智慧校園背景下高校電子文件在線歸檔建設思考

近年來，互聯網、大數據、云計算等新興技術被廣泛應用，深刻改變了高校的教育模式和管理方式，推動高校教育信息化向數字化、智能化方向加速邁進。智慧校園已成為引領高校信息化建設的新方向。在這一時代背景下，高校檔案館肩負著更加重要的歷史使命，需要積極擁抱信息技術變革，充分利用智慧校園建設所帶來的信息化成果，推動檔案工作實現數字化轉型，以適應新時代高校智慧化發展需要。

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要大力推進“增量電子化”，著力提升電子文件的歸檔率和電子檔案的接收率，實現各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收。這一戰略部署不僅為高校電子檔案管理指明了前進的方向，也賦予了電子文件在線歸檔更為深遠的意義。電子文件在線歸檔不再是簡單的業務系統對接，而是高校數字檔案館資源體系建設中不可或缺的關鍵環節。高校通過積極參與智慧校園建設，推動OA系統、教務系統、科研管理系統等各類業務系統與檔案信息系統的集成對接，可以逐步實現業務系統新增電子文件的在線歸檔，為高校數字檔案館的建設奠定堅實的數據基礎，為學校的治理決策、教學科研提供有力支撐。

一、智慧校園與電子文件在線歸檔

智慧校園的概念興起于2010年，并迅速成為眾多高校信息化建設的發展目標。智慧校園是指充分利用信息化相關技術，綜合學校各職能部門，融合優化現有資源，提供更優質的教學、更好的服務，構建綠色的環境、和諧的校園，以保證學校教育的持續發展[。智慧校園具備環境全面感知、網絡無縫互通、海量數據支撐、開放學習環境、師生個性服務等特點。智慧校園建設包括統一身份認證平臺、大數據平臺、科研系統、資產系統、教務系統等關鍵內容。這些業務系統的應用，使得高校在教育教學、科學研究及行政管理等活動中，能夠以電子形式直接記錄各類業務數據和辦理過程，形成了海量且具有長期保存價值的電子文件。例如，教務系統的應用，能夠管理學生成績數據、課程信息、專業信息等，最后形成學生的電子成績單；科研管理系統的應用，能夠記錄科研項目的立項、進展、結題等過程，形成科研項目的電子檔案。

可見，智慧校園建設為電子文件在線歸檔提供了良好的技術基礎和應用環境。智慧校園所構建的網絡基礎設施、數據中心、統一身份認證平臺等，為電子文件在線歸檔提供了可靠的技術保障；智慧校園所形成的信息化應用習慣，為電子文件在線歸檔提供了良好的用戶基礎；智慧校園的數據共享和開放理念，為電子文件在線歸檔提供了重要的數據保障。與此同時，電子文件在線歸檔也促進了智慧校園的建設和發展。實現電子文件的規范管理和有效利用，能夠為智慧校園的應用提供信息服務，促使前端業務系統管理應用更加深化。

二、加強電子文件在線歸檔的意義

（一）有助于降低檔案管理的成本

傳統紙質檔案歸檔模式弊端叢生，面臨諸多挑戰。例如，存在手工收集易重復、紙質打印數量大、數字化加工成本高等問題。這些問題導致檔案管理成本居高不下，嚴重影響了檔案事業的發展。以學校教務處為例，每年學生成績單的歸檔通常是從教務系統中打印出成績單，隨后進行手動蓋章，最后將其移交給檔案館。這一過程不僅消耗了大量紙張，還存在打印不清晰、缺頁或漏頁、格式不統一等問題。此外，紙質成績單移交檔案館后，還需進行數字化處理，這不僅耗時耗力，還增加了財務成本。電子文件在線歸檔作為一種新型檔案管理模式，通過與業務系統對接，能夠實現檔案從收集、整理、鑒定、保管、編目、蓋章、歸檔等全過程電子化管理。它不僅具有可追溯、可留痕的特點，還能夠降低數字化加工成本、打印耗材成本等。因此，積極推進電子文件在線歸檔是實現檔案管理成本有效控制的關鍵策略。通過減少紙質文件的產生和流轉，既降低了物理存儲空間的需求，又減少了工作人員在紙質文件整理、歸檔、查找等方面的工作量。

（二）有助于提升檔案資源利用的及時性

當前，許多高校年度歸檔工作常常存在檔案資料收集不齊全、不及時的問題。這一現象不僅源于各部門人員對歸檔工作的重視程度不足，還與檔案管理過程中資源利用不便密切相關。許多檔案移交部門不僅是檔案的生產者，還是檔案利用者，但傳統紙質檔案的管理流程冗長、煩瑣，例如，需要經過數字化加工采購、招標、合同簽訂等審批流程，還需要經過原文掃描、圖像處理、條目著錄、數據掛接、數據質檢等數字化處理步驟，最終實現線上查閱。這導致線上檢索存在嚴重的滯后性，影響了檔案的及時查找和利用。例如，一個普通的A4紙張文件，從掃描到數據錄入，可能需要數分鐘甚至更長時間，而這僅是針對單個文件。為了解決這個問題，高校檔案管理必須轉變觀念，從單純的保管轉向開放與利用并重。然而，與傳統載體檔案相比，電子文件在線歸檔具有顯著優勢。它能夠實時將電子文件及其元數據存儲到檔案管理數據庫中，省去了煩瑣的數字化處理步驟，從而大幅提高文件歸檔的及時性。這一優勢不僅方便了各部門對檔案資源及時地進行共享和利用，還使得檔案工作能夠形成一個收集、保管與利用相互促進的良性循環。例如，科研人員可以及時查閱科研項目立項、進展和結題的相關電子文件，為后續的研究提供參考。

（三）有助于提升傳統載體檔案安全性

檔案的本質屬性是原始性，通常只有一份原件。傳統載體檔案利用方式，如頻繁的調卷、復印等人工操作，會對檔案的物理載體造成磨損，縮短其壽命，增加檔案丟失或損壞的風險，尤其是老舊檔案。為了保護檔案的完整性，延長其壽命，提升其利用效率，實施電子文件在線歸檔成為一種有效的方法。這種方法使得立卷歸檔部門能夠通過網絡將業務系統中形成的文件，以電子形式直接傳輸到檔案管理系統中。這一轉變不僅減少了對傳統載體檔案的物理接觸，降低其損耗風險，還最大限度地保護了檔案利用時的安全性和完整性。即使紙質檔案出現損壞或丟失，也可以通過電子檔案進行恢復或替代，從而使檔案信息的永久保存。

三、高校電子文件在線歸檔存在的問題及對策

（一）在線歸檔的制度建設

規范管理，制度先行。在信息技術飛速發展的今天，在線歸檔已成為高校檔案資源建設的重要手段。然而，如果缺乏完善的體制機制，那么在線歸檔過程中各方的責任將變得模糊不清，遇到問題時也難以追責，從而在很大程度上影響部門之間的協作與溝通。在線歸檔的本質是通過網絡將各類電子文件從業務系統直接傳輸至檔案管理系統，這一過程依賴于多個部門的協同合作，涉及檔案管理部門、業務部門、信息化部門、軟件技術供應商及數據保密部門等。然而，目前各部門在在線歸檔實踐中，普遍缺乏統一的標準和規范，導致不同部門和業務系統采取各自的歸檔方式。這種不統一可能造成歸檔數據的不齊全、不完整和不規范，進而影響檔案的管理質量。因此，高校迫切需要建立和健全電子文件在線歸檔的相關制度。首先，高校應成立檔案管理部門、信息中心、職能部門共同參與的工作領導小組，負責電子文件在線歸檔實施的統籌規劃、組織協調和監督檢查工作。其次，應制訂詳細的電子文件在線歸檔實施管理辦法，明確各部門及人員在電子文件在線歸檔過程中的職責，規范歸檔的對象、范圍、格式和流程，明確電子文件的鑒定標準、保管期限和利用方式。此外，還應建立電子文件在線歸檔的質量控制體系，定期對歸檔的電子文件進行質量檢查，確保歸檔數據的準確性、完整性和規范性。最后，應建立電子文件在線歸檔的績效考核機制，將電子文件在線歸檔工作納入各部門和人員的績效考核體系，激勵各部門和人員積極參與電子文件在線歸檔工作。

（二）在線歸檔的業務系統

在智慧校園建設背景下，高校大力開展了信息化建設，各個業務部門逐步實現了信息化管理。然而，在業務系統建設過程中，各部門往往各自為政，獨立開展，選擇不同的供應商進行采購。這種分散的做法雖然在短期內提高了各部門的效率，但從長遠來看，給信息的整合和管理埋下了隱患。在這些業務系統的采購和建設過程中，各部門并未與檔案管理部門進行在線歸檔需求溝通。這一缺乏協調的狀況，將導致檔案管理部門在后續的歸檔工作中面臨重重困難。各業務系統的供應商在技術水平、數據結構等方面存在顯著差異，建設和運維的時間線也各不相同，系統上線后，往往會出現歸檔需求與實際情況不符的情況，確保這些系統能夠實現電子文件歸檔成為一項復雜且重要的任務。因此，在實施電子文件在線歸檔之前，檔案管理部門應積極主動地參與到業務系統的需求建設中，確保在系統設計和功能實現的初期階段就考慮到歸檔的需求。檔案管理部門應與信息化部門、業務部門共同制定統一的數據標準和接口規范，確保不同業務系統之間的數據能夠順利交換和共享。在業務系統建設過程中，檔案管理部門應定期參與項目評審和驗收，確保系統滿足電子文件在線歸檔的要求。此外，還應加強對業務系統供應商的培訓和指導，使其了解高校的檔案管理制度和要求，從而更好地支持電子文件在線歸檔工作。

（三）在線歸檔的數據安全

安全性是電子檔案“四性檢測”的重要內容之一。隨著電子文件數量的不斷增長，數據泄露、篡改和丟失等風險日益增加，這對高校電子文件的安全構成了威脅。目前，很多檔案管理系統的四性檢測功能中，并未與安全軟件進行集成，沒有真正意義上實現電子文件的安全性檢測，一旦在線歸檔的數據出現安全問題，將對檔案系統造成嚴重影響。因此，檔案部門要加強與信息技術部門、業務部門、軟件廠商的溝通與協作，從技術保障、系統權限、管理制度等多個方面考慮，確保在電子文件歸檔的各個環節中，安全性問題得到充分考慮和解決。首先，應建立完善的安全防護體系，配備防火墻、入侵檢測、漏洞掃描、安全審計等網絡安全防護設施，對電子文件傳輸過程進行全方位的保護。其次，應加強對電子文件的訪問控制，實行嚴格的權限管理，確保只有授權人員才能訪問和修改電子文件。最后，應加強對檔案管理人員、兼職檔案員和業務系統管理人員的安全意識培訓，使其能夠正確管理電子文件，防止人為因素導致的安全問題。

（四）在線歸檔的對接方式

目前，高校在實現電子文件在線歸檔方面主要采用兩種方式：一種是通過WebService服務集成的方式，即直接將業務系統與檔案系統進行對接；另一種則是中間庫的方式，即各業務系統將電子文件及其元數據封裝，推送到中間庫，然后由中間庫將數據傳輸至檔案系統。

然而，在采用WebService方式進行電子文件在線歸檔時，面臨著對接數量龐大、成本較高、對接過程復雜及歸檔功能過于集中的挑戰[。相比之下，中間庫方式在電子文件在線歸檔中展現出顯著優勢。它通過統一的中間層進行數據交互和信息共享，首先，有效減少了各業務系統之間的兼容性問題，進而降低了系統集成成本；其次，中間庫的緩沖機制，使得系統在應對數據高峰時更加從容；此外，中間庫支持多方提供，增強了系統的可擴展性和靈活性，為未來的系統升級和功能擴展提供了便利。因此，許多高校更傾向于選擇中間庫的方式來實現業務系統的在線歸檔。

在智慧校園建設的背景下，各高校建立了大數據中心，以便統一標準，共同建設數據，實現數據互聯互通。這種方式能夠在保障信息安全的前提下，有序開放數據。因此，依托智慧校園建設的成果，將中間庫建立在大數據中心之上，能夠更高效地實現各類業務系統歸檔數據的接收與傳輸。此外，還可以利用大數據中心的分析能力，對歸檔的電子文件進行深度挖掘和分析，從而為學校的決策提供數據支持。

結束語

總之，高校電子文件在線歸檔是順應時代發展、推進檔案工作數字化轉型的必然選擇。它不僅能有效降低檔案管理成本，提高檔案資源利用的及時性，還能提升傳統載體檔案的安全性，為高校檔案事業的持續發展注入新的活力。然而，當前高校在電子文件在線歸檔方面仍面臨諸多挑戰，包括制度建設的滯后、業務系統間的壁壘、數據安全隱患及對接方式的選擇等。通過建立健全電子文件在線歸檔制度，加強業務系統與檔案系統的對接溝通，引入成熟的安全技術和依托大數據中心構建歸檔中間庫等方式，可以有效地解決這些問題。未來，隨著智慧校園建設的不斷深入和技術的不斷進步，高校電子文件在線歸檔將會更加全面和系統，為學校的信息化管理和數字化轉型提供堅實的基礎。高校檔案館應繼續積極參與智慧校園建設，推動檔案工作的數字化轉型，為教育信息化的持續發展提供強有力的支持。

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作者簡介：危艷華（1989—），女，漢族，湖北仙桃人碩士。

研究方向：檔案信息化。