數字信息時代人力資源檔案管理效率提升研究

中圖分類號：G27;TP399 文獻標志碼：A 文章編碼：1672-7274（2025）07-0207-03

Research on Improving the Efficiency of Human Resource Archive Management in the Digital Information Age

DONG Jianqin （Juxian Disease Prevention and Control Center，Juxian 2768oo，China）

Abstract：With the rapid development of information technology，the digital information age has arrived comprehensively，which has hada profound impact on various industries，including the field of human resource management.In the context of the digital information age， human resource archive management is facing unprecedented chalenges and opportunities. How to improve the eficiency of human resources file management has become anurgent problem forrelevant departments tosolve.This article willexplore strategiesand methods for improving the efficiency of human resource archive management in the digital information age from multiple perspectives.

Keywords： human resources archives; management efficiency; improve

1 數字信息時代人力資源檔案管理概述

1.1人力資源檔案管理的內涵

人力資源檔案，簡而言之，是指相關部門在人事管理過程中形成的，關于員工個人基本信息、教育背景、工作經歷、職稱評審、獎懲記錄、培訓情況、考核結果及健康狀況等各類原始材料的集合。這些材料以文字、圖表、音像等多種形式存在，是員工個人職業生涯發展的重要見證，也是單位了解員工、評價員工、使用員工的重要依據。

1.2人力資源檔案管理的范疇

（1）個人基本信息。包括員工的姓名、性別、年齡、身份證號、聯系方式、家庭住址等基本信息。這是員工身份識別的基礎。

（2）教育背景與工作經歷。詳細記錄員工的學歷、學位、畢業院校、專業方向，以及過往工作經歷、職位變遷、離職原因等，有助于了解員工的職業背景和專業技能。

（3）入職材料。包括應聘登記表、錄用通知書、勞動合同、保密協議、無犯罪記錄證明等。這些材料是員工正式成為組織一員的法律憑證。

（4）績效考核記錄。定期或不定期的績效考核結果，反映員工的工作表現、能力成長及需要改進之處。這是員工普升、降職、薪酬調整的直接依據。

（5）培訓與發展記錄。員工參加的各類培訓、進修、繼續教育情況及所獲證書，展示員工的學習態度和專業能力提升軌跡。

（6）獎懲記錄。員工在工作中的獎勵與懲罰情況，既是對員工行為的肯定或糾正，也是評價員工綜合表現的重要參考。

（7）健康狀況與保險信息。記錄員工的體檢報告、職業病檢查結果及參與的社會保險、商業保險情況，確保員工健康權益得到保障。

2 人力資源檔案管理的重要性

2.1提升組織效能與決策質量

人力資源檔案是記錄員工基本信息、教育背景、工作經歷、專業技能、績效表現及培訓發展等多維度信息的綜合載體。這些翔實的數據為組織提供了豐富的信息資源，有助于管理者全面了解員工隊伍的現狀與潛力，為制定科學合理的人力資源規劃提供堅實的數據支持[1]。通過檔案分析，管理者可以精準識別人才缺口，優化崗位配置，確保人崗相適，從而有效提升組織的工作效率和整體效能。同時，基于檔案信息的決策分析，還能幫助領導層在人才引進、培養、使用及激勵等方面做出更加科學合理的決策，促進組織戰略目標的實現。

2.2促進員工個人成長與發展

人力資源檔案不僅是組織了解員工的工具，也是員工自我認知與成長的重要參考。通過定期回顧個人檔案，員工可以清晰地看到自己的成長軌跡，識別自身的優勢與不足，從而有針對性地制定個人發展計劃。此外，在進行員工績效評估、職稱評定、職務晉升等關鍵環節時，均需依據檔案中的相關記錄進行綜合考量。因此，完善的人力資源檔案管理能夠確保評價的公正性與客觀性，激發員工的積極性和創造力，為員工個人職業生涯的順利發展鋪平道路。

2.3保障員工合法權益

人力資源檔案中包含了員工的勞動合同、薪酬福利、社會保險等關鍵信息，這些信息直接關系到員工的切身利益。良好的檔案管理能夠確保這些信息的準確性、完整性和安全性，為員工提供法律保障，防止因信息缺失或錯誤而導致的權益受損。在發生勞動爭議或需要證明勞動關系時，人力資源檔案將成為維護員工合法權益的重要證據。因此，加強檔案管理，對于構建和諧穩定的勞動關系，營造積極向上的工作氛圍具有重要意義。

2.4推動管理創新與服務優化

隨著信息技術的不斷進步，人力資源檔案管理正逐步向數字化、智能化轉型。引入先進的信息管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、自動化處理與智能化分析，不僅大大提高了檔案管理的效率與準確性，還為管理創新提供了強大的技術支持[2]。例如，利用大數據分析技術，可以對員工隊伍進行深度挖掘，發現潛在的人才價值與創新點；通過構建智能化服務平臺，可以實現員工信息的快速查詢與自助服務，提升員工的滿意度與歸屬感。這些創新舉措不僅優化了管理流程，還提升了服務質量，為事業單位管理現代化注入了新的活力。

2.5加強風險防控與合規管理

在復雜多變的外部環境下，不少企事業單位面臨著諸多潛在風險與挑戰。人力資源檔案管理作為內部管理的基礎性工作，對于加強風險防控與合規管理具有不可替代的作用。建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、保管、利用等環節，可以有效防止信息泄露、篡改等風險事件的發生。同時，在應對外部審計、法律訴訟等合規要求時，完整、準確的人力資源檔案能夠提供有力的證據支持，確保本單位能夠依法合規運營，維護良好的社會形象與公信力。

3 數字信息時代人力資源檔案管理的特點

3.1檔案數字化的加速推進

隨著大數據、云計算、人工智能等技術的飛速發展，檔案數字化已成為不可逆轉的趨勢。人力資源檔案涉及大量敏感且關鍵的信息，包括員工的基本信息、工作經歷、教育背景、獎懲記錄等，這些信息的數字化處理不僅提高了存儲效率，還極大地方便了查詢和利用。檔案數字化的過程涵蓋了從紙質檔案到電子檔案的轉換，涉及掃描、OCR識別、數據清洗、格式轉換、安全加密等多個環節。通過先進的數字化技術，原本堆積如山的紙質檔案被轉化為易于檢索、便于管理的數字信息，極大地節省了存儲空間，同時也降低了檔案遺失、損壞的風險。

3.2管理模式的優化創新

數字信息時代的到來，促使人力資源檔案管理模式發生了深刻變革。傳統的檔案管理模式以手工操作為主，存在效率低下、易出錯、難以追溯等問題。而在數字化背景下，這些問題得到了有效解決。首先，數字化檔案管理實現了流程的自動化和標準化。通過引入檔案管理系統，可以實現檔案信息的自動錄入、分類、編碼、檢索和統計，減少了人為干預，提高了工作準確性和效率。同時，系統還具備權限管理功能，確保了檔案信息的安全性和保密性。其次，數字化檔案管理促進了管理理念的轉變。傳統檔案管理更多關注檔案的保管和記錄，而數字化檔案管理則更加注重信息的利用和服務。通過數據挖掘和分析技術，可以深入挖掘檔案信息的價值，為組織決策提供支持[3]。

3.3面臨的挑戰

隨著數字化程度的提高，檔案信息的網絡傳輸和存儲面臨著更多的安全風險，如網絡攻擊、數據泄露等。因此，加強信息安全防護成為當務之急，技術更新和人才短缺問題亟待解決。數字信息時代的檔案管理需要不斷引入新技術、新設備，以適應快速發展的業務需求。目前，專業的人才短缺，難以滿足數字化轉型的需求。因此，應加大技術投入和人才培養力度，積極引進高素質的信息技術人才，加強內部員工的技能培訓，提高整體技術水平和應用能力。法律法規的完善也是不容忽視的問題。隨著數字檔案法律地位的逐步確立，相關法律法規的完善成為保障數字檔案管理規范運行的重要基礎。因此，相關部門應密切關注相關法律法規的動態變化，及時調整和完善內部管理制度和流程，確保數字檔案管理的合法合規性。

4 數字信息時代人力資源檔案管理效率提升的策略

4.1優化管理流程，提升檔案管理效率

優化檔案管理流程是提升效率的關鍵。傳統的紙質檔案管理，不僅占用大量空間，而且檢索效率低下。數字化檔案管理系統的引入，實現了信息的快速錄入、檢索和更新，顯著提升了工作效率。首先，應簡化檔案的錄入流程，使用標準化的模板，減少手動輸入的錯誤，提高數據準確性。其次，應建立檔案分類系統，通過合理的分類和標簽，使得信息能夠快速檢索，提升使用效率。

4.2提升自動化水平，增強處理能力

現代人力資源檔案管理系統應充分利用信息技術，提升自動化水平。采用OCR（光學字符識別）技術，可以快速將紙質文件轉化為數字檔案，減少人為錄入的錯誤，提高數據錄入效率。同時，應用數據挖掘和分析技術，可以深入挖掘檔案數據中的價值信息，幫助企業了解員工的工作表現、離職傾向等，從而及時采取相應措施，優化人力資源管理策略。

4.3強化安全措施，確保信息安全

人力資源檔案中涉及大量敏感信息，如員工個人信息、薪酬數據等，因此加強防護措施顯得尤為重要。企業應采取多層次的策略，包括物理安全、網絡安全和數據加密等，確保服務器的物理安全，防止非法入侵；使用防火墻和入侵檢測系統，抵御網絡攻擊；對存儲及傳輸的數據進行加密，保障信息傳輸的安全性。此外，應加強對用戶訪問權限的管理，采用角色權限控制機制，僅允許授權人員訪問敏感信息。并定期對系統進行審計，發現潛在的安全隱患并及時進行修復，確保系統的穩定性和安全性。

4.4建立備份機制，應對數據丟失風險

數據丟失是面臨的一大風險，因此建立完善的備份機制顯得尤為重要。相關部門應定期對人力資源檔案進行備份，確保在發生數據意外丟失時能夠迅速恢復。備份數據應存儲于不同地點，包括云存儲與本地存儲，以避免單點故障。同時，應制定詳細的備份恢復計劃，并定期進行演練，以確保在實際發生數據丟失時能夠快速響應，減少可能的損失。備份機制的建立，可以有效保障數據的完整性和可用性，為持續發展提供堅實的數據支撐。

4.5加強員工培訓，提升系統使用效率

系統的使用效率離不開用戶的熟練程度。在人員管理上，定期進行培訓和教育是十分必要的。應為員工提供人力資源檔案管理系統的使用培訓，包括系統功能、操作流程、信息安全意識等，提高其使用系統的能力。通過培訓，使員工能夠更加高效、安全地進行檔案管理，減少因操作不當導致的錯誤和風險。同時，應培養員工的檔案意識，使其認識到檔案管理的重要性，積極參與檔案管理活動，共同維護檔案管理的秩序和安全。

4.6借助云計算，提升管理便捷性

云計算技術的出現，為人力資源檔案管理提供了新的解決方案。通過云平臺，企業可以實現隨時隨地訪問檔案信息，提高了管理的便捷性。云服務提供商通常會提供更為強大的安全措施，如數據加密、多重認證等，為用戶提供更高的安全保障。此外，云計算還可以實現資源的靈活配置和按需使用，降低了用戶運維成本。借助云計算，企業可以構建更加高效、安全、可擴展的人力資源檔案管理系統，為企業的數字化轉型提供有力支持。

4.7定期評估與優化，保持系統領先地位

人力資源檔案管理系統并非一成不變，定期的評估與優化是提升系統效率與安全性的又一重要環節。企業應定期收集用戶反饋，分析系統使用情況，并根據業務發展的變化不斷優化系統功能。同時，關注行業內的新技術與新趨勢，適時更新系統或引入新技術，以保持競爭優勢。通過定期的評估與優化，確保管理系統始終處于最佳狀態，為單位發展提供有力支撐。

5 結束語

在數字信息時代，人力資源檔案管理正經歷著深刻的變革。優化管理流程、提升自動化水平、強化安全措施、建立備份機制、加強員工培訓以及借助云計算等手段，可以顯著提升檔案管理的效率與安全性。同時，定期評估與優化也能確保管理系統始終處于領先地位，為發展提供堅實的數據支撐和決策支持。

參考文獻

[1]李婕.信息化時代檔案管理與服務模式創新研究[J].蘭臺內外，2024（11）：13-15.

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[3]苗云博.大數據背景下機關事業單位提高檔案管理效率策略研究[J].中文科技期刊數據庫（文摘版）社會科學，2024（7）：150-153.