鄉鎮檔案管理中的分類標準與規范化研究

摘 要：文章探討了鄉鎮檔案管理中的分類標準與規范化措施，通過分析當前鄉鎮檔案管理的現狀與挑戰，提出了一系列切實可行的策略與建議。概述了鄉鎮檔案管理的重要性，詳細闡述了檔案分類的標準與方法，包括一級類目與二級類目的設置、檔號編制規則等，從強化檔案管理建設、提升檔案工作人員技能、健全檔案管理制度、強化檔案安全保管等方面，全面論述了實現檔案管理規范化的具體路徑，總結了鄉鎮檔案管理規范化的重要意義，并對未來發展方向進行了展望。

關鍵詞：鄉鎮檔案管理；分類標準；規范化；檔號編制

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

鄉鎮檔案管理作為基層治理的重要組成部分，對于記錄歷史、總結經驗以及指導實踐具有重要意義。然而，長期以來，由于重視程度不足、管理機制不健全以及人員素質參差不齊等原因，鄉鎮檔案管理普遍存在分類不明確、管理不規范及檔案利用率低等問題。因此，加強鄉鎮檔案管理的分類標準與規范化建設，對于提高檔案管理水平、促進鄉鎮治理現代化具有迫切的現實意義。

一、鄉鎮檔案管理的重要性

1.鄉鎮檔案承載著豐富的歷史文化價值

鄉鎮的文獻資料全面描繪了該地區自創立至今的歷史演變，涵蓋了行政邊界的調整、重要事件的記錄和社會風氣的逐步變遷。這些文件猶如翔實的歷史教育資料，為后世提供了明確認識鄉鎮發展軌跡和文化延續的途徑。對鄉鎮級別的檔案實施有效管理，涉及對歷史資料實行保護和系統整理，此舉有助于避免歷史文化遺產被遺忘。深入探究鄉鎮檔案，有助于繼承和發揚地方文化特色，從而提升鄉鎮居民的文化認同和歸屬感。

2.鄉鎮檔案管理為科學決策提供有力支撐

經濟社會的全面發展，涉及鄉鎮的政策制定、項目執行以及民眾生活品質的提升，這些領域的進展與變遷均詳盡記錄在案。這些文件不僅反映了鄉鎮歷史上的成就與經驗，還為該地區的未來戰略規劃提供了珍貴的資料。鄉鎮治理的決策者在制定科學、合理的政策措施前，可通過查看歷史背景和實際情況豐富的檔案資料。鄉鎮治理工作的規范化和有效性，可通過政策效果評估和項目監督，并以鄉鎮檔案作為重要參考依據。

3.規范鄉鎮檔案管理，提高檔案利用效率

鄉鎮檔案管理與廣大居民的日常生產與生活緊密相連，其內容涵蓋了土地使用權轉讓、戶籍控制系統以及社會保障等關鍵領域。檔案的規范化管理確保了分類清晰、檢索便捷和利用高效，從而極大地滿足了公眾查詢和利用檔案的要求。群眾在辦理土地權屬確認和社會保障信息查詢等事務時，依賴于有序的檔案資料管理，幫助其在短時間內檢索到所需的文件資料，從而提高行政辦事的效率。檔案的高效應用，作為政府服務質量的一個重要指標，能夠提升公眾對政府的信賴度與滿意度。

二、檔案分類標準與方法

1.檔案一級類目的設置

在檔案管理中，鄉鎮檔案的一級類目構成其根本要素，該類目廣泛覆蓋鄉鎮的各個領域，并詳盡地展現鄉鎮的職能成效。在鄉鎮的檔案管理體系中，初步分類的頂層目錄一般涵蓋數個主要類別：

（1）文書類：在鄉鎮的檔案資源中，普遍存在的文檔源自各機關單位在日常工作中產生的原始資料。該資料詳盡地涵蓋了鄉鎮日常運作的各個層面，包括會議記錄、報告、咨詢及回復，成為鄉鎮歷史發展的重要見證。

（2）會計類：在鄉鎮級行政單位中，會計檔案承載著財務管理的基石作用，涵蓋了會計憑證、賬簿及財務報告等多種會計資料。鄉鎮級財務與經濟行為的文檔資料，是評價其經濟成長及制定相應經濟策略的關鍵依據。

（3）專業類：涉及鄉鎮特定業務領域的文件資料，如林權、農村土地承包及科技等類別的檔案。特定領域的鄉鎮工作成果與經驗的記錄對促進其專業化發展及提高工作效率至關重要。

（4）照片類：鄉鎮的諸多重要活動和成就，如基礎設施建設、文化活動以及民生改善，均通過照片檔案得以形象化地保存和記錄。這些圖像材料構成了鄉鎮歷史的關鍵部分，同時也作為呈現鄉鎮外觀的關鍵途徑。

（5）錄音錄像類：涉及政府機構或其外部關聯實體的音頻以及視頻記錄載體的文件，如會議的音頻記錄、活動的視頻資料等均被包含在內。鄉鎮工作檔案記錄方式更為生動且真實，能助力歷史場景的復原及工作實況的再現。

（6）實物類：特定物品，如獎杯、獎牌和錦旗等，構成鄉鎮在各類活動中取得的有形證明。這些具體物品承載著鄉鎮的榮譽與成就，是對其工作人員持續努力的一種激勵。

（7）人事檔案類：鄉鎮工作人員的個人資料、職業軌跡以及職責調整等相關記錄，構成了對其人力資源實行有效管理的關鍵資料。

2. 檔案二級類目的設置

在鄉鎮層級的檔案管理工作中，對一級類目實行細分，形成二級類目，這種分類方式旨在提升檔案檢索的精確性，提高操作的效率。在鄉鎮層面，二級類目的構建需與當地具體工作緊密相連，針對“文書類”檔案，可將其具體劃分為“辦公室文件”“黨建工作文件”及“社會事務文件”等二級類目，分別對應由鄉鎮辦公室、黨建工作辦公室和社會事務辦公室產生的文件材料。

針對鄉鎮特有的業務范疇，可以對專業檔案資料實行細分，創建相應的二級分類系統。在鄉鎮一級，根據林權管理、農村土地承包及科技推廣等不同職能領域，分別構建以“林權類文件”“農村土地承包類文件”及“科技類文件”的二級檔案分類體系。特定的配置方式能夠有效地映射出鄉鎮在指定事務上的努力與成就，從而為執行相應業務提供堅實的檔案資料保障。在構建二級分類體系過程中，需認真考慮文件保存的時間長度及信息利用的重要性。針對那些保存時間較長且較重要的文件資料，應當增設獨立的二級分類來實行專門管理，以此保障這些文件資料能夠被適當地保存與充分利用。

3.檔號編制規則

檔號作為檔案存取的標識，承擔著統計和監督的任務，在檔案管理體系中占據著不可或缺的地位。在鄉鎮級別的檔案保管工作中，檔號的編制必須依照一致的標準化準則，保障每份檔案的唯一性標識。檔案管理人員通過此方法，不僅能迅速且精確地找到目標檔案，還能有效提高檔案檢索和使用的效率。

檔號結構這一概念涉及諸多構成要素，如全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限代碼、機構（問題）代碼以及件號等。全宗號用以唯一標識檔案所屬的鄉鎮。用于標識各類檔案的代碼系統，對于區分和管理文件資料至關重要。每年形成的文件集合，標識了具體的年代；檔案保管時間長度標識符，用以確定文件存儲的必要時長。特定的問題編碼，用以標識檔案隸屬于哪一個機構或者關聯哪些具體問題。在同一部門或問題范疇內，每一份檔案均被賦予一個唯一的標識序列，該序列即所謂的件號。在創建文件編號時，必須遵守一系列既定的規范與準則。每份檔案均應配備一個獨一無二的識別碼，以確保其身份的專有性。在檔案管理中，檔號一旦確立，即代表其具有持續不變的屬性，編制此號的過程應嚴謹，以確保其一致性和可靠性。

三、實現檔案管理規范化的路徑

1.加強鄉鎮檔案管理建設

鄉鎮管理層須對檔案事務給予充分關注，并確保其作為關鍵行政任務之一得到相應安排，定期召集鎮及村干部集會，針對在檔案管理過程中遭遇的難題展開討論。領導層的積極參與和不懈推進，為檔案管理的規范化提供了堅實的支撐和確保。領導層的關注不僅為檔案管理工作賦予必需的資源與支持，還提高了全體干部對檔案管理工作的認知與重視水平。建立專門的管理機構，制定明確的分類準則，確立文件存放的具體位置，并配置所需的設備設施，如鐵制的文件柜和標準的檔案盒子。明確分類規則與指定存儲位置，能夠顯著提高檔案管理工作的效率及其準確性，確保檔案資料可以根據既定準則予以分類、存儲，從而極大地方便今后的檢索與應用過程。此外，必要的硬件配備是保障檔案存儲安全與持久性的關鍵。

為了打造一個高效運轉的檔案管理系統，必須在資金上給予支持，同時完善檔案管理部門的基礎設施建設，為檔案管理工作提供一個有利的開展環境。規范化檔案管理得益于政府提供的資金支持，這一舉措是推動整個過程的關鍵因素。政府通過劃撥資金，能夠助力鄉鎮檔案部門優化其基礎設施，購買先進的檔案管理軟件與硬件設備設施，能夠極大地提高檔案處理的速度與精確度，構建符合規范的檔案存儲設施，用以保障檔案材料的安全與長期存放。詳情如圖1所示。

2.提升檔案工作人員技能

在鄉鎮設立檔案管理機構，同時配置專門負責管理的工作人員。專職人員需精通檔案管理相關的專業知識和技能，以便能夠有效地執行檔案的搜集、分類、存儲及應用等任務。針對鄉鎮級別的單位，應當對從事專業工作的人員開展相應的培訓，確保其能夠精通業務技能，順利開展檔案創建與管理活動。理論教學與實務操作并重，對檔案管理工作涉及的理論知識與法律法規開展系統培訓，旨在提升參訓者的專業技能。檔案工作人員的專業素養和工作能力可以通過培訓得到提升，進而更有效地執行檔案管理職責。

隨著信息技術的發展，檔案管理工作正朝向數字化與網絡化轉型，以適應現代社會的發展需求。檔案管理人員須持續更新其管理技能與方法，以跟上時代的進步。對于鄉鎮檔案管理領域，上級檔案工作人員對下屬機構定期開展輔導與教學是整體提升檔案管理質量的重要手段。上級專業指導與培訓能夠助力下級檔案部門標準化開展檔案管理工作，確立檔案管理規范與要求，進而實質性地提高鄉鎮檔案管理部門的管理效能，不僅有利于其更好地施展職能，還保障了檔案資料的準確性與完整性，從而強有力地支持鄉鎮各項工作的開展。如表1所示。

3.建立健全檔案管理制度

為了規范化開展檔案管理，鄉鎮單位需根據自身具體條件，制定并不斷完善包括《檔案收集歸檔制度》《檔案整理制度》《檔案查（借）閱制度》在內的一系列檔案管理規定。制度應明確界定檔案管理的各個環節和流程，以保證從檔案的收集整理、歸檔入庫到借閱利用等環節均能按章操作，依規執行。

制度是對檔案工作各個環節實行科學化和規范化管理的關鍵手段，可以有效提升檔案管理的水準。《檔案收集歸檔制度》規定了關于檔案整理的詳細準則，涵蓋了檔案資料收集范圍、規定的存檔期限以及必須滿足的歸檔條件《檔案整理制度》的制定旨在明確對檔案材料實行系統性分門別類、詳盡目錄編制以及精美裝訂的具體規范與操作流程。《檔案查（借）閱制度》明確檔案查閱及借閱的相關流程、權限與保密規定等方面。通過構建并落實一系列制度，能夠對檔案保管活動實行有效規范，進而提高鄉鎮檔案管理工作的效率及精確度。

4.加強檔案安全保管

確保檔案安全工作至關重要，應遵循“預防為主，防治結合”的原則，并嚴格執行防盜、防火以及防潮等“十防”工作要求，完善檔案安全管理機制。為了加強檔案室的安全性能，對其實行必要的防護措施改進和系統提升是至關重要的。對檔案庫房實行安全加固，通過安裝防盜門窗、避光窗簾及滅火器具等設備設施，能夠有效避免檔案被盜竊、損毀。

同時，對檔案管理安全領域展開持續的教育和嚴格的檢查是關鍵環節，有助于提升全體干部對檔案安全重要性的認知。應定期實施檔案的安全性評估，能夠有效地識別并解決可能出現的安全漏洞，保障檔案資料的完整與安全，并完善涉及檔案安全方面的應急預案及相應的處理流程。

四、結論

鄉鎮檔案管理的分類標準與規范化建設是提高檔案管理水平、促進鄉鎮治理現代化的重要途徑，通過加強檔案管理建設、提升檔案工作人員技能、建立健全檔案管理制度以及加強檔案安全保管等措施，可以有效解決當前鄉鎮檔案管理中存在的問題，推動檔案管理工作向制度化、規范化和科學化方向發展。未來，隨著信息技術的不斷發展，鄉鎮檔案管理還應積極探索數字化、網絡化等新型管理方式，進一步提高檔案管理效率和利用價值，為鄉鎮經濟社會發展提供更加有力的支持。

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作者單位：黑龍江省牡丹江市陽明區鐵嶺鎮綜合文化站