人才流動環(huán)境下高校人事檔案管理模式探析

黃昆

[摘要]進入21世紀(jì)，隨著全球信息化技術(shù)水平的不斷提高，高校傳統(tǒng)的人事檔案管理體系問題也隨之暴露出來。文章主要以“人才流動”作為切入點，選擇“淮安市五所高?！弊鳛檠芯繉ο?，對這五所高校的人事檔案工作開展現(xiàn)狀進行深入探討，分析了相關(guān)工作開展過程中的諸多不足之處并提出了幾點針對性建議。希望為淮安市高校人事檔案管理工作的開展、構(gòu)建高校人事檔案管理信息系統(tǒng)運行機制開辟新思路。

[關(guān)鍵詞]人才流動人事檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理模式

當(dāng)前人才流動頻繁的社會環(huán)境使得高校人事檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，在此背景下為進一步探索高校人事檔案信息管理運行機制，筆者對江蘇淮安地區(qū)高校檔案工作現(xiàn)狀展開實地調(diào)研。

一、淮安市高校人事檔案工作開展現(xiàn)狀及分析

當(dāng)前江蘇省淮安市一共有五所高校，分別為：淮陰師范學(xué)院、淮陰工學(xué)院、江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院、淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。其中，淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院的人事檔案主要由學(xué)校組織部管理，而其他四所高校，則都?xì)w學(xué)校人事處管理。五所高校都配置一名專職的人事檔案管理人員，且都制定了相應(yīng)的人事檔案管理制度。人事檔案作為高校檔案的重要內(nèi)容，表現(xiàn)出了一定的機密性特征，所以通常情況下都不外借，即便需要外借，也必須要得到學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行相關(guān)的借閱登記手續(xù)。總體而言，這五所高校的硬件設(shè)施都比較完善，比如：專門的檔案庫房、專門的檔案柜和檔案盒等等。近幾年，隨著高校人事檔案管理模式的不斷創(chuàng)新，學(xué)校還相應(yīng)配備了信息管理系統(tǒng)，但由于技術(shù)的限制，系統(tǒng)在運行中也表現(xiàn)出了諸多不足之處，比如只有錄入功能而沒有文件掃描上傳功能等。

調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，淮安市這五所高校除了事業(yè)編制教師，還有一些是人事代理教師，所占比例為30%左右，由于不屬于正式編制教師，所以他們的人事檔案一般都存放在淮安市人才中心，學(xué)校也沒有做相應(yīng)備份。如果人事代理教師有查檔需求，往往需要高校專職檔案員到市人才中心進行現(xiàn)場查閱，無疑也增加了其日常工作量。實際上，人事代理教師保存在市人才中心的檔案相當(dāng)于是存放，因為工作人員并不會對檔案進行整理。高校如果能夠和市人才中心聯(lián)網(wǎng)，對于高校專職檔案人員而言，查閱人事代理教師的檔案信息不僅變得更加便捷，工作效率也將隨之得到提高。

當(dāng)前檔案的主要保存形式為紙質(zhì)，而紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工處理后，其儲存和利用方式具有明顯的快捷性、高效性等特征。但由于各種主客觀因素的限制，淮安市五所高校人事檔案至今還是采用的傳統(tǒng)檔案管理模式。當(dāng)有人需要查閱或者復(fù)印檔案時，都是由本校檔案員從庫房把檔案找出來，然后用完再進行裝訂，長期如此，對于檔案的破壞性也較大，且不利于檔案的保存。

有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：我國高校存在十分普遍的人才流動現(xiàn)象。當(dāng)某一位高校員工離職后，如果是有編制的教師，可以直接由本校人事檔案管理員將其檔案郵寄走，而人事代理的離職人員，則需要到人才中心辦理檔案郵寄。當(dāng)前，淮安市的這五所高校都只能郵寄紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案一旦不小心丟失，就只能再回到原單位來查找，無形之中也增加了離職人員及人事檔案管理員的工作量和工作難度。

二、高校人事檔案工作存在的問題及原因分析

1.人事檔案管理體制的科學(xué)性不強

現(xiàn)行人事檔案主要是根據(jù)管理權(quán)限和隸屬關(guān)系這兩個要求進行管理。檔案管理的主要目標(biāo)就是服務(wù)于本單位的人事管理。對于單位而言，可以對人事檔案隨意使用；而對于個人而言，雖然檔案記錄的都是個人的基本信息，但卻不具有知情權(quán)和使用權(quán)。根據(jù)人事檔案體制可知，檔案除了記錄人才的基本信息，還起到了一種較強的約束和管理作用，而如今，人才頻繁流動早已成為常見的一種社會現(xiàn)象，所以想要通過檔案對人才進行約束，早已不符合時代發(fā)展需求。當(dāng)然，作為企事業(yè)單位，雖然對人事檔案具有一定的使用權(quán)，但同樣要遵循相關(guān)原則，不能隨意泄露他人的隱私，但總體而言，人事檔案中所記錄的個人信息也不能完全認(rèn)為是個人隱私，只要合理利用，對個人、用人單位，甚至社會發(fā)展都具有十分重要的意義。

雖然管理體制相對完善，但高校內(nèi)部的人事檔案管理卻存在十分明顯的管理主體不清問題。比如：組織部門、人事部門、人才交流中心、檔案部門等等，都可以是檔案管理主體，如此復(fù)雜的管理關(guān)系，很容易導(dǎo)致重要的人事檔案材料無法得到正確保存，尤其是在傳遞過程中，還很容易出現(xiàn)丟失問題。

2.人才流動的無序性與檔案重建的違法性

受當(dāng)前國家經(jīng)濟發(fā)展趨勢及市場導(dǎo)向等因素的影響，人才流動表現(xiàn)出十分明顯的“不規(guī)則性”特征，當(dāng)然，這也和人才本身有著極為密切的關(guān)系。有關(guān)數(shù)據(jù)表明，博士生、碩士生是最頻繁流動的人才。通常，用人單位為了留住這些優(yōu)秀的人才，除了給其優(yōu)厚待遇，還為他們重新建檔，但過了一段時間，如果感覺新工作難以適應(yīng)，他們又會選擇離職，并尋找新的工作......循環(huán)往復(fù)，人才流動不僅表現(xiàn)出了“無序性”特征，而且還導(dǎo)致“一人多檔”的現(xiàn)象變得尤為突出。根據(jù)我國現(xiàn)行的人事管理制度規(guī)定，一個人只有一份人事檔案，重新建檔通常是因為檔案遺失或損壞，且一般是針對丟失或者損壞的重要材料加以補充，因此為優(yōu)秀人才重新建檔的行為嚴(yán)重違背了國家人事檔案制度規(guī)定。高校針對不同情況采取的對策往往也不同，比如：限制人才流失，則堅決實施“三不政策”，具體表現(xiàn)為不放行、不轉(zhuǎn)關(guān)系、不轉(zhuǎn)檔案；而為了引進優(yōu)秀人才，則會為其重建人事檔案。這一做法，從法律角度而言是需要視情況而擔(dān)負(fù)相應(yīng)責(zé)任的。

3.人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實性不夠

高校人事檔案的類型豐富多樣，具體包含了履歷材料、自傳材料、鑒定考核、考察材料等等，雖然記載的內(nèi)容存在較大差異性，但卻也有一個共同點，即信息內(nèi)容相對陳舊。比如：工作時間長且流動頻率較低的人，其人事檔案材料基本上都是很早之前的信息內(nèi)容。高校相較于其他企事業(yè)單位，具有一定的特殊性，因此人事檔案中一般包含了科研成果、工作業(yè)績考核、個人誠信記錄、各類專業(yè)技術(shù)考試證明等信息內(nèi)容，但由于各種因素的限制，許多材料并沒有及時且有效地納入檔案之中。除此之外，檔案信息內(nèi)容的真實性也特別值得懷疑，比如：有些人事檔案信息是由個人填寫，以致年齡小、工齡時間長、學(xué)歷高等現(xiàn)象十分常見；還有一種情況就是企事業(yè)單位為高學(xué)歷優(yōu)秀人才“重新建檔”，其中所填寫的信息內(nèi)容有的則為一面之詞，真實性令人擔(dān)憂。

4.人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高

高校在教學(xué)、科研等領(lǐng)域的投入日益加大，相比較而言，檔案工作卻始終得不到應(yīng)有重視，以致當(dāng)前高校人事檔案管理水平依舊不高，造成這一現(xiàn)狀的原因，具體表現(xiàn)為以下兩點：

一是高校人事檔案管理缺乏專業(yè)化人才。不可否認(rèn)，高校檔案工作開展具有較強的“專業(yè)性”特征，相應(yīng)的，也對檔案管理人員提出了更多專業(yè)性要求。但根據(jù)當(dāng)前高校人事檔案管理情況看，專業(yè)的專職檔案管理員屈指可數(shù)，檔案管理人員普遍為兼職，文化水平也相對較低，從而導(dǎo)致高校人事檔案管理工作開展表現(xiàn)出較強的隨意性，檔案信息錯漏和失密現(xiàn)象時有發(fā)生。

二是高校人事檔案管理缺乏現(xiàn)代化的手段。具體表現(xiàn)為人事檔案管理設(shè)施簡陋。日常對于人事檔案的管理也基本還是依賴于筆記手寫，雖然有些高校按照要求購買了計算機、打印機等信息化設(shè)備，但都沒有完全投入使用。而在人事檔案管理中應(yīng)用到了現(xiàn)代電子設(shè)備和技術(shù)的高校，信息錄入工作也表現(xiàn)出了明顯的滯后性。

5.檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機會少，業(yè)務(wù)能力亟待提升

淮安五所高校歷任人事檔案管理人員大都明顯缺乏專業(yè)性，加上單位給予的干部人事檔案管理培訓(xùn)的機會也很少，導(dǎo)致人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，很多管檔人員都覺得自己所從事的工作枯燥乏味，因而在實際工作中也難以表現(xiàn)出較高積極性。不僅如此，管檔人員的責(zé)任感普遍不強，與其他工作相比，檔案管理人員得到的照顧和關(guān)心的確比較少，許多檔案人員雖然已經(jīng)工作了十幾年甚至幾十年，但想要升職加薪，或者評職稱，還依舊存在諸多問題。

三、加強高校人事檔案工作的對策和建議

1.加強高校人事檔案法規(guī)建設(shè)

我國現(xiàn)行的人事檔案制度，表現(xiàn)出十分明顯的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性等特征。所以，在原有檔案沒有丟失或者損壞的情況下，企事業(yè)單位為優(yōu)秀人才重新建立人事檔案，則嚴(yán)重違背了國家的人事檔案制度規(guī)則。這一現(xiàn)象如今在高校人才引進過程中十分常見，為了避免類似問題的出現(xiàn)，“依法治檔”這一理念隨之被強調(diào)，主要也是希望高校人才流動中的人事檔案管理可以變得更加規(guī)范化。

如今，人員流動大已經(jīng)成為很常見的一種社會現(xiàn)象，但由于人事檔案管理制度還不夠完善，以致人事檔案管理機構(gòu)繁多、管理機制混亂等問題變得十分常見。如果不及時采取有效對策，高校人才的正常流動必定受到影響，而檔案管理制度本身所具有的權(quán)威性也將會受到挑戰(zhàn)。

由此可見，高校人事檔案管理工作開展中存在諸多阻礙和挑戰(zhàn)。想要促使高校人事檔案管理工作有序開展，就必須完善相關(guān)的法律法規(guī)，從根本上杜絕“重建檔案”“一人多檔”等問題的出現(xiàn)。由于人事檔案管理隨著時代發(fā)展變化，一些新問題也將隨之出現(xiàn)，因此除了對現(xiàn)有常見問題加以針對性解決，還需要加大對現(xiàn)行法律法規(guī)的修訂、完善，比如《干部檔案工作條例》《流動人員人事檔案管理規(guī)定》等等，多方面努力促使高校人事檔案得到科學(xué)規(guī)范的管理。

2.推進高校人事檔案制度的改革

為了使高校人事檔案工作更好地發(fā)揮服務(wù)作用，推進高校人事檔案制度改革顯得尤為必要。雖然高校也有專門的人事檔案管理辦公室，但為了對其進行系統(tǒng)性管理，政府部門還可以設(shè)立專門的人事檔案中心，實行高校人事檔案社會化管理，使人才和高校之間的關(guān)系變得更加緊密與和諧。比如：人才和企業(yè)聘用關(guān)系解除以后，其人事檔案依舊被保留在人才服務(wù)機構(gòu)，所以用人單位沒有任何理由對人才流動選擇進行約束或者制止。從某種程度上說，這一做法不僅避免了“重建檔案”問題的出現(xiàn)，也使得人才資源信息共享這一良好社會局面得以形成。

提高高校人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，首先就是要加大對人事檔案管理工作的投入力度。比如：信息化技術(shù)設(shè)備的購置，使得管理人員可以充分利用計算機開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)。相比于傳統(tǒng)的高校人事檔案管理模式，計算機不僅在編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等方面發(fā)揮作用，還能進行檔案組卷、分類、保護、編研。尤其需要注意的一點，即改變計算機單機作業(yè)的情況，并建立起一個具有速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)等優(yōu)點的數(shù)字化信息平臺，這不僅能促使檔案信息快速傳遞，也利于檔案信息更好地共享。

與此同時，還要致力于提高高校人事檔案管理者的綜合素質(zhì)，加強對在職人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，適當(dāng)引入競爭機制，加強管理人才隊伍的建設(shè)?？傊?，多方面努力，才能不斷激發(fā)高校人事檔案管理人員隊伍工作活力，同時也將最大程度地滿足人事檔案管理的需要。

3.積極采取措施培養(yǎng)人才

培養(yǎng)人才、吸引人才，一直以來都是高校建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著經(jīng)濟全球化進程的不斷推進，人才市場化特征也變得越來越明顯，人才作為市場經(jīng)濟重要主體，在參與市場經(jīng)濟活動的時候，也表現(xiàn)出了較強的“自由化”特征，因而，他們也與工作單位形成了一種平等的新型契約關(guān)系。對于多數(shù)優(yōu)秀人才而言，他們都想要選擇薪酬福利好，且能體現(xiàn)個人價值的工作，以至于社會上的人才流動現(xiàn)象變得十分普遍。如今，全國各地的高校也都面臨著優(yōu)秀教師人才缺乏的窘境，為此，很多高校也都加大了人才的引進力度，其中很突出的一個做法就是“重新建檔”，雖然這違背了現(xiàn)行的人才檔案管理制度，但總體而言，還是取得了不錯的效果。而從高校健康且可持續(xù)性發(fā)展的角度思考，想要留住優(yōu)秀教學(xué)人才，高校應(yīng)該展示出自己的實力，以及表明對于優(yōu)秀人才高度重視的態(tài)度。

對于入職高校的人才而言，除了考慮自身的實力，更加關(guān)注高校的軟實力，比如：學(xué)術(shù)團隊的建設(shè)、學(xué)校整體的學(xué)術(shù)環(huán)境。那些通過物質(zhì)條件吸引人才的辦法，只能在短時間內(nèi)留住人才。在高校人才引進過程中要不斷提高本學(xué)校的綜合實力，只有這樣才能長久地留住人才。

總之，高校人事檔案管理是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，并對學(xué)校建設(shè)發(fā)展起到了十分重要的作用，產(chǎn)生著十分深遠(yuǎn)的影響。隨著時代發(fā)展，以及高校教育教學(xué)事業(yè)改革的不斷深化，傳統(tǒng)的檔案管理模式業(yè)已不能適應(yīng)高校教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。在此情形下，高校人事檔案管理改革勢在必行，需要不斷優(yōu)化高校人事檔案管理模式，采取更加多樣化的手段，比如：更新管理理念、改革管理模式、健全管理制度、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平等等。

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