其安全意識和提升操作技能。培訓內容應包括與檔案安全相關的法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作規(guī)范等方面。嚴格控制人員訪問權限，根據不同崗位和職責設置不同訪問權限。落實人員考核和獎懲制度，對檔案管理人員工作表現(xiàn)進行考核，對安全工作表現(xiàn)突出的人員進行獎勵，對違反安全規(guī)定的人員進行處罰。

在與外部機構進行檔案數(shù)據交換時，必須建立嚴格規(guī)范的流程，以確保數(shù)據交換的安全和合規(guī)。明確雙方在數(shù)據交換過程中的權利和義務，簽訂具有法律效力的保密協(xié)議，為數(shù)據交換提供堅實的法律保障。在數(shù)據交換前，對接收方的資質和安全保障能力進行全面審查，確保其具備足夠的技術實力和安全措施來保護所交換的數(shù)據。在數(shù)據交換過程中，采用先進的加密技術對數(shù)據進行加密傳輸，防止數(shù)據在傳輸過程中被竊取或篡改。

（三）謹慎選擇檔案存儲環(huán)境

在檔案管理工作中，謹慎選擇檔案存儲設備的放置地點，遠離自然災害頻繁發(fā)生的區(qū)域，是第一道安全防線，能夠從根本上減少風險隱患。具體而言，電子檔案存儲設備應選在遠離自然災害頻發(fā)的風險地區(qū)，同時加強對檔案存儲環(huán)境的建設，切實提升其抗震、防洪、防火等能力，構建起堅實可靠的存儲環(huán)境。通過這些努力，能夠為檔案安全提供保障。

針對可能出現(xiàn)的各種自然災害和突發(fā)情況，制訂詳細完善的應急預案是第二道安全防線。明確具體的應急響應流程以及各部門的職責分工，定期組織應急演練，不斷提高檔案管理人員的應急處置能力。應急預案的制訂與執(zhí)行，為檔案安全構筑起了一道有力的應急防線。

（四）加強人才隊伍建設

人才在檔案管理工作中占據重要地位。為促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應構建一支結構優(yōu)、素質高、能力強的檔案人才隊伍。

其一，通過引進人才優(yōu)化人才結構。通過公招、引進、遴選等途徑，選拔一批理論水平高、科研能力強、學術造詣深的專家型檔案人才，優(yōu)化檔案工作隊伍。

其二，通過加強培訓提升在職人員綜合能力。組織專家課堂講、現(xiàn)場跟班練、線上自主學等方式，加強檔案工匠型人才、青年業(yè)務骨干培養(yǎng)力度。

其三，通過“老帶新”激發(fā)發(fā)展動力。充分發(fā)揮老同志傳幫帶作用，讓檔案管理人員在日常工作中熟悉業(yè)務、豐富經驗。鼓勵檔案人才干事創(chuàng)業(yè)，形成引得進、留得住、用得好的檔案人才發(fā)展環(huán)境。

四、結語

在檔案管理中，信息安全至關重要，一旦發(fā)生風險，會造成嚴重后果，導致重要檔案數(shù)據丟失，使歷史記錄無法追溯，影響決策的科學性和準確性；還會造成檔案被篡改，破壞檔案的真實性和完整性，進而影響檔案的權威性。為防范這些風險，應強化技術支持，不斷更新安全防護技術；完善安全管理體系，加強制度建設和監(jiān)督執(zhí)行；制訂科學的數(shù)據恢復計劃，確保在意外發(fā)生時能迅速恢復檔案。未來，要持續(xù)關注信息技術發(fā)展趨勢，提前布局應對新風險，為檔案信息安全提供堅實保障。

（作者簡介：蘇日塔拉圖，男，本科，內蒙古赤峰市林西縣民族事務委員會，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）