于部人事檔案數字化管理的優化路徑探索

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、學習工作經歷、專業素養、工作作風，以及家庭狀況、社會關系等情況的真實記錄材料，是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。在數字中國建設加速推進的時代背景下，干部人事檔案管理的數字化轉型成為必然趨勢，這不僅是順應信息技術發展潮流的需要，更是提升檔案管理質量與效率、強化檔案服務功能的關鍵舉措，對推動組織人事工作科學化、規范化意義深遠。

一、干部人事檔案數字化管理的內涵與優勢

（一）數字化管理的內涵

干部人事檔案數字化管理是以計算機技術、信息技術、網絡技術為依托，運用數據庫、高速掃描、信息加密等技術手段，將傳統的紙質檔案、聲像檔案等轉化為數字化信息，構建有序的檔案信息庫，并通過現代化管理平臺實現檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、利用和共享的全過程管理。它遵循現代管理理念，融合多學科知識，打破了傳統檔案管理的時空限制，實現了檔案管理的信息化、智能化和高效化。

（二）數字化管理的優勢

1.提升管理效率

數字化管理極大地縮短了檔案查詢時間。傳統紙質檔案查詢需人工翻閱大量卷宗，效率低下且易出錯。而數字化檔案借助強大的檢索功能，可在瞬間定位所需信息，檢索結果精準、全面。以干部選拔任用工作為例，組織部門能迅速從檔案數據庫中獲取候選人的詳細信息，包括工作經歷、業績成果、考核評價等，為決策提供及時準確的數據支持，大大提高了選拔工作的效率和質量。同時，數字化管理簡化了檔案整理、歸檔流程，通過自動化的數據錄人和分類，減少了人工操作環節，降低了勞動強度，提升了整體管理效率。

2.促進資源共享與深度利用

數字化管理打破了檔案信息的孤島狀態，實現了多部門間的資源共享。組織、人事、紀檢等部門可根據權限實時共享干部檔案信息，避免了重復調閱、查詢帶來的不便，強化了工作協同性。同時，通過大數據分析、數據挖掘等技術，能夠對干部檔案信息進行深度分析，挖掘潛在價值。如通過對干部工作業績、培訓經歷、專業技能等數據的綜合分析，為干部的精準培養、崗位調配提供科學依據，充分發揮檔案信息在干部隊伍建設中的決策支持作用。

二、干部人事檔案數字化管理的現狀

（一）數字化進程加速推進

近年來，隨著國家對信息化建設的高度重視，干部人事檔案數字化工作取得了顯著進展。各級組織人事部門加大了對數字化建設的投人，購置了先進的掃描設備、存儲設備和管理軟件，建立了專門的檔案信息數據庫。許多地區和部門已完成了部分或全部干部人事檔案的數字化轉換工作，實現了檔案管理從傳統模式向數字化模式的初步轉型。一些發達地區的組織部門利用先進的信息技術，構建了功能完善的干部人事檔案管理信息系統，實現了檔案信息的實時更新、動態管理和遠程查詢，為干部管理工作提供了高效便捷的服務。

（二）技術應用逐漸廣泛

在干部人事檔案數字化管理過程中，多種先進技術得到了廣泛應用。掃描技術實現了紙質檔案向數字化副本的快速轉換，高分辨率的掃描設備能夠清晰捕捉檔案內容，確保數字化檔案的質量。光學字符識別（OCR）技術使掃描后的圖像文件轉化為可編輯的文本信息，方便進行檢索、編輯和統計分析。數據庫技術為檔案信息的存儲、管理和查詢提供了強大的支持，能夠高效組織和管理海量的檔案數據。同時，一些地區還引入了區塊鏈技術，利用其去中心化、不可篡改的特性，進一步增強檔案信息的安全性和可信度。

（三）管理模式逐步創新

數字化管理推動了干部人事檔案管理模式的創新。傳統的檔案管理以手工操作、分散管理為主，而數字化管理實現了集中式、網絡化管理。通過建立統一的檔案管理平臺，將分散在各個部門的干部人事檔案信息進行整合，實現了檔案資源的集中管理和統一調配。同時，借助網絡技術，實現了檔案信息的遠程傳遞和在線利用，打破了時間和空間的限制。一些部門還探索建立了“互聯網 + 檔案服務”模式，為干部提供在線查詢、證明開具等便捷服務，提升了檔案服務的便捷性和滿意度。

三、干部人事檔案數字化管理面臨的挑戰

（一）數字化標準不統一

目前，我國干部人事檔案數字化管理缺乏統一、規范的標準體系。不同地區、部門在數據格式、元數據標準、數據交換接口等方面存在差異，導致檔案信息在共享、交換過程中出現兼容性問題2。如部分地區采用的檔案數據格式不兼容，使得在跨地區、跨部門信息共享時，需要進行復雜的數據格式轉換，不僅增加了工作量，還容易出現數據丟失、錯誤等情況，嚴重制約了檔案信息資源的互聯互通和整合利用，阻礙了數字化管理的深入推進。

（二）網絡安全風險凸顯

隨著數字化程度的加深，干部人事檔案面臨的網絡安全風險日益嚴峻。網絡攻擊、數據泄露、惡意篡改等安全事件時有發生，給檔案信息安全帶來了巨大威脅。一方面，部分檔案管理系統的安全防護措施相對薄弱，存在安全漏洞，容易成為黑客攻擊的目標。另一方面，隨著移動辦公、遠程訪問的普及，檔案信息在傳輸過程中的安全風險增加。如在使用公共網絡進行檔案信息傳輸時，若未采取有效的加密措施，信息極易被竊取。此外，內部人員的違規操作、安全意識淡薄等因素也可能導致檔案信息泄露。

（三）人員素質有待提升

干部人事檔案數字化管理對管理人員的素質提出了更高要求。然而，目前檔案管理隊伍中，部分人員的專業素質和信息技術能力不能滿足工作需求。一些檔案管理人員缺乏系統的檔案專業知識，對檔案管理的規范、流程掌握不熟練；同時，計算機操作技能、信息系統應用能力不足，難以應對數字化管理過程中出現的技術問題。此外，部分人員對數字化管理的重要性認識不足，缺乏創新意識和主動學習精神，習慣于傳統的管理模式，無法充分發揮數字化管理的優勢。

（四）管理系統功能不完善

部分干部人事檔案管理系統功能存在局限性，無法滿足日益增長的需求。在檢索功能方面，一些系統的檢索方式單一、檢索結果不準確，難以滿足復雜的查詢需求。在數據分析功能上，多數系統僅能進行簡單的數據統計，缺乏深度挖掘和分析能力，無法為干部管理決策提供有力支持。此外，系統的穩定性和兼容性不高，在應對大規模數據訪問時，容易出現卡頓、死機等情況，影響檔案管理工作的正常開展。

四、干部人事檔案數字化管理的優化路徑

（一）完善數字化標準體系

國家應加強對干部人事檔案數字化標準制定的統籌規劃，建立一套涵蓋數據格式、元數據標準、數據交換規范、安全標準等方面的統一標準體系。明確各類檔案信息的數字化要求和技術規范，確保檔案信息在采集、存儲、傳輸、利用等環節的一致性和兼容性。同時，加強對標準執行情況的監督檢查，推動各地各部門嚴格按照標準開展數字化工作，促進檔案信息資源的互聯互通和共享利用。如制定統一的數據格式標準，規定所有干部人事檔案數字化后均采用通用的數據格式存儲，便于數據的交換和整合；建立統一的元數據標準，規范檔案信息的描述和標識，提高信息檢索的準確性和效率。

（二）強化網絡安全防護

加大對檔案管理系統網絡安全防護的投入，采用先進的安全技術手段，構建多層次的安全防護體系。如安裝防火墻、人侵檢測系統、防病毒軟件等，實時監測和防范網絡攻擊。加強數據加密技術的應用，對檔案信息在存儲和傳輸過程中進行加密處理，確保信息的保密性和完整性。同時，建立健全網絡安全管理制度，明確安全責任，加強對內部人員的安全培訓和管理，規范操作流程，防止因人為因素導致安全事故。定期開展網絡安全風險評估和應急演練，及時發現和消除安全隱患，提高應對安全突發事件的能力。

（三）提升人員綜合素質

加強檔案管理人才隊伍建設，通過多種途徑提升人員綜合素質。一方面，加大人才引進力度，招聘具有檔案專業背景、信息技術能力和管理經驗的復合型人才，充實檔案管理隊伍。另一方面，加強對現有人員的培訓，建立常態化的培訓機制。定期組織檔案業務知識培訓，使管理人員熟悉檔案管理的政策法規、規范流程；開展信息技術培訓，提升管理人員的計算機操作技能、信息系統應用能力和數據分析能力；鼓勵管理人員參加學術交流、行業研討會等活動，拓寬視野，了解行業最新發展動態，激發創新思維。此外，將數字化管理能力納人績效考核體系，激勵管理人員主動學習和提升。

（四）優化管理系統功能

持續優化干部人事檔案管理系統功能，提升系統的智能化、便捷化水平。加強檢索功能的優化，采用先進的搜索引擎技術，支持多條件組合檢索、模糊檢索等方式，提高檢索結果的準確性和相關性。完善數據分析功能，引人大數據分析工具，對檔案信息進行深度挖掘和分析，為干部選拔任用、培訓培養、考核評價等提供數據支持。如通過對干部工作業績數據的分析，發現潛在的優秀人才；通過對干部培訓需求數據的分析，制定個性化的培訓方案。同時，加強系統的穩定性和兼容性測試，及時修復系統漏洞，確保系統能夠穩定運行，適應不同設備和操作系統的訪問需求。

干部人事檔案數字化管理是適應時代發展的必然選擇，對于提升檔案管理水平、服務組織人事工作具有重要意義。隨著信息技術的持續進步，干部人事檔案數字化管理將不斷創新和深化，為國家治理體系和治理能力現代化建設提供更加有力的支持。我們應積極順應時代潮流，勇于創新實踐，不斷探索檔案數字化管理的新模式、新路徑、新方法，開創干部人事檔案管理工作的新局面。

參考文獻：

[1]全曉斌.干部人事檔案管理的主要問題及對策蘭臺內外，2024（12）：108-110.

[2]陳麗.數字化干部人事檔案的管理挑戰與應對策略].蘭臺內外，2024（36）：41-43.

作者單位：河北省產業轉型升級服務中心