淺議事業單位檔案數字化建設中的問題與對策

摘 要：隨著數字化時代的來臨，事業單位檔案管理工作正經歷著從傳統紙質管理模式向高效數字化管理模式的深刻轉型。然而，在這一轉型過程中，不可避免地遇到一些問題，包括管理觀念滯后、技術標準不統一、人才短缺、信息安全及資金資源不足等。這些問題嚴重制約了檔案數字化建設工作的推進及高效管理利用。文章針對問題提出解決策略，促進事業單位檔案數字化建設，提高管理效率與資源利用率。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化；建設；問題與對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業單位檔案數字化已成為提高檔案管理水平、實現信息資源共享的重要途徑。數字化檔案建設運用信息技術手段，將紙質檔案轉化為數字格式，構建高效、便捷和安全的數字化檔案管理系統。此舉在于提高檔案管理效率，實現檔案信息快速檢索與共享，確保資源長期安全和利用，也為管理、決策及社會服務提供全面、準確的資源。同時，數字化打破時空限制，促進檔案信息的廣泛傳播與深入利用。

一、事業單位檔案數字化建設現狀概述

近年來，我國事業單位檔案數字化建設取得了顯著成就，多數單位已完成了檔案數字化建設前期準備工作，標志著我國檔案管理正逐步邁向智能化、高效化的新階段。

在軟硬件設備設施方面，為確保檔案數字化建設工作的順利開展，許多單位購買了先進的掃描儀、計算機、打印機和存儲等硬件設備以及圖像處理軟件、數據庫管理等軟件，這些設備設施大幅提高了檔案數字化的速度和精度。一些單位還引進了人工智能、區塊鏈等新興技術，為檔案數字化、智能化奠定了堅實的物質基礎。

在管理制度方面，為了規范檔案數字化建設工作，事業單位逐步構建了科學、規范和系統的檔案數字化管理制度。制度明確了數字化工作的具體流程、標準和要求，包括檔案的采集、整理、掃描、存儲、備份和利用等環節。為檔案數字化工作的順利開展提供了清晰明確的指導方向。

一些事業單位還充分利用互聯網技術的優勢，搭建了功能完善的網絡平臺，實現了檔案資源的在線查詢、遠程訪問與便捷利用，這一創新舉措不僅極大地拓寬了檔案服務的渠道，還顯著提高了檔案服務的效率與質量，讓廣大用戶能夠更加輕松、快速地獲取所需檔案信息，享受數字化時代帶來的便利與高效。

盡管取得了一定的進展，但檔案數字化建設仍然面臨諸多挑戰。例如，傳統管理理念與思維習慣、技術標準與規范不統一、數據安全問題等亟待解決的問題。此外，檔案管理人員的專業素質和技能水平參差不齊，如何提高整體隊伍的專業化水平，對于推動檔案數字化建設的深入發展具有重要意義。

二、事業單位檔案數字化建設面臨的主要問題

1.紙質管理觀念與習慣性思維

在事業單位檔案數字化建設中，傳統管理觀念與思維慣性對檔案數字化建設的進程構成了不容忽視的阻礙。這種根深蒂固的管理理念和思維方式，源自長期以來的工作習慣與經驗積累，在一定程度上固化了檔案管理人員的認知框架和行為模式，使得在面對數字化轉型這一新興趨勢時，部分管理人員難以迅速適應，甚至產生抵觸情緒或觀望態度。

一方面，傳統檔案管理模式以其穩定性和熟悉性為特點。在這種模式下，檔案管理人員依靠手工操作、紙質檔案等傳統工具和方法，能較為熟練地完成檔案的收集、整理、保管和利用等工作。然而，隨著信息技術的迅猛發展，傳統模式的局限性逐漸顯現，如效率低下、易出錯和難以共享等問題日益突出。盡管如此，部分管理人員仍對此習以為常，認為數字化轉型可能帶來額外的負擔和不確定性，如擔心工作量增加、原有工作流程被打亂或工作效率降低等，從而對數字化建設持保留態度。

另一方面，思維慣性也是阻礙檔案數字化建設的重要因素之一。在長期的工作實踐中，檔案管理人員已經形成了一套相對固定的思維模式和行為習慣，在一定程度上限制了他們的創新思維和變革意愿。面對數字化轉型這一新事物，他們難以擺脫舊有觀念的束縛，無法從新的角度審視問題、探索解決方案。這種思維慣性不僅導致了對數字化建設的認識不足和重視不夠，還可能導致在實際操作中出現抵觸情緒或消極應付的現象。

2.技術規范不一致，標準不統一

技術標準與規范不統一在事業單位檔案數字化建設的進程中，阻礙著數據的高效流通與價值的充分挖掘。面對信息技術的飛速發展，部分事業單位在探索檔案數字化的道路上雖已邁出堅實步伐，但遺憾的是，這種探索缺乏一個全局、統一的技術指導框架。具體而言，不同事業單位基于各自的技術基礎、業務需求及資源條件，選擇了多樣化的數字化技術路徑。這種技術選擇的差異性，直接導致了數字化檔案在文件格式、元數據標準、加密解密方式、存儲介質以及數據交換協議等方面呈現明顯的多樣性。這種多樣性的存在，為后續的數據整合、遷移、共享乃至長期保存帶來了巨大挑戰。數據整合方面，由于標準不一，不同單位間的檔案數據難以實現無縫對接，往往需要投入大量的人力、物力開展格式轉換、數據清洗等預處理工作，不僅增加了工作成本，還延長了數據整合的周期，降低了工作效率。在數據共享層面，標準的缺失更是成為制約信息共享的瓶頸，使得原本應該互聯互通的數據資源成了一座座信息孤島，難以發揮檔案資源的整體效益。更為嚴重的是，技術標準與規范的不統一還引發數據兼容性問題。隨著技術的不斷進步和迭代，舊有的數字化檔案可能面臨無法在新系統中正常讀取、解析的風險，導致數據丟失或損壞，給檔案的安全保管和有效利用帶來巨大威脅。

3.數據安全與泄露個人隱私的風險

開展檔案數字化建設，信息安全與隱私保護問題如同雙刃劍，既推動著檔案管理的現代化進程，又對其安全性與合規性提出了前所未有的挑戰。隨著技術的不斷進步，檔案數據已不再是簡單的文字記錄，而是包含了圖像、音頻和視頻等多種形式的復雜信息集合，這些信息一旦遭受侵害，其后果將難以估量。數字化檔案存儲在計算機系統中，雖然極大地方便了信息的存儲、檢索與共享，但也使其成了網絡攻擊者的重點目標。網絡攻擊手段層出不窮，從簡單的釣魚郵件、惡意軟件到復雜的分布式拒絕服務攻擊（DDoS）、高級持續性威脅（APT）等，都嚴重威脅著檔案數據的安全。一旦系統被攻破，數據被泄露、篡改或刪除的風險將急劇上升，不僅可能導致個人隱私的曝光，還可能影響單位的正常運營乃至國家安全。檔案內容的特殊性要求在保障信息安全的同時，必須高度重視隱私保護。個人隱私是公民的基本權利，而單位機密則是企業乃至國際競爭力的核心所在。在檔案數字化的過程中，如何平衡信息共享與隱私保護的關系，成為一個亟待解決的問題。

4.專業人才匱乏與培訓不足

在檔案數字化建設的過程中，專業人才短缺與技能不足的問題如同一道難以逾越的鴻溝，深刻影響著進程的推進速度與質量。隨著信息技術的飛速發展和檔案管理的日益復雜化，對于既精通檔案管理理論又熟練掌握信息技術的復合型人才的需求愈發迫切。然而，現實情況卻是，這樣的人才在市場上顯得尤為稀缺，成為制約檔案數字化深入發展的關鍵因素之一。

一方面，檔案數字化不只是將紙質檔案轉化為電子形式那么簡單，它涉及檔案信息的采集、整理、分類、存儲、檢索和利用等多個環節，每一個環節都需要專業的知識和技能來支撐。這就要求從業人員不僅要具備深厚的檔案管理專業知識，如檔案學基礎理論、檔案法規政策和檔案保護技術等，還要熟練掌握現代信息技術，如數據庫管理、網絡技術和信息安全等。然而，這樣全面發展的復合型人才在市場上供不應求，難以滿足事業單位日益增長的需求。

另一方面，部分現有檔案管理人員雖然擁有豐富的檔案管理經驗，但面對數字化浪潮的沖擊，他們可能缺乏必要的數字化技能和知識，難以迅速適應新的工作環境和要求。這些人員可能對于計算機操作、軟件應用及網絡通信等現代信息技術感到陌生，甚至存在抵觸情緒，導致在推進檔案數字化過程中出現技術瓶頸或操作失誤等問題，不僅影響了檔案數字化的工作效率和質量，還可能對檔案信息的安全性和完整性構成威脅。

三、事業單位開展檔案數字化建設的對策與建議

1.創新管理理念，打破思維慣性

為了克服傳統管理觀念和思維慣性對檔案數字化建設的阻礙，需要采取一系列措施。

一要積極開展宣傳教育，加深檔案管理人員的思想認識。通過組織專題培訓、講座和研討會等形式，深入剖析數字化建設的必要性和緊迫性，讓管理人員充分認識到傳統模式的局限性以及數字化轉型帶來的機遇與優勢。同時，要強調數字化轉型對于提高工作效率、優化資源配置以及加強信息安全等方面的重要作用，激發管理人員的內在動力，提升他們參與數字化建設的積極性和主動性。

二要鼓勵創新思維，打破思維慣性的束縛。在數字化轉型的過程中，要鼓勵管理人員敢于嘗試新事物、新方法，勇于突破傳統框架的束縛。通過建立激勵機制和容錯機制，為管理人員的創新實踐提供有力保障和支持。同時，要加強與其他先進單位的交流與合作，借鑒其成功經驗和做法，不斷拓寬視野、開闊思路。

三要注重實踐探索，推動思想解放的深入發展。在數字化轉型的實際操作中，要鼓勵管理人員積極探索適合本單位特點的數字化建設路徑和模式。通過不斷地實踐、總結、反思和優化，逐步建立一套符合自身需求的數字化管理體系。在這個過程中，管理人員要不斷總結經驗教訓、調整思路和方法、提高能力和素質，實現思想解放與能力提升的良性循環。

2.制定統一技術的標準與規范

為了打破技術標準與規范的不統一這一僵局，確保數據的高效流通與價值的全面挖掘，事業單位應發揮其統籌協調的職能，制定并出臺一套全面、細致且具備前瞻性的檔案數字化相關標準。

應組織專家團隊深入調研當前事業單位檔案數字化建設的現狀，細致分析針對技術標準與規范不統一的問題。通過廣泛收集各單位的意見與建議，結合國內外先進經驗，制定出一套既符合國情又與國際接軌的技術標準體系。這套體系應涵蓋數字化檔案的全生命周期，從數據采集、處理、存儲到檢索、利用、共享及長期保存等各個環節，均需有明確、具體的標準和規范。

在文件格式方面，應確立一種或幾種主流且兼容性強的文件格式作為標準化要求，以減少后續數據整合的復雜性和成本。同時，對于已存在的非標準格式檔案，應制定詳細的轉換指南和流程，確保數據的平穩過渡。在元數據標準上，應構建一套統一的元數據框架，明確各類檔案必須包含的元數據項及其描述規范，以提高數據的可檢索性、管理和利用。

加密解密方式和存儲介質的選擇同樣重要。主管部門應推薦采用先進、安全且兼容性好的加密解密技術，確保數字化檔案在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，針對存儲介質的選擇，應考慮到數據的長期保存需求，推薦采用穩定性高、容量大和易于管理的存儲解決方案，并制定相應的存儲管理規范。

此外，數據交換協議也是制定統一技術標準與規范不可或缺的一環。為了促進不同單位間檔案數據的無縫對接和高效共享，主管部門應制定統一的數據交換標準和協議，明確數據交換的格式、流程和安全要求等，為數據資源的互聯互通提供堅實保障。

3.數據防護嚴密與隱私安全無憂

為了加強信息安全防護、完善隱私保護機制，需要從多個方面入手，構建信息安全防護體系。

首先，建立健全的安全管理制度。應明確安全管理責任，加強安全培訓與教育，增強全員的安全意識，提高其技能水平。同時，還需要加強與相關部門的合作與溝通，共同應對信息安全與隱私保護方面的挑戰。

其次，加強基礎設施建設。可以引入先進的安全防護技術，如防火墻、入侵檢測系統和安全審計系統等，構建多層次的安全防護體系。定期對網絡開展安全掃描與滲透測試，及時發現并修復潛在的安全漏洞。與網絡安全服務商合作，引入專業的安全服務與解決方案，提高整體安全防護水平。

再次，建立健全的訪問控制機制。明確不同用戶或角色的權限范圍，實施嚴格的身份認證與訪問控制策略，防止發生未授權的訪問。通過采用多因素認證、動態口令等安全認證方式，提升用戶身份驗證的安全性。同時，加強對訪問行為的監控與審計，及時發現并處理異常訪問行為。

最后，強化安全教育與培訓。定期對檔案管理人員開展信息安全教育與培訓，增強其信息安全意識與防護技能。通過案例分析、模擬演練等方式，讓管理人員深刻認識到信息安全的重要性與緊迫性，掌握應對安全事件的基本方法與技巧。

4.加強人才培養與引進

為了解決專業人才短缺與技能不足的問題，需要從多個方面入手。首先，加強人才培養與引進。通過設立相關專業、開設培訓課程以及提供實踐機會等方式，培養更多符合市場需求的復合型人才。積極引進外部優秀人才，為檔案數字化建設注入新鮮血液；其次，加強現有檔案管理人員的培訓與教育。通過開展定期培訓、組織經驗交流及鼓勵自主學習等方式，提高其數字化技能和知識水平，使他們能夠更好地適應檔案數字化工作的需要。最后，還可以建立激勵機制，如設立技能提升獎勵、職業發展路徑規劃等，鼓勵員工積極學習新知識、掌握新技能，將個人成長與檔案數字化進程緊密相連，為檔案數字化建設貢獻自己的力量。

四、結束語

事業單位檔案數字化建設面臨技術、管理、安全以及人員等多方面挑戰，針對這些問題，本文提出了轉變管理觀念、統一技術標準、構建安全防護體系以及人員培訓與引進等對策。通過多重措施克服這些障礙，推動檔案數字化建設，不僅將顯著提高檔案管理的效率與現代化水平，還為事業單位的信息資源共享與利用提供了有力支撐。因此，持續深化檔案數字化建設工作，對于促進事業單位乃至整個社會的信息化發展均具有重要意義。

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作者單位：陜西省漢中市財政局