電話應答六大提示

隨著現代都市生活節奏的加快，電話已成為越來越不可或缺的聯絡方式。良好的通話儀態，不僅可以表現你的風度和教養，而且可以樹立和改變企事業單位的形象，提高工作效率。要知道，現代社會中許多應酬、協議和交易都是在電話中進行的，有教養的電話儀態，使對方十分順心愉快，而且許多事用幾個電話就可以解決。為充分展現你的能力和工作效率，請記住通話時以下的秘訣:

重要電話要記錄一般情況下，最好用左手拿聽筒，右手做記錄，因此，電話機應擺放在寫字臺的左邊，以便在電話鈴聲一響，即可左手接聽，右手作好記錄準備。

把握好語調輕聲打電話給對方是一種享受，保持一種悅耳動聽的聲音往往能令你事半功倍。因為打電話時，聲音語調幾乎是你全部個人形象的表達了。說得太急，像是報警;說得太隨便，又仿佛沒有誠意;聲音太大會十分刺耳;聲音太小又不易聽清楚。所以，把握好語調，會使人聽起來覺得很順暢，也會覺得空間距離縮短了許多。注意使語聲帶有表情，通常的工作電話應保持不卑不亢有禮貌的聲調，而私人電話不妨帶些感情色彩，讓輕松、喜悅等感情隨電波傳達給對方。

利用技巧隔音當你正在打電話時，身邊正好有人找，此時你必須向接電話的對方先致歉意，再馬上掩住話筒或按下話機上的靜音鍵，和第三者作簡單對白，最后向接電話方說聲\"對不起\"，再繼續交談。

通電話時答應要干脆，拒絕要委婉。\"喂!喂!\"的聲音不可連發，這樣會顯得沒禮貌;工作電話必須先報出單位名稱;遇到問題時，不可在電話中發牢騷，處理問題第一;電話聽不清時應請求對方重述，請求重述時態度要鄭重誠懇，不可以再聽錯;接電話應首先說\"您好\"，結束時說\"再見\"，請求獲準時說\"謝謝\"，要特別注意禮貌用語的運用;通話時應事先將室內有干擾的雜音消除，喊人接電話時，也應當消除噪聲;對方的姓名應聽一次就記住;因需要而要向對方佯稱找的人不在時，應當客氣迅速地處理，不可因耽擱而露出馬腳;清晨、深夜、用餐時間不宜打電話，有事必須打時，也應先致歉意;他人電話應及時傳達;

打電話需要臨時找資料時要先向對方致歉，說明你的理由然后再約定時間掛機;結束通話時致歉語和感謝語都是漂亮的做法。例如，發話一方先結束通話應說\"打擾了，耽誤了您的時間，再見!\"然后等發話一方掛上電話后再掛電話，這樣做才順乎情理。打電話應公私分明工作場合應嚴禁私人電話，如接到私人電話應迅速收線，先致歉然后說\"改天打過去\"、\"有空再與你聯系\"等，這是保持職業形象的原則。

拒絕電話的策略及電話預約的策略如果你的確很忙，接到電話想收線時不妨說\"對不起，我正在等接一個長途電話\"或\"我要趕赴一個約會，請您把要說的寫下來寄給我或發傳真給我，好嗎?\"千萬不可流露出不耐煩的語氣。當你打電話到一家陌生的公司，應先自報家門，然后說出你的姓名及去電話的原因。如果你要和對方在電話中討論一件需要相當長時間的問題，可先征求對方有無時間，才可以繼續討論。遇到蠻橫不講理或無聊電話騷擾時，首先是放冷語氣，理智地道\"再見\";嚴重時，可請求他人接聽，告之對方自己不在;或者是通知電信公司采取措施。