理想會議的組織秘訣

“提醒一下，你們還有3分鐘時間。”會議室外面已經有人在提醒了。

“好的，馬上結束。”會議室里人們有的匆忙地收拾著筆記本電腦，有的擦著記錄板上的圖案和數字，“我們再約個時間吧，這次會議還有些問題沒有討論完。”

一個小時的會議很快結束了，但是議題還沒有討論完，下次開會又要占用時間，這是幾乎成為各個寫字樓和公司每天都會遇到的問題。職業經理人們幾乎每天都要預定會議室，為了把這個形式讓員工更好接受，微軟（中國）將會議室起名為“天王星、海王星、冥王星……”，來增加一些開會的樂趣。

會議，在現代企業的發展中顯得越來越重要，也越來越煩瑣。美國《紐約時報》特約作家巴爾瑪莎提出，會議具有“紅綠燈”的指標作用，甚至經濟不景氣的根源就是開會。

這些話是否言過其實呢?

事實證明，當前的會議確實變得越來越盲目、冗長、超時、空泛、枯燥，難以介入、難以駕馭……企業要解決問題，形成決策或激勵員工斗志，就必須以開會的形式進行相互交流、溝通。因此，所有企業召開會議都面臨一個挑戰——達到預定的會議目的。換言之，就是要完成會議溝通的高效率。

然而，目前的會議效率如何呢?有資料顯示，即使是高科技企業的會議，也僅有49％稱得上是有效率的會議，會議浪費了經理人1／3還多的時間。更令人吃驚的是，竟然很少有人能確切說出來時間到底浪費在哪里。

那么，怎樣才能開一個高效會議？

怎樣減少你的會議？——舉行“必要的”、而不是“需要”的會議。

美國霍夫史塔大學于1999年針對1000多位企業領導人所作的調查顯示:72％的人覺得近五年來用在開會上面的時間比以往增加了很多；有超過半數的人不認為參加開會的人都能真正了解會議的決議，他們也質疑開會到底能否達成所謂的“決議”。

為什么最近公司的會議數量普遍增加了呢？

在大型的跨國企業里，機動性高的組織團隊及快速準確的信息來源，已成為企業獲取商機的渠道。快速的組織變動正在成為企業生存的重要法則。企業要適應多變的企業環境，內部和外部溝通是必需的。企業內部機制的變革如何調動員工士氣，各分支機構的職員能否很好地執行企業計劃，新技術的引進是否成功等等問題，正是需要引入會議討論的。

這樣一來，舉行“必要的”、而不是“需要”的會議，就非常重要。怎樣決定會議是否必要呢？

這里強調的舉行“必要”會議與會議質量有緊密聯系，必要的會議應符合以下要求：

(一)會議目的單純化 比如企業的業務會議，應以業務相關工作的協調、裁決、計劃與執行為主要議程，如果在會議上摻入專業性議題或者例行性的行政工作，就沒有必要。

(二)會議資料有準備 會議資料應由專職的部門負責匯總和作分析，并將報告重點及有待決定的事項進行整理，于會前送交會議主持人參考。

(三)會前先行溝通 報告事先整理，送交會議主持人，以便事先了解問題所在，在會議中做出更明智的決定。

(四)書面解決無法當場決定的事項 這種做法有利于減少將一些不成熟的意見納入議題中的現象，對經營決策者而言，可以有更多時間深入了解問題核心，避免陷入決策的陷阱中。

(五)報告內容要有摘要 會前，應要求發言人將重點及待協調事項以摘要方式列于書面報告的首頁，以不超過一頁為原則。

(六)有負責會后考核工作的部門 如果沒有負責會后考核工作的部門，這樣的會議就是不必要的會議了。

關于會議決議過程的選用，一是權威式決議、二是少數服從多數式決議、三是強勢少數式決議、四是無異議一致通過式決議。

雖然說這四種決議方式都是可行的，但最常見的會議決議方式，還是“標準議則”。這個方法從對與會者的心理研究出發，以符合科學和邏輯的方式舉行會議。“標準議則”包括以下幾個步驟：理清暨解釋問題、分析問題、擬定評估各種對策的標準、商議對策、遴選最可行的對策。

□ 跨越七種會議“陷阱”的技巧

一、員工會議

員工會議是企業中最常見的會議。研究顯示，企業會議總數的30％至45％都是員工會議。員工會議通常都是由經理(或部門經理、主管)等企業領導召集的會議。

[陷阱] 員工會議太頻繁

員工會議常依慣例安排。不必要的會成為員工偷閑機會。

[跨越技巧] 員工會議應盡量限制在一周一次。可以取消沒有太多重要事情要處理的定期會議，但不宜超過總會議次數的1/4。使會議真正為需要而開。

[陷阱] 員工會議時間太長

[跨越技巧] 會前應把開會時間確定出來。主持人應嚴格遵守開會時間。在預定時間內處理完事情，然后結束會議。

[陷阱] 主持人話說得太多

由于這種會議的主持人常是企業領導，其發言一般占全部開會時間的80％。與會者僅能在會議快結束時發表意見，使得會議無法征詢員工有益的建議和意見。

[跨越技巧] 主持人的發言時間應縮短，應盡量不要超過全部會議時間的一半，發言應有組織。同時，可指定與會者發言或作簡要評論。

[陷阱] 領導太獨裁

這是員工最常發的怨言之一。經理人因怕惹事，而在會中保持沉默。

[跨越技巧] 主持人應使與會者能真正參與會議，對與會者意見保持中立態度。主持人可將會議進行過程錄像，觀看自己的議事行為是否霸道。

[陷阱] 討論結構松散

即使主持人采取權威性的作風，會議也可能以混亂收場。

與會者彼此太熟悉，也使會議難以照原議程進行。因為與會者和主持人沒有達成按議程有系統地議事的共識。

[跨越技巧] 主持人會前準備議程的工作決不可少，且要在會中指定與會者作簡要發言，要有簡短、主旨明確的開場白。

[陷阱] 主持人講的內容重復

許多與會者不一定須通過主持人講話才知道公司要公開的消息，有時會前就知道。

[跨越技巧] 主持人完整的會前準備工作，包括了解與會者已經知道了哪些內容，以避免重復與會者已知的事項。

[陷阱] 員工會議常墨守成規

由于員工會議常是定時定點舉行，處理可以預料中的事，要避免這一問題并不容易。然而，強調團隊合作的企業，會要求與會者反映當時發生的問題，而非只報告舊聞。

[跨越技巧] 議程設計應隨最新情況而有所變化。討論方式也應有彈性。主持人可以指派與會者輪流擔任。

[陷阱] 會議記錄不完整

會議記錄不完整，甚至無法提供給與會者，是開會的大忌。清楚無誤的會議記錄對決議的執行有很大幫助。

[跨越技巧] 主持人一定要指定某個與會者擔任這項工作，專心傾聽個人發言，并有組織地將發言記錄下來。

[陷阱] 會議常流于形式

會議只重視決策結果，對執行情況就不關心了。這是員工會議常有的情況。

[跨越技巧] 分派工作要記錄負責人姓名及工作完成日期，并對執行決策情況進行檢查，以確保會議決策落到實處。

二、緊急會議

緊急會議通常是為解決緊急問題而臨時召開的。其開會目的通常也非常明確。由于要處理的事情緊急，因此決議能在有限的時間內達成。

[陷阱] 缺乏會前準備工作

這有可能降低效率，由于事情緊急，有權決定事情處理方式的人，往往無法出席。當議程不明時，也可能使討論無章法。

[跨越技巧] 避免常開這種會議。若非召開不可，主持人須在會前準備討論形式及領導方法等。若沒有詳細議程，也要列出三四個討論要點，會議記錄不可缺少。

三、專題討論會議

專題討論會議一般先由三四個專家針對議題發表意見。與會者在專家發言后發問。主持人可以指定專家回答所提問題。

[陷阱] 專家發言過長或不善于發言

與會者很快就會覺得無聊。這種討論會較偏重一對一的溝通。如能配以其他更能調動參與討論的會議方式更好。

[跨越技巧] 會前即和專家商量好他該負責的發言的要點，使彼此的發言內容不重疊。主持人也要控制個人發言時間，必要時給發言者某些暗示。

四、集思廣益的會議

這是最常見的傳統會議形式之一，是目前企業普遍采用的方法。這種開會方式的好處就是能集思廣益。它不僅能理清問題，也有完整的決議過程。

[陷阱] 這種方法未必效率最高

若討論的問題缺乏邏輯性，這種方法便行不通。

[跨越技巧] 首先要把各步驟該花的時間定出來。若有好幾種解決辦法可供選擇，則應考慮另開以討論決議為主的會議，這樣才會更有效率。

五、電子郵件會議

電子郵件會議以電腦為輔助工具。這種會議，與會者不需面對面地討論，而是將意見以電子郵件的方式和他人討論，或交由主管單位審議。這種會議可以以匿名的方式進行問卷調查，可避免與會者間的沖突，得來的意見也較中肯。

[陷阱] 太早得到的答復，可能未經深思熟慮

[跨越技巧] 在使用上述方法前，確定是否有必要采用可延長作出決議時間的方法。另外，受訪者應在三人以上。

六、書寫議事會議

書寫議事會議是與會者以書面方式答復主持人的問題，可說是現代企業中發展最快的、適用范圍極廣的一種會議，從討論問題、商議解決辦法到作出決議，都可穿插使用這種方法。

[陷阱] 若為解決簡單問題，該方式則太費時間

為求準確，該方式一定時間內只能討論一個主題，對于時間緊迫的會議并不合適。

[跨越技巧] 雖然這種方法不適于解決復雜的問題，但經驗豐富的主持人能引導問題方向，并能控制會議進度。要達成的決議，應最適合解決問題，而不是以完美作為標準。

七、旁觀者清會議

旁觀者清的會議，對于企業處理棘手的問題很有幫助。舉行這種會議，首先主持人要在會前將與會者分為三類：一是引導會議進行的“協調者”，二是與問題直接有關的“受困擾者”，三是跟問題完全無關的與會者。這些與會者的任務，是幫助“受困擾者”從各種行不通的問題中“解套”。

[陷阱] 上述方法較適用于解決不太抽象的問題

但若與會者提出的想法太過抽象，也可能一下子就被“受困擾者”否決。

[跨越技巧] 這是許多大企業喜歡使用的方法之一，如IBM公司、通用電汽公司、福特汽車公司等。不經意的靈感往往能為難題提供意想不到的解決方法。■

□ 寶潔，把會議當作備忘錄

寶潔的開會次數沒有其他公司那么多。就信息交換或制定決策而言，會議通常被認為是沒效率且沒有效果的辦法。

會議對于腦力激蕩、制定決策、追蹤事項、信息交換，或協調跨部門團隊是有其作用的。但是寶潔的會議比起其他公司具有較高的目的性而且很有組織。如同精心雕琢的備忘錄一樣，它是一個非常有效率的信息溝通及行動方案和建議工具，會議的運行也采用相同的組織性及精確度。

寶潔的離職員工到其他公司上班時，首先要面對的事情恐怕是無邊際的會議及缺乏書面溝通。通過備忘錄，他們可以詳細研究每個步驟之間的關聯性。但是，會議卻不能辦到。前任寶潔人也覺得簡報的形式(從圖表展示到簡報者的個人風格)容易使人分神。

創意審查會議(廣告商向品牌經理簡報新制作的廣告)可以展現寶潔的會議形式。像備忘錄一般，會議以聯結各個部門為目的而組合起來：目的概述、背景說明、建議以及論證。

寶潔典型的創意審查會議，一開始便由品牌經理說明本次會議計劃達到的目的，然后由品牌經理(或副經理)進行創意目的及策略的審查。品牌經理的對等窗口，即廣告商的客戶服務專員，將說明廣告與策略的發展過程及其相關性。

接下來創意總監或廣告文案撰寫人，個別或同時進行廣告簡報。他們充滿熱情及活力的簡報給人身臨其境的美妙感受。

一陣肅靜之后，品牌經理、副經理及營銷經理都忙著做筆記。

品牌副經理首先回應。他針對簡報資料是否確實執行品牌的廣告策略進行評論——而不是他對此廣告的好惡與否。然后他運用在寶潔廣告文案學院所學的廣告評價技巧來提出相關的評論。廣告商可以回應并解釋廣告是如何詮釋品牌的廣告策略的。

接下來是品牌經理發表評價品牌副經理的意見，并加上一些個人的看法。廣告商也提出相應回應。然后是營銷經理針對先前的討論，提出過去寶潔的廣告經驗及一些個人的主觀評價。同樣地，廣告商也提出回應。如果營銷經理是最資深的與會者，他將作最終的定奪，然后品牌經理總結會議結論及追蹤事項。

受過培訓的寶潔人能夠體會創意過程的獨特本質，而不會輕率評價創意成果。然而，會議的根本架構是客觀并有目的性，會議的焦點將不斷地鎖定廣告目標、策略及終極目的。

在美國，許多會議議題是草率規劃并被執行的。根據估計，這些會議的效率及效果只有預期的30％。無論是否以寶潔形式舉行會議，有些原則是放諸四海皆準的：

●確認會議任務。

●確認誰是參與者及參與目的。

●準備會議議程，并在會前通報。

●請與會者提出對議程的看法，并在會前更改確定。

●會議一開始先審查議程、會議目的及相關背景。

●維持會議重心。

●鼓勵與會者適度參與討論。

●建立追蹤事項:誰執行提案/提案內容是什么／如何執行／何時實施。

通過嚴謹的議程規則，會議一開始的目標設定，以及賦予特定人維系會議進度的責任，使會議的效率大幅提高。■

□會議達成目的七點技巧

一、假想對方的反對意見

會議中，在某人發言之前，必須假想他可能提出的反對意見，并準備好答案，便可從容不迫地應對。

二、選擇最佳時機

一天當中什么時候才是最佳時機呢?實踐證明，在下午最佳，這或許和與會人員經過午餐后的休息，心情比較舒坦有關。但也有人認為，在一天的工作告一段落之后，比較適合舉行會議，這與人們因工作告一段落，心情較輕松有關。值得注意的是，如果下班時間已到，而工作卻尚未告一段落，正在焦慮不安時，卻不宜開會，否則可能產生反面效果。總之，在做會議準備工作時，須根據與會人員的業務關系和個性來決定正確的時機。

三、注意人際關系

為使會議能順利進行，平時應注意擴大人際交往的范圍。因為如果彼此之間已經有充分的了解，對方自然會傾力相助。

四、正面發言

正面發言，是指在會議上該你發言的時候毫無保留地，堂堂正正地把觀點和意見發表出來。不滿的情緒凝結，防止的辦法只有一個，即在會議上經常采取正大光明的發言方式，彼此保持卓有成效的溝通和“聽”與“說”的勇氣。

五、提出并強調問題

在尋找集中精力于會議議題的途徑時，主持人既要保證有達到會議當前目的的技巧，又要保證有達到會議整體目的的策略。會議的議事議程的頭幾條最好包括：

1．注明會議的遠期目的。

2．注明主要事項的當前目的，保證所有討論，促進這些目的的實現。

六、鼓勵積極的發言

會議主持人除了努力維持會議目標和討論主題外，適當的時候，還應該是一個仲裁者，保證在聽取雙方意見的前提下作出決定。會議中所需要的和能接受的是強硬的爭論和發言，而不是侵略性和攻擊性的發言，但二者經常被混淆。高效率會議主持人應保證強硬發言是會議可以接受的，而侵略性發言是不被接受的。

七、克服脾氣

發脾氣是與會者時常出現的情況，作為主持人，除非是有意，最好不要發脾氣和表示出厭煩情緒。