高職院校圖書檔案資源共建共享的意義及實現策略

一、高職院校圖書檔案資源共建共享的意義

（一）建設特色圖書館藏的需要

隨著高職院校辦學要求的自我提升，以及在“專升本”激勵的背景下，圖書館傳統的“你無我有”館藏資源建設模式已經無法適應學校發展的需求。著力發展特色館藏，向讀者提供優質服務，在資源服務上實現校內部門之間、館館之間的合作與資源共享，在館藏資源上實現“你有我特、你特我優”，成了新時期高職院校圖書館發展的長期目標。圖書檔案資源共建共享能夠將反映學校發展的教學、科研學術成果等這類特有資源收為館藏，豐富圖書館的特色文獻資源，這對高職院校圖書館打造特色館藏，以合作謀發展的實踐，具有重要意義。

（二）保障檔案資源收集完整齊全

按照最新《中華人民共和國檔案法》的規定，圖書館保存的文獻信息同時是檔案的，可以由圖書館自行管理。由此可見，檔案部門并非收集、整理、保管檔案和提供利用的唯一合法機構，圖書館同樣擁有豐富的檔案信息資源[1。圖書檔案資源共建共享有助于及時收集記錄學校發展的原始資源，最大程度降低資源保存的缺失率，是檔案館豐富檔案資源類型與數量的重要途徑。因此，圖書檔案信息資源的合作共建共享，在保障檔案資源收集完整與齊全方面也有著重要的現實意義。

（三）助力學校文化建設與傳承

圖書館和檔案館都是傳承校園文化、營造文化育人氛圍的重要陣地。圖書館與檔案館文獻資源建設共建共享的內容，主要集中于校內師生學術成果資源，包括師生教學科研活動中的科研論文、專著、教學課程資源、教學成果等，這些資源反映了學校師生的科學研究水平和教學水平，是高職院校教學、科研職能活動的物化體現。圖書檔案資源的共建共享不僅可以保障此類資源完整、有效地長期保存，還能依托此類資源，由圖書檔案部門合作策劃特色展覽展架，開展宣講、學術成果分享會、專家教授講座等活動，營造校園學術氛圍，讓師生在濃厚的校園文化氛圍中感受并傳承校園文化，達到圖書檔案服務育人的目的，同時助力學校特色文化建設。

二、高職院校圖書檔案資源共建共享存在的現實問題

（一）圖書、檔案軟硬性基礎設施不夠完善

高職院校的圖書館和檔案館在學校發展中的存在感普遍不高。在學校各項工作設施都急需更新換代之時，學校有限的資金一般優先用于教學相關設施的更新。在硬件基礎設施建設上，很多高職院校的圖書館和檔案館都沒有獨立的單體建筑，館庫緊張，甚至出現原有館庫被改作他用的現象，難以為圖書、檔案共建資源保管提供專門的庫房。在信息化建設方面，圖書、檔案軟硬件設施大多存在電腦老舊、無單獨的服務器、自動化管理軟件功能簡單等問題，難以承載共建電子資源和多媒體資源的安全存儲與安全管理。另外，現有的學校各業務基本都有各自的業務系統，但各系統之間數據格式標準、系統接口不一，存在系統之間的數據不兼容，不能互通的問題。

（二）圖書、檔案在資源建設與管理思想上的差異

圖書在資源建設、資源管理、資源利用、工作方式等方面與檔案存在思想和文化上的差異。首先，圖書遵循《中國圖書館圖書分類法》和《漢語言主題詞表》，檔案遵從《中國檔案主題詞表》和《檔案著錄規則》 》[2]。二者雖然在元數據項上有相同之處，但也存在區別，標準也有差異。以“題名”項為例，圖書資源自身題名比較完善，但檔案資源的題名項在著錄時需要人工補充。在著錄、整理圖書檔案共建資源過程中，需要從利用與共享的角度，融合圖書、檔案著錄的各元數據項，而非簡單的數據項相加。服務對象也不是完全相同，圖書側重資源的流通性，服務于全校師生的科研、教學，屬于可共享資源，師生可自主借閱利用；而檔案側重資源的原始記錄性，主要服務于在校教師的科研、教學與管理和往屆生、校友的個人需求，大多是不可共享資源，并且需要復雜的審批手續。因此，在圖書檔案資源的建設與共享利用中，需要依據不同服務對象，給不同類型、不同類別的資源設置不同的權限，平衡好資源的開放和保護，在確保資源安全的前提下做好資源的共享利用。在服務觀念上，圖書服務屬于開放性服務，具有主動的、開放的服務意識；檔案服務則需要考慮資源內容的保護，特別是對涉密或涉及個人隱私信息的保護，其服務是保守的、封閉的、被動的。這種思想和文化上的差異都是圖書檔案資源的共建共享將要面臨的阻礙和挑戰。

（三）圖書、檔案信息技術人員欠缺

信息技術是用來輔助業務的，思維方式通常需要借助技術手段來實現業務或服務的系統化管理[3]。隨著技術的不斷進步，人的思維也需要不斷發展，以適應新技術。圖書檔案資源的共建共享涉及資源的收集、整理、保管和利用，其業務流程和網絡服務共享都需要借助現代技術來實現。項目前期資源共建內容、收集策略的確定，后期項目的實施都需要團隊或小組來負責，而團隊或小組成員不僅要涵蓋各層級領導，還需要圖書和檔案的專業技術人才、信息技術人才的全程參與。資源平臺的建設、資源內容的數字化、數據庫的建設及資源的編研利用，也需要有相應的專業技術做支持。但目前多數高職院校圖書館、檔案館專業技術人才所占比例普遍較低，且年齡結構、職稱結構不合理，高學歷和高職稱的人數偏少，工作人員的整體水平難以支持圖書、檔案資源共建共享需要的專業技能和信息技能。

（四）圖書檔案資源共建共享宏觀層面支持力度不足

圖書檔案資源的共建共享不僅是圖書、檔案兩個部門的合作，在項目策劃、資源范圍的確定、特色功能的定位、資源管理信息化的建設等方面還需要學校的統籌規劃和各部門的協作，分步驟、分項目，實現短期、中期和長期目標。但在高職院校關于圖書資源的建設和檔案資源的建設發展過程中，一直都缺乏學校宏觀層面的支持，甚至存在會議難組織的情形。僅靠部門圖書管理員和檔案員的培訓與學習，很難提升學校全體師生的信息素養和檔案意識，會嚴重影響資源的收集。另外，圖書檔案資源共建共享涉及的信息化建設，應屬于智慧化校園的一部分，不管是在技術上還是經費投入上都需要學校宏觀層面的整體規劃與配置。但現實問題是，在很多高職院校的整體建設規劃中，往往提及很少，或者是基本看不到圖書、檔案的“身影”。

三、高職院校圖書檔案資源共建共享實現策略分析

（一）配備完善的共建共享保障體系

1.重視制度保障體系建設。國內一些高校圖書檔案資源共建共享“統而不一”的失敗案例告誡我們，圖書、檔案各自現有的管理制度體系很難保證資源共建共享項目真正、有效地得到長期實施。借鑒圖書、檔案的管理經驗，從實際出發，制定完善的制度體系，是資源共建共享項目規范、系統實施的重要保障。在資源建設方面，需要通過制度來確保共建共享資源的穩定來源、統一整合標準，保證資源建設的長期性和資源內容的高品質；在資源共享服務制度建設上，需要綜合考慮圖書的開放性、檔案的封閉性及知識侵權的風險性等，既要保障資源安全，又要最大限度地為學校師生提供利用，實現其價值最大化。

2.加強復合型人才的引進與培訓。信息化時代，跨專業背景的復合型人才是圖書檔案資源共建共享必不可少的重要支撐。加強圖書、檔案專業人才的信息技術培訓，或者引進信息技術人才進行圖書、檔案專業的培訓，是圖書檔案資源共建共享對復合型人才建設的基本要求。另外，資源的共建共享建設過程還涉及知識產權問題、信息開發，也需要引進跨專業的新型人才，或者培訓現有圖書或檔案專業人員，以強化復合型人才隊伍建設，實現圖書檔案資源共建共享高質量發展。

3.升級軟硬件設施設備。升級現代化的軟硬件設施設備，消除資源共建共享管理上的障礙，是加快資源共享的重要路徑。加強傳統資源的數字化副本建設力度，全面提升資源的數字化率；引進人工智能技術自動采集與挖掘電子資源，實現電子資源的實時、及時收集；通過數字化技術、云技術、云存儲實現資源的安全存儲與共享；設計開發網絡化信息化管理平臺，實現與學校門戶網的對接，既助力數字校園、智慧校園的建設，又可借助校園網，實現資源的校內共享服務，為師生教學科研提供個性化服務。

（二）建設豐富的共建資源內容

資源建設是資源共享服務的基礎與核心。明確圖書檔案共建資源的領域和范圍，豐富共建資源內容，是項目建設的基礎與核心。

1.依托圖書現有實體館藏，分析和挖掘可能的寶藏資源，按照新的規則、制度要求，進行數字化整理，以推進實體館藏資源數字化的轉化利用。譬如一些高職院校圖書館擁有的“鎮館之寶”古籍，由于其珍貴性，常年被珍藏在圖書館特藏庫房，無人問津。但在數字化和數據共享時代，我們可以重新整理這類資源，為其制作數字化副本，以提供利用，讓其在學校建設、社會進步、國家發展中發揮應有的文化價值作用。

2.開放檔案資源，豐富特有資源類型。檔案是歷史的真實記錄，而反映一個學校發展的真實記錄，是其特有的文化資源類型。對檔案資源進行鑒定和開放也屬于圖書檔案共建資源的范疇。

3.立足學校特色、整合特色文化資源。高職院校圖書館、檔案館應基于學校辦學特色，圍繞產教融合、人才培養、教育教學等方面整合資源，譬如學校全體師生的歷年教育教學成果、學術成果、校園文化及學校發展歷史，建成專題資源庫，服務學校的教育教學各環節，實現資源的文化育人功能，助力高職院校高質量發展。

4.借助檔案編研、優化共建資源。除現有的館藏實體資源及未來可收集的資源外，圖書館檔案館工作過人員還可以利用充分利用已有資源，借助編研，形成新的編研成果，實現資源再造，譬如各類檔案記憶、學校發展史等。

（三）建設圖書檔案資源分級共享服務平臺

圖書檔案資源共建的目的是資源共享。圖書檔案共建資源既包含有共性資源，又有單位內部資源，因此所提供的服務范圍也存在差異4。我們可以依據共建資源內容的特點和性質以及服務對象，建立多層次資源共享服務平臺，提供分級共享服務。

1.基于互聯網，建設網絡共享服務平臺。本服務平臺基于互聯網搭建，常見有官方網站、微博、微信公眾號、服務APP等，主要用于資源宣傳、資源遠程利用代辦、公開可開放信息目錄資源等，面向全社會用戶。在本服務平臺也可提供向公眾開放的圖書檔案共建資源全文服務，譬如本機構工作人員通過再次加工形成的，可用于宣傳本校、本館的資源內容也可以通過本服務平臺向公眾提供服務。

2.基于學校門戶網，建設校園網共享服務平臺。很多高職院校建有校園門戶網，集成了學校各職能部門的應用系統及全校師生用戶信息，其中也包含圖書、檔案管理系統。基于圖書、檔案管理系統，在校園門戶網搭建資源共享服務平臺，通過學校數據中心共享圖書檔案共建資源內容，可實現校內師生網絡利用共建資源。面向在校師生可提供經鑒定可校內公開的數字資源、電子資源服務，如學校各類音視頻、學校活動照片、校內師生教學成果、學術成果等。另外還可以通過校園網的“一網通辦”功能定制資源利用審批流程，用于資源利用權限的線上審批，為校內用戶提供流程審批上的便利。

3.基于學校局域網，建設內網共享服務平臺。局域網服務平臺的搭建主要基于共建資源自助終端的利用及資源建設的目的。在圖書檔案共建資源中，既有具有圖書屬性的資源，又有具有檔案屬性的資源，對外利用首先需要解決知識產權侵權問題。未解決侵權問題的資源，其利用范圍、目的和服務對象都需要有嚴格把關。而局域網內的資源服務平臺的建設主要是針對此類資源，用戶通過校園網服務平臺提交節約申請，經審批通過即可在館內服務平臺（自助終端）利用相應的資源。另外，局域網服務平臺最大功能在于圖書檔案資源的共建，用于整合圖書、檔案各類共建資源；對資源進行精細化數字加工，將非結構化數據結構化，從而為局域網和互聯網的資源共享[[5]服務提供穩定的資源基礎

結束語

圖書檔案資源共建共享不僅可以豐富和完善特色館藏資源，也能最大化充實檔案資源，是體現學校特色文化的重要內容。雖然高職院校可借鑒的實踐經驗少，但我們可以借鑒本科院校的成功經驗，通過圖書檔案文化宣傳提升領導對資源共建共享、自有特色資源建設的重視，做好充分調研和人才培養，擬定項目的實施方案。在項目方案實施過程中，也要注重與校內各部門之間的協作、溝通與交流，抓住數字化校園建設機遇，在建設資源共享平臺的同時，強化信息資源的安全，同步建設資源共享網絡安全體系。

參考文獻

[1]廖藝萍.論檔案館與圖書館關于館藏檔案資源的交流與合作[D].福州：福建師范大學，2017.

[2]朱曼麗.醫院圖書、檔案信息資源融合式服務探討[].城建檔案，2020（3）：77-80.

[3]高冰潔，姚曉霞.高校圖書館文獻信息資源保障體系發展的機遇、挑戰與思考Ⅲ].圖書情報工作，2024，68（6）：21-29.

[4]朱學芳.立足國情的圖書、博物、檔案數字化服務融合研究[].情報理論與實踐，2021，44（11）：1-7，52.

[5]余子丹，范智新.多層級高校檔案信息服務平臺建設[J].蘭臺世界，2022（6）：62-65.

作者簡介：毛雁鴻（1982—），女，漢族，人館員，碩士。

研究方向：檔案資源建設，檔案信息化等。