對智能化人事檔案室擴展應用探析

摘 要：陽信縣人社局就業和人才服務中心的智能檔案室包含綜合數字化、日常管理和盤點閱檔等系統。日常管理系統通過自動化裝置測控溫濕度、保障安全并主動告警，自主安全系統采用智能“十防”管理檔案安全。此外，建立了檔案與數據等級劃分標準，實現分級分類管理，并據此制定檔案長期保存原則，提升合規管理水平。同時，利用CiteSpace對檔案學期刊論文進行聚類分析，探討檔案管理與應用的發展趨勢，對比當前服務水平，分析計算機信息系統在檔案管理中的應用。通過案例研究，探索檔案管理與應用的新方法，以更好地指導實踐。

關鍵詞：檔案智能化管理；分類分級管理與應用；信息化檔案建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發展和智能化技術的廣泛應用，人事檔案的管理模式正經歷著前所未有的變革。智能化人事檔案室的擴展應用，不僅提高了檔案管理的效率和準確性，還為人力資源的優化配置和決策提供了有力支持。本文旨在探討智能化人事檔案室擴展應用的現狀、挑戰與機遇，通過深入分析智能化技術在檔案管理中的應用實踐，為相關領域的研究者和實踐者提供參考和借鑒。

一、案例背景

1.背景引入

濱州市縣域的流動人員人事檔案管理獲得社會認可，以陽信縣為例，縣公共就業和人才服務中心（以下簡稱中心）給流動人員提供較完善的智能化檔案管理服務，檔案室以綜合數字化管理系統、日常管理系統及盤點閱檔系統等智能化系統組成，在檔案分類分級管理、檔案長期保存以及合規管理等方面探索提高服務水平、服務質量和辦事效率的方法。由于查閱檔案內容仍需現場辦理，為此，中心在人事檔案管理與應用方面參照先進經驗，參考最新資料，結合計算機信息管理系統，運用工程檔案領域BIM技術，嘗試提出BIM技術應用于檔案可視化查閱工作，為濱州市內各區縣遠程查閱檔案工作提供支撐。

2.案例分析方法

主要的分析方法是個案研究法和文獻研讀法。個案研究法是對陽信縣流動人員人事檔案管理展開分析，以智能化檔案室的綜合數字化管理系統、日常管理系統和盤點查閱系統等為基礎，挖掘智能、安全、方便、快捷及高效的檔案管理價值，利用好流動人員檔案整理、歸檔、鑒定和分組分類，推廣濱州市域智能化檔案管理領域的長期保存及合規管理等創新做法，做好流動人員就業創業服務；文獻研讀法是運用CiteSpace對新近CNKI收錄的200篇期刊論文的關鍵詞及聚類展開分析，CiteSpace提供的聚類算法有潛在語義索引（Latent Semantic Indexing，LSI）、對數極大似然率（Log-likelihood Rate，LLR）、互信息（Mutual Information，MI），本文采用LLR算法對關鍵詞聚類，該算法傾向表現聚類網絡唯一性、獨特性，以了解檔案管理與應用方面的研究方向和主題。運用CiteSpace分析數據后得出聚類，所得聚類模塊值（Modularity）為0.5135，大于0.3，聚類結構顯著，平均輪廓值（Silhouette）為0.8657，大于0.5，說明聚類結果可信度較高。結合案例研究分析情況，得出智能化檔案管理趨向信息化方向發展。

二、主要過程

1.案例起因

2022年4月，陽信縣委組織部、縣人社局公共就業和人才服務中心根據中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門《關于印發〈流動人員人事檔案管理服務規定〉的通知》（人社部發〔2021〕112號）、《流動人員人事檔案管理服務規范》 （GB/T32623-2016）、《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）、《流動人員人事檔案安全管理規范》 （LD/T04-2020）、人力資源社會保障部辦公廳《關于加快推進流動人員人事檔案信息化建設的指導意見》 （人社廳發〔2018〕102號）、山東省人力資源和社會保障廳《關于開展流動人員人事檔案政策落實和服務提升活動的通知》（2019年4月）、中共濱州市委組織部《印發關于干部人事檔案規范提升的通知》（濱組辦發〔2022〕9號）等文件要求，經縣委、縣政府研究同意，以縣委組織部人事檔案室和人社局就業和人才服務中心人事檔案室為檔案整理工作場地，參照智能化檔案室標準，在全市率先建立智能檔案室，建立綜合數字化管理系統，對檔案室日常管理、盤點查閱等初步實現信息化、功能化模塊管理，簡化辦事流程，提高工作效率。

2.案例經過

為將檔案管理、查閱和消防等功能集于同一管理系統，智能檔案室將綜合數字化管理系統、日常管理系統和盤點閱檔系統等智能化系統集成一體。綜合數字化管理系統，突出檔案室管理信息化和智能化，以“智能、安全、方便、快捷、高效”為特色，面板式操控，直觀簡捷。人臉識別、指紋密碼和鑰匙相結合開鎖，智能化監控系統對整檔室、閱檔室和庫房三室實時動態全方位管控，監控錄像長期保存。盤點閱檔管理系統為檔案標記電子化標簽，采用系統盤點并導出相關數據，實現檔案電子化快捷調閱管理，中心組織第三方機構將現存的5萬余份高校畢業生檔案和其他流動人員檔案信息全部錄入信息系統檔案管理模塊，實現檔案查詢與寄遞快捷方便。新的盤點閱檔系統投入使用后，較以往查閱方式更方便、規范。通過電子化標簽檔案目錄，初步具備可視性，為檔案分類分級管理、長期保存及合規管理等提供基礎支撐。

三、關鍵措施

運用個案研究法，分析檔案管理的重要性與時代特征，對陽信縣人事檔案分類分級管理、長期保存應用方面展開分析。

1.檔案管理的重要性

第一，對中心服務流動人員的指導作用。中心根據流動人員檔案資料，了解流動人員就業優劣勢，為開展就業創業主題活動提供信息支撐。

第二，流動人員人事檔案為縣域職業教育發展指引方向。中心管理的流動人員人事檔案以專科、本科畢業生為主，根據就業情況分析各專業就業難易度，為職業教育專業設置與調整做鋪墊。

第三，法律憑證作用。檔案記載人員教育、工作和政治面貌等信息，是翔實的原始記錄憑證，有助于公正、客觀地維護權益和解決糾紛。

2.檔案管理時代特征

信息技術時代，利用數據庫技術、數據壓縮技術及高速掃描技術等技術手段，將紙質、聲像文件等傳統載體檔案，系統組織成有序結構的電子化檔案信息庫。AI廣泛應用，實現檔案自動分類、檢索、存儲及自我保護等功能。檔案智能化是檔案現代化管理的指標之一，是今后檔案管理的工作方向，也為檔案分類存儲，減少工作量，提高工作效率和工作安全性，打下堅實基礎。

3.分類分級管理措施

智能化檔案盤點查閱系統將檔案資料轉化為信息數據管理，注重拓展數據的縱深范圍和橫向邊界，強調數據的基礎性、海量性，利用多重技術工具開發數據價值，將檔案分類分級組織管理與數據管理相對應處理，在挖掘智能化條件下，檔案分類分級管理創新做法。

4.檔案合規管理措施

合規是指業務行為符合法律法規、監管規定及行業準則等要求。檔案合規管理除了規章制度要求外，重點是建立合規框架體系，建立在風險控制管理基礎上的檔案合規管理。風險控制管理多見于企業日常經營管理，檔案管理機構屬性為機關事業單位，可以借鑒風控管理辦法應用于檔案合規管理。

陽信縣建立檔案合規管理體系，從風險識別、風險控制和保障機制等方面開展檔案合規管理。首先，注重檔案合規文化建設。通過新媒體工具學習檔案合規管理案例，宣傳“主動合規和合規創造價值”的合規理念，培育檔案管理合規文化，培養檔案資料隱私保護習慣并開展相應培訓；其次，開展檔案合規管理宣傳教育。對規章制度反復學習，對檔案信息分類分級查閱，確保檔案信息準確、資料齊全；最后，建立運行保障機制。考慮檔案資料安全性和大規模信息檢索的效率，以檔案合規管理追溯來保障日常合規管理工作的安全平穩實行，采用“一主二從”模式構建檔案合規管理追溯控制體系。

5.檔案管理與應用趨勢分析

根據CiteSpace的論文關鍵詞及聚類檢索，目前，對檔案管理與應用關注集中在信息化、AI等技術進步引領下的檔案管理應用突破。對《檔案學通訊》《檔案學研究》等期刊論文重點研讀，同時，學習參考美國Drexel大學陳超美教授對信息可視化、圖譜應用等方面的前沿研究成果，預判未來檔案管理與應用向可視化便捷應用方向發展。

四、實施效果

1.分類分級管理效果分析

對檔案資料量化得出分值，按行政級別檔案資料庫、專業人員檔案資料庫及一般人員檔案資料庫等三類框架數據庫劃分，并將三類框架數據建立橫向聯系，建立模塊化管理，可以根據需要調整框架數據庫信息并賦值，可應用于分析流動人員就業創業的關鍵要素。

2.長期保存與合規管理效果分析

中心與第三方管理機構建立合作，建立檔案資料信息倉儲。將傳統檔案以信息數據形式存儲于計算機中，將分類分級檔案框架體系融入檔案信息倉儲中，建立長期化、動態化檔案資料應用與管理。借鑒NARA保存策略實行風險規劃，對各類檔案資料的客體受侵害程度賦值，量化后采取優先維護高風險檔案資料的長期保存策略，同時，根據客體受侵害程度實行風險評估并規避風險。

為方便給群眾提供檔案咨詢與服務，中心通過查閱資料信息倉儲庫，以視頻語音等方式解答群眾的檔案問題，檔案服務具有真實性、可訪問性及可用性，使各項服務更加便民。陽信縣積極推進流動人員人事檔案長期保存工作優質高效開展。檔案長期保存工作的深入開展，促進檔案信息化、智能化建設，以“全程網辦”為主要模式，流動人員人事檔案接收、轉出、材料收集、查閱以及依據檔案信息出具相關證明等實現全省通辦、跨省通辦，嚴格規范執行起到規避管理過程風險的作用。同時，線上線下均實現“一次辦好”，流動人員人事檔案轉遞等高頻服務事項（網上辦事） 實現“零跑腿”。

3.BIM技術可視化應用價值與效果淺析

BIM軟件技術和云技術是基于BIM建筑工程檔案信息可視化的相關技術，在工程檔案領域的應用效果較好，可以高度還原出效果圖，也可呈現實景圖，此技術可以應用于工程檔案以外的其他檔案領域，提高了檔案信息化管理水平，便于管理人員對信息化檔案控制管理。為實現可視化，BIM模型構件與對應的檔案資料開展關聯處理，Autodesk BIM360 Docs云平臺提供了超鏈接方式，對電子文檔實行關聯，可實現線上查閱、審核檔案資料。

五、社會影響與啟示

1.運行效果評價

要素賦值方法下的分類分級檔案管理方法，將檔案賦值展開分類分級管理，運用數字綜合管理系統實現智能化分類，同時，便于檔案長期保存，提高檔案風控管理標準，并以此方法為基礎，提出檔案長期保存原則，對風險等級較高的檔案重點保存，對檔案管理風險防范與合規管理具有積極作用。通過實現分類分級檔案信息化管理以來，陽信縣公共就業和人才服務中心共實現網上轉出大學生檔案5800余份，網上轉入5500余份，網上查閱檔案2600余人次。以檔案電子信息化管理、網上轉遞和查閱等檔案管理與應用方式開展工作，顯著提高辦事效率，同時，大幅減少群眾辦事時間和經濟成本。

一是在檔案分類分級管理基礎上，將信息化手段與檔案長期保存二者融合，豐富檔案長期保存措施。通過網上轉遞、網上借閱和郵政EMS傳遞等線上線下結合的檔案管理措施，基本實現了流動人員檔案網絡化轉遞，這一舉措極大地提高了檔案轉遞工作效率，減少了辦事群眾來回奔波之苦。

二是檔案分級分類管理對于檔案風控合規有積極作用。不同類別檔案設置相應的風險等級，優先為高風險等級的檔案資料維護管理，提高檔案合規管理水平，規避檔案管理風險。在區縣信息化檔案管理設備設施條件下，檔案分級分類管理以及派生的檔案合規管理，為今后檔案電子化、智能化的發展打下了堅實的基礎，為建立數字型服務政府邁出了扎實的一步，社會效應長久而深遠。

三是強化公共信息分級管控措施。借鑒流動人員檔案的分類分級管理方法，進一步嚴格規范區縣公共信息分級管控，量化信息樣本采集、存儲、傳輸、加工和共享等流程標準。為檔案管理人員提供業務培訓，檔案管理規則制定提供基礎保障。同時，分級分類管理的實際操作環節簡捷，便于數據體量大的公共信息檢索，Java Web技術的系統穩定性在公共信息分級分類管理應用中，加大了信息安全管控力度，豐富了信息安全合規措施，可實現區縣廣泛應用，構建全市的信息安全和隱私防護體系。

2.啟示

檔案工作者要不斷學習吸收檔案信息技術、檔案學研究理論以及檔案管理與應用案例等知識，信息可視化、圖譜應用給檔案信息化保存提供了技術支持，推動了檔案管理分類分級、長期保存及合規管理等方面的進步。美國在檔案管理與應用的理論與實踐方面整體處于領先水平，美國的《2022-2026數字保存戰略》系統闡述了運用信息技術將檔案資料進行規模存儲，調整規模、技術和標準的變化應用，這些先進方法與理念要融入檔案管理工作中，改進工作方法，提高工作效率。

六、結語

綜上所述，智能化人事檔案室的擴展應用，既是人事管理工作邁向現代化的關鍵一步，也是適應信息時代發展、提高組織核心競爭力的重要舉措。通過整合大數據分析、人工智能算法以及云計算平臺等先進信息技術，人事檔案室在信息安全、資料檢索和決策支持等多個維度實現了顯著提升。未來，隨著技術的持續發展與應用的不斷深化，智能化人事檔案室將進一步推動人力資源的優化配置，為組織的可持續發展筑牢堅實基礎。

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作者單位：濱州市陽信縣公共就業和人才服務中心