淺析辦公自動化下的文檔管理

李蓉

摘 要：隨著社會的進步、科技的發展，計算機技術已經深入到政治、軍事、經濟、教育、醫療、體育乃至我們生活的方方面面，徹底改變了人們的傳統生活和工作等；基于計算機技術的辦公自動化也不可避免的改變了我們文檔管理工作。本文通過對辦公自動化的概念，發展、功能等方面進行分析，并對辦公自動化下的文檔管理提出相應的分析和建議。

關鍵詞：辦公自動化 文檔管理 計算機

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0021-01

在科學技術日新月異、高速發展的今天，計算機技術、信息技術等科學技術不斷的改變著人們的生活和工作的方方面面，有力地推動著政治、軍事、經濟、教育、醫療、體育等方面的進步，讓我們深刻的體會到鄧小平同志說過的：“科技是第一生產力”。基于計算機技術的辦公自動化技術的應用在解放了大量人工的同時，極大的提高了工作效率。為了準確、系統、及時、完整地收錄和提供檔案信息，更好地提高體育事業文檔管理能力和水平，了解、學習和正確使用辦公自動化系統，是我們必須掌握的技能。

1 辦公自動化的概況

1.1 辦公自動化的概念及發展

辦公自動化（Office Automation）縮寫為“OA”，于20世紀60年代初由歐美專家提出。在第一次全國辦公自動化規劃討論會上，我國專家將其定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人機信息處理系統。

20世紀80年代開始，我國的辦公自動化的發展經由最早的以個人電腦為工具，文檔和數據的電子化逐步取代紙質介質；借助網路技術和協同工作技術，實現文檔收發由工作流自動化方式取代人工方式；WEB環境下的以知識管理為核心的辦公自動化；網路應用至平臺的全新辦公自動化網路平臺的應用等階段。

1.2 辦公自動化的功能

辦公自動化的功能主要是借助計算機、網路、數據庫、服務器等實現辦公的無紙化、網絡化以及自動化。基本功能包括個人辦公的管理，公告、材料的生成，文檔的歸檔、管理，會議的協調、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查詢等等。

2 辦公自動化下的文檔管理的基礎

2.1 加強宣傳和學習

雖然辦公自動化推行在我國已經有20多年，但由于人們觀念改變的遲緩，尤其是一些老同志仍依賴紙質介質的使用；相關部門對辦公自動化優勢認識的不到位；辦公自動化設備首次投入資金過大；現有文檔管理人員在熟練掌握和使用現有工作方法下，對全新的工作方式學習不熱心等原因，造成辦公自動化下的文檔管理工作推行遲緩。

因此，加強對文檔管理人員、相關部門及領導等的宣傳尤為重要。只有在改變認識后，人們才能夠積極、主動的學習新知識，從而提高辦公自動化的使用，提高文檔管理水平，

2.2 制定和完善規章制度

完善的規章制度是推動、完成和檢驗工作的保障，辦公自動化下的文檔管理帶來的不僅是工作方式的改變，還影響到相應的辦公模等式和體制的改變。所以，針對管理人員、信息安全、相關部門間的協調配合等制定并完善相應的規章制度是十分必要的。

2.3 提高相關人員的素質水平

使用辦公自動化進行文檔管理的目的是為了提高工作效率，提高工作質量，而高水平的文檔管理人員是其目的實現的保障。因此，在加強宣傳和教育的同時，對于不同職責的人員，針對其工作特點、要求和自身素質能力，分階段、有針對性的進行定期培訓使其能夠勝任自身工作，并對與自己工作相關的崗位的工作有一定了解認識。從而能夠依據工作的實際，具備計算機基本維護，選擇合適工作軟件、平臺和工作方法的能力，科學、合理、高效地完成工作。

3 辦公自動化下的文檔管理要求

3.1 紙質文檔與電子文檔并存

文件檔案是一個部門、一個單位……一個國家發展歷程的記錄和見證。傳統的文檔管理以紙質文件材料為工作對象，其管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。基于辦公自動化下的文檔管理工作，不僅僅是對電子文檔進行歸檔、管理，還要利用辦公自動化平臺對紙質（傳統）文檔進行科學化管理。因此在文檔管理工作中紙質文檔與電子文檔并存是十分重要和必要的。

3.2 電子檔案修改痕跡的可追溯性

由于電子文檔的內容容易被修改甚至被刪除，為了確保電子文檔的原始性和真實性，應該盡可能多的記錄電子文檔的元數據：如文件創建者、文件主題、格式、創建日期、修改日期、收件者、歸檔日期、重要程度等。設定電子檔案修改痕跡的可追溯性是保證電子文檔真實有效的重要保障。

3.3 電子文檔的備份和反病毒保護

辦公自動化下的文檔管理工作主要由計算機、網路和服務器等完成，這就需要我們必須做好電子文檔的備份和反病毒保護工作：

（1）有條件的部門、單位，可以為文件檔案管理設置專用計算機。

（2）對所管理文件檔案定期備份。

（3）加強計算機的反病毒防護工作。如安裝必要的殺毒軟件、設置訪問權限、提高計算機安全設置等級、設定用戶密碼等。

總之，加強辦公自動化理論和技術的學習和掌握，在文檔管理中正確使用辦公自動化設備和技術，能夠更好、更有效地適應和完成現代化的文檔管理工作。

參考文獻

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