新質生產力背景下電子會計檔案的智能化躍遷

目前，我國人工智能產業規模不斷壯大，產業滲透率持續提升，加速了產業優化升級，也為社會各領域帶來了廣泛的創新機遇。預計2025—2035年，人工智能產業規模將從3985億元增長至17295億元，復合年增長率達15.6%。將人工智能技術應用于會計檔案管理，能提高文件查詢與保存效率，增強保密性與安全性，促進檔案資源深度利用與價值挖掘。

然而，會計檔案在轉型過程中存在諸多問題，如技術應用與現有系統的兼容問題、數據安全和隱私保護挑戰、人員培訓和技能提升滯后等。會計檔案管理需要在信息基礎設施建設、智能管理工具應用、人才培養與隊伍建設、業務流程優化、數據安全和隱私保障等多個層面上進行調整。在新質生產力發展的背景下，我們提出了一些可操作的路徑，為下一步企業電子會計檔案的應用提供了參考。

人工智能賦能會計檔案數字化處理的作用機制

提高文件查詢和保存效率。會計檔案管理任務復雜龐大，傳統的人工管理效率低且易出錯。人工智能技術的引入，為會計檔案的查詢和保存帶來了革命性的變化。通過自然語言處理（NLP）和機器學習技術，檔案管理人員可開發出高效智能檢索系統。用戶輸入關鍵詞或自然語言描述，系統就能在海量檔案中快速提取所需信息，節省檔案管理人員的時間與精力。電子檔案存儲比紙質檔案更便捷高效。紙質檔案存儲需大量物理空間，查閱費時費力且容易損壞檔案資料；而電子檔案可進行數字化存儲，占用空間小，便于備份恢復，還能通過網絡傳輸實現信息快速共享傳遞。利用人工智能技術，檔案管理人員可將檔案數據自動歸檔存儲在云平臺或專用數據倉庫，保障數據安全，方便跨部門、跨地區數據共享與協同工作。

增強會計檔案的保密性和安全性。利用人工智能技術，檔案管理人員可以提高文件檢索的安全性。傳統紙質文件檢索可能會造成信息泄露，而人工智能檢索方式使得使用者在電腦上鍵入關鍵字，即可獲取相關資料，且不會出現多余信息。這既提高了查詢效率，又降低了泄密可能。同時，檔案管理人員可以通過對文檔訪問、使用日志及異常行為進行監測，有效防范應對風險。

提升會計檔案管理工作效率和質量。利用光學字符識別（OCR）技術，檔案管理人員可對紙質會計文件自動識別并轉化為電子文檔。傳統的人工輸入效率低且易出錯，OCR技術節約了企業的人力物力，提高了數據精度，實現了會計憑證、報表等文檔的自動轉化，大大降低了檔案管理人員的工作量。

促進檔案資源的深度利用和價值挖掘。會計檔案蘊藏著豐富經營信息與利于企業決策的基礎信息，傳統檔案管理方法難以充分發揮其潛力。隨著人工智能技術發展，檔案資源的深度開發利用成為可能。利用數據分析與挖掘方法，檔案管理人員可以從多角度剖析會計記錄，找出規律與發展趨勢。傳統的數據處理方式費時費力，人工智能可以利用自動工具快速加工分析海量數據，形成可視化報告、圖形，有助于企業更好地掌握經營情況，發現問題與風險，為科學決策奠定基礎。

電子會計檔案應用存在的問題

數據交互與功能整合存在問題。會計文件管理系統通常有成熟信息管理平臺，部分已運行多年，業務流程和數據結構相對固定。在實際應用中，檔案管理人員要對已有的系統進行重構升級，在實踐中面臨著諸多困難，技術兼容就成了一個很大的問題。既有系統采用了舊技術架構與數據庫，而人工智能采用的是最新算法與模式，二者在技術棧上存在差異，導致了數據交互與功能整合的難度大。

財務數據獲取與處理存在風險。人工智能技術的引入使檔案管理人員對會計檔案的電子數據進行大量收集處理，若保密措施不當，容易造成數據泄露或被利用。隨著人工智能的發展，海量文檔數據集中存儲在云中，對存儲平臺的安全穩定性要求提高。同時，大數據多維分析使用需經過多個環節流通存取，如何保障用戶數據使用時不受侵犯，是一個亟待解決的問題。

人才培養與技能提高存在差距。會計檔案管理工作涉及大量資料處理與管理工作，人工智能技術的引入要求工作人員具備較高能力。然而，目前的干部培養和技能升級機制很難與科技進步同步，阻礙了人工智能技術的推廣。如何確保員工熟練運用人工智能技術，是當前會計檔案管理工作的一大難點。

電子會計檔案應用的發展路徑

建立AI賦能的會計檔案電子化系統。檔案管理人員可以構建一套數字檔案體系。該系統需具備高效率、高安全性、高可靠性等特點，具備快速處理存儲海量會計文件、支持多個用戶在線同步操作的能力，以保障高效查詢與管理。數據安全方面，檔案管理人員可以使用SSL（安全套接層）/TLS（傳輸層安全性協議）、AES（高級加密標準）等高級密碼學方法，防止數據在傳輸保存時被盜取或篡改。同時，系統應配備強大的存取控制機制，對檔案資料實施認證管理，確保只有授權人員可以存取處理。此外，系統應該提供數據的備份與恢復功能，避免突發事件造成數據損失。

構建基于自然語言處理（NLP）與機器學習的智能化檢索系統。傳統的人工搜索費時費力、容易漏失，而基于深度學習的智能搜索方法能準確理解用戶需求，實現對文檔內容的智能匹配。用戶只要在文檔中鍵入關鍵字或文字說明，系統就可以迅速查找到所需的文檔資料。系統還可根據用戶需求與反饋，持續調整算法，提高搜尋準確性與用戶滿意度，提高政府會計文件檢索效率，減輕檔案管理員的工作量。

重構檔案歸檔程序。檔案管理人員可以利用人工智能技術優化會計文件歸檔過程，實現自動采集、分類、保存，減少人為干預，提高存檔效率與精度。傳統的文件存檔需大量手工操作，耗時易出錯。檔案管理人員可以利用OCR、自然語言處理、機器學習等智能存檔手段，實現案卷自動處理。OCR能夠對文檔中的文本內容進行自動識別、提取，并將其轉化成電子文檔，該技術能夠從文檔中自動抽取重要信息，并產生元數據標記；而機器學習則能使電子文檔的分類與存檔自動化。這進一步提高了文件的歸檔效率，降低了文件管理員的工作量。

加強人員培訓。企業可以通過聯合大學、研究所等機構，對管理者進行培訓，使其更好地了解和運用人工智能技術。培訓內容可涵蓋人工智能基礎知識、數據處理技術、智能化檔案管理系統使用等，確保使用者全面掌握所學技術。

在人工智能的推動下，我國會計檔案工作正向數字化、智能化方向發展。通過構建信息化基礎設施、運用智能化管理工具、強化人才培訓和團隊建設、優化業務流程、保證數據的安全性和保密性，企業可提高檔案管理工作的效率與品質，降低管理成本。但目前，我國仍然存在著人才引進困難、評價機制不健全、技術可接受程度較低等問題，對此，我們必須采取系統的戰略措施來應對。未來，隨著人工智能技術發展和運用，會計檔案管理將向智能化、自動化方向邁進。