“互聯(lián)網(wǎng)”視角下基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理研究

中圖分類號(hào)：270.7 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A

訴訟檔案是指各級(jí)人民檢察院在案件辦理過(guò)程中形成的各種訴訟文書材料，是國(guó)家檔案的重要組成部分。2016年，中華人民共和國(guó)最高人民檢察院頒布的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》明確要求推進(jìn)訴訟檔案科學(xué)規(guī)范管理。2020年修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》更將檔案信息化納入國(guó)家發(fā)展規(guī)劃。在智慧司法建設(shè)背景下，由于訴訟檔案數(shù)字化管理已成為司法體制改革的重要抓手，更是構(gòu)建智慧檢務(wù)體系的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因此，基層人民法院應(yīng)立足整合互聯(lián)網(wǎng)資源，以數(shù)字化技術(shù)提高訴訟檔案管理的現(xiàn)代化、高效化以及智能化水平，為基層檢察機(jī)關(guān)訴訟工作質(zhì)效雙升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理的必要性和原則

1.訴訟檔案數(shù)字化管理的必要性

（1）節(jié)約訴訟檔案管理成本

基層檢察機(jī)關(guān)在日常工作中形成了大量的訴訟檔案，這些紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)需要空間、人力和物力資源的支持。比如，紙質(zhì)檔案消耗大量的紙張，并需要定期對(duì)檔案室開(kāi)展除濕、通風(fēng)和殺蟲等工作。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案并實(shí)行數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了檔案保管的空間，還降低了紙張消耗，對(duì)不需要保存的訴訟檔案可以一鍵銷毀，節(jié)約了人力資源。因而，訴訟檔案數(shù)字化管理可有效節(jié)約管理成本。

（2）有效保障訴訟檔案的信息安全

基層檢察機(jī)關(guān)的訴訟檔案室保存著訴訟活動(dòng)的原始記錄，這些記錄具備唯一性和不可替代性，其保存、查閱以及銷毀等環(huán)節(jié)都需要執(zhí)行嚴(yán)格的程序。事實(shí)上，在紙質(zhì)訴訟檔案管理過(guò)程中，接觸檔案的人員相對(duì)較多，常常會(huì)因?yàn)楣芾硎韬龌蛉藶槭д`導(dǎo)致檔案損壞或丟失。

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，一臺(tái)電腦通過(guò)采用多重登錄、多方管理等模式，能夠在檔案管理中構(gòu)建多重制約機(jī)制，有效防范因人為因素導(dǎo)致的檔案損壞或丟失。同時(shí)，查閱記錄也能得到如實(shí)記錄，從而最大限度地保障訴訟檔案的信息安全。

（3）提高訴訟檔案利用的效率

基層檢察機(jī)關(guān)的訴訟檔案，在案件辦理中期、后期以及案件結(jié)束后都有被調(diào)閱的可能，其利用率相對(duì)較高。在紙質(zhì)檔案管理模式下，訴訟檔案的查閱需要人力完成，耗時(shí)長(zhǎng)且容易出錯(cuò)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理人員通過(guò)關(guān)鍵詞檢索，能快速找到對(duì)應(yīng)的檔案，大幅提升了檔案調(diào)閱速度和利用的便捷性。

2.訴訟檔案管理的原則

（1）規(guī)范化原則

過(guò)去，基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，管理工作量繁重，查閱和使用困難大。進(jìn)人互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)字化檔案管理提升了檔案查閱和應(yīng)用的便捷性。數(shù)字化檔案管理工作需要遵循“規(guī)范化”原則，包括錄入人員、錄入程序、查閱記錄以及修改程序等方面，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)制度和規(guī)定，不僅可以減少在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的差錯(cuò)，還可以有效監(jiān)督檔案管理人員的行為。

（2）安全性原則

由于訴訟檔案是對(duì)訴訟案件的真實(shí)記錄，一旦發(fā)生檔案損毀或丟失，將會(huì)給日常檢察工作帶來(lái)麻煩。因此，如何確保訴訟檔案的安全，一直是檔案管理工作的重點(diǎn)。在訴訟檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理人員需要遵循檔案管理的安全性原則。在日常工作中，必須重視重要紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全管理，防范軟件或硬件故障、不良分子對(duì)檔案的惡意篡改和破壞以及來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的各種潛在威脅。

（3）高效化原則

數(shù)字化技術(shù)為訴訟檔案管理工作提供了更多便利條件。因而在互聯(lián)網(wǎng)背景下，基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理工作要遵循高效化原則。首先，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理的效率。其次，工作人員應(yīng)提高自身技術(shù)水平，學(xué)習(xí)相關(guān)軟件的功能。讓數(shù)字化管理成為日常，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案使用和查閱的效率。

二、互聯(lián)網(wǎng)視角下基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員信息技術(shù)能力較低

基層檢察機(jī)關(guān)開(kāi)展訴訟檔案數(shù)字化管理，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，尤其是對(duì)其信息化能力要求較高。隨著基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案電子化進(jìn)程的推進(jìn)，原有檔案管理人員在專業(yè)能力方面顯露出不足。具體主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，缺乏科學(xué)的檔案管理意識(shí)。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，管理人員缺乏安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。部分檔案管理人員仍固守過(guò)去“只要能找到即可”的管理理念，操作檔案查閱程序不規(guī)范，在非安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄檔案庫(kù)等，這些行為都有可能造成檔案被泄露或損壞。同時(shí)，錄入工作不仔細(xì)，出現(xiàn)了一些不必要的信息錯(cuò)誤，影響檔案管理工作的效果；其次，缺乏檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下基層訴訟檔案管理工作仍然需要相關(guān)人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)。在現(xiàn)實(shí)工作中，訴訟檔案管理人員在與當(dāng)事人溝通時(shí)缺乏技巧，且責(zé)任意識(shí)不足，導(dǎo)致許多人在工作中未能遵守檔案數(shù)字化管理制度，對(duì)待有檔案調(diào)閱需求的當(dāng)事人態(tài)度較差；最后，缺乏檔案數(shù)字化管理的能力。當(dāng)前，基層檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作人員大多是過(guò)去管理紙質(zhì)檔案的人員，由于他們?cè)诠ぷ髦薪佑|信息技術(shù)較少且年齡較大，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)能力和應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)的能力較弱，無(wú)法很好地適應(yīng)訴訟檔案數(shù)字化管理工作。

2.訴訟檔案數(shù)字化管理制度不健全

訴訟檔案管理工作需要嚴(yán)格的制度來(lái)規(guī)范和監(jiān)督，才能更好地提升訴訟檔案數(shù)字化管理的效率和安全性。近年來(lái)，基層檢察機(jī)關(guān)的訴訟檔案信息化管理逐步得到推行，在檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)方面仍處于探索階段。首先，缺少訴訟檔案數(shù)字化管理的激勵(lì)考核制度。在基層檢察機(jī)關(guān)，訴訟檔案數(shù)字化管理工作在許多人眼中被視為一項(xiàng)閑職，認(rèn)為其工作內(nèi)容隨意、要求不高。由于缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，工作人員的表現(xiàn)難以評(píng)估，導(dǎo)致“干好干壞一個(gè)樣”的現(xiàn)象普遍存在。這種情況使得部分工作人員積極性不足，工作態(tài)度敷衍，嚴(yán)重影響了訴訟檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量；其次，基層檢察機(jī)關(guān)在訴訟檔案數(shù)字化管理工作中缺乏必要的監(jiān)督制度，對(duì)相關(guān)工作人員缺少有效的監(jiān)督和整改措施。例如，在日常工作中，錄入錯(cuò)誤大多是事后改正，缺乏預(yù)防性措施。此外，對(duì)于具備操作錄入權(quán)限的工作人員缺乏嚴(yán)格的準(zhǔn)入限制，對(duì)錄入工作的正確率也沒(méi)有明確要求，導(dǎo)致工作中因不嚴(yán)謹(jǐn)而出現(xiàn)一些不必要的錯(cuò)誤，影響訴訟檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量；最后，訴訟檔案數(shù)字化管理的流程執(zhí)行不夠嚴(yán)格。科學(xué)規(guī)范的管理流程有助于進(jìn)一步明確檔案管理工作的責(zé)任分工，減少操作錯(cuò)誤的發(fā)生。然而當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)在訴訟檔案數(shù)字化管理工作中，雖然制定了一定的管理流程，但由于缺乏有效的監(jiān)督措施，工作人員在執(zhí)行過(guò)程中存在較大的隨意性，流程落實(shí)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作容易出現(xiàn)失誤，且相關(guān)責(zé)任難以追究和落實(shí)。

3.訴訟檔案管理的數(shù)字化條件較差

訴訟檔案數(shù)字化管理工作對(duì)于檔案管理的外部條件要求更加嚴(yán)格。良好的外部保障條件是提高訴訟檔案數(shù)字化管理工作效率的重要前提。當(dāng)前，基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理工作存在外部條件較差的問(wèn)題。首先，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和軟件等條件不完善。訴訟檔案管理具有其特殊性，尤其是數(shù)字化檔案管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、傳輸速度以及管理系統(tǒng)的功能性、兼容性和穩(wěn)定性提出了較高要求。然而，當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和軟件支持方面仍存在不足，難以滿足訴訟檔案數(shù)字化管理的需求，制約了檔案數(shù)字化管理工作的效率和質(zhì)量；其次，電腦硬件條件有待提升。檢察機(jī)關(guān)作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)，在設(shè)備設(shè)施投人方面有嚴(yán)格規(guī)定。當(dāng)前，訴訟檔案管理工作和普通辦公應(yīng)用的是同等質(zhì)量的電腦硬件。但是對(duì)訴訟檔案數(shù)字化管理而言，良好的硬件質(zhì)量是保證信息安全的重要手段。例如，高性能的硬盤能夠有效保存重要的檔案信息，防正因系統(tǒng)意外故障導(dǎo)致檔案丟失等問(wèn)題；最后，缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)支持。基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理工作缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)支持。例如，當(dāng)出現(xiàn)電腦故障或系統(tǒng)崩潰等情況時(shí)，不能得到及時(shí)有效地處理，嚴(yán)重影響日常信息化管理工作的效率。此外，一旦遭遇網(wǎng)絡(luò)安全攻擊，缺乏應(yīng)對(duì)能力，難以有效抵御風(fēng)險(xiǎn)。因而完善的外部安全技術(shù)支持是確保訴訟檔案數(shù)字化管理安全性的重要保障。

三、互聯(lián)網(wǎng)視角下提高訴訟檔案數(shù)字化管理工作效率的對(duì)策

1.提高訴訟檔案數(shù)字化管理能力

訴訟檔案管理人員的能力決定著檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。針對(duì)基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理人員意識(shí)落后、能力不足的現(xiàn)狀，可以從以下幾個(gè)方面提高檔案管理團(tuán)隊(duì)數(shù)字化管理的能力。首先，建立長(zhǎng)效的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)機(jī)制。針對(duì)從事訴訟檔案管理的工作人員，定期組織信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們對(duì)數(shù)字化檔案管理的理解，使其充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的重要性。同時(shí)，要重視培養(yǎng)其檔案數(shù)字化管理的安全意識(shí)，通過(guò)嚴(yán)格的培訓(xùn)考核，提高其在計(jì)算機(jī)軟硬件操作和信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用方面的能力；其次，應(yīng)積極引入優(yōu)秀的年輕人才，以推動(dòng)訴訟檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)能力的提高?；鶎訖z察機(jī)關(guān)應(yīng)優(yōu)先招聘具有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景或技術(shù)特長(zhǎng)的年輕人才，通過(guò)引進(jìn)新鮮血液，帶動(dòng)整個(gè)檔案工作團(tuán)隊(duì)在數(shù)字技術(shù)應(yīng)用和管理能力方面的進(jìn)步；最后，著力培養(yǎng)訴訟檔案數(shù)字化管理的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)頭人。針對(duì)在信息化管理、數(shù)字化技術(shù)以及大數(shù)據(jù)等方面有能力、有想法的工作人員。開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)。例如，派送其前往高校進(jìn)修，進(jìn)一步提高其檔案信息化管理的理念和實(shí)踐能力，使其能夠帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)高效推進(jìn)內(nèi)部數(shù)字化檔案管理工作?？傊?，在基層檢察機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案管理工作中，人才是關(guān)鍵。因而培養(yǎng)信息化管理人才、提高工作人員數(shù)字化管理的能力，是提高訴訟檔案數(shù)字化管理工作效率的重要手段。

2.完善訴訟檔案數(shù)字化管理制度

完善的制度體系是提升訴訟檔案數(shù)字化管理質(zhì)效的核心保障。基層檢察機(jī)關(guān)需要通過(guò)系統(tǒng)化的制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)訴訟檔案數(shù)字化管理效率與安全性的雙重提升。首先，構(gòu)建完善的數(shù)字化管理體系。建立覆蓋電子訴訟檔案全生命周期的操作規(guī)范，明確信息錄入、修改以及復(fù)核等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化流程和崗位職責(zé)。實(shí)行量化考核制度，將流程執(zhí)行情況納人工作人員評(píng)價(jià)體系，確保制度能夠剛性落實(shí)。同時(shí)，建立定期巡查機(jī)制，對(duì)電子檔案質(zhì)量、服務(wù)效率等核心指標(biāo)開(kāi)展動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，及時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，形成更為高效的訴訟檔案數(shù)字化管理工作模式；其次，健全數(shù)字化檔案管理的內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制。內(nèi)部實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化考核評(píng)估，做到獎(jiǎng)懲有度，引導(dǎo)工作人員嚴(yán)格約束自己的行為，激發(fā)工作人員的積極性，從而達(dá)到提高訴訟檔案管理工作效率的自的。外部依靠群眾監(jiān)督提高訴訟檔案數(shù)字化管理的效率。通過(guò)電話投訴、服務(wù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)等多種監(jiān)督方式，約束管理人員的工作方式和服務(wù)態(tài)度，提升當(dāng)事人對(duì)訴訟檔案服務(wù)工作的滿意度；最后，強(qiáng)化安全管理體系。實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的管理策略，構(gòu)建檔案分級(jí)分類管理制度，對(duì)于等級(jí)較高的檔案，設(shè)置更加嚴(yán)格的安全管理權(quán)限，確保檔案信息的安全性。

3.加大訴訟檔案數(shù)字化管理的投人力度

由于訴訟檔案數(shù)字化管理需要良好的軟硬件設(shè)備設(shè)施和技術(shù)支持。因此，相關(guān)部門應(yīng)加大投入力度，以提高訴訟檔案數(shù)字化管理的效率和安全性。一是加大軟硬件設(shè)備設(shè)施投入。相關(guān)部門應(yīng)與科研機(jī)構(gòu)合作，根據(jù)當(dāng)前訴訟檔案管理的實(shí)際需求，更新軟件系統(tǒng)，提高數(shù)字化管理的效率。同時(shí)，升級(jí)電腦、硬盤等硬件設(shè)備設(shè)施，確保檔案信息的安全性；二是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保障?？赏ㄟ^(guò)兼職或者與網(wǎng)絡(luò)安全公司合作的方式，為基層檢察機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案管理工作提供技術(shù)支持，確保檔案管理系統(tǒng)在遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)能夠有效應(yīng)對(duì)，避免重大損失。此外，及時(shí)解決信息管理系統(tǒng)的技術(shù)問(wèn)題，進(jìn)一步提高訴訟檔案管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理是順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，其必要性體現(xiàn)在節(jié)約管理成本、保障信息安全以及提高利用效率等方面。同時(shí)，規(guī)范化、安全性和高效化是訴訟檔案管理的基本原則。然而，當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)在訴訟檔案數(shù)字化管理過(guò)程中仍面臨管理人員信息技術(shù)能力不足、制度不健全以及數(shù)字化條件較差等問(wèn)題。為此，需要通過(guò)提高管理能力、完善制度建設(shè)以及加大資源投入等對(duì)策，全面提高訴訟檔案數(shù)字化管理的工作效率，推動(dòng)基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作向規(guī)范化、智能化和高效化方向發(fā)展，更好地服務(wù)于司法實(shí)踐和社會(huì)需求。

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作者單位：廣西壯族自治區(qū)防城港市人民檢察院