書本式二次文獻的當代價值研究

關鍵詞：特色文獻；書本式二次文獻；目錄索引；《南京師大校報總目錄》；目錄學中圖分類號：G250 文獻標識碼：A

AbstractInthedigitaland networkedenvironment，traditional book-styledirectoryindexing techniquesstilhave relevance.This paper，based on the compilation project of the General Catalogue of Nanjing Normal University Newspaper，demonstrates thatbook-style secondary literature canstillserveasasolution forthe long-term preservation and utilization of specialized literature under specific conditions.This traditional technique deserves atention and reasonableutilization. Bibliography theoryshould also return to its roots in practical tool studies，ofering more necessary support and guidance for the contemporary compilation of book-style secondary literature.

KeyWordsspecialized literature; book-style secondary literature; directory indexing; General Catalogueof Nanjing Normal University Newspaper; bibliography

二次文獻編制是文獻有序化管理和傳播利用的基礎工作。數字技術興起之前，目錄索引、摘要匯編等二次文獻是圖書情報行業的重要工具，在相當長的歷史時期具有不可替代性，留下了《四庫全書總目提要》《書目答問》這樣的傳世經典。隨著數字技術的普及，傳統二次文獻逐漸被基于數字存儲的現代化檢索工具取代，相關研究也逐步轉向機讀目錄和數字資源應用領域。但同時對技術支持和人員、經費等投入的要求也越來越高，無形中提高了文獻資源保存和服務的門檻。對于很多未被數據庫收錄的文獻資源，尤其是地方特色文獻資源而言，傳統書本式二次文獻工具是否仍有其應用價值，相關研究和實踐比較有限。本文結合《南京師大校報總目錄》編制項目的實踐案例，探討在特定條件下為特色資源編制書本式二次文獻的必要性和實施過程。

1問題提出：南京師大特色文獻資源長期保存與利用的困境和對策

2002年以來，（以下簡稱“校圖書館”）對博碩士學位論文、老期刊、老報紙、音視頻資料等館藏特色資源進行了大量的數字化開發，先后建立了10多個相關特色數據庫。但因為各種原因，很多特色數據庫在使用多年后，要么停正維護，要么被關閉，能夠正常運維的越來越少。因此，我們開始嘗試其他建設策略，先后通過影印出版《金陵女子大學校刊》文摘匯編優秀博碩士學位論文和優秀本科生畢業論文等方式，替代存在問題的數字化服務系統。近期實施的《南京師大校報總目錄》編制項目是具有代表性的案例。

《南京師范大學報》（以下簡稱《校報》）忠實記錄了南京師范大學過去半個多世紀以來的足跡，是見證校史的“活化石”。但是，這樣的特色資源如何收藏、管理并方便利用卻成為難題。校圖書館先后進行過實體典藏和數字化建設，都因為各種原因中斷。2010年之前，校圖書館一直對《校報》進行實體典藏，在保證該資源連續性的同時，提供館藏查詢和到館閱覽服務。2010年《校報》開始在線出版，校圖書館相應調整館藏政策，逐漸停止了《校報》的實體典藏。2012年起，校圖書館開始對《校報》進行掃描建庫工作，改用數字化方式提供篇目級的在線檢索和全文在線瀏覽服務，但由于維護人員更替、軟件平臺升級、自建庫政策調整等多方面原因，這項工作在堅持了幾年后也逐漸中止，數字文檔也屢屢出現損壞和丟失現象。經過多次論證，2023年底，校圖書館決定啟動《南京師大校報總目錄》編制項目，對校報創刊70年（1953—2023年）來的目錄進行全面整理，完整錄人，補遺校對，匯編成書本式總自錄，以便長期保存，并配合數字化全文典藏，實現“實體目錄索引 + 數字全文”的查閱服務。

本項目重拾目錄學工具編制的傳統，主要是基于以下兩點現實考慮：（1）《校報》作為本機構特色文獻資源，至今缺少完整的目錄索引，對其開展全面的目錄索引建設有其必要性。（2）《校報》未被任何數據庫完整收錄，自建特色數據庫的可持續性不足。對《校報》開展書本式目錄索引編制工作，是在該資源有開發利用需求又暫不考慮實體典藏和數字化建設時最簡單可行、最快速有效的方式。這種傳統的建設策略門檻低，既便于長期穩定的保存和利用，又能在一定程度上緩解自建特色數據庫開放度低、更新維護不力等難題。

校圖書館館藏中與《校報》面臨同樣困境的特色資源還有不少。本項目建設也為那些處于“灰色化”“邊緣化”境地的特色文獻資源的管理工作提供了參考。

2相關研究概述

書本式二次文獻編制工作有著悠久的歷史，但我國在該領域的相關研究還比較有限，且呈現減少趨勢。2024年11月25日，筆者在中國知網上用（主題 書本式）AND（主題 目錄 + 索引 + 二次文獻）的檢索策略，共查到文獻142篇，分布于1981一2017年之間（見圖1）。

從總量來看，相關研究成果較少，說明“書本式二次文獻/書本式自錄索引”并非研究熱點。從年代分布上看，20世紀80—90年代成果相對多一些，其中1981—1999年間年均產出5.4篇；之后研究數量總體呈下降趨勢。2001—2017年間年均產出降至2篇；2017年之后可查得的相關研究成果幾乎消失。但值得注意的是，該領域研究存在周期性波動特征，約每5一10年會出現間歇性成果數量反彈，顯示該主題仍間歇性獲得學術關注。從內容上看，上述142篇文獻中，大多數只是在摘要或正文中提及書本式目錄索引，相關度較低，密切相關的文獻只有30篇。歸納其研究主題，實踐研究主要集中在文獻分類組織和著錄標引兩方面；理論探討則基本集中在發展演變和應用推廣兩個主題（見表1）。

從表1可知，在實踐層面，書本式二次文獻的主要關注點是如何對文獻進行分類組織和著錄標引。在分類組織方面，研究歸納了基本工作模式和需要揭示的文獻特征；在著錄標引方面，標準規范是公認的需求點和難點。在理論層面，從發展演變看，傳統的書本式目錄索引被更先進的目錄技術（如卡片式目錄、機讀目錄等）和更實用的索引手段取代是客觀現實與必然趨勢，但其在長期“典藏”方面的功用仍然可以與現代索引技術形成優勢互補。這一傳統手段與現代技術不是對立的，而是可以完美統一的。

劉國鈞先生在1972年編寫的一篇綜述性文章中講到，20世紀40至60年代，書本式目錄在美國曾風行一時，不僅產生了一些研究論文和專著，而且由于計算機的應用，還促進了對編目規則的探討[15]。書本式二次文獻編制工作屬于編目范疇。目前，我國也出臺和修訂了一些編目方面的標準規范，如《信息與文獻資源描述》（GB/T3792—2021）《檔案著錄規則》（DA/T18—2022）《索引編制規則（總則）》（GB/T22466—2023），還出臺了一些地方標準，如江蘇省鹽城市發布了《紅色檔案數據采集規范》《紅色檔案數據標引規范》《紅色檔案數據著錄規范》等3個地方標準。但特色文獻類型多樣，除了常見的圖書、期刊、報紙外，還有古籍、方志、家譜、圖片等，現有標準規范對書本式二次文獻編制工作的支持仍存在局限性。在知網中搜索發現目錄學研究領域與書目工具編制直接相關的成果很少。事實上，我國目錄學研究熱點主要集中在理論研究方面[，長期存在領域發展不平衡、致用性不足的問題。曾有學者坦言“目錄學研究走錯了方向”[7]，不該放棄最核心的書目工具編制而越來越多偏向理論和史學等其他領域；現代目錄學“有必要回歸書目實踐與學術研究相統一的古典目錄學優良傳統”[8]；“努力在新的書目編制技術和標準方面多做實證研究”[19]。實踐工作需要得到理論研究更多的支持和指導，這一點在《南京師大校報總目錄》編制的項目實踐中，表現得尤為迫切。

3《南京師大校報總目錄》編制項目概述

本項目分4個階段實施，依次是文獻采集、目錄編制、索引編制和排印成冊。

3.1文獻采集，力求收全

文獻采集階段目標是收全，其難點也在于此。由于有較好的前期積累，本階段重點在補遺。全面梳理1400期《校報》內容后，對有缺期、缺版問題的140期逐個進行查找補全。其中，大多數通過校內3個實體收藏點（圖書館、檔案館、校報編輯部）得以補全并拍照留存，少量通過校外機構復印獲取。經過半年努力，收全率達到 97% ，個別缺漏部分在總目中做出標注。

3.2 目錄編制，規范準確

目錄編制的常規做法是先對內容進行分類，最常見的是主題分類法，再逐類對條目內容按序編排組織。本項目考慮到報紙版面及欄目設置已經帶有分類屬性，決定按照出版的自然順序，即“年 期 版面（頁） 作品”進行編排。作品包括了《校報》上刊出的所有文字類內容（如新聞報道、通知、啟事、編者按、導讀、隨筆、散文、詩詞等）和非文字類內容（如新聞照片、題字、書法、繪畫、篆刻、曲譜等）。后者以圖片形式呈現。作品著錄工作量大，基礎錄入和粗校工作由志愿者輔助完成，編排和精細校對則由項目組工作人員完成。此階段制定著錄和編排規范是關鍵。項目組為每個著錄項都規定了書寫格式和細則，如作品的著錄格式為：

作品的著錄涉及四個主要著錄項：（1）欄目名稱。寫在作品名稱前面的半角方括號內，如社論、短評、讀者來信、人物專訪、簡訊等。現列舉幾例注意事項如下： ① 單作品欄目，欄目名稱不單獨成行，而與作品同一行，且放在作品名稱之前，如“[醫學常識]預防傳染性肝炎/衛生保健所.”。 ② 多作品欄目，欄自名稱單獨一行；下面一行一作品，縮進書寫。 ③ 有子欄目時，子欄目名稱寫在主欄目名稱與作品名稱之間，同樣使用半角方括號，間隔處不空格。（2）作品名稱。如果存在多個并列標題（如導語、主標題、副標題和其他說明性標題）時，相互之間用半角分號標識符（；）分隔。標題過長或無標題時需要為其編寫一個簡短的標題。（3）作品類別。對于一般文字類作品，默認省略。只有對特定種類的文字類作品（如散文、小說、詩、詞等）和非文字類作品（如圖、歌曲、題字、書法、篆刻、漫畫等），需根據細則或出版物上的標注進行著錄。（4）責任者及責任說明。責任者在著錄時不作數量限制，照實著錄。

需要說明的是，本項目對著錄項的顆粒度并未規定到最小，以避免顆粒度過細給排版帶來的不便。如對責任者的機構、職務和責任方式不作專門的標識或分隔處理，而是與責任者相連書寫。還有一些信息，如報紙開本尺寸、編輯部信息、新聞配圖數量等，則不著錄。當然，錄人準確是硬性要求，所有錄人的內容均經過粗校和精校兩輪校對。

3.3索引編制，合理設計

索引是快速定位特定作品的工具。國家標準《索引編制規則（總則）》（GB/T22466—2023）中列舉了8種常用索引：主題索引、專題索引、人名索引、地名索引、篇目索引、累積索引、引文索引、數字索引等。本項目結合報紙特點和可行性，做了作者索引和欄目索引，沒有做常見的篇目索引和主題索引。不做篇目索引是因為其與目錄內容存在過多重復，而且考慮到印刷載體對篇幅的限制；不做主題索引也是因版面和欄自已經具有一定分類功能，且存在工作量過大、主題類目難以標準化等問題。

本項目的索引內容全部采用半自動方式生成，即利用Excel表格輔助進行數據清洗、分類、篩選、統計，再由人工進行歸并、排版處理。為了便于數據處理，前期的著錄細則規定了主要著錄項標識符（或分隔符），書寫規則參考了中國高等教育文獻保障系統（China Academic Libraryamp; Information System，簡稱CALIS）的圖書編目規則，如表2所示。這些符號都要求用英文狀態錄入。

3.4 排印成冊，首選出版

目錄索引編制完成后，主要有三種成冊方式可供選擇，分別是公開出版、內部印刷和電子版本。（1）公開出版。如果內容可以公開，又有足夠經費支持，公開出版無疑是最好的方式。這樣既便于知識產權保護，也便于長期保存和開放共享。任何機構均可通過公開采購途徑收藏文獻，傳播利用面大大增加。（2）內部印刷。雖然是非正式出版，但實體印刷，便于長期保存，可以通過贈送、交換等途徑擴大傳播，提高利用率。（3）電子版本。幾乎零成本，制作簡單，發布方式靈活可控，便于網絡傳播利用，也便于更新維護。三種成冊方式各有利弊，前兩種為實體方式，第三種為數字方式。

4關于書本式二次文獻編制工作的思考

圖書館收藏的特色文獻，如果尚未數字化，也不提供任何形式的服務，久而久之就趨于“不存在”。

對于這樣的特色文獻資源，傳統二次文獻編制技術值得重視并合理使用。

4.1重視并持續加強特色文獻資源建設

開展特色文獻資源建設是圖書情報機構的職責所在，應該得到重視和有效落實。1999—2011年，CALIS通過三期資助累計支持建設了約300個專題特色數據庫，有效推進了我國特色文獻資源的數字化建設工作[20。2002年2月，教育部頒布《普通高等學校圖書館規程（修訂）》，要求高校圖書館“保持重要文獻和特色資源的完整性和連續性”21]。2010年3月發布的《lt;普通高等學校圖書館評估指標》及評估辦法》，將“承擔特色數據庫等數字資源建設任務”正式列為三級評估指標“文獻加工合作”的計分項之一[22]。這些都有力推動了特色資源的數字化建設，但在特色數據庫建設的實踐層面仍存在開放度不夠、重復建設、同質化嚴重等問題，部分特色數據庫更因后續運維機制缺失而最終停正服務。

制作書本式二次文獻作為傳統的文獻資源建設手段，是數字化建設的重要補充，其形式可以是目錄索引，也可以是文摘匯編。具體實施方案需要根據文獻特點、使用需求和實施條件等因素綜合考慮。校圖書館前期在優秀學位論文資源建設時采用的是電子版文摘匯編建設策略。《校報》因資源體量較大，同時為便于長期保存，選擇書本式目錄索引方式進行開發利用。

4.2實踐探索：繼承與創新并重，協同推進文獻目錄體系建設

盡管數字技術已經無可爭議地成為最便捷的文獻查找手段，但其應用門檻相對較高，并非所有機構都具備持續運維能力。2013年，CALIS完成包括特色數據庫在內的各個子項目建設，開始探索更加可持續的服務機制[23]。這意味著特色文獻資源也同樣需要探索更有效、更可持續的開發利用機制。與數據庫建設相比，傳統書本式二次文獻具有易實現、費用低、便于長期保存和傳播等優勢，完全可以應用于未被數字技術手段覆蓋的“盲區”，與數字化手段形成互補，共同推進文獻目錄體系的全面建設。從政策導向維度考量，除了數據庫建設指標外，建議把特色文獻資源（含二次文獻）的公開出版數量也列入圖書館評價指標體系，這樣既可以豐富特色文獻資源建設的手段，也可以拓寬開放共享路徑。

4.3理論研究：目錄學需要回歸工具之學的傳統

科學研究不能脫離實踐。目錄學研究需要回歸對書目工具之學的全面支持。書本式二次文獻編制過程中，數據保存和目錄索引都以印刷品為載體，其規范、要求需要適應印刷品的特性。我國已有的相關標準、規則多是針對數字網絡環境設計，在《南京師大校報總目錄》編制項目中只能參考，具體細則仍然需要有針對性地進行自主設計，本文前面已有提及，茲不贅述。其中有些尚未能夠規范的細節問題，通過變通方式處理，如： ① 如何描述作品類別。《校報》副刊版面刊載的文藝作品類目繁多，但缺少標準化的描述。原報對部分作品類目做了標注或說明，如版畫、水彩畫、速寫、散文、小說、小小說、微型小說等；其他的作品則需要根據實際情況添加類目描述，如歌曲、書法、篆刻等。本項目在制定元數據規則時，把對作品類別的描述都放在了作品名稱后面的圓括號內，以適應類別的多樣性和非標準化特點。 ② 如何體現作品與所屬欄目之間的關系。《南京師大校報總目錄》編制項目通過縮進排版來體現這樣的層級關系。

5結語

散布在一些圖書館中的大量特色文獻資源面臨開發利用難導致邊緣化的困境。傳統的二次文獻編制技術不失為一個候選策略。目錄學研究應該回歸工具之學的傳統，為編制高質量的書本式二次文獻提供更多支持，真正體現“致學以用”的思想精髓。

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編校：李萍王曉琳