數字化管理在事業單位檔案管理中的應用分析

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

對于事業單位而言，檔案管理是確保其高效開展各項工作的關鍵依據，能夠詳盡地記錄每個人的各類信息，具有內容詳細且數目龐大等特點，如果一直采用傳統的檔案管理方式，可能出現檔案丟失、破壞等問題，對于檔案的后期管理與保存造成影響。隨著信息化社會的到來，數字化管理模式被應用在檔案管理工作中，將海量的紙質檔案逐漸轉變成電子檔案，將其存放到系統平臺當中，有效改變了以往的存儲方式，打破了傳統管理方式的弊端。因為數字化管理模式能夠大幅提高工作效率，充分滿足當前事業單位所提出的檔案管理需求，所以作為事業單位檔案管理人員，應當深人了解在檔案管理中應用數字化技術的優勢，隨后細致分析工作情況，并優化檔案管理方式，確保其真正價值與作用得到充分發揮。

一、事業單位做好檔案管理工作的必要性

隨著現代社會的發展，各類技術開始深人人們生活與工作的各個方面，新時代帶來了全新的技術。新技術被應用在日常工作當中，改變了傳統的工作方式，同時，也催生了電子檔案，有效地彌補傳統紙質檔案當出現的“保存難”問題，確保檔案信息朝著網絡互聯方向轉變，為檔案的整理更新、安全保存提供便利。同時，用戶也可以隨地查詢想要的信息，保證管理更加高效化，更加符合時代的發展規律。通過系統化的檔案管理，事業單位能夠確保檔案資源的有效使用與傳承，促進信息的共享與創新，進而推動機構的持續發展。在現代化管理的背景下，檔案管理的作用愈加突出，可以為事業單位的各方面工作及管理提供支持，大幅提高了工作效率和管理質量。事業單位的檔案管理工作作為其基本的工作之一，同時也是保證事業單位正常運作的重要組成部分，有效的檔案管理在推動事業單位發展和工作開展方面，發揮著關鍵作用，為事業單位提供了兼具合法性和合規性的信息記錄，確保單位的良好發展，并維護了單位的形象和聲譽。在檔案管理過程中，還為單位領導決策提供了重要的參考依據。事業單位的檔案信息，包括歷史記錄、文化傳承以及管理文檔，均為寶貴的資源。這些資源的合理開發和利用對于事業單位至關重要。檔案數字化管理的普及能夠有效減少資源浪費和管理成本，并符合可持續發展的理念。進一步來說，良好的檔案管理可以幫助事業單位增強透明度和公眾信任度，這在當前社會顯得尤為重要。透明的管理流程與可追溯的文件記錄，提高了公眾對事業單位的認同感，也促進了社會的和諧發展。伴隨著檔案管理體系的不斷完善，事業單位能夠更好地適應時代的發展需求，提升服務質量，增強社會責任感，最終為實現更高水平的公共服務奠定堅實基礎。

二、事業單位數字化檔案管理過程中出現的問題

1.缺乏完善的檔案管理制度

數字化檔案管理模式作為現代信息技術迅猛發展的產物，目前處于持續探索與不斷完善的階段。因而需要制定詳細的內容，并根據工作的實際情況進一步完善。通過分析發現，盡管眾多事業單位已制定了符合法律規定的規章制度，卻未能構建健全的管理體系，以致在檔案管理工作中常常遇到不規范、不標準的處理方法，影響了檔案數字化管理的進程，需要制定完善的管理制度，確保數字化檔案管理工作順利開展。

2.缺乏安全意識，存在管理隱患

隨著事業單位對數字化檔案管理重視度的日益提升，目前許多單位普遍存在安全意識不足的問題。究其原因，主要是因為事業單位對數字化檔案的安全性缺乏深入了解和重視，導致無法有效落實相應的安全管理措施。許多單位沒有專門的安全管理人員或部門，也未能制定相應的安全管理制度和規范，由于缺乏安全意識和管理制度，使得數字化檔案面臨數據被泄露、惡意破壞和黑客攻擊等多重安全威脅，嚴重影響檔案的安全性和穩定性。此外，單位內部員工的安全意識薄弱也成為數字化檔案管理的另一大隱患。由于數據存儲和傳輸的隱蔽性以及便利性，員工對數據保護的重要性認識不足，忽視了潛在的安全風險，導致檔案被泄露、篡改和損毀，影響了數字化檔案管理的整體質量和效果。當缺乏安全管理的單位面對外部攻擊時，往往顯得束手無策，難以迅速應對突發的安全事件。由于缺少有效的監控和響應機制，導致檔案的完整性和可用性受到嚴重威脅。

3.檔案數字化管理人員素質有待提高

數字化檔案管理作為事業單位一項新興的工作，對檔案管理人員所具備的專業能力提出了更高要求。目前事業單位在推進數字化檔案管理工作時，檔案管理人員素質未能滿足其需求，主要體現在以下幾個方面：一是部分人員欠缺專業知識。部分檔案管理人員未能深入領會檔案管理與數字化理論的核心要義，同時，對數字化檔案管理相關知識點缺乏深入了解，最終導致難以全面掌握數字化檔案管理的規范標準和操作流程。數字化檔案管理技術人員在技術技能方面存在不足，缺乏高水平的數字化技能，未能熟練掌握各類軟件和設備設施的使用，導致數字化檔案管理的效率與準確性受到影響。除此之外，在管理過程中也暴露出部分檔案管理人員能力上的不足，缺乏組織與規劃能力，難以根據實際情況有效執行數字化檔案管理方案，最終影響了管理效果。

三、數字化時代背景下事業單位數字化檔案管理的發展

在數字化的時代背景下，事業單位檔案管理需要實現數字化轉型，構建數字化管理體系，推動檔案管理從以往的人力管理轉向數字化管理。在具體實踐中，需要做好多方面的工作，讓數字化管理得到有效落實。

1.制定完善的管理體系與制度

對于事業單位而言，如果能夠根據自身的實際情況制定科學合理的檔案管理制度，就會為后期的工作提供更多便利，實現一體化、規范化以及標準化管理，確保高質量地完成管理工作。在此過程中，需要重視數字化檔案管理制度與體系的構建。一方面，要確保責任落實到人。在檔案管理工作深化過程中，因為涉及較多的內容，所以需要對于內容做好細化與落實工作，明確每個工作人員的責任與權限，使得管理條款變得更加清晰，從而防止出現管理較為混亂的情況；另一方面，要完善安全管理制度。以先進的軟件和硬件設備設施為工作基礎，若軟件與硬件設備設施存在安全隱患，必將對后續工作產生負面影響。因而需建立專項制度，指派專業人員負責設備設施的維護與管理，以防范系統漏洞和硬件損壞導致的數據丟失問題。除此之外，還需要做好加密工作，設置訪問者權限。

2.做好檔案全過程管理

完善檔案生命周期管理系統的建設，能夠確保檔案管理工作朝著信息化和自動化方向發展。快速、高效地為廣大用戶提供其所需要的檔案內容，成為當前數字化檔案建設的重中之重。作為事業單位，理應積極擔當管理平臺的重任，確保檔案信息得以全面展示。該平臺應具備利用、處理、鑒定以及保管檔案等不同的功能，能夠高效地自動化處理信息，具備較高的管理效率。比如，可以利用OCR技術輔助檔案的相關錄人工作，檔案管理人員可以通過掃描儀及OCR識別文本內容，生成相應的數字化文檔，這些數字化文檔具備可編輯性。在對紙質文檔展開數字化處理時，整個過程能夠體現出數字化技術的優勢，不僅能夠降低工作的難度，還可以提高工作的準確性與效率。與此同時，事業單位需要做好外網和局域網的設置工作，根據用戶情況，為其開通相關權限，確保能夠為用戶提供更多需要的資源，充分展現出檔案的價值。除此之外，還應完善檔案全生命周期管理，嚴格把控檔案內容。例如，借閱檔案時需填寫借閱申請表，詳細登記借閱信息，并經管理人員審核批準后，才能下載或查閱。

3.檔案數字化管理的其他功能

數字化技術的崛起，源于信息技術平臺的迅猛發展，隨之衍生的一項關鍵技術成果，必然需要整合網絡平臺的多重功能。通過對這些功能的持續探索與挖掘，能夠構建更加健全的檔案管理系統，從而使得檔案的實用性和價值得到充分展現。平臺應積極運用視覺化展示功能，借此手段將一些難以用文字或口頭描述的信息內容通過思維導圖、視頻等多樣化形式存儲，使信息在檔案庫中的呈現更為直觀明了，方便用戶在日后查閱時能夠迅速把握檔案內容及其時間脈絡。此外，還應充分結合大數據技術，采用智能化分類與自動添加標簽等多種功能，確保文檔具備不同的標簽信息，用戶在搜索過程中輸人特定標簽就可以獲得想要的信息內容，利用智能化以及多元化的檢索方法，能夠有效降低檔案管理人員所面臨的工作壓力以及工作難度，還顯著提高了工作效率。因而這些技術對于檔案管理工作人員而言，具有極高的利用與開發價值，值得深入探索與實踐。

4.完善辦公系統與檔案管理系統的接口

為確保事業單位內部辦公系統順利向數字化轉型，需要制定明確的接口規范與標準。這些標準應涵蓋數據交互方式、數據格式以及數據處理方法方面，旨在實現接口的統一與規范化。同時，事業單位還需不斷優化檔案管理系統與辦公室系統的數據結構，以促進兩個系統間的高效對接。

為了提高檔案管理系統與辦公系統接口的易用性，需進一步優化數據結構，力求使兩個系統間的數據格式趨于一致。在具體實施時，可引入先進的接口技術，如JSON、XML等，以構建更加穩定、高效的辦公與檔案管理系統。這些技術的應用能顯著提高數據的整合與交互效率，同時，確保數據的穩定與安全。

此外，在推廣檔案管理系統與辦公系統接口的過程中，還需高度重視數據安全與數據管理。為避免數據被泄露或丟失的風險，應采取加密、備份等有效措施，全面加強數據的管理與保護工作。通過這些努力，事業單位能夠更有效地推動辦公系統的數字化進程，同時確保數據的完整與安全。

5.提升檔案管理人員的綜合素質

為了更好地應對數字化背景下檔案管理工作面臨的各種挑戰，事業單位檔案管理人員需要具備扎實的技能和專業知識。作為事業單位，需要不斷強化管理工作者的能力，確保其具備較高的綜合素質。在針對檔案管理人員開展教育培訓時，應當涉及實踐能力、檔案管理技術與知識理論以及相關法律條款等，管理人員也需要不斷地實踐，升級和錘煉自身的專業能力。

通過組建一支高素質的檔案管理隊伍，確保更多具備專業能力和專業素質的人員參與其中，從整體層面提升檔案管理工作隊伍的專業素養。數字化檔案管理的全面開展能夠為檔案管理人員提供更多的學習動力，使其能夠在日后的工作中分享自己的實踐經驗，為其他人提供借鑒與參考，保證具備較高的實踐能力。經過不斷地實踐和自我學習，使檔案管理人員能夠具備數字化管理所需要的知識和技能。

四、結束語

綜上所述，對于事業單位而言，做好數字化檔案管理工作具有較大的意義，可以切實提高檔案資源利用率和檔案管理工作效率，實現檔案資源的合理化應用，發揮檔案資源的價值。目前，數字化檔案管理在應用過程中仍然存在較多問題，包括檔案數字化管理安全意識薄弱、缺乏有效的工作標準以及高素質的數字化管理人員等。為了更好地解決問題，可以制定完善的管理制度，對辦公系統與檔案管理系統接口完善，確保提高檔案管理數字化的硬件與軟件性能，引進各種新興技術，不斷提升檔案管理人員的綜合素養等。這些策略的有效開展，能夠為事業單位更好地應用數字化檔案提供有效支撐，更好地推動數字化檔案管理工作的開展，提升數字化檔案管理的質量與效率，確保在數字化背景下事業單位檔案管理工作更好地開展。

參考文獻：

[1]姜歌.數字化背景下推進事業單位檔案管理工作提質增效的策略[J].中國科技投資，2024（21）：104-106+147.

[2]夏麗穎.數字化檔案管理在事業單位中的應用分析[C].“決策論壇——企業行政管理與創新學術研討會”論文集（下），2016：1.

[3]丁清.數字化檔案管理在事業單位中的應用策略[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（10）：97-99.

[4]劉霞，張怡霖，王子一.數字化背景下的事業單位檔案管理優化路徑探析[J].內蒙古科技與經濟 2024（16）：44-46+54

[5]楊旭飛.事業單位人力資源部門的數字化轉型與人事檔案管理[J].國際公關，2024（01）：86-88.

[6]竇穎.數字化時代事業單位檔案管理的信息化建設策略[J].鹿城學刊，2024，36（01）：69-71

[7]劉迎迎.信息化建設在事業單位檔案管理中的應用分析[J]城建檔案，2018（04）：62-63.

[8]于策.機關事業單位檔案數字化現狀分析及優化措施[J]檔案天地，2022（02）：43-45.

[9]蘇曦.數字化檔案管理在事業單位中的應用分析[J].蘭臺內外，2024（01）：19-21.

[10]趙文玉.機關事業單位檔案管理數字化轉型工作路徑[J].辦公室業務，2023（24）：18-20.

[11]許雪蓮.淺談對事業單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].才智，2014（14）：141-144.

作者單位：山東省泰安市醫療保險事業中心