以評促建 加強設(shè)備檔案管理

摘要：高校設(shè)備檔案作為教學評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，其作用日益重要。設(shè)備檔案的有效管理對高等教育管理來說既是一個重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理的有效措施，設(shè)備檔案管理的評估實質(zhì)是對學校管理水平的綜合檢查和評價，目的是以評促建，以評促改，從而提高設(shè)備管理水平。

關(guān)鍵詞:教學評估；檔案；電子化管理

隨著教育改革力度的加大，教學設(shè)備檔案工作的重要性更加突出，做好檔案管理工作將對院校開展工作時進行宏觀調(diào)控提供重要數(shù)據(jù)，同時也是上級主管部門在進行評估時必須檢查的重要內(nèi)容之一，教學儀器設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理中的一個重要內(nèi)容，是設(shè)備管理中的重要組成部分。

一、設(shè)備檔案是教學評估的基礎(chǔ)和依據(jù)

教學評估是現(xiàn)代化高等教育的要求，是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校辦學水平和管理水平的綜合檢查和評價。在高校教學評估過程中，高校設(shè)備檔案作為教學評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，其作用也越來越大。在教學評估的指標體系中，有關(guān)教學設(shè)備的指標就有設(shè)備生均值，設(shè)備的更新率及設(shè)備的賬物管理等。故設(shè)備管理對于高等教育管理來說是一個重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的一部分，擔負著設(shè)備技術(shù)資料的收集、記錄、填寫、積累、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計、提供利用的任務(wù)。

設(shè)備檔案管理的工作內(nèi)容主要包括：（1）設(shè)備申購報告、計劃、論證報告及上級批復(fù)；設(shè)備訂購合同和會議紀要、記錄；進口設(shè)備購置過程中有關(guān)技術(shù)、商務(wù)文件；設(shè)備開箱記錄、裝箱單、發(fā)票、質(zhì)量證書、報關(guān)單、運單、保險單、結(jié)算單；設(shè)備安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單；驗收報告及文字材料；索賠來往函件及結(jié)果文件。（2）設(shè)備說明書、圖紙及全套隨機文件和光盤、磁碟等有關(guān)資料；設(shè)備使用、檢修、故障、事故記錄；事故調(diào)查分析及處理意見；設(shè)備技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料。（3）操作規(guī)程、維護保養(yǎng)制度，安裝調(diào)試記錄及使用維修記錄，性能鑒定書。（4）設(shè)備改裝，報廢報告，鑒定批復(fù)及其它材料等。（5）設(shè)備報廢申請書、設(shè)備報廢鑒定與審批材料、設(shè)備報廢處理轉(zhuǎn)交單等。設(shè)備檔案是真實反映設(shè)備在教學科研中發(fā)揮作用、發(fā)展演化的有保存價值的原始記錄。

設(shè)備檔案對設(shè)備預(yù)防性維修，縮短維修造成的停機時間，減少供應(yīng)商的修理費用，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，具有十分重要的意義。設(shè)備檔案是院校教學評估指標體系中教學基礎(chǔ)設(shè)施類指標的第一手材料，及時、全面、準確的設(shè)備檔案既能夠給院校領(lǐng)導(dǎo)為教學評估準備一套比較詳盡的資料，也可以防止重復(fù)購置儀器，充分利用儀器設(shè)備，這樣設(shè)備檔案的價值作用才能得到體現(xiàn)。

二、以評促建，以評促改，加強設(shè)備檔案管理

學院為了提高教學水平和科研的進步，用大量資金引進了高效率、高精度、高水平的儀器設(shè)備，如何管好這些設(shè)備，減少設(shè)備突發(fā)故障和使用率低的狀況，則必須科學地管理好設(shè)備儀器檔案。

教學評估經(jīng)過深入宣傳，廣泛動員，提高了師生對設(shè)備檔案重要性的認識，的確起到了以評促進，以評促改，以評促管的作用。通過教學評估，可根據(jù)自評中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，緊抓實干，補缺補漏，以更好的姿態(tài)迎接本科教學工作水平評估，使各項工作達到優(yōu)秀的評估標準，使設(shè)備管理工作上一個臺階。

1． 完善設(shè)備檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，健全設(shè)備檔案，積極核對卡片、帳單，主動協(xié)調(diào)其它部門工作。實行儀器設(shè)備建帳、建卡制，低值易耗品建帳領(lǐng)物制；大型貴重、精密的儀器設(shè)備，從申請計劃、領(lǐng)購的出庫單，全套技術(shù)說明，維修記錄，都需一一記載，以便于以后對設(shè)備使用和管理，從而加強了儀器設(shè)備的管理和維護，提高了儀器的使用效率。

2． 設(shè)備檔案電子化管理，建立設(shè)備管理數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中設(shè)備的內(nèi)容盡量詳細，包括該設(shè)備檔案名稱、型號、廠家、類別、使用單位、領(lǐng)用人、購買日期等。這樣，使用人員查詢時只要提供有關(guān)該設(shè)備的任何一條信息，就可直接從數(shù)據(jù)庫中篩選出所需資料，大大地提高了工作效率。

3． 設(shè)備檔案歸檔工作及時、全面，從使用部門申請報告、市場調(diào)研材料、專家論證材料、招投標材料至設(shè)備開箱驗收安裝、調(diào)試階段，隨時收集資料；做好設(shè)備使用運轉(zhuǎn)記錄，維修記錄，了解各階段、各部門設(shè)備文件的形成規(guī)律，根據(jù)歸檔范圍，有目的進行收集；報廢設(shè)備，應(yīng)有嚴格的報廢申請表，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后才能做報廢處理。年終將整理好的記錄本整理后，交給檔案室存檔。這樣做的結(jié)果，不僅使設(shè)備檔案齊全完整，也保證了各類設(shè)備在出現(xiàn)故障時能及時排除，使其充分發(fā)揮作用。

4． 大型儀器設(shè)備從購置、驗收到使用可以有幾十年的時間。在這幾十年的時間里，一直需要不停地追蹤收集整個設(shè)備的使用、維護、檢修等記錄材料。設(shè)備檔案的歸檔工作應(yīng)與設(shè)備的購進計劃同步進行，避免失去一些重要的原始憑證，影響儀器設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)。大型儀器設(shè)備的購買需使用部門提供項目可行性研究報告，并對使用中的設(shè)備進行效益測評，避免設(shè)備的閑置而造成資金的浪費，大型儀器設(shè)備檔案必須做到材料的完整、準確和具有系統(tǒng)性。

三、設(shè)備檔案管理存在的問題及解決辦法

1． 從建檔的角度來說，對反映設(shè)備的購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件資料，都應(yīng)集中統(tǒng)一歸檔管理 ；而從設(shè)備的使用方面來說，所需各類材料隨機存放、隨用隨拿，方便利落。這就出現(xiàn)了歸檔管理和方便使用的矛盾。為解決這個問題，一方面要避免管理同使用脫節(jié)，集中管理不便于使用的弊病，另一方面也要避免使用影響設(shè)備資料歸檔，不顧檔案資料安全的弊病。不必所有的儀器設(shè)備資料都設(shè)檔管理，可根據(jù)設(shè)備的經(jīng)濟價值和本單位的擁有量等因素分類進行管理。對需經(jīng)常使用的資料進行復(fù)制，原件歸檔保管，復(fù)制件交儀器設(shè)備管理人員保管。這樣，歸檔和使用兩方面都能兼顧。對2萬元以下的儀器設(shè)備，可不進行建檔管理，由設(shè)備管理部門統(tǒng)一收集、整理、分類、編目以后，交儀器設(shè)備使用人員保管。

2． 設(shè)備檔案工作必須納入學校設(shè)備管理工作之中，與設(shè)備計劃管理、設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，應(yīng)作為學校設(shè)備管理部門職責之一。這樣才能提高設(shè)備檔案的使用率及設(shè)備檔案的標準化管理

3．要努力實現(xiàn)設(shè)備檔案工作由經(jīng)驗管理向科學管理的方向轉(zhuǎn)變，逐步采用先進的管理技術(shù)手段，大力開發(fā)檔案信息資源，為學校的科技進步和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

4． 設(shè)備檔案管理人員應(yīng)加強檔案業(yè)務(wù)知識，同時需掌握計算機應(yīng)用知識。設(shè)備檔案管理人員崗位變動時需認真交接，不得私自帶走有價值的圖文資料，以免造成設(shè)備檔案管理脫節(jié)、無連續(xù)性等問題。

科學化是檔案管理的目標，而規(guī)范化、制度化既是科學化的基礎(chǔ)，也是科學化的內(nèi)容。只有運用科學的方法，堅持合理、效能的原則，才能促成設(shè)備檔案的高質(zhì)量和高利用價值，而這正是設(shè)備檔案管理的最終目的。通過迎評促建工作，能夠進一步規(guī)范設(shè)備檔案收集工作，加強設(shè)備管理，有效地推動關(guān)鍵性評估指標上臺階，全面提高辦學水平和教學質(zhì)量。

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作者單位：南京審計學院。

收稿日期：2004-04-15。