公立醫院招標采購體系內部控制優化研究

2023年底印發的《關于進一步加強公立醫院內部控制建設的指導意見》，強調要完善重點業務及高風險領域的內部控制措施。公立醫院的招標采購體系屬于較高風險領域，其內部控制還處于建設階段。本文結合對M公立醫院招標采購各環節的內部控制當前形勢的分析，探討醫院招標采購體系內部控制的優化與完善，助力醫療衛生事業高質量發展。

公立醫院招標采購體系內部控制現狀

公立醫院有公益性的基本原則，招標采購內部控制的目標還是為保證醫院招標采購活動合法合規，提高資源配置和使用效益。以M公立醫院為例細化分析其招標采購各環節內部控制現狀。

一、內部控制建設方面

M公立醫院自2018年9月起設置采購統一管理部門——采購部，并明確其職責、審批權限和程序。采購部負責全院統一采購，以及建設多維度采購管理制度、組織開展采購業務培訓學習等工作。

醫院成立采購與招標工作領導小組，由院長擔任組長，管理、采購、配送部門分管院領導任副組長，各職能部門負責人任成員，定期召開采購與招標會議，審定醫院有關采購與招標工作的重要文件、聽取重大項目的招標情況匯報，審定醫院重大項目采購與招投標實施方案、聽取并審議醫院年度采購預算執行情況報告等。

醫院近年來修訂完善了院內采購實施細則、院內自主采購實施細則、采購與招標管理辦法、緊急采購管理辦法、招標代理機構管理辦法、合同（協議）管理辦法等招標采購管理制度。實際操作過程中，對于采購預算與計劃的銜接不夠緊密，部門預算較為籠統。

醫院采購部配備的人員，主要為非臨床專業的管理、財務方面人員。面對公立醫院涵蓋醫療設備器械耗材、建筑工程、信息、法律等多方面的招標采購工作，目前人員存在對內部控制建設的認識參差、招標采購經驗參差、對法律法規與行業專用知識的熟悉程度參差等問題。

二、風險評估方面

M公立醫院事前使用或管理部門制定采購需求時，存在調研不夠充分、市場競爭可能不夠充分的情形；事中項目評審過程中偶有評審專家不夠嚴謹的問題；事后招標采購檔案歸檔保管仍有待完善。

醫院有待形成系統針對招標采購環節的風險評估機制，并形成風險評估報告。未細分到藥品、醫療耗材、醫療設備、基建物資、后勤保障等各部門領域分類進行風險評估。

三、控制活動方面

M公立醫院采購部負責確定醫院各類采購項目的組織形式，選擇公開招標、邀請招標、單一來源等采購方式，要根據項目實際情況進行判斷。

醫院采購部負責審核使用或管理部門報送的采購申請，根據相關規定指導部門做好需求審查工作。但是醫院涉及的管理部門專業多且雜。在制定采購需求時，存在資格條件設置不合理不適配、突發情況急需、需求設置有指向性、以特定行政區域或特定行業的業績獎項作為加分條件等情況，進一步增加了采購部門工作量；管理部門在編制預算方面，調研論證工作如不夠充分，則對采購部審核工作要求更高。

醫院采購部有專人負責醫院招標項目相關文檔資料的立卷及歸檔工作，建立電子檔案，并按規定上傳采購相關資料。但目前停留在單純匯總層面，項目檔案的完整性、準確性有待查驗。

四、信息與溝通方面

M公立醫院已通過醫院管理系統，建立招標采購全流程。但流程較為煩瑣，各部門職能重合之處在銜接配合中有欠缺的部分。

在招標采購環節的信息化建設與內部控制的融入方面，因為數據互聯互通上較差，信息會存在脫節、遺漏的情形。

五、評價與監督方面

M公立醫院暫未實現內部控制的自我評價體系的建立，不能及時發現內部控制中存在的問題。醫院為提高采購效率，簡化采購流程，在委托招標代理公司進行招標的項目時，會在審計或者國資部門的監督下抽取院內評標專家參與評標。但對于院內評標專家的業務培訓和專業性考核暫未實現，評審專業能力欠缺保障。

公立醫院招標采購體系內部控制優化研究

一、提升招標采購體系內部控制環境

（一）健全內部控制組織體系

公立醫院應充分發揮黨委的領導作用，招標采購內部控制建設與實施的第一責任人應明確為醫院黨委主要負責人。醫院成立采購與招標領導小組，由黨委書記、院長擔任組長，其他院領導任成員。下設由招標采購部門、管理部門、財務部門、法務部門、配送部門負責人組成的工作小組，定期召開采購與招標領導小組會議，討論研究醫院招標采購各項事宜。建立健全相應監督機構，對招標采購各環節發揮審計等部門的監督作用。

（二）完善采購管理制度

公立醫院應在合規的前提下，依據《行政事業單位內部控制規范》《公立醫院內部控制管理辦法》的要求，以質量優先、價格合理、陽光操作、嚴格監管的原則，結合醫療行業環境特點，借鑒兄弟醫院的成熟經驗，建立完善包含醫院的院內采購實施細則，采購預算管理辦法、采購與招標管理辦法、緊急采購管理辦法、招標代理機構管理辦法、合同（協議）管理辦法等采購管理制度。

公立醫院采購業務應合理設置關鍵崗位，明確崗位職責權限，實行輪崗制度，并明確輪崗周期，應確保采購需求制定與內部審批、招標文件準備與復核、采購執行與監督檢查等不相容崗位相互分離。屬于“三重一大”事項范圍內的招標采購項目，應當嚴格履行集體決策程序。

（三）增進招標采購內部控制文化建設

公立醫院應推動內部控制學習常態化、創新化，加強對采購人員內部控制知識、招標采購知識培訓。例如：內部控制知識培訓，需要結合醫療領域共性風險及本院的實際情況，在公立醫院內部定期開展，提高全體人員對醫療招標采購內部控制的認識。也可以邀請政府部門、會計師事務所、審計師事務所或者招標代理機構前來分享經驗，學習交流內部控制典型案例。針對招標采購知識培訓，應以自主學習溝通談判技巧、市場調研方法及醫療衛生領域專業知識為主，集體學習討論補充；同時，也應強化崗位職業道德培養和風險廉潔警示教育。

二、建立醫院招標采購風險評估機制

建立有針對性的風險評估機制，公立醫院至少每年組織一次針對資金規模較大、廉政風險較高的招標采購領域的內部控制風險評估，梳理出各環節的風險點，并形成書面風險評估報告，減少腐敗事項的發生。

充分利用跟蹤審計，提升風險應對能力。評估整個招標采購過程，從事前、事中、事后多方面貫徹風險管理意識，預警可能存在的風險點，實現對風險的有效控制。通過更有針對性的風險應對，可以提升整個招標采購環節的質量與效率，獲取更高質量的醫療服務水平。

三、完善招標采購控制活動

（一）完善招標采購申請、參數編制環節

招標采購環節從前端申請就應從嚴要求，除填寫項目名稱、預算、申請用途與功能、技術指標、安裝使用地點外，還需明確是否需采購進口設備、采購產品的參考品牌、是否有配套耗材或試劑、成本效益情況、設備可行性論證報告等信息，并調查醫院是否有在用同類設備、收費情況及醫保支付政策，為招標采購的順利開展奠定基礎。

醫院各歸口管理部門在編制參數環節，應開展充分的市場調研。根據各公立醫院實際，在使用科室遞交技術參數后，50萬元及以上的采購項目考慮公開征集意見。通過對潛在投標人提出的參數傾向性方面的建議進行整理匯總，在與使用科室溝通確認后，對技術參數進行完善，提高采購效率，減少質疑率。

（二）合理設置項目預算，合法合規選擇采購方式

醫療行業國產、進口產品價格差距大，種類規格繁多，也存在獨家或專利技術的情況，對項目預算的設置提出極高的要求。公立醫院在設置招標采購項目預算時，除可以通過前期征集潛在投標人報價外，還可以通過醫信達大數據平臺等信息化手段，對同類產品的價格進行收集比較。醫院還可以利用固定資產管理系統、HRP（醫院資源規劃）系統、SPD（醫院物流信息系統）系統，對在用的耗材、設備價格進行采集，為預算的制定提供更全面的支撐。當預算編制建立在充分的市場調研基礎上時，招標采購成本將得到有效地降低。公立醫院的各項招標采購活動，要嚴格遵守國家政策法規和各項醫院制度規定。

（三）明確內控目標，加強采購管理

公立醫院應盡快建立以預算為導向的招標采購體系，明確劃分各部門的職責和歸口管理。避免計劃外采購或者臨時采購過多過頻，影響采購效率及臨床使用。

委托招標代理公司的項目，招標采購文件應編制規范、合理，加強對評標專家的要求和審核，處理或協助處理采購招標過程中出現的投訴、質疑等有關問題，依法依規地開展工作。

（四）完善檔案管理，積極做好合同及供應商管理工作

公立醫院應有專人負責招標采購檔案整理和分析工作。一方面要準確完整地收集項目檔案數據，明確項目歸檔內容、歸檔年限等信息；另一方面也應分析項目進展情況，以便經濟高效地實現目標，為后續招標采購項目提供支持。

招標采購工作進入合同履約過程時，也應該做好監督檢查工作，減少供應商未按招標要求提供產品、未按約定時間完成供貨、未提供有效資質證件情況的發生，避免對臨床科室日常使用造成影響。

供應商管理也是招標采購環節應完善健全的重要部分。通過建立包括營業執照、生產許可證、經營許可證、醫療器械注冊證、企業財務狀態、以往業績內容信息的供應商檔案，定期對其供貨質量及服務質量進行考核，實現管理目的，保障招標采購成果實現。

四、強化信息與溝通

建立公立醫院內部管理、采購、配送部門定期會商制度，相關部門既相互協調，也互相監督，定期召開協調會解決流程不順暢的環節。充分將制度化的流程，利用信息化技術手段表單化，減少重復環節，促進信息有效傳遞。

推進公立醫院招標采購信息化建設與內部控制建設的融入。醫院將招標采購流程中涉及的部門的崗位職責、業務標準、制度流程等嵌入醫院信息系統，通過信息化的方式進行固化，做好不相容崗位的權限分離。公開透明以減少人為操縱數據或信息的可能性，保障各類信息系統之間達到數據共享，互聯互通。

公立醫院招標采購部門可以充分利用招標代理公司的信息資源優勢，對醫院招標采購內部控制環節進行分析。通過編制季度工作簡報形式，介紹重大采購項目進展、剖析項目流標原因、收到質疑及處理情況。招標采購部將簡報向院領導匯報，并分發至各歸口管理部門，既有利于醫院領導了解招標采購各環節內部控制情況，也有利于各歸口管理部門完善各項工作。

五、評價與監督

公立醫院招標采購的內部控制，應定期進行自我評價，如公立醫院內部評標專家庫專家評估，有條件時委托第三方機構對內部進行評價，并根據評價發現的問題制定整改措施，促使招標采購內控形成閉環管理。同時，充分利用各項監督體系成果，建立與審計、基建等監督機制聯動的監督體系。多層次合力的監督體系，為招標采購有序開展保駕護航。

總之，國家近年來不斷對公立醫院內部控制提出新的要求，招標采購領域作為公立醫院內部控制的重要一環，其意義不言自明。結合實際，探索公立醫院招標采購體系內部控制優化的方向，能夠提高醫院服務效能和內部治理水平，為人民健康事業發展增添力量。（作者單位：安徽中醫藥大學第一附屬醫院）

（責任編輯：白利倩）